Achizitiile publice - Procesul de achizitie publica, Stabilirea valorii estimate a achizitiilor publice, Proceduri de atribuire

Achizitiile publice

Achizitiile publice fac parte din activitatea desfasurata de o institutie publica. Deoarece activitatea unei institutii publice presupune un consum de materiale, servicii, procurare de mijloace fixe etc, se face apel la diferiti furnizori sau prestatori. Cum institutiile publice gestioneaza banul public, statul a instituit o serie de reguli privind achizitia publica. Partea legislativa referitoare la achizitiile publice face referire la[1] stabilirea principiilor, cadrului general si a procedurilor pentru atribuirea contractului de achizitie publica, precum si a cailor de atac al actului sau deciziei autoritatii contractante care aplica una dintre procedurile de atribuire a contractului de achizitie publica.

Elementele componente ale sistemului achizitiilor publice sunt:

I) autoritatea de reglementare autoritatea de reglementare este reprezentata de Autoritatea Nationala pentru Reglementarea si Monitorizarea Achizitiilor Publice (ANRMAP);

II) autoritatile contractante:

oricare organism al statului - autoritate publica sau institutie publica - care actioneaza la nivel central ori la nivel regional sau local;

oricare organism de drept public, altul decat cele de mai sus, cu personalitate juridica, care a fost infiintat pentru a satisface nevoi de interes general fara caracter comercial sau industrial si care se afla cel putin in una dintre urmatoarele situatii: este finantat, in majoritate, de catre o alta autoritate contractanta; se afla in subordinea sau este supus controlului unei autoritati contractante; in componenta consiliului de administratie/organului de conducere sau de supervizare mai mult de jumatate din numarul membrilor acestuia sunt numiti de catre o autoritate contractanta.

oricare intreprindere publica ce desfasoara una sau mai multe activitati relevante, atunci cand aceasta atribuie contracte de achizitie publica sau incheie acorduri-cadru destinate efectuarii respectivelor activitati;

oricare subiect de drept, altul decat cele de mai sus, care desfasoara una sau mai multe activitati relevante in baza unui drept special sau exclusiv, acordat de o autoritate competenta, atunci cand acesta atribuie contracte de achizitie publica sau incheie acorduri-cadru destinate efectuarii respectivelor activitati

III) operatorii economici: orice furnizor, prestator sau executant (persoana fizica sau juridica) care ofera in mod licit pe piata produse, servicii si/sau executa lucrari

IV) supraveghetorii sistemului: ANRMAP, Consiliul National de Solutionare a Contestatiilor, Ministerul Economiei si Finantelor, Curtea de Conturi.

1 Principiile achizitiilor publice

Principiile achizitiilor publice sunt:

I) principiul nediscriminarii: asigurarea conditiilor de manifestare a concurentei reale pentru ca orice operator economic, indiferent de nationalitate

II) tratament egal: stabilirea si aplicarea, oricand pe parcursul procedurii de atribuire, de reguli, cerinte, criterii identice pentru toti operatorii economici, astfel incat acestia sa beneficieze de sanse egale de a deveni contractanti;

III) recunoasterea reciproca: acceptarea produselor, serviciilor, lucrarilor oferite in mod licit pe piata Uniunii Europene; acceptarea diplomelor, certificatelor, a altor documente, emise de autoritatile competente din alte state, acceptarea specificatiilor tehnice, echivalente cu cele solicitate la nivel national.

IV) transparenta: aducerea la cunostinta publicului a tuturor informatiilor referitoare la aplicarea procedurii de atribuire;

V) proportionalitatea: asigurarea corelatiei intre necesitatile autoritatii contractante, obiectul contractului de achizitie publica, cerintele solicitate a fi indeplinite;

VI) eficienta utilizarii fondurilor publice: aplicarea procedurilor de atribuire competitionale si utilizarea de criterii care sa reflecte avantajele de natura economica ale ofertelor in vederea obtinerii raportului optim intre calitate si pret;

VII) asumarea raspunderii: determinarea clara a sarcinilor si responsabilitatilor persoanelor implicate in procesul de achizitie publica.

2 Procesul de achizitie publica

Sintetizat, procesul de achititie publica este format din urmatoarele etape:

I) Intocmirea programului anual al achizitiilor publice: identificarea necesitatilor, estimarea valorii achizitiilor publice, ierarhizarea, alegerea procedurii, identificarea fondurilor, elaorarea calendarului de achizitii etc.

II) Elaborarea documentatiei de atribuire: stabilirea specificatiilor tehnice, stabilirea clauuzelor contractuale, stabilirea cerinselor minime de calificare la proedura de achizitie, stabilirea criteriului de atribuire, defiitivarea documentatiei de atribuire etc.

III) Chemarea la competitie: publicarea anuntului de participare, punerea la dipozitie a documentatiei de atribuire, raspuns la solicitarile de clarificari etc.

IV) Derularea procedurii de atribuire: primirea candidaturilor, selectarea candidatilor, derularea rundelor de discutii (daca este cazul), primirea ofertelor, deschiderea si evaluarea ofertelor, stabilirea ofertei castigatoare etc.

V) Atribuirea contractului de achizitie publica sau incheierea acordului cadru

VI) Incheierea dosarului de achizitie publica;

VII) Derularea contractului sau acordului cadru;

VIII) Finalizarea contractului;

IX) Analiza procesului.

3 Stabilirea valorii estimate a achizitiilor publice

A. Estimarea valorii contractului de furnizare

1. In cazul in care produsele ce urmeaza a fi achizitionate necesita si operatiuni sau lucrari de instalare si punere in functiune, atunci:

Ve = Vp + Vmipf,

unde: Ve = valoarea estimata

Vp = valoarea produselor = nr. buc. x pret unitary

Vmipf = valoarea manoperii, instalarii si punerii in functiune

2. In cazul in care nu este stabilita inca modalitatea de dobandire a produselor, respectiv nu s-a facut optiunea intre cumparare, cumparare in rate, inchiriere sau leasing, cu sau fara optiune de cumparare, atunci:

Ve = Vpmax,

unde: Ve = valoarea estimata

Vpmax = valoarea celei mai scumpe modalitati de dobandire

3. In cazul in care s-a stabilit modalitatea de dobandire a produselor, respectiv prin cumparare in rate, prin inchiriere sau prin leasing, cu sau fara optiune de cumparare, atunci:

▪ daca durata contractului este stabilita si este mai mica sau egala cu 12 luni, atunci:

Ve = Vr x n

unde: Ve = valoarea estimata a contractului

Vr = valoarea ratei platibile

n = nr. de luni </= 12 luni

▪ daca durata contractului este stabilita si este mai mare de 12 luni, atunci:

Ve = (Vr x N) + Vprez,

unde: Ve = valoarea estimata

Vr = valoarea ratei platibile

N = nr. de luni > 12 luni

Vprez = valoarea reziduala estimata

▪ daca contractul se incheie pe o durata nedeterminata sau daca durata acestuia nu poate fi determinata la data estimarii, atunci:

Ve = Vr x 48 luni,

unde: Ve = valoarea estimata

Vr = valoarea ratei platibile

In cazul in care se intentioneaza atribuirea unui contract de furnizare care trebuie reinnoit intr-o perioada data, atunci:

fie Ve = ΣVpsa

unde: Ve = valoarea estimata

Vpsa = valoarea ajustata a contractelor de furnizare similare atribuite in ultimul an 

fie Ve = ΣVpsv

unde: Ve = valoarea estimata

Vpsv = valoarea contractelor de furnizare similare care urmeaza a fi atribuite in urmatoarele 12 luni, incepand din momentul primei livrari 

5. In cazul in care s-a propus sa se achizitioneze produse similare, dar defalcate pe loturi a caror cumparare se realizeaza prin atribuirea mai multor contracte de furnizare distincte, atunci:

Ve = ΣVl

unde: Ve = valoarea estimata

Vl = valoarea unui lot

B. Estimarea valorii contractului de servicii

1. In cazul in care autoritatea contractanta isi propune sa atribuie un contract de servicii pentru care nu se poate anticipa pretul total al prestatiei, dar este posibila estimarea unui tarif mediu lunar, atunci:

fie Ve = Vtm x N

unde: Ve = valoarea estimata

Vtm =  valoarea tarifului mediu lunar

N = numar de luni, daca durata contractului este stabilita si nu depaseste 48 de luni

fie Ve = Vtm x 48 luni

unde: Ve = valoarea estimata

Vtm =  valoarea tarifului mediu lunar

Daca durata contractului nu poate fi determinata sau depaseste 48 de luni

2. In cazul in care autoritatea contractanta isi propune sa atribuie un contract de servicii care trebuie reinnoit intr-o perioada data, atunci:

fie Ve = ΣVssa

unde: Ve = valoarea estimata

Vssa = suma din valoarea contractelor de servicii similare atribuite in ultimele 12 luni, ajustata

fie Ve = ΣVssv

unde: Ve = valoarea estimata

Vssa = suma din  valoarea contractelor de servicii similare atribuite in urmatoarele 12 luni

3. In cazul in care autoritatea contractanta isi propune sa achizitioneze servicii similare, dar defalcate pe loturi a caror achizitionare face obiectul unor contracte distincte de servicii, atunci:

Ve = ΣVl

unde: Ve = valoarea estimata

Vl = valoarea unui lot

In cazul in care autoritatea contractanta isi propune sa achizitioneze servicii de asigurare, atunci:

Ve = Pa x n,

unde: Ve = valoarea estimata

Pa = prima de asigurare

n = nr. de luni

5. In cazul in care autoritatea contractanta isi propune sa achizitioneze servicii bancare sau alte servicii financiare, atunci:

Ve = T + C + D + A,

unde: Ve = valoarea estimata

T = taxe

C = comisioane

D = dobanzi

A = alte remuneratii aferente

6. In cazul in care autoritatea contractanta isi propune sa achizitioneze servicii de proiectare, urbanism, inginerie si alte servicii tehnice, atunci:

Ve = O + A,

unde: Ve = valoarea estimata

O = onorarii

A = alte remuneratii aferente

C. Estimarea valorii contractului de lucrari

1. In cazul in care autoritatea contractanta isi propune sa achizitioneze lucrari pentru care urmeaza sa puna la dispozitia executantului materiale, utilaje, echipamente tehnologice sau orice alte amenajari si dotari necesare executiei lucrarilor, atunci:

Ve = Cl + ΣVf

unde: Ve = valoarea estimata

Cl = costul lucrarii

Vf = valoarea facilitatilor puse la dispozitie de catre autoritatea contractanta

2. In cazul in care obiectul contractului de lucrari il constituie executia unui ansamblu de lucrari care presupune, dupa caz, si furnizarea de echipamente, instalatii, utilaje sau alte dotari aferente, atunci:

Ve = Vee + Vei + Veu + Ved,

unde: Ve = valoarea estimata

Vee = valoarea estimata a echipamentelor

Vei = valoarea estimata a instalatiilor

Veu = valoarea estimata a utilajelor

Ved = valoarea estimata a dotarilor aferente

3. In cazul in care lucrarea permite executia pe obiecte sau loturi, pentru care autoritatea contractanta isi propune sa atribuie unuia sau mai multor executanti contracte distincte de lucrari, atunci:

Ve = ΣVl

unde: Ve = valoarea estimata

Vl = valoarea unui lot

D. Estimarea valorii in cazul organizarii unui concurs de solutii

In cazul in care concursul de solutii este organizat ca o procedura independenta, atunci:

Ve = ΣVp + Ves

unde: Ve = valoarea estimata

Vp = valoarea unui premiu

Ves = valoarea estimata a contractului de servicii care poate fi incheiat

E. Estimarea valorii in cazul incheierii unui acord-cadru:

Ve = Ve max,

unde: Ve = valoarea estimata

Ve max = valoarea maxima estimata, fara TVA, a tuturor contractelor de achizitie publica care se anticipeaza ca vor fi atribuite in baza acordului-cadru respectiv, pe intreaga sa durata

F. Estimarea valorii in cazul in care se utilizeaza un sistem de achizitie dinamic:

Ve = Ve max,

unde: Ve = valoarea estimata

Ve max = valoarea maxima estimata, fara TVA, a tuturor contractelor de achizitie publica care se anticipeaza ca vor fi atribuite prin utilizarea sistemului de achizitie dinamic respectiv, pe intreaga sa durata

Proceduri de atribuire

Licitatia deschisa - reprezinta procedura de atribuire a contractului de achizitie publica la care orice operator economic interesat are dreptul de a depune oferta.

Ea se desfasoara, de regula, intr-o singura etapa. Licitatia deschisa se initiaza prin transmiterea spre publicare a unui anunt de participare prin care se solicita operatorilor economici depunerea de oferte.

Licitatia restransa reprezinta procedura la care orice operator economic are dreptul de a-si depune candidatura, urmand ca numai candidatii selectati sa aiba dreptul de a depune oferta.

Licitatia restransa se desfasoara, de regula, in doua etape:

etapa de selectare a candidatilor;

etapa de evaluare a ofertelor depuse de candidati.

Licitatia restransa se initiaza prin transmiterea spre publicare a unui anunt de participare prin care se solicita operatorilor economici depunerea de candidature. Procedura de licitatie restransa se utilizeaza atunci cand oferta este excedentara.

Dialogul competitiv reprezinta procedura la care orice operator economic are dreptul de a-si depune candidatura si prin care autoritatea contractanta conduce un dialog cu candidatii admisi, in scopul identificarii uneia sau mai multor solutii apte sa raspunda necesitatilor sale, urmand ca, pe baza solutiei/solutiilor identificate, candidatii selectati sa elaboreze oferta finala.

Dialogul competitiv se aplica doar atunci cand sunt indeplinite cumulativ conditiile:

contractul in cauza este considerat a fi de complexitate deosebita;

aplicarea procedurii de licitatie deschisa sau restransa nu ar permite atribuirea contractului de achizitie publica in cauza.

Procedura de dialog competitiv se desfasoara in trei etape:

etapa de preselectare a candidatilor;

etapa de dialog cu candidatii admisi in urma preselectiei, pentru identificarea solutiei/solutiilor apte sa raspunda necesitatilor autoritatii contractante si in baza careia/carora candidatii vor elabora si depune oferta finala;

etapa de evaluare a ofertelor finale depuse.

Dialogul competitiv se initiaza prin transmiterea spre publicare a unui anunt de participare prin care se solicita operatorilor economici depunerea de candidaturi.

Negocierea reprezinta procedura prin care autoritatea contractanta deruleaza consultari cu candidatii selectati si negociaza clauzele contractuale, inclusiv pretul, cu unul sau mai  multi dintre acestia.

Negocierea poate fi:

negociere cu publicarea prealabila a unui anunt de participare;

negociere fara publicare prealabila a unui anunt de participare.

Negocierea cu publicarea prealabila a unui anunt de participare se desfasoara in doua etape:

etapa de selectare a candidatilor;

etapa de evaluare a ofertelor depuse de candidatii selectati.

Negocierea cu publicare se initiaza prin transmiterea spre publicare a unui anunt de participare prin care se solicita operatorilor economici depunerea de candidature.

Negocierea cu publicare se aplica atunci cand:

In urma aplicarii licitatiei deschise, licitatiei restranse sau a dialogului competitiv nu a fost depusa nicio oferta sau au fost depuse numai oferte inacceptabile ori neconforme;

In situatii exceptionale, temeinic motivate, atunci cand natura lucrarilor/produselor/serviciilor sau riscurile implicate de executarea/livrarea/prestarea acestora nu permit o estimare initiala globala a pretului viitorului contract de achizitie publica;

Atunci cand serviciile care urmeaza sa fie achizitionate, indeosebi serviciile financiare sau serviciile intelectuale, cum ar fi cele care implica proiectarea lucrarilor, sunt de asa natura incat caietul de sarcini nu poate fi elaborat cu precizia pe care o impune atribuirea unui contract de achizitie publica prin aplicarea licitatiei deschise sau licitatiei restranse;

Atunci cand lucrarile ce urmeaza a fi executate sunt necesare exclusiv in scopul cercetarii stiintifice, experimentarii sau dezvoltarii tehnologice, si numai daca acestea nu se realizeaza pentru obtinerea unui profit si nici nu urmaresc acoperirea costurilor aferente

Negociere fara publicarea prealabila a unui anunt de participare se foloseste cand:

Din motive tehnice, artistice sau pentru motive legate de protectia unor drepturi de exclusivitate, contractul de achizitie publica poate fi atribuit numai unui anumit operator economic;

Ca o masura strict necesara, atunci cand perioadele de aplicare a licitatiei deschise, a licitatiei restranse sau a negocierii cu publicarea prealabila a unui anunt de participare nu pot fi respectate din motive de extrema urgenta determinate de evenimente imprevizibile si care nu se datoreaza sub nicio forma unei actiuni sau inactiuni a autoritatii contractante;

Produsele ce urmeaza a fi livrate sunt fabricate exclusiv in scopul cercetarii stiintifice, experimentarii, studiilor sau dezvoltarii tehnologice, si numai daca acestea nu se realizeaza pentru obtinerea unui profit si nici nu urmaresc acoperirea costurilor aferente.;

Este necesara achizitionarea de la furnizorul initial a unor cantitati suplimentare de produse destinate inlocuirii partiale sau extinderii echipamentelor/instalatiilor livrate anterior, si numai daca schimbarea furnizorului initial ar pune autoritatea contractanta in situatia de a achizitiona produse care, datorita caracteristicilor tehnice diferite de cele deja existente, determina incompatibilitati sau dificultati tehnice sporite de operare si intretinere;

Produsele sunt cotate la bursa de marfuri, iar achizitia acestora se realizeaza prin operatiuni pe piata de disponibil;

Produsele pot fi achizitionate in conditii deosebit de avantajoase de la un operator economic care isi lichideaza definitiv afacerile, de la un administrator judiciar care administreaza afacerile unui operator economic in stare de faliment sau lichidare, printr-un aranjament cu creditorii unui operator economic in stare de faliment sau lichidare ori printr-o alta procedura similara cu cele anterioare, reglementata prin lege;

Ca urmare a unui concurs de solutii, contractul de servicii trebuie sa fie atribuit, conform regulilor stabilite initial, concurentului castigator sau unuia dintre concurentii castigatori ai concursului respectiv, in acest din urma caz autoritatea contractanta avand obligatia de a transmite invitatie la negocieri tuturor concurentilor castigatori;

Este necesara achizitionarea unor lucrari sau servicii suplimentare sau aditionale, care nu au fost incluse in contractul initial, dar care, datorita unor circumstante neprevazute, au devenit necesare pentru indeplinirea contractului in cauza, si numai daca se respecta, in mod cumulativ, urmatoarele conditii: atribuirea sa fie facuta contractantului initial; lucrarile sau serviciile suplimentare/aditionale nu pot fi, din punct de vedere tehnic si economic, separate de contractul initial fara aparitia unor inconveniente majore pentru autoritatea contractanta sau, desi separabile de contractul initial, sunt strict necesare in vederea indeplinirii acestuia; valoarea cumulata a contractelor atribuite pentru lucrari si servicii suplimentare/aditionale nu depaseste 50% din valoarea contractului initial.

Ulterior atribuirii unui contract de lucrari sau de servicii, autoritatea contractanta isi propune sa achizitioneze noi lucrari, respectiv noi servicii, care sunt similare lucrarilor sau serviciilor achizitionate prin atribuirea contractului initial, si numai daca se respecta, in mod cumulativ, urmatoarele conditii: atribuirea se face contractantului initial, iar noile lucrari, respectiv noile servicii, constau in repetarea unor lucrari sau servicii similare celor prevazute in contractul atribuit initial si sunt conforme cu cerintele prevazute in caietul de sarcini elaborat cu ocazia atribuirii respectivului contract; contractul de lucrari/servicii initial a fost atribuit prin procedura de licitatie deschisa sau restransa; valoarea estimata a contractului inital de lucrari/servicii s-a determinat prin luarea in considerare inclusiv a lucrarilor/serviciilor similare care pot fi achizitionate ulterior; in anuntul de participare la procedura aplicata pentru atribuirea contractului initial s-a precizat faptul ca autoritatea contractanta are dreptul de a opta pentru achizitionarea ulterioara de noi lucrari similare, respectiv noi servicii similare, de la operatorul economic a carui oferta va fi declarata castigatoare in cadrul procedurii respective; autoritatea contractanta are dreptul de a aplica aceasta procedura intr-un interval care nu poate depasi 3 ani de la atribuirea contractului initial.

Cererea de oferte reprezinta procedura simplificata prin care autoritatea contractanta solicita oferte de la mai multi operatori economici.

Cererea de oferte se aplica numai daca valoarea estimata, fara TVA, a contractului de achizitie publica este mai mica decat echivalentul in lei a urmatoarelor praguri:

- pentru contractul de furnizare: 40.000 euro;

- pentru contractul de servicii: 40.000 euro;

- pentru contractul de lucrari: 250.000 euro.

Concursul de solutii - reprezinta procedura prin care se achizitioneaza, in special in domeniul amenajarii teritoriului, al proiectarii urbanistice si peisagistice, al arhitecturii sau in  cel al prelucrarii datelor, un plan sau un proiect, prin selectarea acestuia pe baze concurentiale de catre un juriu, cu sau fara acordarea de premii.

Concursul de solutii se poate organiza ca:

- o procedura independenta, in care concurentii pot obtine premii si/sau prime de participare; sau

parte a unei alte proceduri care conduce la atribuirea unui contract de servicii.

Concursul de solutii se initiaza prin publicarea unui anunt de participare prin care se  solicita operatorilor economici interesati depunerea de proiecte.

Cumpararea directa - se aplica in cazul in care se achizitioneaza produse, servicii sau lucrari a caror valoare (fara TVA), cumulata pe parcursul unui an, nu depaseste echivalentul in lei a 5.000 euro.

Cumpararea directa se realizeaza pe baza de document justificativ care se considera a fi baza legala pentru plata.