Organizarea structurala a activitatii de aprovizionare si desfacere: Repartizarea atributiilor si responsabilitatilor pe posturi si functii, structura specifica de personal

Organizarea structurala a activitatii de aprovizionare si desfacere: Repartizarea atributiilor si responsabilitatilor pe posturi si functii, structura specifica de personal

Oricare ar fi forma sau sistemul de organizare ales scopul final - obiectivul de baza al intreprinderii este "functionalitatea ei in conditii de eficienta, obtinerea de profituri cat mai mari din investitiile de capital efectuate ".

Dupa alegerea sistemului de organizare se trece la repartizarea pe posturi si functii a atributiilor si responsabilitatilor specifice, respectiv a activitatilor pe care le are de realizat viitorii angajati, cu precizarea raspunderii ce le revine (sef serviciu, sef birou, economist, agent de aprovizionare, merceolog etc.) astfel incat sa asigure folosirea integrala a timpului disponibil de lucru. Firma nu-si poate permite sa aiba personal peste necesar sau salariati indisciplinati.

Selectia personalului se face pe baza examenului profesional si psihologic al candidatilor. Periodic se fac reexaminari privind nivelul de pregatire al personalului, se fac reasezari, reciclari, perfectionari, noi angajari etc.

Structura de personal include seful de compartiment, care poate purta denumirea de: director cu aprovizionarea, vicepresedinte responsabil cu aprovizionarea, sef serviciu, sef birou. Trebuie sa aiba experienta, capacitate de a intelege fenomenul, capacitate organizatorica, spirit de analiza a fenomenelor si proceselor economice.

Agentul de aprovizionare (achizitor + procurist) - factor aducator de profit - pentru rezolvarea sarcinilor de serviciu pe care le are dispune de urmatoarele cai:

- comandarea si aducerea materialelor in loturi economice fundamentate prin calcule matematice (se cheltuieste atat cat trebuie);

- aprovizionarea grupata, ritmica de la furnizorii traditionali la preturi acceptabile, livrari avantajoase, rabaturi comerciale;

- alegerea materialelor si furnizorilor prin sisteme de testare si selectie adecvate.

Analistii elaboreaza studii de prognoza privind evolutia consumurilor, fundamentarea necesarului de materiale; elaborarea strategiei si a programelor de aprovizionare, dimensionarea stocurilor, a cantitatilor economice de aprovizionat, situatii statistice, gradul de incadrare in consumurile specifice si in indicii de consum, stadiul rezolvarii litigiilor contractuale.

Expertii si dispecerii de transporturi: elaboreaza programele de transport cu toate elementele necesare.

Organizarea structurala a activitatii de aprovizionare si desfacere:  Sistemul de relatii pentru aprovizionarea materiala si desfacerea produselor

Pe plan intern relatiile se organizeaza intre compartimente de aprovizionare materiala sau de desfacere si celelalte compartimente sau subunitati ale firmei.

In contextul activitatii generale, conducerea aprovizionarii materiale trebuie sa aiba legaturi permanente si active cu sectorul tehnic, care emite specificatiile materiale, cu sectorul de productie, care transforma resursele materiale in produse sau le incorporeaza in lucrari, cu compartimentul financiar care achita facturile pentru materialele aprovizionate, cu compartimentul desfacere care vinde produsele.

Mai detaliat are relatii interne cu:

compartimentele de planificare - dezvoltare si conducere (programare) operativa a fabricatiei;

compartimentul de desfacere (vanzare) a produselor pentru  necesarul de ambalaje;

compartimentul financiar si de contabilitate pentru  acoperirea financiara, inregistrarea cheltuielilor de transport - depozitare, necesarul de mijloace circulante aferente materiilor prime si materialelor, controlul folosirii resurselor;

compartimentul transport;

depozitele de materiale;

sectiile si atelierele de productie cu subunitatile auxiliare si de deservire;

compartimentul (atelierul) de conceptie proiectare sau de creatie, de cercetare, dezvoltare;

compartimentul de control tehnic de calitate.

Pe plan extern

cu furnizorii de materiale de pe piata interna si internationala;

unitati specializate de transport (calea ferata, auto, aer, apa);

unitati specializate in importul de materiale;

unitati si institutii de cercetare specializate;

centre de calcul specializate (daca nu au unitati proprii de acest gen);

unitati bancare;

agenti de aprovizionare independenti angajati temporar, reprezentanti sau reprezentante comerciale;

surse de marfuri;

institutii de conjunctura mondiala;

unitati specializate in comercializarea de materiale si produse reutilizabile.

Relatii pe linie de desfacere

In interiorul intreprinderii:

compartimentele de strategii, planificare - dezvoltare si conducere operativa (programare) a productiei;

compartimentul de marketing;

compartimentul de aprovizionare;

subunitatile de productie;

compartimentul de transport;

compartimentul tehnic, de cercetare stiintifica si dezvoltare tehnologica;

cu depozitele de produse finite;

compartimentul de control tehnic de calitate.

In afara intreprinderii:

cu clientii (cumparatorii produselor);

unitatile de transport;

centre de calcul;

unitati specializate in comert exterior;

institute si unitati de cercetare specializate;

unitati bancare;

unitati specializate in comert en-gros;

institutii de conjunctura mondiala;

surse de marfuri;

agenti de vanzare, reprezentanti sau reprezentante comerciale;

unitati organizatoare de targuri si expozitii;

unitati specializate in promotie si reclama.