BALUL TOAMNEI - Voluntim - Centrul pentru voluntariat din Timisoara - PLAN DE MARKETING

Universitatea de Vest Timisoara

Facultatea de Stiinte Economice

BALUL TOAMNEI

Voluntim - Centrul pentru voluntariat din Timisoara

PLAN DE MARKETING

Introducere

VolunTim - Centrul pentru Voluntariat Timisoara este o organizatie neguvernamentala ce actioneaza pentru dezvoltarea voluntariatului la nivel local.

Grupurile-tinta vizate: persoane cu disponibilitate spre voluntariat, organizatii neguvernamentale, institutii publice

Directii de actiune

Cresterea capacitatii de a derula activitati de voluntariat, atat la nivel personal, cat si la nivel organizational;

Intermedierea relatiei dintre persoane interesate de voluntariat si organizatii neguvernamentale, respectiv, institutii publice;

Imbunatatirea reglementarilor si a imaginii publice a voluntariatului;

Centrul pentru Voluntariat isi propune:

identificarea persoanelor cu disponibilitate spre voluntariat;

desfasurarea de campanii pentru promovarea voluntariatului si atragerea de persoane interesate in desfasurarea de activitati de voluntariat;

formarea initiala a voluntarilor;

administrarea de baze de date pe urmatoarele teme:

o      voluntari din cadrul comunitatii;

o      organizatii care lucreaza sau sunt interesate sa lucreze cu voluntari;

promovarea bunei practici in administrarea voluntarilor;

organizarea de sesiuni de instruire pe subiecte legate de managementul voluntarilor;

acordarea de consultanta si asistenta tehnica pentru organizatiile interesate in realizarea unui sistem de administrare a voluntarilor, inclusiv pentru elaborarea unui program de voluntariat;

administrarea unui punct de biblioteca cu literatura de specialitate;

desfasurarea de actiuni de recunoastere publica a activitatilor desfasurate de voluntari in comunitate, a modelelor de gestionare eficienta a voluntarilor, respectiv a implicarii sectorului de afaceri in sprijinirea voluntariatului.

VolunTim actioneaza in comunitate de 6 ani, si este membru al retelei nationale a centrelor de voluntariat din Romania. A fost declarat Centrul pentru Voluntariat al anului 2004 in Romania, in cadrul celei de-a treia editii a Conferintei Nationale cu privire la Voluntariat. Diploma a fost inmanata reprezentantilor centrului de catre domnul Jonathan Scheele, sef al delegatiei Comisiei Europene in Romania, pentru implicarea activa si regulata in dezvoltarea retelei nationale a centrelor de voluntariat, pentru calitatea informatiilor difuzate prin pagina de Internet.

Sumar managerial

Motivatia realizarii proiectului

VolunTim va organiza in aceasta toamna, la Timisoara, Balul Toamnei, eveniment de strangere de fonduri. Aceste fonduri vor fi folosite la buna desfasurare a activitatilor curente ale acestuia, majoritatea serviciilor si produselor VolunTim fiind oferite in mod gratuit. Luand in considerare rolul major al voluntariatului in dezvoltarea unei comunitati puternice, solidare, este importanta pentru noi existenta centrului la Timisoara, dar trebuie sa intelegem deasemenea, ca acesta trebuie sa apartina comunitatii, nu doar ca beneficiari ai serviciilor sale, ci si ca suport pentru functionarea acestuia. Consideram, deci ca este nevoie de o promovare cat mai eficienta a acestui eveniment, care va avea ca rezultat strangerea de fonduri necesare functionarii ca entitate de sine statatoare a VolunTim.

Prezentarea organizatiei (misiune)

VolunTim - Centrul pentru Voluntariat Timisoara este o organizatie neguvernamentala ce actioneaza pentru dezvoltarea voluntariatului la nivel local.

Prezentarea problemei

In general, imaginea centrului in comunitate este una pozitiva, problema fiind aceea a constientizarii de catre oamenii care il pot sprijini de existenta acestuia, si de importanta existentei unui suport financiar din partea comunitatii. Voluntariatul poate fi sprijinit astfel chiar si de catre cei care nu au timp sa desfasoare activitati de voluntariat.

Scopul proiectului

Promovarea Balului Toamnei in comunitatea locala.

Obiectivele generale ale proiectului

Crearea unei imagini favorabile a centrului in comunitate.

Atragerea a cat mai multi donatori / sponsori la Balul Toamnei.

Scurta prezentare a activitatilor proiectului

Realizarea unei cercetari atat inainte, cat si dupa campania de promovare a Balului Toamnei, pentru a putea masura rezultatele acesteia. (un chestionar legat de vizibilitatea si impactul proiectelor VolunTim in comunitate in general, si asupra persoanelor vizate pentru a participa la Balul Toamnei in special)

Parteneriate media cu presa locala (cel putin o televiziune locala, doua statii de radio, si cu presa scrisa)

Crearea si impartirea de fluturasi

Invitatii personalizate, direct la adresele potentialilor donatori

Costul total al proiectului 115.000.000 lei

Modul de acoperire a necesarului de finantare: sponsorizari, finantari obtinute constant din partea actualilor sponsori si finantatori ai centrului

Analiza situatiei (SWOT)

Caracteristicile si tendintele mediului organizatiei

Punctele tari ale organizatiei:

• Cel mai bun centru pentru voluntariat din tara
• Extinderea paletei de activitati derulate
• Cresterea numarului de parteneri institutionali cu care centrul relationeaza
• Cresterea numarului de cetateni implicati in proiectele centrului
• Calitatea activitatilor derulate
• Utilizarea unor instrumenete specializate in organizarea actiunilor (proceduri, planuri de management si promovare, etc.)
• Existenta unei pagini de Internet actualizate permanent
• Creativitatea, angajamentul si daruirea fata de cauza voluntariatului a personalului si voluntarilor implicati in derularea activitatilor centrului

Puncte slabe:

• Promovarea slaba a activitatilor desfasurate

Analiza oportunitatilor:

• Legea 572/2003 modificata prin OUG nr. 138/2004, art 84, alin.2 - portivit acestei legi, orice persoana poate sa aloce 1% din impozitul pe venitul global unei organizatii neguvernamentale, in functie de interesul personal. Practic, directionarea a 1% din impozit se face de catre administratia financiara, in urma completarii declaratiei de venit global de catre cetateni. Aceasta oportunitate trebuie deasemenea promovata in cadrul campaniei de promovare a balului
• Sprijinul autoritatilor locale, care au ajuns sa constientizeze importanta existentei centrului pentru voluntariat in oras

Principalele provocari si situatii nefavorabile

Acestea reies din insasi caracteristicile unui centru pentru voluntariat:

• prioritatea interesului public in fata interesului propriu - daca in general pentru o organizatie neguvernamentala sau o institutie pulica, voluntariatul reprezinta un mijloc de atingere a unor obiective specifice legate de domeniul in care ea activeaza, pentru un centru, voluntariatul reprezinta scopul caruia i se subordoneaza majoritatea activitatilor sale
• oligatia de a evita conflictul de interese - unui centru de volutariat nu ii este permis sa desfasoare activitati care ar putea fi desfasurate de catre vreunul din beneficiari, in masura in care aceste activitati sunt specifice domeniului in care activeaza organizatia beneficiara
• interesul finantatorilor pentru rezultate immediate, cuantificabile - produsele si activitatile derulate de centru au un impact greu masurabil pe termen scurt
• existenta unei culturi civice deficitare - rezolvarea problemelor individuale nu lasa prea mult loc pentru participarea publica si solidaritatea comunitara in tara noastra
• o cultura profesionala aflata inca in faza incipienta - numarul de profesionisti in admiistrarea de voluntari este foarte mica in raport cu amploarea voluntariatului si numarului de domenii in care se manifesta (VolunTim, Raport anual 2004)

Scopul si obiectivele proiectului

Scopul proiectului

Promovarea Balulului Toamnei organizat de VolunTim in luna septembrie a acestui an.

Obiectivele generale ale proiectului

• Cresterea numarului de persoane cu situatie materiala foarte buna interesati de sprijinirea voluntariatului in comunitate
• Cresterea fondurilor provenind din comunitate, asigurand astfel apartenenta centrului la comunitate
• VolunTim - prioritate pentru oamenii de afaceri din oras in ceea ce priveste responsabilitatea sociala corporatista a afacerii lor

Obiective specifice

• Atragerea a 200 de potentiali donatori la Balul Toamnei
• Atragerea de fonduri din comunitate care sa acopere cheltuielile curente pentru cel putin 6 luni la VolunTim, plus cheltuielile campaniei de promovare
• Atragerea a cel putin 2 firme mari care sa sprijine in mod constant centrul

Planul de activitati

Identificarea activitatilor necesare

Realizarea unui studiu de piata privind imaginea VolunTim in comunitate: completarea unui chestionar legat de vizibilitatea si impactul proiectelor VolunTim in comunitate in general, si asupra persoanelor vizate pentru a participa la Balul Toamnei, in special

Segmentarea pietei

• Stabilirea pietei tinta
• Trimiterea de invitatii personalizate, direct la adresele potentialilor donatori
• Parteneriate media cu presa locala (cel putin o televiziune locala, doua statii de radio, si cu presa scrisa)
• Crearea si impartirea de fluturasi

Programarea activitatilor necesare. Sarcini si responsabilitati. Termene de realizare a activitatilor

Bugetul proiectului

Stabilirea costului fiecarei activitati

Alocarea resurselor pentru realizarea activitatilor. Surse de acoperire a cheltuielilor.

Firma va efectua o sponsorizare de 15.000 mii lei, ceilalti bani fiind acoperiti de catre organizatie.

Control si evaluare

Modalitati de inregistare si masurare a rezultatelor

La inceputul si sfarsitul campaniei se va desfasura o analiza a mediului si schimbarilor provocate de campania desfasurata de catre NOI. Se vor folosi ca indicatori de performanta:

• Procentajul cu care a crescut numarul de oameni care au auzit de VolunTim
• Numarul de potentiali donatori atrasi la bal
• Suma de bani stransa in urma balului

Aspecte operationale

Necesarul de personal: 5 persoane - intreaga echipa a firmei de publicitate va lucra la acest proiect, asumandu-si responsabilitatea pentru parti din acesta

Masuri organizatorice. Comunicare interna: sedinte saptamanale sau de cate ori este nevoie

Anexe

Structura organizatiei

	Director executiv