|
|
|
ORGANIZATIILE SI MANAGEMENTUL LOR
Inca de la nastere si in oricare moment al vietii noastre, fiecare dintre noi este inclus intr-o anumita forma de organizare, fie ca e vorba de familie, scoala, grupul de prieteni sau locul de munca.
Omul este prin definitie o fiinta sociala si manifesta o tendinta naturala catre asociere, drept urmare, organizatiile corespund unor necesitati umane fundamentale. In plus, toate necesitatile si obiectivele noastre individuale, personale, se pot realiza mult mai eficient si rapid in cadrul unui grup sau in orice forma de organizare.
Organizatia ca obiect al managementului
Definitii
Actiunea sociala nu se desfasoara haotic ci in cadrul unui sistem de norme, reguli si valori, deci intr-un cadru organizat.
In acest context, societatea este un ansamblu de structuri organizationale iar in cadrul acestui sistem distingem 2 nivele fundamentale: institutiile si organizatiile.
Fiecare din aceste nivele subordoneaza alte forme de organizatii.
Mai intai, trebuie sa lamurim intelesul termenului de institutie. In prezent institutiile comporta o acceptiune cu totul noua si distincta de cea cunoscuta in trecut. Eugeniu Sperantia arata in Introdicere in sociologie ca "altadata, institutia era legea fundamentala, dar era si entitatea care exista gratie legii, moravurilor, normelor in vigoare. Institutie, in sensul acesta, este casatoria, dar institutie este si familia".
Termenul de institutie a fost incetatenit in sensul dat de Emile Durkheim, cel care considera sociologia "stiinta institutiilor, a genezei si functionarii lor" si cel care a elaborat o teorie a faptului social. In viziunea lui Durkheim, "pentru a exista un fapt social trebuie ca mai multi indivizi sa-si fi amestecat actiunea lor si din aceasta combinatie sa fi rezultat un produs nou". Aceasta sinteza are loc in afara fiecaruia dintre noi si are drept efect instituirea anumitor moduri de actiune, moduri de a judeca ce nu depind de fiecare vointa individuala luata in parte. Orice credinta si orice mod de conduita instituit de colectivitate , este deci institutie (E. Sperantia, 1944).
In prezent, termenul de institutie are un inteles mai nuantat, stabilit de Talcott Parsons: "o institutie consta intr-un ansamblu complex de valori, de norme si uzante impartasite de un anumit numar de indivizi" (Larousse. Dictionar de sociologie, 1996)
Organizatiile constituie una din componentele numeroase ale institutiilor si pot fi definite ca un sistem structural de interactiune a oamenilor, cu scopul realizarii unor scopuri comune; de aici rezulta 3 aspecte importante:
1. existenta unor obiective comune acceptate de catre toti membrii organizatiei; scopurile organizationale primeaza in fata celor individuale, pentru ca numai asa se poate asigura succesul unei organizatii; obiectivele fifera de la organizatie la alta si de la o perioada la alta;
2. pentru realizarea acestor obiective comune este necesara interactiunea dintre oameni; succesul sau esecul unei organizatii depinde de acest proces de interactiune si de calitatile lui;
3. interactiunile dintre oameni se realizeaza in cadrul unei structuri specifice a organizatiei; scopul acestei structuri este acela de a coordona, de a mobiliza toate resursele (materiale, umane, financiare, de timp etc.) impartasite de un anumit numar de indivizi.
Dupa L. Vlasceanu si C. Zamfir, organizatiile sunt un tip specific de institutie; in aceasta calitate ele au la baza aceeasi modalitate de structurare a relatiilor umane, adica au la baza un sistem de reguli, norme, valori, obiceiuri, principii.
Organizatiile sunt colectivitati de indivizi si grupuri care actioneaza impreuna pentru a realiza obiective impartasite in comun.
Organizatia este un ansamblu uman constituit in mod intentionat pentru realizarea unor scopuri specifice prin interactiunea membrilor sai.
Organizatia se deosebeste de grupul social datorita dimensiunilor sale formalizate si ierarhizate care asigura cooperarea si coordonarea indivizilor care o compun pentru indeplinirea scopurilor.
Organizatiile sunt inventii sociale, alcatuite din indivizi care dezvolta relatii sociale si modele de interactiune prin intermediul retelelor de comunicare si al sistemelor de coordonare, indivizi care sunt dispusi sa coopereze unii cu ceilalti in relatiile dintre posturi pentru indeplinirea scopurilor si obiectivelor organizationale
Definim organizatiile ca entitati sociale organizate si structurate, alcatuite dintr-un numar variabil de persoane ce interactioneaza intre ele pentru atingerea anumitor obiective, comportamentul acestorpersoane este prescris de un sistem de norme, reguli formale.
Desi definitiile date organizatiilor sunt numeroase si diverse, se pot desprinde serie de trasaturi comune, si anume:
organizatiile au intotdeauna un scop;
sunt alcatuite din oameni;
comporta un anumit grad de structurare si ierarhizare;
opereaza intr-un anumit mediu, ce are o influenta asupra dezvoltarii sale si a membrilor sai;
isi elaboreaza un sistem propriu de valori, o cultura proprie.
Diversitatea organizatiilor
Exista numeroase tipuri de organizatii, in clasificarea lor utilizandu-se criterii cum ar fi:
I. gradul de structurare
organizatie informala - caracterizata prin relatii spontane, nedefinite, flexibile; scopurile organizationale nu sunt clar definite; normele si regulile nu sunt impuse, ci sunt acceptate in mod spontan; aceste forme de organizare se transforma treptat in forme de organizare formale; exemple in acest sens sunt: grupul de prieteni, cluburi private);
organizatie formala - caracterizata prin ierarhie, relatii de autoritate bine definite; canalele de informare sunt stricte, bine formate; si aceste forme se pot transforma in organizatii informale.
II. gradul de implicare emotionala a oamenilor
grupuri primare - se caracterizeaza prin relatii spontane, personale, directe (prieteni, familie);
grupuri secundare - sunt caracterizate prin relatii formale, interpersonale, rationale, relatii de tip contractual. Implicarea emotionala redusa este inlocuita cu implicarea rationala.
III. obiectivele specifice pe care le indeplinesc
organizatiile sociale - care satisfac anumite necesitati de ordin social al oamenilor, adica sprijin reciproc de interrelationare (asociatiile, fundatiile, cluburile etc.)
organizatiile economice - ofertante de bunuri si servicii (firme, intreprinderi)
organizatiile religioase - satisfacerea necesitatilor de ordin spiritual (secte, biserici etc.).
IV. forma de organizare
publice
private
V. scopul principal declarat
profit
nonprofit
VI. dimensiunea sau numarul de angajati
mici
mijlocii
mari
Toate acestea sunt criterii care reflecta caracteristicile generale ale organizatiilor si care nu sunt esentiale pentru asigurarea succesului sau performantelor lor; definitorii in acest sens, sunt elementele interne ale organizatiilor, cum ar fi: organizarea, conducerea, functionarea etc.
Conceptul de management
Munca in colectiv, adancirea diviziunii muncii, necesitatea cooperarii in munca - toate reprezinta aspecte esentiale ce fac din conducere o functie indispensabila oricarei forme umane de organizare. Deci activitatea de conducere "a aparut odata cu primele forme de organizare sociala si s-a dezvoltat concomitent cu procesul material si spiritual al omenirii (). Ea are rolul de a asigura conexiunea si unitatea tuturor activitatilor umane desfasurate in colectiv, de a le coordona si dirija in conformitate cu cerintele functionarii intregului sistem social" (V. Cornescu, I. Mihailescu, S. Stanciu, 1997)
Elementele care constituie esenta unei organizatii sunt: indivizii si grupurile, structura, tehnologia, procesele, sarcinile etc. , dar cel mai important aspect il reprezinta managementul.
Richard M. Steers (1991) realizeaza un model de management si comportament organizational, surprins in figura urmatoare:
In literatura de specialitate au existat numeroase formulari si opinii cu privire la definirea managementului, dar si asupra sferei sale de cuprindere.
Astfel, William Newman (1964) defineste managementul ca "importanta tehnica sociala, ca directionare, conducere si control al eforturilor unei grupe de indivizi in vederea realizarii unui scop comun. Este evident ca un bun conducator este acela care face ca grupa sa-si atinga scopurile sale, in conditiile unui minim de cheltuieli de resurse, eforturi".
Potrivit opiniei lui Jean Gerbier "managementul inseamna organizare, arta de a conduce, administra", in timp ce in conceptia lui Joseph Massié managementul reprezinta "arta de a conduce, de a administra, functie de conducere cu urmatoarea acceptiune: stiinta si arta de a folosi mijloacele materiale si de a conduce oamenii ale caror functii sunt diferite si specializate, dar care coopereaza in cadrul aceleiasi intreprinderi pentru a atinge un obiectiv comun".
Karl Heyel defineste managementul ca o "disciplina distincta si determinata, care conduce la rezolvarea unor obiective prestabilite, utilizand in modul cel mai eficient potentialul uman si material".
Un punct de vedere interesant in definirea conceptului de management il are David H. Hemphil (1968), care afirma ca managementul este un compus al elementelor putere, autoritate si influenta.
Managementul, ca actiune practica, este considerat a fi "un sistem de principii, cerinte, reguli si metode de conducere precum si talentul de a le aplica. Cu alte cuvinte, managementul reprezinta un complex de actiuni desfasurate cu scopul de a asigura functionalitatea normala, eficienta a colectivitatilor umane organizate (intreprinderi economice, organizatii politice, unitati de invatamant etc.) in ansamblul lor, cat si a fiecarei verigi structurale componente. El are ca scop atingerea obiectivelor organizatiei, in conditiile utilizarii cat mai judicioase a resurselor materiale, umane, financiare s.a. de care dispune" (V. Cornescu, I. Mihailescu, S. Stanciu, 1997).
Desi definitiile date managementului sunt numeroase, una este cuprinzatoare, le sintetizeaza pe toate: managementul este o sinteza intre practica, stiinta si arta. El a pornit ca o activitate practica, ca un proces concret de rationalizare si eficientizare a muncii; pe masura evolutiei sale istorice a ajuns o arta, pentru ca in final, pe baza acumularii experientei, a formularii unor principii si legi, a dezvoltarii unor metode, tehnici si proceduri specifice de investigare si actiune, managementul sa capete caracteristicile unei veritabile stiinte.
Procese si relatii de management
Obiectivele oricarei organizatii se realizeaza printr-un ansamblu de procese de munca, procese ce se clasifica in doua tipuri:
procese de excutie;
procese de management.
Procesele de executie sunt efectuate de catre executanti (adica muncitori si persoane care nu au functii de conducere, cum ar fi: economisti, tehnicieni, ingineri etc.) si reprezinta ansamblul tuturor activitatilor prin care factorii de productie, munca, capitalul etc. sunt asociati si combinati dupa anumite reguli, rezultand bunuri sau servicii necesare nevoilor de consum ale societatii;
Procesele de management sunt realizate de catre manageri (un grup de persoane special imputernicite si calificate, care orienteaza activitatea tuturor salariatilor) si reprezinta ansamblul integrat al actiunilor de prevedere, organizare, coordonare, antrenare a personalului si de control, in vederea realizarii intocmai a obiectivelor organizatiei (T. Zorlentan, E. Burdus, G. Caprarescu, 1998).
Procesul de management nu se poate reduce la una sau alta din functiile sale. El prezinta o serie de trasaturi, care ii confera complexitate:
a) este unitar, adica toate functiile managementului sunt corelate in asa fel incat ele formeaza un tot unitar; schema de mai jos surprinde foarte bine acest lucru:
b) este tipic, in sensul ca toate functiile manageriale se exercita in toate tipurile de organizatii (organizatii economice, poltice, culturale etc) si la toate nivelurile managementului (de top, mediu si inferior);
c) este dinamic si contextual, deoarece principiile, regulile, metodele, tehnicile si instrumentele manageriale, trebuie adaptate atat schimbarilor permanente ale organizatiei si mediului, cat si specificitatii contextului in care se aplica (specificul organizatiei, nivelul de pregatire si experienta a personalului, mediul extern etc.);
d) este orientat catre conducerea oamenilor, in acest mod realizandu-se conducerea activitatilor necesare indeplinirii obiectivelor organizatiei;
e) este continuu si se realizeaza in etape (incepand cu stabilirea obiectivelor si modalitatilor de actiune in vederea realizarii lor, continuand cu realizarea propriu-zisa a acestor obiective si exercitarea functiilor manageriale si finalizand cu evaluarea rezultatelor obtinute).
In aria de cuprindere a managementului, pe langa procesele de management, exista si o serie de relatii, ce pot fi definite ca raporturi care se stabilesc intre elementele componente ale organizatiilor, dar si intre acestea si alte componente ale altor sisteme, raporturi ce se regasesc in toate procesele determinante ale organizatiilor.
Relatiile de management au o multipla determinare: in primul rand au o determinare social-economica, ce rezida in natura si modalitatile de existenta ale proprietatii asupra mijloacelor de productie; in al doilea rand, relatiile de management au o determinare tehnico-materiala, ce consta in dependenta managementului de caracteristicile obiectelor muncii si mijloacelor de munca; si nu in ultimul rand, relatiile de management au o determinare umana, prin cultura specifica fiecarei organizatii, personalitatile managerilor, relatiile dintre acestia si angajati, grupurile de munca etc.
Functiile managementului
In cadrul procesului de management se efectueaza un ansamblu de actiuni, relativ independente, care se ordoneaza si grupeaza in mai multe functii.
Identificarea si delimitarea sferei de cuprindere a fiecarei functii in parte au suscitat interesul specialistilor, cu atat mai mult cu cat acestea au o mare importanta, teoretica si practica, pentru intelegerea procesului managerial.
Prima clasificare a functiilor manageriale ii apartine lui Henry Fayol, in viziunea caruia functia "administrativa" a intreprinderii este conducerea, care trebuie sa exercite urmatoarele functii: previziunea, organizarea, comanda, coordonarea si controlul.
Desi punctele de veder cu privire la delimitarea procesului de management in functii au fost diferite, majoritatea specialistilor considera ca esentiale sunt urmatoarele functii manageriale:
previziunea (planificarea)
organizarea
coordonarea si antrenarea
controlul
Functiile managementului se exercita in toate organizatiile (indiferent de profilu si dimensiunile lor) si la toate nivelurile ierarhice, insa difera ca forma de manifestare si
Seria 1 - management inferior
Seria 2 - management mijlociu
Seria 3 - management superior
continut; ele au o pondere diferita in ierarhia organizationala (P. Nica, A. Prodan, A. Iftimescu, 1996)
Previziunea - are drept scop elaborarea unor orientari privind desfasurarea activitatilor viitoare si presupune stabilirea obiectivelor, a strategiilor, precum si a resurselor si mijloacelor necesare realizarii lor. Cu alte cuvinte, functia de previziune permite coordonarea tuturor eforturilor in directia stabilita de catre manageri si are in vedere urmatoarele aspecte: obiective, politic si strategii, programe, bugete, repartizarea sarcinilor, programarea muncii, controlul si evaluarea activitatilor. Ea se realizeaza prin intermediul diagnozei, prognozei, planificarii si programarii productiei.
In esenta, in cadrul functiei de previziune sunt cuprinse activitati cum ar fi: elaborarea directiilor posibile de evolutie a organizatiei, cuantificarea obiectivelor si rezultatelor dorite a se obtine, elaborarea strategiilor si politicilor de dezvoltare a organizatiei, stabilirea mijloacelor necesare atingerii obiectivelor propuse, programarea actiunilor, in sensul stabilirii succesiunii si a duratei lor, alocarea si dimensionarea resurselor etc.
Pe viitor se prevad o serie de schimbari in exercitarea functiei de previziune:
managerii se vor orienta mai mult spre planificare si mai putin pentru directionarea activitatilor;
planificarea pe termen lung va capata o mai mare importanta fata de planificarea pe termen scurt;
tehnicile de planificare vor deveni tot mai complexe si sofisticate;
planificarea va fi din ce in ce mai mult dependenta de mediul extern si schimbarile sociale.
Organizarea - reprezinta cea mai "vizibila" si expresiva functie a managementului si consta in stabilirea cadrului organizatoric optim desfasurarii activitatii organizatiei: definirea clara a proceselor de munca (fizice si intelectuale) si a componentelor acestora (operatii, lucrari, sarcini etc.); elaborarea structurii de organizare, a organismelor componente si a relatiilor din cadrul acestora; combinarea armonioasa a resurselor materiale, de munca, financiare etc., asigurandu-se dispunerea optima a potentialului material si uman al organizatiei; stabilirea legaturilor de cooperare si de informare dintre oameni; delegarea autoritatii pe diferite niveluri ierarhice ale firmei etc.
Deoarece functia de organizare este atat de complexa, realizarea ei presupune dinamism, adaptarea continua a tuturor elementelor la schimbarile interne si de mediu, identificarea solutiilor optime. Si in exercitarea acestei functii se prevad schimbari, cum ar fi:
structurile organizatorice vor deveni tot mai descentralizate, formandu-se in cadrul lor grupuri semiautonome, mai putin formale si capabile sa rezolve mai usor problemele aparute;
posturile vor fi din ce in ce mai adaptabile, in functie de caracteristicile fiecarei persoane;
diminuarea autoritatii, care va duce la reducerea semnificativa a ierarhiei;
transmiterea mult mai rapida a informatiilor etc.
Coordonarea si antrenarea. Desi unii autori le trateaza ca pe doua functii distincte, cele doua actiuni sunt strans legate intre ele si vizeaza orientarea personalului in scopul realizarii obiectivelor organizationale, sincronizarea actiunilor oamenilor, precum si motivarea acestora, proces prin care se armonizeaza interesele si necesitatile individuale cu cele organizationale - toate acestea in scopul realizarii eficientei organizatiei.
In cadrul coordonarii si antrenarii trebuie sa se tina cont de climatul existent in fiecare organizatie in parte, de caracteristicile psihologice ale fiecarei persoane, precum si de nevoile si aspiratiile sale, asigurandu-se motivarea si integrarea efectiva a acesteia in organizatie. Schimbari previzibile in exercitarea functiei de coordonare si antrenare sunt:
managerii vor fi mai putin autoritari, abordand un stil mai flexibil si facilitand deciziile de grup;
va fi mai mare participarea salariatilor la deciziile importante ale organizatiei;
motivarea va fi mai complexa si dominata de un inalt nivel al cunoasterii necesitatilor psihologice ale oamenilor etc.
Controlul - ca functie a managementului, consta dintr-un ansamblu de activitati prin care se verifica in permanenta modul de desfasurare a activitatilor in functie de anumite standarde, se verifica performantele realizate de firma sau de diferite compartimente ale ei, in comparatie cu obiectivele stabilite - toate acestea in vederea surprinderii elementelor pozitive, dar si negative (abaterile de la standarde) si stabilirii masurilor corective necesare.
Prin control se realizeaza, deci, o evaluare a activitatilor si rezultatelor organizatiei. El trebuie sa se exercite in mod curent, sa fie operativ si sa aiba un caracter preventiv, ameliorativ si corectiv. Ca si in cazul celorlalte functii manageriale, si in exercitarea functiei de control se prevad schimbari:
descentralizarea, prevazuta ca schimbare in exercitarea oorganizarii, va face controlul din ce in ce mai dificil;
controlul privind comportamentul salariatilor va fi redus si orientat catre aspectele motivationale ale conditiilor de munca;
lucratorii si grupurile isi vor elabora sisteme proprii de control si de apreciere a performantelor,
accesul la informatie va fi din ce in ce mai mare, ea nemaiputand sa fie utilizata ca o sursa de putere din partea conducerii etc.
Ca o concluzie la cele prezentate mai sus, putem afirma ca functiile manageriale nu trebuie privite distinct, intre ele existand o interconditionare si interrelationare reciproca, asa cum se vede si in figura urmatoare:
Exercitarea functiilor managementului prezinta particularitati atat de la o firma la alta, de la un sistem managerial la altul, precum si de la o tara la alta. In fond, este vorba de diferente in ceea ce priveste dezvoltarea economica a fiecarei tari, de cadrul legislativ, de modelele culturale specifice, traditii si practici diferite - care se reflecta si in functiile manageriale.
