|
|
|
Organizarea structurala a activitatii de aprovizionare: Organizarea interna a subsistemelor de aprovizionare si desfacere: Sistemul pe grupe de aprovizionare - depozitare - control - utilizare a resurselor materiale
Derularea normala a proceselor de aprovizionare si de desfacere necesita organizarea in cadrul structurii manageriale a firmei compartimente de specialitate sub forma de: divizii, directii, departamente, servicii, compartimente, in functie de volumul, profilul, marimea intreprinderii: corporatie, concern, companie, trust, regie autonoma, societate comerciala pe actiuni sau S.R.L.
O organizare eficienta are in vedere:
identificarea principalelor functii ale subsistemului;
definirea criteriilor pe baza carora se va organiza structura subsistemului;
precizarea rolului subsistemului in cadrul organizarii structurale a firmei;
stabilirea gradului de centralizare-descentralizare (niveluri ierarhice, competente, autoritati etc.);
definirea precisa a functiilor ca element esential al eficientei structurii organizatorice.
Organizarea structurala trebuie sa prezinte o mare mobilitate adaptata unor schimbari (adaptabilitate).
Sisteme de organizare structurala a compartimentelor de asigurare materiala:
a) sistemul pe grupe de activitati distincte;
b) sistemul pe grupe de aprovizionare-depozitare-control utilizare resurse materiale.
La organizarea compartimentului se pleaca de la scopul activitatii acestuia si anume:
prospectarea si achizitionarea materialelor necesare;
transportul, depozitarea si evidentierea lor;
planificarea/programarea miscarii resurselor materiale in perioada de activitate proiectata;
stocarea si eliberarea pentru consum a materialelor;
controlul sistematic al utilizarii acestora.
Sistemul pe grupe de aprovizionare - depozitare - control, utilizare a resurselor materiale, are in vedere constituirea de grupe de materiale in cadrul compartimentului in a caror atributie intra realizarea procesului de aprovizionare in intregul sau dupa o conceptie unitara.
Ca urmare fiecare grupa raspunde de asigurarea structurii materiale:
- fundamenteaza necesarul;
- contracteaza resursele;
- le aduce in firma;
- le gestioneaza;
- le da in consum;
- efectueaza controlul utilizarii acestora;
- efectueaza analiza - evaluarea procesului de asigurare materiala in ansamblul sau si pe fazele componente.
Structura de personal cuprinde cadre cu pregatire diversa, cadre cu studii superioare, care coordoneaza activitatea grupei, cu studii medii (ponderea lor fiind mai mare) si cu studii primare (muncitori) care manipuleaza resursele materiale.
Criteriul de constituire a grupelor de aprovizionare - depozitare - control utilizare a resurselor materiale poate fi: omogenitatea resurselor in functie de destinatia de utilizare. In acest sens se pot folosi trei variante:
1. pe grupe omogene de materiale - produsele petroliere, lemn, plastice, chimice etc.
Avantaje:
- activitatea este simplificata;
- personalul este specializat;
- se stabilesc relatii de lunga durata.
Dezavantaje:
- in cazul unui numar mare de puncte de consum si a unei dispersii permanente pot aparea disfunctionalitati si ingreunari ale procesului de urmarire control a modului de utilizare a resurselor materiale.
2. pe sectii consumatoare
Avantaje:
- cunoasterea in detalii a consumului sectiei;
- se creeaza conditii pentru un control permanent si eficient al destinatiei de consum a materialelor;
- o mai buna corelare aprovizionare - productie privind asigurarea tehnico-materiala.
- se asigura introducerea in circuitul economic a tuturor resurselor disponibile.
Dezavantaje:
- aplicabilitate limitata avand in vedere numarul redus de firme care indeplinesc conditiile implementarii acestei metode;
- nomenclatorul de produse este mare (foarte divers) si creste gradul de dificultate in asigurarea lor (materiale numeroase ca repere = furnizori multi = greutate in asigurare).
3. sistemul mixt
Avantaje:
- imbina avantajele primelor doua variante si elimina in mare masura dezavantajele care le sunt specifice.
Practic asigura materiale care prin natura lor furnizeaza obiectul consumului numai in cadrul unei sectii si grupe de materiale destinate consumului mai multor sectii (piese de schimb, carburanti, lubrefianti etc.).
Alte forme practicate la nivelul corporatiilor, companiilor, trusturilor:
- organizarea prin departamente;
Compartimentul de desfacere se organizeaza tot pe grupe, care trebuie sa asigure: omogenitate si operativitate in desfasurarea diferitelor activitati specifice; conducerea si coordonarea unitara a intregului proces de livrare - vanzare; sporirea responsabilitatii lucratorilor din compartiment in satisfacerea prompta a tuturor cerintelor si solicitarilor emise de clienti, in rezolvarea reclamatiilor si colectarea sugestiilor, propunerilor transmise de partenerii reali si potentiali, de cumparatorii si utilizatorii produselor.
Organizarea activitatii de desfacere - trebuie sa aiba in vedere:
- sistemul concurential existent in economia de piata:
producatorul trebuie sa fie prezent si activ in piata;
oferta trebuie sa dinamizeze procesul de schimb;
sa atraga cererea;
sa alimenteze mereu piata cu produse;
supravegherea procesului de vanzare (acum se recupereaza capitalul investit).
- organizarea activitatii de vanzare se face prin directorii de produs:
raspunde de produsele atribuite
prospecteaza piata;
transmit ofertele primite;
negociaza si poarta tratative;
fac analiza de pret;
publicitate, reclama;
incheie contractele si vand produsele;
urmaresc comportamentul produselor la cumparator;
acorda servicii asociate;
rezolva probleme de service.
