Calitate si mediu - Sisteme separate sau sisteme integrate?

Intrebarea titlu este una esentiala pentru organizatiile care au deja implementat un sistem de management (calitate sau mediu) si pornesc la implementarea celui de-al doilea. Aceasta intrebare se pune inca de la inceputul construirii noului sistem, iar de raspunsul primit depinde in buna masura abordarea ulterioara.

Cazul cel mai frecvent intalnit este cel in care urmeaza sa se implementeze un sistem de management de mediu (SMM) acolo unde exista deja un sistem de management al calitatii (SMC). In organizatiile care intra in aceasta categorie se observa frecvent urmatoarea situatie: exista o echipa puternica de specialisti in domeniul calitatii, care a construit SMC si care a avut un rol important in convingerea conducerii de a implementa un SMM. Aceasta echipa va incerca, prin reprezentantii sai inclusi si in echipa de construire a SMM ori prin conducatorul ei - directorul AQ sau seful compartimentului AQ, sa impuna transpunerea in cat mai mare masura a elementelor SMC in SMM. In cele mai multe cazuri ei vor pleda pentru sisteme calitate - mediu total integrate inca de la inceput.

Intre cele doua sisteme se pot identifica doua mari categorii de asemanari:

La nivelul structurii de baza a standardelor de referinta;

La nivelul abordarilor concrete din cele doua domenii: calitate, mediu.

Asemanari la nivelul structurii de baza a standardelor de referinta

Este vorba de principiile generale ale sistemelor de management, care se regasesc atat in standardele ISO 9000, cat si in standardele ISO 14000, asa cum reiese din tabelul urmator:

Aceste asemanari pot fi detaliate la nivelul unor paragrafe echivalente sau aproape echivalente din standardele de referinta pentru cele doua sisteme, ISO 14001 si ISO 9001:

Asemana intre standardele ISO 9001 si ISO 14001 - cerinte

Asemanari la nivelul abordarilor concrete din cele doua domenii: calitate, mediu

Aceste asemanari sunt numeroase si tocmai de aceea organizatiile care opteaza pentru sisteme de management de mediu si calitate complet separate devin din ce in ce mai putine. Cele mai importante aspecte comune din punct de vedere al abordarii concrete a construirii, implementarii si functionarii sistemelor de management al calitatii si de mediu sunt prezentate mai jos:

• ambele standarde iau in considerare conceptul de "imbunatatire continua";
• ambele standarde iau in considerare conceptul de "prevenire";
• ambele standarde pun factorul uman in centrul proceselor de construire, implementare si functionare a sistemului de management.

Tipuri de integrare a sistemelor de management calitate - mediu

Asemanarile si deosebirile dintre cele doua sisteme de management pot fi folosite drept argumente pentru integrarea, in mai mare sau in mai mica masura, a acestora la nivelul fiecarei organizatii. Faptul ca exista atat sisteme complet integrate, cat si sisteme partial sau deloc integrate demonstreaza cat de mult conteaza particularitatile organizatiei in luarea deciziei corecte.

Relatia intre SMC si SMM se poate incadra in una dintre urmatoarele trei situatii: sisteme complet integrate, sisteme partial integrate, sisteme separate.

Integrarea completa presupune:

• exprimarea intr-un singur document a politicilor de calitate si de mediu;
• realizarea unui manual unic de calitate - mediu, fundamentat pe proceduri comune si pe proceduri specifice;
• elaborarea unei documentatii continand un numar cat mai mare de documente comune, participarea unor persoane avand responsabilitati atat in domeniul calitatii, cat si a mediului;
• integrarea la nivelul proceselor;
• integrarea la nivelul resurselor umane.

Integrarea partiala poate fi realizata in mai multe variante, prin combinarea urmatoarelor situatii:

• politici separate sau politica unica de mediu - calitate;
• manuale separate sau manual unic mediu - calitate;
• proceduri de sistem partial integrate;
• proceduri specifice si instructiuni de calitate;
• integrare partiala la nivelul proceselor;
• integrare partiala la nivelul resurselor umane.

Sistemele separate presupun construirea de:

• politici separate;
• manuale de mediu si de calitate separate;
• proceduri, instructiuni si inregistrari de mediu;
• proceduri, instructiuni si inregistrari de calitate.

Exista in general o prima perceptie, conform careia sistemele de management calitate - mediu integrate sunt net superioare sistemelor separate. Aceasta perceptie este explicabila prin aceea ca avantajele integrarii sistemelor sunt mult mai uso de intuit decat dezavantajele acestei solutii. Pentru a se oferi elementele necesare unei alegeri cat mai potrivite pentru organizatia in care se urmeaza implementarea ambelor sisteme de management, se vor prezenta in coloane usor de analizat comparativ, atat punctele forte, cat si punctele slabe ale integrarii sistemelor de calitate - mediu.

Cateva sfaturi utile

Experienta arata ca sistemele de management calitate - mediu coexista in mod diferit de la o organizatie la alta. Diferentele se datoreaza particularitatilor fiecarei organizatii, dar si altor factori, cum ar fi: viziunea manageriala, politica de grup, interese sectoriale, influenta partilor externe interesate etc.

Solutia buna nu este intotdeauna evidenta sau prima la care ne gandim. Daca nu exista reguli absolute privind stabilirea a priori a relatiei in care sa fie puse cele doua sisteme de management, exista reguli cer pot fi aplicate pentru a cauta solutia adecvata. In acest sens sunt prezentate in continuare o serie de sfaturi considerate utile:

• incercati sa stabiliti o relatie cat mai obiectiva intre importanta aspectelor de mediu si a aspectelor de asigurare a calitatii din organizatia dumneavoastra;
• nu pierdeti nici un moment din vedere motivele esentiale care au stat la baza deciziei de implementare a fiecaruia din cele doua sisteme de management;
• daca in organizatie exista deja un SMC si vreti sa construiti un SMM, ascultati cu atentie sfaturile specialistului in domeniul calitatii de langa dumneavoastra, dar nu va grabiti sa le dati curs imediat. Amanati luarea deciziei pana dupa analiza in profunzime a problemei;
• daca in organizatie exista deja un SMC si vreti sa construiti un SMM complet integrat cu acesta de la inceput, reflectati asupra urmatoarelor aspecte:

o integrarea neadecvata sau prost realizata va afecta nu doar functionarea SMM-ului, dar si pe aceea a SMC-ului. Riscati astfel  ca, cel putin pentru o perioada, sa aveti in locul unui sistem care functiona bine, doua sisteme care functioneaza prost;

integrarea inca de la inceput a SMM-ului cu SMC-ul va necesita nu doar certificarea sistemului de management de mediu, dar si analizarea si recertificarea SMC sub noua sa formula rezultata in urma integrarii;

• consultarea, inca de la inceput, a organismului de certificare pe care in aveti in vedere este recomandabila. Acest pas nu este cerut de standardul ISO 14001, dar poate fi extrem de util mai ales in privinta unor decizii privind structura sistemului. Oportunitatea integrarii sau nu a celor doua sisteme poate fi discutata cu organismul de certificare, a carui opinie, fara a fi obligatorie trebuie tratata cu toata atentia;
• reflectati asupra asemanarilor si deosebirilor dintre cele doua sisteme, vedeti care se aplica si care nu organizatiei dumneavoastra, cantariti avantajele si dezavantajele unei posibile integrari si incercati sa va conturati un punct de vedere personal, bazat pe logica proprie si pe argumentele in care credeti cu adevarat. Este esential sa va construiti propria viziune. Dupa aceea puteti sa o  modelati in functie de celelalte influente, dar trecand totul prin filtrul propriului discernamant. Acest fapt va conta decisiv in abordarea etapelor urmatoare.

Una dintre solutiile cele mai frecvent adoptate referitor la integrarea sistemelor de management al calitatii si de mediu este o varianta de integrare partiala, foarte flexibila si adaptabila unui mare numar de situatii. Conform acesteia, sistemul de management global are o coordonare unitara, la varf, din care se desprinde o structura mixta calitate - mediu bazata pe manuale separate si pe un sistem combinat de proceduri si alte documente, partial integrate.