Organizarea sistemului informational contabil al stocurilor

Organizarea sistemului informational contabil al stocurilor

In cadrul intreprinderii, activele circulante materiale ocazioneaza numeroase operatii, care pot fi grupate dupa continutul lor in:

1.     Operatii de aprovizionare si conservare;

2.     Operatii de eliberare din depozit;

3.     Operatii de inventariere.

Aceste operatiuni sunt consemnate in diferite documente si evidente operative distincte.

1.     Operatiile de aprovizionare si conservare sunt evidentiate in urmatoarele documente

Comenzile, se emit de catre unitatile patrimoniale catre furnizori;

Contractele economice, se incheie cu furnizorii pe baza comenzilor;

Registrul de comenzi, este utilizat pentru urmarirea modului in care sunt realizate contractele de aprovizionare;

Avizul de insotire a marfii, este un document de insotire a stocurilor pe timpul transportului, document pe baza caruia se intocmeste factura fiscala, sau document de primire in gestiunea cumparatorului;

Factura fiscala, realizeaza pe langa functiile avizului de insotire si pe cele de transport pentru viza de control financiar preventiv, si totodata este act justificativ pentru decontarea contravalorii;

Nota de intrare-receptie, se intocmeste la sosirea stocurilor de la furnizor si la intrarea acestora in depozitul unitatii;

Fisa de magazie, este un document de evidenta operativa a magaziei si se intocmeste separat pentru fiecare fel, calitate sau sortiment de stocuri materiale.

2.     Operatiile de eliberare din depozit sunt evidentiate in urmatoarele documente:

• Bonul de consum, este utilizat pentru eliberarea din magazie a stocurilor;
• Fisa limita de consum.

3.     Operatiile de inventariere sunt evidentiate in contabilitate prin intermediul

listelor de inventar.

In legatura cu operatiile de intrare si iesire a bunurilor, legislatia in vigoare prevede urmatoarele obligatii pentru agentii economici:

Bunurile materiale intrate in patrimoniu se consemneaza in documente adecvate si se opereaza in evidenta locurilor de depozitare;

Bunurile primite pentru prelucrare sau in custodie, se receptioneaza si se inregistreaza distinct ca intrari in gestiune;

Bunurile materiale in curs de aprovizionare sau sosite dar ne receptionate se inregistreaza distinct in contabilitate ca intrari in patrimoniu;

Bunurile sosite fara factura se inregistreaza ca intrari in gestiune, pe baza receptiei si a documentelor de insotire;

Bunurile livrate, dar nefacturate, se inregistreaza in contabilitate ca iesiri din gestiune pe baza documentelor justificative.