Organizarea procesuala a intreprinderii

Organizarea procesuala a intreprinderii

1 Definirea conceptului de organizare procesuala

In general prin organizare intelegem descompunerea unui proces, fenomen sau obiect in elementele sale cele mai simple si analiza acestora cu scopul recompunerii lor cu un efect de sinteza ameliorat.

Organizarea intreprinderii consta in descompuneraacesteia in elementele componente, respectiv in factori de productie, analiza acestora, cu scopul recompunerii lor dupa animite criterii tehnice, economice si de personal, in vederea realizarii in conditii de eficienta sporita a obiectivelor stabilite.

Organizarea procesuala consta in stabilirea principalelor procese necesare realizarii ansamblului de obiective ale intreprinderii.

Organizarea procesuala are un caracter general deoarece elementele sale componente se regasesc in orice tip de intreprindere, indiferent de dimensiune, forma juridica, obiect de activitate etc.De aceea nu este necesar sa fie realizata pentru fiecare intreprindere in parte, ci numai pentru o categorie de unitati.

Organizarea procesuala se realizeaza pe baza a trei criterii fundamentale: criteriul identitatii activitatilor, criteriul de complementaritate si criteriul convergentei.

Conform criteriului identitatii activitatilor, activitatile similare sunt grupate intr-o functiune, conform criteriului de complementaritate sunt grupate activitati intre care exustarelatii reciproce sau auxiliare iar conform criteriuluconvergentei sunt grupate activitati diferite dar care au ca scop realizarea acelorasi obiective.

2 Obiectivele intreprinderii - elemente componente ale organizarii procesuale

Organizarea intreprinderii are ca scop realizarea obiectivelor ca ratiune a infiintarii si functionari intreprinderii.De aceea continutul organizatoric si modul de manifestarea acesteia sunt conditionate de caracteristicile obiectivelor pe termen lung, mediu si scurt ale intreprinderii.

Obiectivele reprezinta caracterizari calitative si cantitative ale scopurilor intreprinderii.

In functie de sfera de cuprindere si de importanta pentru intreprindere obiectivele sunt clasificate in urmatoarele categorii: obiective fundamentale, obiective derivate de gradul I, obiective derivate de gradul al II-lea, obiective specifice si obiective individuale.

Obiectivele fundamentale exprima scopul principal urmarit de intreprindere in ansamblul sau. Aceste obiective se refera la perioade mari e timp, de ordinul anilor, de obicei la intreaga perioada de activitate a intreprinderii, de la infiintare pana la dizolvare, lichidare, faliment. Spre exemplificare, obiectivul fundamental al unei intreprinderi constructoare de masini poate fi realizarea unei productii anuale de 15000 de autoturisme.

Obiectivele derivate de gradul I se deduc din obiectivele fundamentale, pentru atingerea lor fiind implicata o parte insemnata din procesele de munca desfasurate in intreprindere. De exemplu, un obiectiv derivat de gradul I al intreprindeii constructoare de masini este acela de a asimila in fabricatie in anul urmatordoua produse noi care sa asigure o cifra de afaceri de 150000 RON.

Obiectivele derivate de gradul al II-lea se dedud direct din obiectivele derivate de gradul I si sunt caracterizate prin procese de mnca restranse dar cu acelasi caracteristici esentiale, definite mai clar, mai concret.Revenind la exemplul precedent, obiectivul derivat de gradul al I-lea poate fi asimilarea in fabricatie a produsului "autoturism de teren" pana la data de 10 Ianuarie, anul urmator.

Obiectivele specifice sintetizeaza utilitatea unor lucrari sau actiuni ce vor contribui la atingerea obiectivelor fundamentale. De exemplu stabilirea consumului de materi prime materiale sau determinarea normei de consum pentru prodsele noi pot fi obiectivespecifice.

Obiectivele individuale concretizeaza obiectivele specifice la nivelul fiecarei persoane din intreprindere. De exemplu, un obiectiv individual este stabilirea consumurilor de materii prime, materiale pentru produsele noi de catre angajatul Popescu Alexandru.

OBECTIVE FUNDAMENTALE

OBIECTIVE DERIVATEOBIECTIVE DERIVATE

DE GRADUL IDE GRADUL I

OBIECTIVE DERIVATE

DE GRADUL AL II-LE

OBIECTIVE

SPECIFICE

OBIECTIVE

INDIVIDUALE

Figura 1. Obiectivele inteprinderii

3 Efectele organizarii procesuale a intreprinderii

Rezultatele organizarii procesuale a intreprinderii se concretizeaza in aparitia functiunilor si a elementelor componente ale acestora: activitatile, atributiile si sarcinile.

Functiunea reprezinta ansamblul activitatilor omogene si/sau complementare desfasurate de un personal specializat al intreprinderii, in scopul realizarii obiectivelor derivate de gradul I. Functiunea este , in esenta, o grupare de activitati carereprezinta un ansamblu complex si dinamic, aflat intr-o continua transformare. Intreprinderea poate fi asemuita unui organism viu, a carui existenta este asigurata de indeplinirea anumitor functiuni biologice.

Activitatea reprezintaansambluln atributiilor omogene pe care le indeplineste un personal specializat intr-un domeniu mai restrans, cu scopul indeplinirii obectivelor derivate de gradul al II-lea. Activitatea are o sfera de cuprindere mai redusa decat functiunea, fiinhd caracterizata prin omogenitatea mai pronuntata a pregatirii personalului implicat in realizarea obiectivelor.

Atributia reprezinta ansamblul sarcinilor executate periodic de un personal foarte specializat, ce are cunostinte specifice unui domeniu restrans si care concura la realizarea unui obiectiv specific.

Sarcina reprezinta componente de baza a unui proces de munca simplu sau complex, desfasurata pentru realizarea unui obiectiv individual. In general sarcina este specificaunei singure persoane.

Fiecare dintre aceste elemente reprezinta ansamblul proceselor de munca de aceeasi natura, asemanatoare sau complementare, prin care se pot realiza obiectivele intreprinderii:obiectivele derivate de gradul I in cazul functiunilor, obiectivele derivate de gradul al II-lea in cazul activitatilor, obiectivele specifice in cazul atributiilor si obiectivele individuale in cazul sarcinilor.

Pe masura trecerii de la functiuni la activitati, atributii si sarcini, gradul de omogenitate a proceselor deb munca este mai ridicat, iar sfera de cuprindere a respectivului element este mai redusa.

In cadrul intreprinderii, functiunile, activitatile si atributiile nu prezinta aceeasi intensitate de manifestare in fiecare etapa de dezvoltare a acesteia.Ele au un caracter dinamic continutul lor schimbandu-se o data cu evolutia dimensiunilor intreprinderii si cu dezvoltarea economica.

INTREPRINDEREA

FUNCTIUNE                   FUNCTIUNE

ACTIVITATEACTIVITATE ACTIVITATE ACTIVITATE

ATRIBUTIE

SARCINA

Figura Efectele organizarii procesuale

4 Sistemul organizarii procesuale a intreprinderii

In vederea realizarii obiectivelor propuse, intreprinderea trebuie sa indeplineasca anumite functiuni, fiind necesar ca fiecare dintre acesteasa se afle in subordinea unui centru de decizie care sa o gestioneze.

In practica intreprinderilor se constata existenta unei interdependente intre functiunile scesteia, care se intrepatrund si se completeaza, formand sistemul organizarii procesuale a intreprinderii.

In literatura de specialitate se intalnesc opinii diferite cu privire la functiunile existente in cadrul intreprinderii.

Initiatorul conceptului "functiune" a fost Henry Fayol, care a realizat o analiza a intregului complex de activitati din cadrul unei intreprinderi si o grupare rationala a acestuia in sase functiuni: functiunea tehnica, ce cuprinde activitatile de productie si proiectare, functiunea comerciala, care cuprinde cumpararile si vanzarile, functiunea financiara, care cuprinde gasirea surselor de capital si gestionarea acestora, functiunea de securitate, care cuprinde activitatile de protejare a bunurilor si persoanelor, functiunea de contabilitate, care cuprinde activitatile privind inventarierea, intocmirea bilantului si evidentierea costurilor de productie si functiunea administrativa, care cuprinde conducerea.

Ulterior, acest concept a constituit domeniul a numeroase studii si cercetari, suferind repetate modificari.

E. Dale considera urmatoarele functiuni: administratie generala, productie, cercetare si proiectare, cumparare, personal, comerciala, transport si control (care cuprinde si contabilitatea).

B. Evgrafoff evidentieaza patru mari categorii de functiuni: functiunea de conducere, care cuprinde activitati legate de administrarea intreprinderii, functiunea de distributie, care cuprinde activitatile aferenta punerii la dispozitia clientilor a bunurilor sau serviciilor realizatede intreprindere, functiunea de productie, care cuprinde activitatile de creare a bunurilor sau serviciilor pe care intreprindereale-a ales ca sa le vanda pe piata si functiunea logistica, ce grupeaza activitatile al caror rol este de a asigura toate mijloacele necesare functionarii intreprinderii.

Evolutia conceptului de functiune a fost influentata in principal de doi factori: progresul tehnic, ca factor de baza al determinarii structurii si complexitatii activitatii intreprinderilor si sistemul socio-economic, in cadrul caruia a fost definit si aplicat conceptul.

Progresul tehnic a influentat, pe de o parte, ponderea si continutul difeitelor functiuni ale intreprinderii, iar pe de alta parte, a influentat chiar aparitia unor functiuni noi, cum ar fi, de exemplu, functiunea de cercetare- dezvoltare in cadrul intreprinderii, ca urmarea cresterii volumului activitatii de cercetare in cadrul acesteia la inceputul secolului XX.

In tara noastra, pe baza realitatilor referitoare la nivelul de dezvoltare a intreprinderilor si a particularitatilor acestora, au fost stabilite urmatoarele functiuni in cadrul carora se grupeaza activitatile intreprinderilor:

a)     Functiunea de cercetare-dezvoltare

b)     Functiunea de productie

c)     Functiunea comerciala (de marketing)

d)     Functiunea financiar-contabila

e)     Functiunea de resurse umane

Functiunea de cercetare-dezvoltare reprezinta ansamblul activitatilor desfasurate in intreprindere in scopul descoperirii de noi adevaruri stiintifice, a unor noi cunostinte, prin care se concepe si implementeaza progresul tehnico-stiintific.

Cercetarea poate avea doua forme de manifestare: cercetarea fundamentala si cercetarea aplicativa.

Dezvoltarea reprezinta ansamblul activitatilor intreprinse in scopul transformarii si realizarii, la scala macroeconomica, a cunostintelor acumulate, ca urmare a muncii de cercetare.

La nivelul intreprinderii, functiunea de cercetare-dezvultare cuprinde in principal urmatoarele tipuri de activitati: activitati de cercetare stiintifica si inginerie tehnologica cum sunt cercetarea si proiectarea produselor, asimilarea de noi produse in fabricatie, modernizarea produselor existente si activitati de investitii care cuprind activitati referitoare la crearea de noi capacitati de productie sau dezvoltarea celor existente.

Functiunea de cercetare-dezvoltare are ca atributii si sarcini elaborarea de planuri si prognoze, de studii, cercetari, documentatii, informarea si documentarea tehnico-stiintifica in firma, colaborarea cu consultanti in management in perfectionarea organizarii firmei.

Pentru rezolvarea unor teme complexe, ce necesita un volum mare de activitate, care depasesc capacitatile compartimentelor de cercetare-dezvoltare din intreprindere, activitatea economoca se desfasoara in institutii specializate in domeniu.

Functiunea de productie cuprinde totalitatea activitatilor legate nemijlocit de realizarea productiei.Prin functiunea de productie se coreleaza activitatile legate de miscarile si transformarile necesare ale obiectelor muncii pana la obtinerea produsului finit.

Din perspectiva etapelor necesre fabricarii produselor, activitatile incluse in functiunea de productie sunt: activitati de pregatire4 a productiei si activitati de executare propriu-zisa a productiei.Activitatea de pregatire este influentata de gradul de noutate a produsului ce urmeaza a fi fabricat (produs nou asimilat, produs modernizat sau produs a carui fabricatie se repeta).Din acest considerent aceasta activitate este direct legata de activitatea de cercetare, fiind de cele mai multe ori o continuare a unor actiuni intreprinse in cadrul functiuii de cercetare dezvoltare. Executarea propriu-zisa a produselor cuprinde totalitatea activitatilor intreprinse in scopul indeplinirii sarcinilor de fabricatie a produselor.

Un alt mod de clasificare a activitatilor functiunii de productie este clasificarea in activitati de baza, auxiliare si de servire. Activitatile de baza sunt cele prin care sunt create produsele si serviciile in care este specializate intreprinderea. Activitatile auxiliare asigura conditiile tehnico-materiale necesare desfasurarii fabricatiei, ca de exemplu: intretinerea masinilor si utilajelor, asigurarea cu energie termica, electrica necesare, executarea, intretinerea si repararea sculelor, dispozitivelor necesare. Activitatea de servire asigura desfasurarea in bune conditii a activitatilor de baza si auxiliare prin aprovizionarea locurilor de munca cu cele necesare procesului de fabricatie, transportul materiilor prime, materialelor, semifabricatelor, produselor finite.

Volumul activitatilor functiunii de productie este influentat de anumiti factori, si anume: profilul intreprinderii, inzestrarea tehnica a acesteia, caracteristicil materiilor prime si a materialelor utilizate, complexitatea produselor fabricate, etc.

Functiunea comerciala incude activitatile de marketing, aprovizionare tehnico-materiala, comercializare a produselor realizate de intreprindere, comert exterior si cooperare economica internationala.aceasta functiune asigura alinierea intreprindereii la cerintele mediului exterior, valorificarea avantajelor oferite de catre acesta, stabilirea celor mai eficiente legaturiin vederea desfacerii produselor si serviciilor sale, a procurarii mijloacelor necesare realizarii lor.

Cele trei activitati specifice functiunii comerciale sunt: marketingul,vanzarile (comecializarea) si aprovizionarea tehnico-materiala. Marketingul, ca domeniu distinct al functiunii comerciale, este prioritar in activitatea unei intreprinderi moderne, deoarece unitatea respectiva obtine informatii privind tendintele pietei, comportarea produselor sale pe piata, situatia concurentilor, etc. Comercializarea se realizeaza pe baza asigurarii livrarilor produselor si serviciilor, incheierii de contracte de vanzare-cumparare cat mai favorabhile in conditiile respectarii legislatiei in vigoare, elaborarii strategiei in domeniul vanzarilor de produse si prestarilor de servicii - integrate in strategia generala.Aprovizionarea tehnico-materiala prezinta o importanta deosebita pentru buna desfasurare a intregului procs de pructie si influenteaza direct calitatea produselor fabricate. Activitatea de aprovizionare se realizeaza pe baza asigurarii in mod complet, complex si la termenele prvazute in programul de fabricatie a necesarului de materii prime, materiale, combustibili, energie, piese de schimb, pe baza contactarii furnizorilor care sa asigure aprovizionarea in conditii de eficienta a tuturor factorilor materiali de productie necesari realizarii obiectivelor intreprinderii si pe baza elaborarii strategiei in domeniul asigurarii si gestiunii resurselor materiale.

Functiunea financiar-contabila reprezinta ansamblul activitatilor prin care se asigura si gestioneaza resursele financiare necesare atingerii obiectivelor precum si evidenta valorica a proceselor, activitatilor din intreprindere. In cadrul acestei functiuni se pot enumera cateva activitati principale si atributiile aferenta realizarii lor, precum activitatea financiara, activitatea contabila, controlul financiar de gestiune si evidenta avtionarilor. Activitatea financiara se refera la obtinerea si folosirea rationala a mijloacelor financiare neesare intreprinderii. Se realizeaza pe baza elaborari obiectivelor financiare, fundamentarii politicii financiare a intreprinderii, elaborarii bugetului de venituri si chltuieli, efectuarii de studii si analize cu privire lacifra de afaceri, profitul obtenabil, urmaririi desfasurarii operatiunilor de decontare cu furnizorii si clientii intreprinderii, contactarii bancilor pentru incasarea in termen a produselor livrate / serviciilor prestate, asigurarii livrarii la termen a sumelor datorate bugetului de stat etc.

Contabilitatea vizeaza inregistrarea si evidenta contabila, in expresie valorica a fenomenelor si proceselor economice in cadrul intreprinderii. Activitatea contabila urmareste organizarea si functionarea contabilitatii patrimoniale, a ansamblului inregistrarilo si videntelor valorice ale resurselor, elaborarea bilantului contabil, a situatiei indicatorilor economico-financiari si a analizei pe baza de bilant, asigurarea evidentei analitice si sintetice a materiilor prime,l materialelor, pieselor de schimb, semifabricatelor, produselor finite, planificarea, urmarirea si analiza costurilor de productie.

Controlul financiar de gestiune presupune stabilirea politicii in domeniul controlului gestiunii, organizarea si executarea controlului financiar preventiv, organizarea controlului gestionar de fond.

Evidenta actionarilor permite asigurarea actualizari actionarilor si a actiunilor detinute, participarea la fundamentarea strategii generale a intreprinderii, calcularea drepturilor banesti ale actionarilor

Functiunea de resurse umane cuprinde ansamblul activitatilor intreprinderii in domeniul asigurarii, dezvoltarii siprotectiei potentialului uman necesar. Principalele activitati cuprinse in cadrul functiunii de resurse umane sunt recrutarea, selectia, incadrarea, formarea, evaluarea, motivarea, pregatirea, perfectionarea, promovarea si salarizarea personalului, precum si protectia muncii si protectia sociala, relatiile cu publicul, secretariatul, protocolul si administrarea intreprinderii. Totodata, corespunzator strategiei generale a intreprinderii, in cadrul acestei functiuni exista activitatile de previzionare a necesarului de personal, de eloaborare a strategiei de personal si integrarea acesteia is strategia generala.

Intre functiunile intreprinderii exista o stransa interdependenta in scopul realizarii obiectivelor generale ale acesteia.

In prezent, corespunzator economiei de piata, este prioritara functiunea comerciala urmata de cea de cercetare-dezvoltare prin care se asigura in permanenta alinierea la cerintele pietei, aflate intr-o continua modificare, printr-o tehnologie corespunzatoare si un management performant. Functiunile de productie, perdonal si financiar-contabila trebuie de asemenea permanent modernizate, adaptate noului, astfel incat sa se alinieze cerintelor unei econimii moderne.

5 Modalitati de organizare procesuala

Cele cinci functiuni se pot regasii in toate intreprinderile, indiferent de ramura de activitate (industrie, transport, agricultura, circulatia marfurilor, finante-banci, asigurari, cercetare-proiectare, prestare deservicii), dar numarul si amploarea lor sunt diferite in functie de natura si volumul activitatilor. Astfel, de exemplu, intr-o intreprindere de desfacere a marfurilor, functiunea de productie este inexistenta, iar in intreprinderile de dimensiune mici nu exista functiunea de cercetare-dezvoltare.In concluzie, modul de organizare procesuala adoptat de fiecare intreprindere va cuprinde numai acele functiuni care se justifica pri natura activitatii, prin dimensiunea intreprinderii, astfel incat obiectivele generale avute in vedere sa se realizeze in cele mai bune conditii de eficienta.

In practica, in unele cazuri, anumite functiuni este mai eficient sa se realizeze in afara intreprinderii. Astfel, intreprinderile sunt interesate sa isi "externalizeze" la alti agenti economici ulnele activitati si chiar functiuni care nu se mai dovedesc a fi rentabile inh conditiile existentei lor prin mijloace proprii. In acest sens, in vederea asigurarii unei alocari optime a capitalurilor, se procedeaza la o fractionare a procesului de productie, prin care intreprinderile, pe de o parte isi asigura controlul global asupra intregului flux de fabricatie pri pastrarea anumitor segmente ale acestuia, iar pe de alta parte cedeaza altor intreprinderi alteoperatii tehnologice, asupra carora nu se mai implica direct, in vederea executarii in special a unor parti ale produsului (repere, susansamble).

Are loc astfel o orientare a organizarii intreprinderii in jurul activitatilor de creatie-cercetare si comercializare si fragmentarea activitatii de fabricatie prin recurgerea la cooperarea in productie.

Practica tarilor dezvoltate a evidentiat faptul ca cele mai externalizate activitati ale intreprinderilor, in totalitate, sau in cea mai mare parte, sunt cele referitoare la contabilitate, intretinere-reparatii, informatica, consiliere juridica.