Situatiile financiare anuale si registrele societatii

SITUATIILE FINANCIARE ANUALE SI REGISTRELE SOCIETATII

1. Registrele societatii

Art. 177 din legea nr. 31/1990 prevede ca, in afara de evidentele prevazute de lege, societatea pe actiuni trebuie sa tina, prin grija consiliului de administratie, a comitetului de directie sau a cenzorilor, dupa caz, registrele si situatiile financiare.

Potrivit dispozitiilor legale, societatea trebuie sa tina urmatoarele registre:

1. Registrul actionarilor societatii care arata, dupa caz, numele, prenumele, codul numeric personal, denumirea, domiciliul sau sediul actionarilor cu actiuni nominative si versamintele facute in contul actiunilor, evidenta valorilor mobiliare emise de o societate detinuta public, tranzactionate pe o piata reglementata, va fi tinuta de o societate de registru autorizata de Comisia Nationala a Valorilor mobiliare, conform OUG nr. 28/2002, aprobata si modificata prin Legea 525/2002 cu modificarile si completarile ulterioare;

2. Registrul sedintelor si deliberarilor adunarii generale care cuprinde procesele verbale incheiate de catre secretarii desemnati in adunarea generala si care constata indeplinirea formalitatilor de convocare, data si locul adunarii, prezenta actionarilor, numarul actiunilor, dezbaterile in rezumat, hotararile luate, iar, la cererea actionarilor, deliberarile facute de ei in sedinta;

3. Registrul sedintelor si deliberarilor consiliului de administratie;

4. Registrul deliberarilor si constatarilor facute de cenzori in exercitarea mandatului;

5. Registrul obligatiunilor, care va arata totalitarea obligatiunilor emise si a celor nominative.

Conform art. 178 din Legea 31/1990, administratorii sau, dupa caz, societatile de registru independente sunt obligate sa puna la dispozitia actionarilor si a oricaror persoane interesate registrele actionarilor si sa elibereze la cerere, pe cheltuiala acestora copii. De asemenea, sunt obligate sa puna la dispozitia actionarilor si a detinatorilor de obligatiuni registrul sedintelor si deliberarilor adunarii generale si registrul obligatiunilor.

Registrul actionarilor si registrul obligatiunilor pot fi tinute nu numai manual, ci si in sistem computerizat. Din art. 23 al Legii contabilitatii rezulta ca si celelalte registre obligatorii pot fi tinute in forma computerizata, cu conditia de a asigura respectarea normelor contabile, stocarea, pastrarea sub forma suportilor tehnici si controlul datelor inregistrate in contabilitate.[1]

2. Organizarea contabilitatii societatii comerciale

Contabilitatea societatii comerciale este organizata si condusa in conformitate cu dispozitiile legii nr. 82/1991, legea contabilitatii.[2]

Raspunderea pentru organizarea si tinerea contabilitatii revine persoanei care are obligatia gestionarii patrimoniului, si anume, administratorilor.

Principalele registre ce se folosesc in contabilitate sunt:

1.Registrul jurnal este registrul in care se inscriu zilnic operatiunile comerciale, tot ce primeste si plateste societatea sub orice titlu;

2. Registrul inventar cuprinde inventariile efectuare in cazurile si la termenele prevazute de lege;

3. Registrul cartea mare este registrul de fonduri personificate, cu contabilitatea in partida dubla, inregistrarile facandu-se sistematic.[3]

Registrul jurnal este potrivit art. 114 din Regulamentul de aplicare a Legii contabilitatii, un document contabil obligatoriu in care se inregistreaza prin articole contabile, in mod cronologic, operatiunile patrimoniale, prin respectarea succesiunii documentelor dupa data de intocmire sau de intrare a acestora in unitate.

Registrul inventar (art. 115 din Regulament) este un document contabil obligatoriu, in care se inregistreaza toate elementele patrimoniale de activ si pasiv, grupate in functie de natura lor, conform posturilor din bilantul contabil, inventariate potrivit normelor legale.

Registrul "cartea mare" (art. 116 din Regulament) este un document contabil obligatoriu in care se inscriu lunar, direct sau prin regrupare de conturi corespondente, inregistrarile efectuate in registrul jurnal, stabilindu-se situatia fiecarui cont, respectiv soldul initial, rulajele debitoare, rulajele creditoare si soldurile finale.

Aceste registre sunt, in principiu obligatorii. Registrele contabile trebuie sa fie tinute in mod regulat, in asa fel incat ele sa poata permite in orice moment identificarea si controlul operatiunilor comerciale efectuate.

Administratorii au obligatia ca, cel putin cu o luna anterior datei stabilite pentru desfasurarea adunarii generale, sa prezinte cenzorilor sau auditorilor financiari, situatia financiara anuala pentru exercitiul financiar precedent, impreuna cu raportul lor si documentele justificative.

Administratorii trebuie sa prezinte cenzorilor, cu cel putin o luna inainte de ziua stabilita pentru sedinta adunarii generale, bilantul exercitiul financiar precedent, cu contul de profit si pierderi, insotit de raportul lor si de documentele justificative.

Bilantul este situatia patrimoniala a unui comerciant la un moment dat, asa cum rezulta din compararea activului si pasivului infatisat prin soldurile totalitatii conturilor.

Cenzorii sunt obligati sa verifice daca bilantul si contul de profit si pierderi sunt legal intocmite si in corcondanta cu registrele, daca acestea din urma sunt regulat tinute si daca evaluarea patrimoniului s-a facut conform regulilor stabilite pentru intocmirea bilantului contabil.

Dupa aprobarea bilantului de adunarea generala ordinara a actionarilor, o copie a acestuia, impreuna cu contul de profit si pierderi, cu raportul administratorilor si cenzorilor si procesul verbal al adunarii generale, vor fi depuse, de administratori in termen de 15 zile, la administratia financiara.