Formarea, functiile si utilitatea culturii organizationale

Formarea, functiile si utilitatea culturii organizationale

1 Formarea culturii organizationale

Formarea culturii se realizeaza [1]:

a) Procesele sociodinamice

Ele sunt in mod particular mai clare in grupurile de talie mica. Un grup ia nastere datorita asemanarii indivizilor intr-o situatie data. Acesti indivizi au a priori caracteristici diverse (personalitate, atitudine, stil, etc.). Reuniti in grup si pusi intr-o situatie noua pentru ei, acestia vor fi obligati sa renunte (partial) la obiceiurile lor, la modurile de a face, la roluri si la atitudini abordate cu alte ocazii. Obligati sa coopereze, ei trebuie sa gaseasca mijloace de supravietuire si muncind impreuna sa rezolve probleme cum ar fi:

     impartirea puterii si a autoritatii;

     impartirea rolurilor si stabilirea relatiilor dintre parti;

     stabilirea gradului de deschidere catre schimbare (fata de gradul de stabilitate);

     conditiile de supravietuire, de rezistenta in timp, de dezvoltare a grupului si de integrare de noi membri.

Procesele sociodinamice cer timp pentru a avea loc.

b) Rolul fondatorilor si conducatorilor (procesele de leadership)

Daca cultura este intotdeauna construita in mod colectiv, anumite persoane pot avea o contributie predominanta, acestia sunt fondatorii si leaderii care:

     Dispun de mijloace privilegiate pentru a modela cultura: au putere si/sau intervin la inceputul proceselor.

     Iau decizii marcante si au puterea de a-si impune alegerea facuta.

     Sunt fireste in atentia celorlalti membri ai organizatiei prin comportamentele lor, prin ceea ce fac, cuvintele lor sunt interpretate, le sunt deduse intentiile, si astfel iau nastere reguli si apar modelele.

     Chiar daca este constient sau nu leaderul este un "exemplu" in sensul ca orice comportament al lui are o semnificatie pentru ceilalti.

     Se asteapta ca leaderul sa fie cel care actioneaza in situatii neclare: situatii noi, exceptionale, grave.

     In sfarsit, conducatorul are puterea de a sanctiona si selecta indivizii.

Rezulta din toate acestea ca personalitatea conducatorului si stilul sau de conducere sunt elemente ce contribuie la structurarea culturii intreprinderii. In acelasi timp nu putem considera ca aceasta influenta este unilaterala, in mod cert cultura depinde de personalitatea leaderului, dar si membrii organizatiei reactioneaza la cultura. Elaborata de catre conducator, cultura nu ramane o simpla descriere.

Termenul de "elaborata" trebuie precizat ca nu implica faptul ca managerul isi masoara toate actiunile sale in functie de impactul lor asupra culturii. Putem chiar avansa ideea ca, uneori, comportamentul conducatorului poate avea un impact asupra culturii mai mare decat a intentionat.

c) Cultura si invatarea (procesele de invatare)

In interactiunile cu mediul, carora le corespund si interactiuni in interiorul organizatiei, cultura, am vazut, joaca un rol dinamic important, pentru ca ea constituie un ansamblu de cunostinte si informatii stocate sub forme diverse (credinte, norme, mituri, obiceiuri, imagini, etc.). In acest ansamblu membrii gasesc tot ce este esential din ceea ce ei au nevoie pentru a-si rezolva problemele si a-si desfasura munca. In studierea formarii culturii ramane sa ne intrebam de ce si cum anumite elemente sunt inglobate in si prin cultura, in timp ce altele sunt ignorate, uitate sau inlaturate.

Aceasta interpretare este rezultata din experienta, care arata ca in realitate informatiile pot sa fie sau sa nu fie stocate. Nu ne intereseaza acum daca acest lucru este voit sau nu, impus sau nu, rational sau nu. Este vorba numai de actiunile care au legatura directa cu organizatia. Interpretarea poate produce diferite tipuri de informatii: sentimente (ce produc placere, eliberare), perceptii (de genul comparatiilor 'A este ca si B', 'B este diferit de C'), de legatura cauza - efect ('daca A atunci B'), principii de actiune ('niciodata A', 'intotdeauna B'), etc.

O organizatie tanara stie putine lucruri despre ea insasi si despre lumea care o inconjoara. Prin actiunile sale, prin experienta pe care o traieste, prin interpretarile pe care le face, ea va acumula informatii, le va selectiona si va stoca ceea ce i se potriveste, ceea ce pare ca va aduce rezultate pozitive sau conform asteptarilor, ceea ce este confirmat de realitate.

Cultura se dezvolta astfel dupa un proces de invatare si isi va consolida o maniera de invatare dupa anumite tehnici. In acest sens cultura depinde de mediul in care se formeaza procesul sau de invatare, si de istoria acumulata in relatiile sale cu mediul. Aceasta explica faptul ca putem gasi asemanari intre intreprinderi care sunt plasate in contexte similare. Cultura organizatiei poate, de altfel, sa se formeze intr-o cultura foarte vasta de la care sa preia elemente importante: cultura locala sau cultura ocupatiei, de exemplu.

In final toata evolutia semnificativa a culturii poate depinde si de structura de putere pe care se sprijina. In eventualitatea unei rasturnari de putere a grupului dominant aceasta va influenta si procesul de invatare.

In concluzie detinatorii de putere din organizatie sunt "purtatorii de cuvant" ai culturii intreprinderii. Acceptati de ea, ei au acceptat-o la randul lor, imbogatind-o cu credintele pe care ei le sustin si antrenand mituri si obiceiuri ce se vor perpetua.

2 Functiile culturii organizationale

Cultura conditioneaza adesea actiunea avand prin functiile sale efecte pe termen lung si scurt: astfel pe termen scurt cultura organizationala este un cod care permite membrilor organizatiei sa inteleaga lumea care ii inconjoara si sa actioneze corect, iar pe termen lung cultura realizeaza o adaptare si o integrare dinamica, care regleaza raporturile organizatiei cu mediul sau si relatiile interne dintre membri, asigurand coerenta interna si externa a organizatiei.

Cultura da individului un fel de "echipament mental" care ii permite sa "puna ordine" in complexitatea care il inconjoara, sa gaseasca regularitati si deci sa reduca incertitudinea cu care este confruntat. Acest "echipament mental" functioneaza ca un cod ce conditioneaza indivizii si comportamentele lor, dandu-le elementele necesare pentru a discerne, pentru a actiona si pentru a judeca.

A discerne. Primul efect al acestui cod este de a conditiona perceptia indivizilor. Cultura semnaleaza:

     ce este important si ce nu este;

     ce trebuie sa fie obiectul unei atentii vigilente si ce poate sa fie observat numai cu un ochi;

     la ce ne putem astepta si ce trebuie sa ne surprinda;

     ce este normal si ce nu este.

Perceptia contribuie, de asemenea, la orientarea selectiva a atentiei indivizilor.

Dar perceptia nu inseamna numai detectare, ea este, de asemenea, o interpretare. Individul gaseste in cultura grile de interpretare, sisteme explicative, teorii care ii permit sa inteleaga ce se petrece in jurul lui, in organizatie si in afara ei.

Ca orice cod, codul culturii va fi judecat in functie de adaptarea sa la realitatea pe care trebuie sa o sesizeze.

Cum se efectueaza aceasta orientare a perceptiei? Pentru inceput este mobilizata experienta acumulata de organizatie si este transmisa tuturor membrilor sai sub forme diverse: reguli implicite sau explicite, evocarea unor actiuni precedente, comparatii si analogii, invataminte trase din succese sau esecuri anterioare.

Perceptia mobilizeaza, de asemenea, reprezentari si imagini colective. Valorile si credintele din organizatie contribuie evident la orientarea perceptiilor, nu numai retrospectiv, dar si prospectiv, alimentand previziunile si anticiparile facute de organizatie.

A actiona. Al doilea efect al codificarii culturale este generat de comportamente, adica de a indica membrilor organizatiei cum sa actioneze. La un prim nivel apare ca o "programare" prin care indivizii asociaza raspunsuri gata pregatite la problemele lor, deci perceptia insasi ar fi codificata. Exemple de astfel de efecte de "programare" sunt numeroase in aspectele cotidiene ale vietii sociale din organizatie: maniera de a se imbraca, de a se exprima, de a se comporta. Deciziile curente pot fi conditionate de aceste obiceiuri: de exemplu care este intarzierea tolerabila fata de o cerere a unui client?

Dar aspectul cel mai interesant al culturii ca determinant de comportamente apare in cazul deciziilor neobisnuite: cand regulile normale si principiile de gestiune stabilite nu sunt aplicabile. Cum se va proceda in cazul unei contradictii (cererea unui client important este incompatibila cu o regula interna)? Dar in cazul unei situatii exceptionale (caz neprevazut; absenta unui responsabil abilitat; urgenta.)? Cultura contine informatii intotdeauna disponibile, care sunt mai generale si suficient de abstracte pentru a se putea aplica unei mari diversitati de circumstante. Ea furnizeaza deci raspunsuri sau indicatii pentru a construi raspunsuri adaptate situatiilor neobisnuite. Aceste informatii sunt stocate in credinte, norme si tabuuri, dar si in "istorii edificatoare", in "coduri morale" si in comportamente ale unor "eroi" ai organizatiei. Aceste istorii furnizeaza precedente, analogii, care pot ajuta la rezolvarea situatiilor problematice.

A judeca. Cultura este o sursa de legitimitate pentru comportamente si pentru indivizi.

Comportamentele neregulate sau surprinzatoare, abaterile, inovatiile, vor fi, de asemenea, confruntate cu informatiile stocate in cultura. Daca sunt legitime ele vor alimenta stocul precedent si istoriile si va contribui la precizarea credintelor si normelor: credintele inspira comportamente, care la randul lor vor duce la precizarea unor credinte.

Similar, anumite cuvinte pot acoperi acceptiuni foarte diferite, de aceea utilizarea lor este adesea generalizata. De exemplu, ce intelegem printr-un angajat "dinamic"? pana la ce punct vom accepta in organizatie ca dinamismul este obisnuit?

Cultura ofera criterii de judecata care nu figureaza in descrierea posturilor, a fiselor de evaluare sau a tabelelor de bord. Ea permite judecarea conformarii individului la cultura, la caracterele dorite; vor fi analizate diferentele si el va fi judecat daca comportamentul lui este tolerabil sau nu, daca este interesant sau nu.

3 Utilitatea cunoasterii si existentei culturii

Cunoasterea culturii organizationale, efectuarea unor comparatii intre culturile diferitelor organizatii sau parti de organizatii ne vor fi utile la:

Testarea faptului ca o cultura se potriveste sau nu strategiilor stabilite pentru viitor

Identificarea sferelor potentiale ale conflictului cultural dintre parteneri in cazul fuzionarilor si al achizitiilor.

Evaluarea dezvoltarii culturilor organizationale in timp

Efectuarea unor eventuale schimbari pe care dorim sa le facem

Intelegerea si acceptarea culturii de catre noile generatii care se integreaza in grupul de munca.

Prin faptul ca exista intr-o organizatie cultura prezinta importanta sub mai multe aspecte dintre care patru par sa aiba o relevanta deosebita:

a) Cultura este un element determinant in schimbarea mentalitatii.

Necesitatea schimbarii modului de gandire al personalului determina intreprinderile sa se apropie de cultura in situatii de genul:

intreprinderi care admit ca descentralizarea, practica frecventa in ultimul timp, nu se poate limita la masuri juridice si de organizare, dar aceasta cere ca toate persoanele implicate sa isi schimbe orientarile;

fuziunilor, participarilor si cooperarilor tot mai des intalnite astazi;

intreprinderilor care s-au dezvoltat rapid, trecand de la stadiul familial la cel de mare intreprindere si care se vad amenintate de pericolul de a-si vedea personalul ca nu se identifica cu intreprinderea;

intreprinderi care vad o noua directie si intrevad ca au nevoie de o cultura noua opusa celei care a fost dominanta pana in acel moment etc.

b) Cultura este un element cheie in conducerea strategica.

Urmatoarele elemente sunt relevante, din acest punct de vedere:

cultura intreprinderii este incorporata in dezvoltarea strategiei cand se va incerca punerea in evidenta a variantelor strategice realiste si realizabile.

cultura care poseda o amprenta specifica constituie fundamentul unei afirmari pe termen lung.

in cadrul unei reorientari strategice si a schimbarilor pe care ea le implica cultura organizationala joaca un rol capital.

in cadrul controlului sunt studiate modificarile de comportament necesare noii strategii, acesta se realizeaza printr-un audit al culturii intreprinderii efectuat la intervale regulate de timp.

c) Cultura este un important instrument de gestiune pentru management. Intreprinderile castigatoare sunt cele care stiu sa-si angajeze personal entuziast si motivat. Cultura organizatiei creeaza un context pozitiv si stabileste bazele unei intelegeri ce poate face din intreprindere o castigatoare.

O cultura de intreprindere forte ne va permite sa evitam macar o parte din problemele de organizare, de gestiune si control si deci cheltuieli administrative mai mici. Ea va permite conducatorilor sa ia decizii cu o mai mare siguranta.

d) Cultura este un punct de reper pentru fiecare membru. Persoanele care muncesc intr-o intreprindere cu o cultura puternica stiu ce se asteapta de la ei. Existenta normelor culturale este baza identificarii si angajamentului personal.

Mare parte din valorile culturale nu sunt scrise, ci numai afirmate si sunt determinante pentru viata intreprinderii. Ele sunt create pentru a evita pierderile de timp daca s-ar gandi foarte mult asupra manierei de actiune.

Cultura intreprinderii lor le da siguranta de care au nevoie in luarea deciziilor. Cand fiecare stie ceea ce este si ceea ce convine, deciziile se iau usor si fara dubii. Ceea ce este in conformitate cu identitatea intreprinderii este acceptat de toti cu mare entuziasm. Cultura intreprinderii ajuta si la integrarea sociala si faciliteaza asimilarea noilor veniti. Acestia urmeaza sa faca cunostinta cu cultura intreprinderii, sa traiasca in conformitate cu ea si sa fie integrati in intreprindere si acceptati de toti. Cultura intreprinderii face sa se nasca un sentiment de securitate si apartenenta la o comunitate.

Cultura organizatiei creeaza un sens si un mod de identificare pentru fiecare persoana care se angajeaza. Ea asigura, ca si punct de reper, unitatea actiunii membrilor sai.