Lansarea proiectului - managementul proiectului

Lansarea proiectului - managementul proiectului

Lansarea proiectului are loc dupa semnarea acordului de finantare cu institutia care va asigura bugetul de realizare al proiectului.

In situatia in care firma beneficiara va desemna un contractant care sa realizeze proiectul, lansarea proiectului reprezinta un proces complex de organizare a unei licitatii publice care cuprinde urmatoarele actiuni:

• elaborarea termenilor de referinta ai proiectului;
• intocmirea caietului de sarcini;
• lansarea licitatiei prin publicarea anuntului de invitatie la oferta;
• precalificarea firmelor ofertante;
• trimiterea ofertelor;
• evaluarea ofertelor functie de criterii specifice;
• negocieri intre institutia beneficiara  si firma care a castigat licitatia;
• elaborarea si perfectarea contractului.

1 Termenii de referinta

Termenii de referinta reprezinta o specificatie tehnica, un document emis de institutia beneficiara, prin care aceasta defineste obiectivele proiectului, precum si metodele/mijloacele care trebuie folosite pentru realizarea acestor obiective.

De cele mai multe ori acest document este structurat functie de standardele si procedurile organizatiei finantatoare. La modul cel mai general, un astfel de document trebuie sa contina urmatoarele capitole:

1)Nota introductiva care cuprinde:

prezentarea si evolutia sectorului de activitate in care va fi implementat proiectul;

identificarea unor probleme cheie ale proiectului;

identificarea unor proiecte anterioare sau paralele care pot influenta proiectul care se lanseaza.

2) Obiectivele proiectului - capitol care cuprinde exprimarea clara a obiectivelor proiectului prin defalcarea obiectivului general in obiective concrete, masurabile, realizabile si realiste.

3)Amploarea lucrarilor - capitol din document care trebuie sa detalieze sarcinile de realizat pentru succesul proiectului (volum de lucrari, etape de realizat, cantitati de materiale si utilaje).

4)Programare si raportare - capitol care cuprinde programarea in timp a etapelor de realizare ale proiectului (graficul activitatilor), durata de finalizare a acestuia si modalitatea in care firma contractanta va raporta institutiei beneficiare realizarea acestor etape. (o etapa a proiectului cuprinde o activitate/sarcina de realizat sau un ansamblu de activitati/ sarcini corelate).

5)Dotarea cu personal si organizarea cuprinde toate conditiile pe care trebuie sa le indeplineasca firma ofertanta din punct de vedere al calificarii fortei de munca care va fi implicata in realizarea proiectului, modul de organizare a proiectului.

6)Resursele pe care le ofera beneficiarul - capitol care prevede clar obligatiile beneficiarului legate de asigurarea unor resurse materiale, eventual sprijin administrativ.

7)Proceduri manageriale - include metodele si tehnicile specifice de management prin care se va asigura monitorizarea si controlul realizarii proiectului.

Termenii de referinta trebuie sa ofere o idee clara despre resursele umane si materiale, calificarea necesara realizarii efective a proiectului, pe baza acestor informatii firmele ofertante sa poata da un raspuns eficient si competitiv, prin care sa sprijine astfel si procesul de evaluare a ofertelor.

Pe baza termenilor de referinta, ofertantii pot stabili cu exactitate care sunt asteptarile beneficiarului, pentru a raspunde acestor asteptari si a realiza un proiect de calitate. Practic, intre beneficiarul proiectului si furnizor (firma ofertanta) are loc o tranzactie a calitatii exprimata prin pret (incadrare in bugetul de cheltuieli al proiectului), termene de finalizare si performante tehnice. Calitate proiectului va depinde de calitatea fluxului informational stabilit intre beneficiar si furnizor.

Termenii de referinta elaborati initial in vederea licitatiei pot fi modificati ca urmare a negocierilor cu firma contractanta (ofertantul care a castigat licitatia).

2. Intocmirea caietului de sarcini

Caietul de sarcini reprezinta documentul specific pentru licitati care cuprinde:

Termenii de referinta ai proiectului;

Instructiuni pentru ofertanti;

Modelul de contract care sa va stabili cu firma care va castiga licitatia

Informatii suplimentare privind conditiile de plata sau modul de facturare pentru realizarea proiectului

Un capitol important al caietului de sarcini il constituie instructiunile pentru ofertanti care includ:

• Criterii si proceduri de selectie pentru evaluarea ofertelor
• Informatii vitale referitoare la timp

Termenul limita pentru pregatirea si trimiterea ofertelor;

Durata prevazuta pentru negocierea contractelor;

Data prevazuta pentru inceperea proiectului;

Data prevazuta pentru finalizarea proiectului;

• Notificarea legislatiei aplicabile.

3. Precalificarea

Precalificarea presupune o preselectie sau preevaluare a firmelor care vor participa la licitatie, pe baza analizei expresiilor de interes pe care acestea le-au transmis ca raspuns la invitatia la oferta. Aceste expresii de interes reprezinta fluxul informational de la furnizor la beneficiar, prin care firmele ofertante raspund privind posibilitatile de realizare a cerintelor impuse proiectului.

Informatiile utilizate in analizele de precalificare sunt:

Date privind experienta firmei in realizarea de proiecte similare cu cel lansat pe piata;

Date privind resursele si facilitatile disponibile in perioada aferenta realizarii proiectului (laboratoare, tehnologie informatica specifica);

Modul de realizare a contractelor anterioare si eventualele reclamatii din partea beneficiarilor

Date financiare privind venitul si profitabilitatea anuala a firmei .

Precalificarea reprezinta un proces decizional multicriterial. Preselectia firmelor ofertante se realizeaza prin metoda utilitatii sau metoda punctajelor, luand in considerare o serie de criterii de decizie cum ar fi:

• Experienta generala si similara in realizarea de proiecte;
• Disponibilitatea resurselor in perioada aferenta realizarii proiectului;
• Performantele anterioare privind contractele cu clientii;
• Capacitatea de a finaliza proiectul;
• Bonitate financiara.  

Bonitatea financiara se stabileste in functie de valorile unor indicatori financiari:

1.Lichiditate patrimoniala- capacitatea de a transforma activele circulante in lichiditati intr-un termen cat mai scurt pentru a face fata datoriilor curente (2.1).

L_p = > 100%                          2.1

Unde: L_p reprezinta lichiditatea patrimoniala;

A_c - Active circulante;

D_c - Datorii curente

2.Solvabilitatea patrimoniala - defineste masura in care firma fata obligatiilor de plata. (2.2)

>30%                          2.2.

unde: S_p reprezinta solvabilitatea patrimoniala;

C_p - capital propriu;

PT - pasiv total.

3.Rata profitului brut - reprezinta ponderea profitului in total cifra de afaceri (2.3).

>30%                          

unde: R_p reprezinta rata profitului brut;

P_b - profitul brut;

CA - cifra de afaceri

4. Oferta

Oferta reprezinta angajamentul ferm al firmelor ofertante de a realiza proiectul in conformitate cu cerintele caietului de sarcini.

Oferta include: valoarea ofertei, garantia pentru oferta depusa, graficul fizic si valoric de realizare a etapelor proiectului.

Valoarea ofertei reprezinta costul de realizare al proiectului (pretul cerut de firma ofertanta). Acesta se stabileste in functie de tipul proiectului, prin ponderarea cantitatilor de lucrari, utilaje si echipamente cu preturile proprii ale firmei ofertante.

Costul proiectului este stabilit de firma ofertanta pe baza unor norme de consumuri (norme de deviz) prin care se stabilesc consumul unitar de materiale, forta de munca si utilaje pentru activitati specifice ale proiectului. Pe baza acestora se intocmeste un deviz de cheltuieli care cuprinde cheltuielile directe.

Cheltuielile totale de realizare ale proiectului includ cheltuielile directe la care se adauga un anumit procent reprezentand cheltuielile indirecte si profitul.

5. Evaluarea ofertelor

Evaluarea ofertelor se face de catre o comisie, pe baza informatiilor cuprinse in formularul de oferta trimis de firmele care au capacitatea si sunt interesate in realizarea proiectului.

Din punct de vedere managerial, evaluarea ofertelor reprezinta un proces decizional multicriterial cu decident de grup, proces avand urmatorul algoritm:

1. Identificarea firmelor ofertante (eventual precalificate);
2. Identificarea criteriilor de selectie;
3. Ponderarea criteriilor in functie de importanta fiecarui criteriu in evaluarea globala;
4. Acordarea de punctaje pe o scala aleasa arbitrar intre 0 si 10 sau intre 0 si 100, in functie de gradul indeplinirii criteriilor de selectie;
5. Calculul unui punctaj global pentru fiecare firma ofertanta;
6. Ordonarea firmelor in functie de punctajul global obtinut.

Principalele criterii de selectie utilizate in evaluarea ofertelor sunt:

Valoarea ofertei ;

Durata de executie;

Facilitati financiare acordate de ofertant;

Performante tehnice si bonitatea ofertantului;

Experienta firmei in proiecte similare;

Disponibilitatea resurselor;

Competenta tehnica si capacitatea manageriala a firmei ofertante.

Competenta tehnica se reflecta in metodologia si modul de abordare tehnica a proiectului, competentele profesionale ale membrilor echipei de proiect.

Capacitatea manageriala se reflecta in capacitatea de a planifica si controla proiectul,capacitatea de a lua decizii si capacitatea de a colabora cu toti factorii din mediul extern al proiectului.

In general, evaluarea ofertelor cuprinde doua etape:

1. Evaluarea capacitatii profesionale a firmei ofertante;
2. Evaluarea pretului de cost al ofertei si a duratei de realizare a proiectului.

Capacitatea profesionala include: competenta tehnica, capacitatea manageriala, disponibilitatea resurselor; integritatea profesionala, performante de calitate.

Evaluarea ofertelor prezinta o serie de particularitati in functie de tipul proiectului. Astfel, pentru proiectele industriale si de constructii se iau in considerare si ale criterii de selectie cum ar fi: asigurarea utilajelor, eficienta tehnologiilor utilizate, performantele tehnice, calificarea personalului de executie.

CONCLUZII

Proiectele identificate trebuie sa indeplineasca o serie de conditii cum ar fi: sa apartina unei strategii coerente formulata pe termen lung; sa fie rentabile din punct de vedere economic; sa indeplineasca obiective specifice.

Formularea proiectului reprezinta rezultatul unui proces decizional de selectie a variantei optime de proiect dintr-o multime de alternative posibile. Alegerea proiectului optim se face pe baza analizei si evaluarii mai multor variante de proiect in raport cu o serie de criterii. Pentru fundamentarea deciziei se pot utiliza metodele cunoscute: teoria probabilitatii, teoria jocurilor, teoria utilitatii.

Evaluarea economica se face prin studiul de prefezabilitate si studiul de fezabilitate al proiectului.

Studiul de fezabilitate se bazeaza pe evaluari previzionale ale veniturilor si cheltuielilor pe durata economica de functionare proiectului. Evaluarea fezabilitatii unui proiect se face pe baza a trei indicatori: valoare neta actualizata, rata interna de rentabilitate economica, timpul de recuperare a investitiei.

Lansarea proiectului reprezinta procesul de organizare a unei licitatii publice, care consta din urmatoarele etape: elaborarea termenilor de referinta ai proiectului; elaborarea caietului de sarcini; invitatie la oferta; precalificarea; trimiterea ofertelor; evaluarea ofertelor; negocieri si perfectarea contractului cu firma care a castigat licitatia.