|
1.2 Procesele rationale de planificare si control
1.3 Cum putem face fata complexitatii?
Am aratat cum putem pune in aplicare componentele planificarii si controlului din bucla de control, folosind cateva instrumente specifice. Am insistat pe faptul ca, desi tehnicile prezentate au o importanta vitala pentru un planificator, nici atentia fata de oameni nu este mai putin importanta.Puteti deja sa aplicati conceptul buclei de control la activitatea dumneavoastra si sa folositi ideile respective pentru a va imbunatati eficacitatea manageriala. Aveti acum o idee mai clara despre implicatiile umane si organizationale ale planului dumneavoastra si puteti lua masuri care sa va ajute sa evitati problemele potentiale. Sunteti, de asemenea, in posesia unui repertoriu util de tehnici, instrumente si idei privind procesul de planificare, pe care le puteti aplica in viitorul dumneavoastra proiect.
O buna parte din activitatea manageriala se desfasoara conform modelului buclei de control, care are patru etape:
1. fixarea obiectivelor;
2. intocmirea si implementarea planului;
3. monitorizarea;
4. luarea de masuri pe baza rezultatelor obtinute.
Obiectivele trebuie sa fie SMART: Specifice, Masurabile, Acceptate, Realiste si cu Timp precizat.
Activitatea de planificare poate fi imbunatatita prin folosirea unor instrumente ca:
- hartile mentale;
- diagrama de descompunere a activitatii;
- diagrama Gantt (cu bare);
- analiza de retea / a drumului critic;
- lista fazelor cheie.
Tehnicile formale si informale de monitorizare pot avea ca rezultate urmarea aceluiasi curs de actiune, schimbarea planului sau revizuirea obiectivelor.
Analiza problemelor potentiale si planificarea optiunilor alternative pot ajuta managerul sa anticipeze si sa se protejeze de problemele neprevazute din timpul implementarii unui plan.
Buna comunicare este esentiala pentru realizarea la termen a proiectelor complexe, care au mai multe faze sau in care se desfasoara in paralel mai multe activitati.
Este esential sa se acorde atentie oamenilor - in sensul consultarii si identificarii suporterilor si adversarilor potentiali.
CONCEPTE EXPLICATE
Tehnici utile :
Exemplu:
o Este o tehnica de planificare secventiala a activitatilor indicand durata acestora.Ca metoda ,contine practic doua faze.Prima faza prevede descompunerea programului general de schimbare in sarcini individuale,pentru care se poate estima un interval de realizare.A doua faza cuprinde aranjarea etapelor respective intr-o succesiune logica,ceea ce permite estimarea intervalului de timp necesar finalizarii intregului program .
Poate fi utilizata la orice nivel al procesului de planificare-de la schita de ansamblu pana la programarea activitatilor individuale Este utila atat pentru planurile foarte complexe cat si pentru cele mai simple. Pentru activitatile complexe fiecare bara din diagrama poate fi descompusa in activitati componente reprezentate intr-o alta diagrama. Este utila cand trebuie comunicate activitatile,ordinea lor si timpul necesar pentru fiecare.Programarea operatiunilor se poate face cu calculatorul ,iar diagramele cu bare sunt integrate cu analiza drumului critic in planurile foarte complexe.
Exemplu:
IAN FEB. MAR. APR. MAI IUN. IUL. AUG. SEP. OCT
Diagrama Gantt a principalelor sarcini in vederea pregatirii unei
conferinte
Analize de retea
o Se mai numeste si analiza drumului critic
o Tehnica este valoroasa in managementul proiectelor mari si specializate
Conceptul de analiza a drumului critic (ADC) are o larga utilizare , descriind o familie intreaga de metode de planificare care vizeaza optimizarea procesului de planificare a operatiunilor in timp.O veti putea intalni sub denumirea de analiza de retea ,dar,strict vorbind,acesta este un termen mai general , care accepta o gama mai larga de aplicatii.Se foloseste si termenul PERT , dar acesta denumeste ,de fapt ,o varianta a ADC care ia in considerare precizia in estimarea intervalelor de timp necesare pentru realizarea diferitelor operatiuni.
Metodele din aceasta familie incearca sa determine ruta critica in trecerea printr-un numar mare de operatiuni interdependente.Prin identificarea celui mai lung interval necesar finalizarii unei succesiuni de operatiuni ,metoda scoate in evidenta sarcinile individuale aflate pe acest "traseu".Indeplinirea acestor operatiuni exact la termen are,prin urmare ,o valoare "critica" pentru succesul intregului proiect.Aceasta metoda nu numai ca identifica sarcinile critice dar,in plus ,permite si depistarea diferitelor rezerve de timp care pot fi folosite pentru finalizarea unor lucrari,inainte de a pune in pericol intregul proiect.
Pot fi realizate cu pachete software. Programele pe computer nu usureaza decat efectuarea calculelor,dar nu pot substitui consultarile si negocierile.In cazul planurilor cu caracter unic,estimarile pot deveni irelevante,daca nu exista un termen de comparatie,adica o situatie similara produsa deja.Astfel gradul de incertitudine al oricarui program creste.
o Dintr-o analiza de retea pot fi trase doua concluzii importanta:
Inceperea unei sarcini sau activitati depinde de realizarea altora
Un sir de asemenea activitati succesive formeaza o "cale" sau un "drum"de-a lungul programului de lucru
o Unele dintre aceste drumuri definesc cea mai scurta durata posibila a proiectului, indiferent de ce se intimpla cu alte activitati; acesta este drumul critic
o Analiza de retea cu reprezentarea activitatilor pe sageti
Fiecare activitate este reprezentata de o sageata, a carei lungime nu are nimic de-a face cu durata ei in timp
Pe sageata sunt trecute numele activitatii si durata
Locurile unde se intilnesc sagetile se numesc noduri care se numeroteaza
Drumul critic se reprezinta ingrosat
Exemplu: Proiect:
Un echipament hardware trebuie realizat (A1-40 saptamini), testat (A2-20 saptamini) .In paralel cu
activitatile legate de hardware se realizeaza softul (A3-50 saptamini).Dupa ce hardul este testat iar
programul informatic este gata ,se poate trece la testarea sistemului in ansamblu (A4-10 saptamini)
Estimarea celor trei timpuri
Utila in estimarea duratei ,cu oarecare acuratete ,a unei actiuni , reprezentate pe diagrama Gantt sau in stabilirea drumului critic atunci cand persoana nu are suficienta experienta sa o cunoasca exact.
In primul rand se estimeaza cat ar dura activitatea daca totul ar merge prost si numarul sanselor de realizare.Apoi se estimeaza cat de mult ar dura activitatea daca totul merge perfect si numarul sanselor de realizare.In final,se apreciaza cat de mult ar dura actiunea ,luand in considerare datele concrete pe care le aveti si numarul sanselor de realizare.
t=estimarea duratei unei actiuni
t1=durata maxima ,pentru situatia cea mai favorabila
t2=durata minima,pentru situatia cea mai defavorabila
tm=durata medie
a1,a2,am=sansele de realizare
t= (a1t1+a2t2+amtm) : (a1+a2+am)
Lista fazelor cheie
Fazele cheie (evenimentele importante)ofera o baza in desfasurarea planificata a unor lucrari sau proiecte unicat.Principala lor utilitate este ca precizeaza un cadru general
Un astfel de plan scoate in evidenta datele la care sunt planificate sa aiba loc evenimentele cheie,adica importante,si la care trebuie incheiate activitatile care contribuie la finalizarea lor.Astfel persoanele care raspund de diferitele aspecte ale evenimentului(publicitate,furnizarea de materiale si servicii,receptia fabricii,etc) isi pot intocmi propriile planuri in raport cu datele respective si pot identifica eventualele probleme in indeplinirea lor.
o Constituie un document primar de planificare-ea nu se poate realiza decit pe baza unui document de planificare mai detaliat, care sa asigure realismul datelor mentionate (si prezentate conducerii, care va va considera raspunzator pentru respectarea lor!)
Exemplu:Planul fazelor
Versiunea
2-22 iunie 199X Pregatita de AB Catre:RDS,ADN,MNG Data Eveniment cheie Alte evenimente . 2 iulie Se
tine sedinta planificata Se primesc rapoarte asupra
situatiei proiectului Se
elaboreaza planuri detaliate pentru fiecare departament 6 iulie Se
trimite planul propus Se distribuie in cadrul
organizatiei pentru
desfasurarea Se primesc actualizari de la departament ceremoniei
personalitatii Raportul asupra situatiei
constructiei si a utilajelor care
va inaugura fabrica Se reactualizeaza costurile 16
iulie Vizite ale ofiterului de
Se primeste proiectul de material publicitar protocol
al personalitatii Se convine asupra
acreditarilor de presa Se
confirma planurile pentru receptia oferita Se
confirma lista invitatilor 24
iulie Se primesc comentariile Se
distribuie comentariile ofiterului
de protocol Se comanda
materialul publicitar Se
confirma acreditarile pentru presa Se
verifica starea intregului proiect 27
iulie Receptia fabricii Verificarea
echipamentului Probe de functionare 30
iulie Sedinta de planificare Se
analizeaza receptia fabricii Se
primesc listele finale de probleme de la departamente 2
august Receptia generala 6 august Sedinta
finala de planificare Se revede materialul publicitar Se
revede situatia tuturor problemelor
Se verifica toate costurile 13 august Vizita personalitatii
o jaloanele pot fi de timp si financiare
o sunt precizate in planul intocmit si cu ajutorul lor ne putem da seama daca inaintam sau nu catre atingerea obiectivelor stabilite
o lista fazelor cheie ofera o modalitate de identificare a jaloanelor care indica unde trebuie sa va aflati in fiecare moment din desfasurarea proiectului
o alta modalitate de a identifica jaloanele de urmarire a desfasurarii proiectului este sa tineti periodic sedinte de analiza a stadiului unde s-a ajuns, comparind realizarile cu ceea ce ati prevazut in diagrama Gantt
o Exemplu de jalon financiar :la o anumita data, trebuie consumat deja o anumita proportie din bugetul alocat
In etapele initiale ale planificarii
Idei importante
Procesul buclei de control poate fi privit ca un proces coerent, o succesiune continua si directa a etapelor in lungul buclei de control: fixarea obiectivelor, planificarea, implementarea, monitorizarea si revizuirea obiectivelor
In realitate insa activitatea aceasta cuprinde nenumarate drumuri inainte si inapoi intre diferitele etape-ceea ce se numeste iteratie
o De exemplu-o prima identificare a activitatilor ce trebuie indeplinite poate sa ridice intrebari in legatura cu unul sau altul dintre obiective, care vor trebui modificate
o Cind se face legatura dintre activitatile definite si resursele umane si materiale disponibile, putem constata ca acestea din urma nu ne ajung, asa ca trebuie sa revenim si sa redefinim activitatile
o Capacitatea de a evalua corect fezabilitatea unui proiect este importanta. Incepem sa ne dam seama de fezabilitatea obiectivelor alese si a graficului de timp de abia dupa ce trecem la alcatuirea planului pas cu pas si la aprecierea cantitatii de efort de care avem nevoie
o In primele faze ale planificarii, s-ar putea sa aveti nevoie sa renegociati unele aspecte legate de modul in care ati gindit initial proiectul. O astfel de negociere este mult mai dificil de facut mai tirziu, cind cei implicati se pot deja baza pe faptul ca proiectul se va incheia la timp si in conditiile promise
o Este intelept sa alcatuiti planul inca dintr-o faza timpurie, ca sa puteti relua din timp negocierile asupra aspectelor problematice, inainte ca oamenii sa-si fixeze asteptarile cu privire la rezultate
Tehnici utile pentru a putea face fata problemelor neasteptate
Analiza problemelor potentiale
o Se intilnescte si sub numele de analiza riscurilor
o Scopul este identificarea si inlaturarea problemelor cu sanse maxime de materializare
o "Ce anume ar putea sa mearga rau in proiectul pe care l-ati planificat?" -este intrebarea care se afla in miezul acestei metode
o dupa ce identificati ariile care ar putea pune probleme, le puteti explora din punct de vedere al probabilitatii si impactului , raspunzind pentru fiecare la urmatoarele intrebari:
cum anume s-ar putea intimpla asa ceva?
Cit de serios ar afecta proiectul daca s-ar intimpla asa ceva ?
o Problemele cu probabilitate mica de producere si impact nesemnificatic nici nu justifica o prea mare atentie
o Problemele cu impact mare si probabilitate mare pot deveni critice si pot afecta reusita intregului proiect
o Daca se intervine intr-o etapa incipienta, se poate planifica ceea ce trebuie facut pentru a inlatura sau compensa dificultatile respective
o Se poate interveni aici si cu ideea : ce-ar fi sa ne intrebam " Ce-ar putea sa mearga neasteptat de bine?" - nu exista oare si avantaje ascunse si neanticipate in actiunea pe care o planificam? ; Daca reusiti sa identificati ceva de aceasta natura, s-ar putea sa va pomeniti cu un sprijin neasteptat din partea celorlalti
Intocmirea planurilor alternative
o Planurile alternative se refera la ceea ce putem face daca se materializeaza o situatie pe care nu am prevazut-o
o Reprezinta raspunsuri la intrebari de tipul "Ce-ar fi daca?"
o Planurile alternativa (de contingenta) sunt o resursa manageriala extrem de valoroasa, mai ales intr-un context in care schimbarile sunt continue
o Planurile alternative pot fi formale sau neformale -managerul decide functie de conditiile concrete in care lucreaza
o Principalele puncte ce trebuie retinute:
Notati-va ce resurse suplimentare ar trebui sa obtineti in caz de urgenta
Identificati in avans termenele care, daca ar fi depasite, ar afecta serios intregul proiect
Invatati cit puteti de bine si amanuntit continutul planului propriu. Testati-l cit este de fezabil, incercind sa-i depistati punctele slabe si locurile in care aveti rezerve de timp
Informati-i sistematic pe toti cei implicati si tineti-i la curent cu desfasurarea lucrarilor, astfel incit la aparitia unei probleme sa se poata lua rapid masurile necesare
Identificati punctele de rascruce din plan, in care ar fi posibila aplicarea unor masuri alternative.Ginditi-va si imaginati scenarii posibile pentru fiecare dintre ele
Straduiti-va sa invatati din experienta-citeodata plusurile si minusurile aparent imposibil de prevazut dinainte urmeaza si ele anumite tipare
o Sugestii utile privind abordarea problemelor imprevizibile
Va sporiti controlul defalcind fiecare sarcina in componente cit mai mici
Pregatiti-va din timp pentru posibilitatea de a suprapune unele activitati din plan, daca va trebui sa va luptati pentru respectarea termenului final, dar fiti cu atit mai atent la comunicarea cu oamenii si la operatiunile de coordonare care vor fi necesare
Acordati-va cit mai mult timp de gindire la inceput, daca foriti sa evitati o sumedenie de probleme mai tirziu
Invatati din experienta: de exemplu, alcatuiti-va o lista de furnizori sau consultanti demni de incredere, cu care sa colaborati
Incercati sa prevedeti unele rezerve de timp inainte si dupa fiecare activitate programata, pentru a minimiza efectul problemelor care s-ar putea ivi inainte, in timpul ori dupa finalizarea ei
Incercati sa trageti orice activitate cit mai in fata posibil.Va vor ramine mai putine activitati pentru care sa va faceti griji
Respectarea termenelor de predare foarte strinse
o O cale de scurtare a duratei unui proiect este folosirea instrumentelor de planificare care tin cont de consumul judicios de resurse
In lipsa unui asemenea tratament al resurselor, analiza de retea si diagramele Gantt ofera o imagine oarecum rigida asupra desfasurarii activitatii, proclamind niste termene "absolute" care poate induce in eroare
o Suprapunerea partiala a activitatilor
Suprapunerea unor activitati inseamna sa le executam macar partial in paralel
Suprapunerea unor activitati are si alte implicatii: activitati in plus , resurse in plus
Presupune un model de comunicare bun intre persoanele implicate in diferite aspecte ale unui proiect , un flux continuu si complex de informatii
Mecanismul optim de coordonare depinde de natura activitatilor si de oamenii implicati- adica de circumstantele proiectului
Este riscant ca totul sa fie lasat in seama unei singure persoane, care sa controleze toate interactiunile
Esential este sa va asigurati ca procesul de coordonare-precum si raspunderea pentru el-sunt clare de la inceputul procesului
Exista putine aspecte care va pot crea mai mult stres si dificultati intr-un proiect aflat in desfasurare decit situatia in care o persoana implicata vine si va spune: "Noi de ce nu am fost consultati in privinta asta?" si ajungeti sa fiti obligat sa le invingeti opozitia si sa le recistigati increderea
Oamenii se pot opune din diverse motive planului dvs si daca apar si stari emotionale ori amorul propriu al cuiva, opozitia poate urca la cote extrem de inalte
Este esential sa se acorde atentie oamenilor-in sensul consultarii si identificarii suporterilor si adversarilor potentiali
La inceputul oricarui proces de planificare trebuie sa va puneti urmatoarele intrebari:
o Cine se va bucura de proiectul sau initiativa dvs?- beneficiari, clienti
o Cine se va simti amenintat de proiectul sau initiativa dvs? -adversari
o Pe cine va bazati sa va ajute? -suporteri
Daca un proiect se repeta la diferite intervale de timp, solutia la aceasta problema capata o oarecare formularizare , pastrind insemnarile de la primul proiect si intocmind o matrice de comunicare care sa foloseasca de model pentru urmatoarele
Chiar si la primul proiect este bine sa va ginditi sa realizati o matrice de comunicare care poate creste pe masura ce inaintati cu derularea proiectului
Matricea de comunicare
o se intocmeste din faza initiala a proiectului
o se ajusteaza pe parcursul derularii planului
o cu ajutorul ei se urmareste informarea tuturor celor implicati cu privire la desfasurarea proiectului la momentul potrivit, avind avantajul ca nu vom mai fi nevoiti mai tirziu sa-i calmam pe toti cei care ne reproseaza ca nu au fost consultati
Exemplu Matricea de comunicare pentru etapa initiala a proiectului depozitului de confectii