|
|
|
In anul 1991, odata cu aparitia primelor farmacii particulare, a aparut si necesitatea distributiei produselor farmaceutice pana la locul de vanzare. In peisajul dominat de companiile de stat, apare pe piata din Romania si prima companie cu capital integral privat, FILDAS, un nume nascut din pasiunea unei profesioniste. Au fost puse bazele unei companii care va inregistra cea mai spectaculoasa rata de crestere de pe piata romaneasca - de la o cifra de afaceri de 1,5 milioane de dolari in 1992, la peste 125 milioane de dolari in 2005. Compania, devine in 1993 - Fildas Trading. Cresterea cifrei de afaceri, extinderea fantastica atinsa intr-un timp scurt, recunoasterea obtinuta din partea competitorilor si a celor mai importanti furnizori din domeniu, au fost rezultatul unui efort colectiv urias, al dinamismului, energiei, si dedicatiei insuflate echipei sale chiar de fondatoare.
Misiunea Fildas este de a promova Sanatatea in Romania prin contributia permanenta la imbunatatirea sistemului de sanatate, prin calitatea superioara a serviciilor oferite, prin inovatie si diferentiere.
Viziunea: sa devina o marca si cel mai important partener pe piata distributiei de produse farmaceutice, parafarmaceutice si cosmetice. Prin competenta si profesionalismul serviciilor oferite Fildas isi doreste sa devina lider.
Furnizori
Abbott Laboratories
Actavis
Alcon Pharmaceuticals
Aliud Pharma
Altana Pharma
Antibiotice iasi
Arena Group
Astellas Pharma
Aventis Pasteur
AWD Pharma
Beaufour Ipsen
Beres
Berlin Chemie Menarini
Biofarm
Boehringer Ingelheim
Boiron
Bristol Myers Squibb
Catalysis
Dar al Dawa
Ecoaliment
Egis Pharmaceuticals
Eipico
Eli Lilly
Europharm Holding
Fairness
ICN Hungary Ltd
Galenika
ICN Galenika
Gerolymatos
Glaxo Smithkline
Prisum-Hymalaya
Hasko Lek
Hoffman La Roche
KRKA
Kurtsan
Laboratoires Fournier
Laropharm
Magistra
Medochemie
Merck Sharp &Dohme
Mundipharma Medical
Naturprodukt Zdrovit
Nycomed
Novartis Consumer Health
Novartis Enterprises
Pfizer HCP
Pharco
Pharma Nord
Pliva Hrvatska
Purity
Ranbaxy
3 Chenes
Reddy Pharmaceutical
Remedica
Richter Gedeon
S&D Chemicals
Sandoz S.R.L.
Sankyo Pharma
Sanofi Aventis
Schering AG
Schering Plough
Sintofarm
Laboratories Servier
SIFI
Slavia
Solvay Pharmaceuticals
Stada
Temmler Pharma
Terapia
Vifor International
Worwag Pharma
Walmark
Wyeth Whitehall
Zentiva
3Chenes
UPSA Laboratories
RECEPTIA PRODUSELOR
1 SCOP
Prezenta procedura are ca scop descrierea activitatii de receptie a marfii in depozit, in vederea controlului marfurilor si documentelor insotitoare.
2 DOMENIU
Prezenta procedura este aplicabila activitatilor de receptionare a marfii in depozitele S.C. FILDAS TRADING S.R.L.
3 DEFINITII SI ABREVIERI
3.1 Definitiile termenilor utilizati in prezenta procedura se regasesc in standardul ISO 9001 : 2001, Sisteme de management al calitatii. Principii fundamentale vocabular, precum si in Ghidul privind buna practica de distributie angro a medicamentelor.
3.3 Abrevieri le utilizate in prezenta procedura sunt:
DG - Director General
FC - Farmacist Calitate
SD - Set' Depozit
CR - Cornisie de receptie
NIR - nota intrare receptie
NCD - nota de constatare diferente NR - nota de retur
MSF - Ministerul Sanatatii Familiei
4 RESPONSABILITAȚI
4.1. Farmacist calitate
4.1.1. Coordoneaza activitatea de recepție cantitativa și calitativa a produselor farmaceutice și parafarmaceutice;
4.1.2. participa la solutionarea neconformitatilor legate de receptia produselor farmaceutice si parafarmaceutice, informand in prealabil farmacistul sef de depozit;
4.1.3. Aproba locatia produselor receptionate conform specificatiilor de depozitare a fiecarui produs in parte;
4.1.4. Pastreaza o copie a proceselor verbale de constatare a neconformitatilor in scopul de a initia actiuni corective;
4.1.5. Prezinta SD situatia intrarilor de produse in depozit.
4.2. Comisia de receptie
Este numita prin decizie interna de catre SD si aprobata de catre DG.
4.2.1. Receptioneaza produsele din punct de vedere cantitativ si calitativ si intocmeste NIR;
4.2.2. Izoleaza produsele neconforme descoperite la receptie, intocmind in prealabi NCD si anunta imediat factorii de decizie pentru solutionarea acestora;
4.2.3. In cazul receptionarii produselor stupefiante farmacistul responsabil cu evidenta acestora coordoneaza intregul proces de receptie si de depozitare in camerele special amenajate.
5.3 SD
5.3.1 Analizeaza situatia creata in urma receptionarii produselor neconforme cantitativ si / sau calitativ si dispune modalitati de rezolvare a acestora.
5.4 Manipulanti / primitori-distribuitori
5.4.1 Descarca produsele sosite si le transporta in spatiul de receptie;
5.4.2 Asista la operatia de receptie pentru eventualele manipulari de produse;
5.4.3 Transporta produsele receptionate in spatiile de depozitare indicate de responsabilul de receptie si /sau seful de tura.
5.5 Departamentul Logistics Stocuri
5.5.1 Opereaza in baza de date a organizatiei intrarile de produse pe baza documentelor sosite odata cu produsele sau pe baza NIR-ului intocmit la receptie
6 PROCEDURA
6.1 Spatiul de receptie
Conform normelor de distributie si buna practica farmaceutica, receptia produselor in depozit se realizeaza intr-un spatiu separat de cel de depozitare sau de expeditie, in scopul de a evita generarea unor confuzii referitoare la intrarile si iesirile de produse in si din depozit.
6.2 Documente necesare in procesul de receptie
6.2.1 Produse provenite de la furnizori externi prin import direct Fildas:
Factura externa - obligatoriu
Declaratia vamala de import - obligatoriu
Certificat de analiza - obligatoriu
6.2.2. Produse de import si indigene provenite de la furnizori interni:
Factura fiscala de la furnizori;
Buletine de analiza si certificate de calitate
Aviz de insotire a marfii
6.2.3 Retur de marfa- de la clienti:
Nota de retur
6.2.4 Transfer de marfa intre depozitele Fildas
Aviz de insotire a marfii
Formular de receptie tiparit din BC
Borderou centralizator
6.3 Operatia de receptie
6.3.1 Generalitati privind verificarea cantitativa si calitativa a produselor
Dupa ce au fost descarcate, pe baza documentelor de transport pe care le prezinta delegatul sau soferul care a realizat expeditia, produsele sunt transportate imediat in sala de receptie, unde sunt sortate aranjate pe masa de receptie / sau pe paleti, tinandu-se seama de:
denumirea produsului;
forma farmaceutica;
concentratia;
numarul lotului/seriei;
data expirarii.
Pentru urmarea operatiei de receptie, produsele se aseaza cu etichetele la vedere. Manipularea se face cu grija pentru a preveni deteriorarea acestora.
CR verifica daca exista toate documentele care ar trebui sa insoteasca marfa (packing list, factura externalinterna, aviz de insotire a marfii / aviz de transfer marfa, note de retur, buletine de analiza conform legislatiei in vigoare).
CR inregistreaza documentele fiscale care au insotit marfa in registrul de intrari marfa (nr.document, nume furnizor, data intrarii).
Documentele necesare operatiei de receptie a marfii trebuie sa cuprinda:
a. descrierea produsului: denumirea produsului, concentratia forma farmaceutica, serii, loturi de fabricatie producatorul, data expirarii;
b. cantitatea unitatea de masura.;
c. furnizorul;
Receptia cantitativa se efectueaza in baza documentelor care insotesc marfa, dupa prealabila ordonare a produselor, prin numarare.
Receptia calitativa se efectueaza in baza documentelor ce insotesc marfa, verificandu-se starea produselor (vizual) conformitatea ambalajului (integritatea acestuia, prospectele produselor farmaceutice parafarmaceutice), termenul de expirare.
PREGATIREA SI AMBALAREA COMENZII
1 SCOP
Prezenta procedure are ca stop stabilirea unui mod controlat de pregatire ambalare a comenzii in vederea efectuarii expeditiei, respectand normele de bung practice de distributie farmaceutica.
5 RESPONSABILITATI
5.1 Farmacist calitate
5.1.1 Supravegheaza corectitudinea ambalarii produselor ce urmeaza a fi expediate clientilor. 5.2 Farmacisti / Asistenti farmacie / Primitori-distribuitori
5.2.1 Colecteaza/verifica si ambaleaza comenzile, respectand principiul FEFO si regulile de organizare a depozitdrii produselor farmaceutice $1 parafarmaceutice;
5.3 Responsabilul cu expeditia produselor (seful de tura)
5.3.1 Prioriteaza comenzile editate la imprimanta si le repartizeaza colectorilor.
5.3.2 Verifica ambalarea produselor si
confrunta etichetele aplicate pe colete cu documentele de insotire
pentru a se asigura de corectitudinea acestora inainte de a fi incarcate in
mijloacele de transport;
5.3.3 inregistreaza documentele si coletele expediate in Borderou inregistrare colete documente
insotitoare;
5.3.4 Colaboreaza cu departamentele Facturare Avizare in vederea optimizarii timpului de expeditie. 5.4 Farmacistii responsabili cu evidenta produselor stupefiante
5.4.1 Colecteaza si ambaleaza conform legislatiei in vigoare, produsele stupefiante;
5.4.2 Inregistreaza intrarile si iesirile din spatiile speciale de depozitare in cazul produselor stupefiante, in registrele de evidenta specifice pentru aceste tipuri de produse.
5.5 Departamentul Vanzari (Serviciul Facturare)
5.5.1 Preia comenzile de la client, le opereaza in baza de date si emite facturi catre client, apoi trimite 2 exemplare ale facturii in Depozit.
6 PROCEDURA
6.1 Pregatirea comenzii
Ordinul de colectare marfa se tipareste automat, la imprimantele instalate in zona de expeditie/depozit. Ordinul de colectare marfa constituie singurul document pe baza caruia se colecteaza verifica si ambaleaza marfa pentru livrare.
Ordinele de colectare sunt preluate de seful de tura care le grupeaza pe principalale locatii de depozitare (import, romanesti, homeopate, cosmetice, toxice si stupefiante) si le inmaneaza colectorilor in ordinea prioritatilor de expediere determinate de : data/ora emiterii, tip client, data de livrare/ora de livrare, mesaje transmise de operatorii telefonici care preiau comenzile.
Un ordin de colectare marfa tontine urmatoarele informatii:
Nume client/punct de lucru
Adresa de livrare si ruta(zona) de livrare
Data de livrare
Celula
Descrierea produsului care include:
o denumire produs;
o forma de prezentare;
o forma farmaceutica;
o concentratia;
o producatorul
o unitate de masura
o data expirarii BBD;
o numar lot;
o cantitatea.
Colectarea produselor de pe raft se face in ordinea afipta pe ordinul de iesire marfa, ordine care indica traseul de parcurs in depozit celula unde este depozitat produsul.
In procesul de colectare a comenzilor este obligatoriu respectarea descrierii produselor asa cum sunt ele specificate in ordinul de iesire marfa, deci implicit a principiului FEFO (primul care expira, primul iesit), pentru a preveni mentinerea in D a produselor neconforme, cu termen de expirare depasit.
Produsele cu regim special de depozitare (stupefiante) sunt colectate numai de catre farmacistii responsabili cu evidenta lor.
In ceea ce priveste produsele ce necesita conditii de depozitare si transport la o temperatura de 2 - 8 °C, acestea vor fi colectate ambalate ultimele. In cazul acestora se va mentiona pe facture / sau aviz de expeditie momentul in care aceste produse au fost scoase din camerele frigorifice.
6.2 Ambalarea comenzii
Ambalarea comenzilor pentru expeditie se realizeaza conform normelor de buns practice farmaceutica, in functie de forma de prezentare a acestora si de regimul la care, datorita specificatiilor tehnice, sunt supuse. Astfel:
')> produsele cu regim normal de depozitare - sunt ambalate in pungi de plastic sau cutii de carton carora li se vor atria etichete ce trebuie se contina urmatoarele date: denumirea beneficiarului, numarul si data facturii/avizului, numar colet/numarul total de colete din care se compune comanda;
Dupa ce coletele au fost ambalate acestea sunt asezate, impreund cu ordinul de colectare, pe rafturile mobile corespunzatoare fiecarei zone de livrare.
EXPEDITIA PRODUSELOR
1. SCOP
Prezenta procedure are ca scop stabilirea unui mod controlat de efectuare a activitatii de expeditie la clienti/filiale a produselor, acestea fiind deja pregatite (ambalate) pentru livrare.
5. RESPONSABILITATI
5.1 Seful de tura/Responsabilul cu expeditia
5.1.1 Verifica numele clientului/filialei si nr.factura/aviz inscrise pe
ambalajele comenzilor cu documentele de transport pentru a se asigura de corectitudinea acestora Inainte de a fi incarcate in mijloacele de transport;
5.1.2 Inregistreaza documentele insotitoare
si numarul de colete/pungi in
Borderou Inregistrare colete Si documente insotitoare;
5.1.3 Inmaneaza soferului, sub semnatura, coletele si documentele
insotitoare ce urmeaza a fi livrate clientului/filialei;
5.1.4 Sigileaza masina care transporta marfa la alte filiale;
5.1.5 Gestioneaza cazurile de urgenta.
5.2 Soferul distribuitor
5.2.1 Primeste de la seful de tura sau de la responsabilul cu expeditia din depozit, produsele numai in colete/pungi sigilate si documentele insotitoare ale acestora.
Verifica numerele documentelor si numarul de colete/client primite, cu inregistrarile acestora in "Borderou Inregistrare colete documente insotitoare'.
Semneaza de primire BICDI si preia un exemplar din acesta.
5.2.3 Inscrie pe factura /aviz (aplica stampila personala) datele privind expeditia
5.2.4 A§eaza coletele in mijlocul de transport in asa fel incat in timpul
transportului sá nu se deterioreze, iar livrarea acestora la client/filiala sä se faca in mod operational §i rapid;
6.2 Documentele insotitoare la expeditia produselor medicamentoase cosmetice sunt:
factura fiscala (exemplar 1 si 2, albastru si rosu) ;
certificate de calitate (copie) / buletine de analiza (copie) emise de laboratoarele acreditate;
aviz de insotire a marfii;
borderou inregistrare colete si documente insotitoare iesite din depozit catre clienti/filiale;
6.3 Asezarea produselor gata ambalate in spatiul de expeditie
Produsele pregatite pentru livrare se aseaza in spatiul de expeditie pe rafturi speciale sau pe paleti in functie de:
o zonele de destinatie (rutele de livrare),
o importanta timpului de livrare ( in regim de urgenta )
o conditiile speciale de depozitare (produsele cu regim special de temperature);
Produse toxice si stupefiante, de care farmacistul responsabil cu evidenta acestora se va ocupa pe intreg fluxul de expeditie conform legilor in vigoare .
6.4 Incarcarea produselor in mijloacele de transport pentru expeditie
Responsabilul cu expeditia produselor sau seful de tura va completa pentru fiecare zona de livrare la care trebuie expediata marfa, Borderoul Inregistrare colete Si documente insotitoare, in doua exemplare astfel::
data si ora plecarii masinii
denumirea client/filiala
tip,numar,data documentului
numarul de colete/pungi (C=colet, P=punga)
prioritatea de livrare (U=urgent,N=normal)
Soferul are obligatia de a scrie pe factura/aviz sau de a aplica stampila proprie in rubrica date privind expeditia: numele,CNP, serie si numar BI/CI, numarul
data si ora la care a preluat marfa de la depozit, semnatura.
Soferul va numara coletele/pungile sigilate primite, si va verifica inregistrarile acestora in "Borderou Mregistrare colete Si documente insotitoare'.
Daca nu sunt diferente semneaza de primire BICDI si preia un exemplar din acesta. In cazul observarii de diferente instiinteaza seful de tura pentru corectarea BICDI sau remedierea situatiei.
