Obligatii de raportare ale operatorilor economici privind achizitiile intracomunitare

Obligatii de raportare ale operatorilor economici privind achizitiile intracomunitare

Odata cu adoptarea modificarilor privind taxa pe valoarea adaugata si armonizarea ei cu legislatia europeana, agentilor economici le revin noi obligatii de inregistrare, evidentiere si declarare, in plus fata de cele cu care erau obisnuiti. Birocratia suplimentara este impusa, pe de-o parte, de necesitati la nivel national, inclusiv in ceea ce priveste schimbul de informatii, si, pe de alta, de imperative la nivel european[1].

Pentru a putea face fata cerintelor europene la nivel electronic, de urmarire a TVA, informatia trebuie inclusa in documente cu formate speciale. 

Astfel, departamentele financiar-contabile ale firmelor romanesti au fost nevoite sa se adapteze noilor cerinte si sa invete sa utilizeze corect toate instrumentele de raportare: jurnalele de vanzari/cumparari, noul decont de TVA, declaratia recapitulativa pentru livrari sau achizitii intracomunitare, registrul non-transferurilor, registrul bunurilor primite, registrul bunurilor de capital si, acolo unde este cazul, declaratia Intrastat si noul decont special de TVA.

Modificarea legislatiei privind  TVA permite agentilor economici personalizarea jurnalelor de vanzari si cumparari in functie de specificul activitatii si de nevoile de raportare, astfel incat sa faciliteze preluarea automata a cat mai multor informatii din acestea in decontul de TVA; de aceea, modelele de jurnale contin randuri distincte pentru: achizitii intracomunitare, livrari intracomunitare scutite, achizitii de bunuri destinate nevoilor firmei, achizitii de bunuri destinate revanzarii, achizitii de bunuri de capital.

Declaratia recapitulativa este un formular relativ nou, care trebuie completat cu informatii din jurnalele de vanzari/cumparari - din coloanele privind livrarile sau achizitiile intracomunitare - si care trebuie depus de companiile inregistrate in scopuri de TVA in Romania pana la data de 25 a lunii urmatoare trimestrului pentru care se face raportarea.

In situatia in care companiile inregistrate in scopuri de TVA realizeaza operatiuni de comert intracomunitar peste un anumit prag valoric, sunt obligate sa depuna lunar, la Institutul National de Statistica, o declaratie suplimentara Intrastat, ce va inlocui declaratiile vamale.

Companiile neinregistrate in scopuri de TVA si care nu au obligatia sa se inregistreze, precum si persoanele juridice neimpozabile care intentioneaza sa efectueze o achizitie intracomunitara in Romania, trebuie sa depuna un decont special, pentru achizitii de mijloace de transport noi, servicii sau produse accizabile.

1.2.1. Decontul de TVA

Codul Fiscal stabileste ca, orice persoana impozabila care este stabilita in Romania si realizeaza sau intentioneaza sa realizeze o activitate economica ce implica operatiuni taxabile si/sau scutite de taxa pe valoarea adaugata cu drept de deducere trebuie sa solicite inregistrarea in scopuri de TVA[2] la organul fiscal competent, dupa cum urmeaza[3]:

• inainte de realizarea unor astfel de operatiuni, in urmatoarele cazuri:

daca declara ca urmeaza sa realizeze o cifra de afaceri care atinge sau depaseste plafonul de scutire  de 35.000 euro, cu privire la regimul special de scutire pentru intreprinderile mici;

daca declara ca urmeaza sa realizeze o cifra de afaceri inferioara plafonului de scutire, dar opteaza pentru aplicarea regimului normal de taxa;

• in termen de 10 zile de la sfarsitul lunii in care a atins sau depasit acest plafon, daca in cursul unui an calendaristic atinge sau depaseste plafonul de scutire;
• daca cifra de afaceri realizata in cursul unui an calendaristic este inferioara plafonului stabilit, dar opteaza pentru aplicarea regimului normal de taxa.

De asemenea, o persoana impozabila neinregistrata in scopuri de TVA in Romania (indiferent daca are sau nu un sediu fix in in tara noastra), care intentioneaza sa efectueze o achizitie intracomunitara de bunuri, pentru care este obligata la plata taxei, sau o livrare intracomunitara de bunuri scutita de taxa, va solicita inregistrarea in scopuri de TVA inaintea efectuarii respectivei operatiuni..

Toate persoanele inregistrate in scop de TVA, trebuie sa depuna la organele fiscale, pentru fiecare perioada fiscala, un decont, pana la data de 25 inclusiv a lunii urmatoare celei in care se incheie perioada fiscala respectiva.

Perioada fiscala poate fi considerata luna calendaristica, sau, in unele cazuri, trimestrul calendaristic[4] (daca cifra de afaceri este mai mica de 100.000 euro si cuprinde operatiuni taxabile si/sau scutite cu drept de deducere).

Prin Normele de aplicare ale Codului Fiscal se stabileste ca, organele fiscale competente pot aproba, la solicitarea justificata a persoanei impozabile, o alta perioada fiscala[5], respectiv:

• semestrul calendaristic, daca persoana impozabila efectueaza operatiuni impozabile numai pe maximum trei luni calendaristice dintr-un semestru;
• anul calendaristic, daca persoana impozabila efectueaza operatiuni impozabile numai pe maximum sase luni calendaristice dintr-o perioada de un an calendaristic.

Reglementarile referitoare la decontul de TVA sunt cuprinse in Codul Fiscal si in Ordinul Ministerului Finantelor Publice nr. 35/2007 privind decontul de TVA. Informatiile ce trebuiesc raportate prin decontul de TVA sunt prezentate in tabelul nr.1.2.:

Tabelul nr.1.2. Continutul decontului de TVA

Datele inscrise incorect intr-un decont de taxa se pot corecta prin decontul unei perioade fiscale ulterioare si se vor inscrie la randurile de regularizari.

2.2.2. Decontul special de TVA

Persoanele impozabile care nu sunt inregistrate si care nu au obligatia sa se inregistreze, sau persoane juridice neimpozabile care intentioneaza sa efectueze o achizitie intracomunitara in Romania, au urmatoarele obligatii:

sa solicite inregistrarea in scopuri de TVA inaintea efectuarii achizitiei intracomunitare, in cazul in care valoarea achizitiei intracomunitare respective depaseste plafonul pentru achizitii intracomunitare (10.000 euro) in anul calendaristic in care are loc achizitia intracomunitara

sa depuna un decont special de taxa.

Prevederile legale privind persoanele obligate sa depuna decontul special de TVA si operatiunile cuprinse in acesta[6] sunt prezentate in tabelul nr.1.3.

Tabelul nr. 1.3.Informatii cuprinse in decontul special de TVA

Conform legislatiei, orice cumparator, platitor de TVA, sau nu, care cumpara un mijloc de transport nou provenit dintr-un Stat Membru este considerat ca face o achizitie intracomunitara impozabila, pentru care trebuie sa plateasca TVA in tara de destinatie a mijlocului de transport.

Este considerat mijloc de transport nou[7], cel destinat transportului de pasageri sau bunuri, respectiv:

• vehiculul terestru cu motor a carui capacitate depaseste 48 cm3 sau a carui putere depaseste 7,2 kW,  a fost livrat in mai putin de 6 luni de la data intrarii in functiune sau a efectuat deplasari pe distante mai mici de 6.000 km;
• nava care depaseste 7,5 m lungime, nu a fost livrata cu mai mult de 3 luni de la data intrarii in functiune sau nu a efectuat deplasari a caror durata totala depaseste 100 de ore;
• aeronava a carei greutate la decolare depaseste 1.550 kg,  nu a fost livrata in mai mult de 3 luni de la data intrarii in functiune sau a efectuat zboruri a caror durata nu depaseste 40 de ore.

Achizitiile intracomunitare de produse accizabile sunt intodeauna operatiuni impozabile, de aceea nu se are in vedere plafonul pentru achizitii intracomunitare. Fac exceptie achizitiile intracomunitare efectuate de catre persoanele fizice sau in contul acestora, care sunt scutite in cadrul unui plafon cantitativ (nevoi personale). In categoria produselor accizabile[8] sunt cuprinse: produsele energetice, alcoolul, bauturile alcoolice si tutunul prelucrat (astfel cum sunt definite de legislatia in vigoare), cu exceptia gazului distribuit prin sistemul de distributie a gazelor naturale si a energiei electrice.

Decontul special de taxa pe valoarea adaugata se depune pana la data de 25 inclusiv a lunii urmatoare celei in care ia nastere exigibilitatea operatiunilor. Obligatia de raportare se refera numai la perioadele in care ia nastere exigibilitatea taxei.

1.2.3. Decaratia recapitulativa privind livrarile/achizitiile intracomunitare de bunuri

In vederea indeplinirii cerintelor Regulamentului CE nr. 1798/2003, persoanele impozabile inregistrate in scopuri de TVA, care realizeaza operatiuni intracomunitare, au obligatia sa depuna la organele fiscale competente, pana la data de 25, inclusiv, a lunii urmatoare unui trimestru calendaristic, declaratia recapitulativa privind livrarile/achizitiile intracomunitare de bunuri (390 VIES).

Reglementarile privind intocmirea si depunerea declaratiei recapitulative sunt prevazute in Codul Fiscal si in Ordinul Ministerului Finantelor Publice nr. 537/2007.

Declaratia 390 cuprinde urmatoarele informatii privind achizitiile intracomunitare [9]

suma totala a achizitiilor intracomunitare de bunuri, pe fiecare furnizor, pentru care aceasta persoana impozabila este obligata la plata taxei si pentru care exigibilitatea taxei a intervenit in trimestrul calendaristic respectiv;

suma totala a achizitiilor de bunuri efectuate in cadrul unei operatiuni triunghiulare pentru care furnizorul a desemnat persoana impozabila beneficiara drept persoana obligata la plata taxei

Declaratiile recapitulative se depun numai pentru perioadele in care ia nastere exigibilitatea taxei pentru astfel de operatiuni.

Verificarea declaratiilor recapitulative de catre organul fiscal competent vizeaza urmatoarele elemente[10]:

corectitudinea codului de inregistrare in scopuri de TVA al persoanei impozabile care realizeaza operatiuni intracomunitare, prin verificarea datelor de identificare din declaratie cu cele existente in Registrul persoanelor impozabile inregistrate in scopuri de TVA;

integralitatea codurilor de inregistrare in scopuri de TVA ale operatorilor straini inscrisi in declaratie: inscrierea corecta a codului de tara, precum si a numarului de caractere al codului;

corelarea totalului sumelor aferente livrarilor/achizitiilor intracomunitare din declaratia recapitulativa cu cele inscrise in randurile corespunzatoare din decontul de TVA sau decontul special de TVA, dupa caz, astfel:

indeplinirea obligatiei de depunere a declaratiei recapitulative, prin incrucisarea informatiilor referitoare la persoanele impozabile care au declarat livrari/achizitii in deconturile de TVA si deconturile speciale de TVA depuse, cu informatiile referitoare la persoanele impozabile care au depus declaratii recapitulative.

Valabilitatea datelor de identificare ale persoanelor platitoare de TVA din celelalte state membre UE poate fi verificata si de platitorii de TVA din Romania prin intermediul sistemului informatic VIES[11] (VAT Information Exchange System), care a devenit operational la 1 ianuarie 2007 si in tara noastra.

Sistemul informatic VIES asigura schimbul de informatii cu statele membre ale Uniunii Europene privind taxa pe valoare adaugata. VIES este sistemul care creeaza baza de date pentru determinarea contributiei statelor membre, deci si a Romaniei, dupa data aderarii, la bugetul comunitar. Sistemul este o baza de date online care ii include pe toti platitorii de TVA din statele membre UE, iar informatiile privind tranzactiile comerciale sunt actualizate periodic.
 

1.2.4. Declaratia statistica Intrastat

Intrastat reprezinta sistemul de colectare a datelor statistice privind comertul cu bunuri intre tarile din Uniunea Europeana. In momentul in care o tara devine membra a Uniunii Europene (UE) si parte a Pietei Unice, controlul vamal asupra miscarii bunurilor intre aceasta tara si celelalte state membre UE dispare, iar comerciantii nu mai au obligatia completarii declaratiilor vamale pentru aceste bunuri.

Pentru a inlocui aceasta sursa de date, a fost creat si dezvoltat sistemul statistic Intrastat, pentru colectarea informatiilor direct de la operatorii economici din tarile membre UE care realizeaza schimb de bunuri cu alte state membre UE.

Rolul informatiilor[12] astfel colectate se refera la:

permit cunoasterea volumului schimburilor internationale ale fiecarei tari;

stau la baza calculului indicatorilor macroeconomici care evidentiaza evolutia economica si sociala a unei tari;

sunt utilizate pentru fundamentarea politicilor comunitare in diferite domenii (politici comerciale, monetare, vamale etc) si pentru determinarea cotei din bugetul comunitar care ii revine fiecarui Stat Membru al Uniunii Europene.

Acest sistem statistic este operational de la 1 ianuarie 1993 la nivelul Uniunii Europene si are la baza o serie de regulamente care se aplica in toate statele membre UE. In prezent sunt in vigoare Regulamentul Consiliului nr. 638/2004 privind statisticile de comert intre statele membre UE si Regulamentul Comisiei nr. 1982/2004 de implementare a Regulamentului Consiliului nr. 638/2004.

Reglementarile sunt completate la nivel national prin  Legea nr. 422/2006 si prin actele emise de catre presedintele Institutul National de Statistica, respectiv Ordinul privind Normele de completare a Declaratiei Statistice Intrastat si Ordinul anual cuprinzand informatii referitoare la pragurile valorice Intrastat.

Sistemul Intrastat a devenit operational incepand cu data 1 ianuarie 2007, data aderarii Romaniei la Uniunea Europeana. Impactul asupra agentilor economici consta in faptul ca, trebuie sa-si adapteze sistemele informatice/contabile in asa fel incat acestea sa fie capabile sa poata genera informatiile necesare.

Obligatia furnizarii de date statistice Intrastat revine tuturor operatorilor economici care indeplinesc simultan urmatoarele conditii[13]:

sunt inregistrati in scopuri de TVA (au cod de identificare fiscala);

realizeaza schimburi de bunuri cu alte state membre ale Uniunii Europene;

valoarea totala anuala a schimburilor de bunuri cu alte state membre ale Uniunii Europene pentru fiecare din cele doua fluxuri, introduceri si, respectiv, expedieri, depaseste pragul valoric Intrastat stabilit pentru fiecare an.

Declaratia Statistica Intrastat trebuie sa cuprinda urmatoarele elemente: fluxul (introduceri/expedieri), perioada de referinta, date de identificare ale firmei, tara de destinatie/tara de expeditie, cod marfa (format din 8 cifre), natura tranzactiei, modul de transport, termenii de livrare, cantitatea in kg si in unitati de masura suplimentare, valoarea facturata si cea statistica.

Operatorii economici care in anul anterior au depasit pragurile valorice stabilite pentru anul in curs transmit declaratia Intrastat pentru toate lunile anului. Pentru cei ce inregistreaza depasirea pragurilor valorice in cursul anului, obligatia transmiterii declaratiei se aplica incepand cu luna in care au fost depasite pragurile valorice.

Pragurile reprezinta limita valorica a schimburilor intracomunitare sub care operatorii economici sunt scutiti sa transmita declaratia Intrastat; acestea se stabilesc separat si pot avea valori diferite pentru introduceri si respectiv expedieri intracomunitare de bunuri.

Informatiile privind pragurile valorice Intrastat se publica anual, in Monitorul Oficial al Romaniei, la sfarsitul anului anterior celui pentru care pragurile valorice sunt in vigoare. Pragurile valorice Intrastat[14] stabilite pentru anul 2008 sunt de 300.000 RON pentru introduceri intracomunitare, respectiv 900.000 RON pentru expedieri intracomunitare.

Obligatiile operatorilor economici privind furnizarea de date statistice Intrastat, in functie de valoarea anuala a achizitiilor intracomunitare sunt prezentate in fig. nr. 1.1.

Fig. nr. 1.1.Obligatii privind Declaratia Statistica Intrastat

Sesizam astfel diferenta privind declaratia standard si cea extinsa, respectiv furnizarea informatiilor privind valoarea facturata[15] si cea statistica[16].

Datele statistice Intrastat trebuie furnizate in mod obligatoriu, lunar, intr-un interval de cel mult 15 zile calendaristice de la expirarea lunii de referinta.

Pentru a responsabiliza operatorii economici in legatura cu corectitudinea activitatii de raportare, Institutul National de Statistica realizeaza periodic verificari.

Informatiile puse la dispozitie de catre acestia sunt comparate cu cele furnizate de catre Ministerul Finantelor Publice.

Se verifica astfel ca, valoarea facturata totala a bunurilor declarate prin sistemul Intrastat sa fie egala cu cele cuprinse in decontul de taxa pe valoarea adaugata si in declaratia recapitulativa privind sistemul de schimb de informatii cu privire la taxa pe valoarea adaugata (trimestrial).

PARTICULARITATI PRIVIND MANAGEMENTUL ACHIZITIILOR INTRACOMUNITARE

Gestionarea achizitiilor intracomunitare in cadrul organizatiei

Pornind de la definitia clasica a gestiunii aprovizionarii[17], putem defini managementul achizitiilor intracomunitare drept procesul prin care organizatia isi asigura echilibrul dintre necesitatile si disponibilul de resurse ce poate fi procurat apeland la sursele de aprovizionare de pe teritoriul Uniunii Europene .

Activitatea de aprovizionare de pe piata intracomunitara urmareste asigurarea completa si complexa a unitatii economice cu resurse necesare, corespunzatoare calitativ, la locul si termenele solicitate si cu un cost minim.

Particularitatile managementului achizitiilor intracomunitare pot fi definite atat prin prisma functiilor[18] pe care le indeplineste (planificarea, organizarea, influentarea si controlul), dar si prin evidentierea activitatilor specifice[19], cu un grad de complexitate si dificultate diferit, derulate in cadrul acestui proces.

Planificarea vizeaza fundamentarea obiectivelor si actiunilor de urmat in activitatea de aprovizionare, stabilirea necesarului de resurse si a cailor de realizare. Indeplinirea acestei functii presupune derularea urmatoarelor activitati:

• dimensionarea consumurilor, respectiv elaborarea de norme de consumuri specifice analitice, fundamentate tehnic si economic, prevenindu-se astfel consumul irational;
• dimensionarea pe criterii economice a nivelurilor cantitative sau momentelor calendaristice de comanda (de emitere a comenzilor de aprovizionare); actiunea este de natura complexa, avand in vedere importanta economica a acesteia, si se desfasoara in contextul activitatii generale de elaborare si definire a politicii in domeniul gestiunii stocurilor in raport cu mediul intern si extern al intreprinderii;
• fundamentarea tehnico-economica a planului si programelor de aprovizionare materiala a unitatii; in acest scop se folosesc planul si programele de fabricatie, normele de consum (consumurile specifice stabilite pe baza de documentatie economica) pentru intreaga structura de fabricatie, necesitatile pentru alte destinatii de folosire a resurselor materiale, structura si nivelul stocurilor, resursele propri existente in perioada pentru care se face fundamentarea;
• identificarea si stabilirea volumului si structurii resurselor necesare a fi achizitionate de la furnizorii din Uniunea Europeana.

Organizarea consta in stabilirea si delimitarea proceselor de munca, gruparea acestora pe posturi, stabilirea de atributii si responsabilitati pe persoane, in vederea realizarii obiectivelor.

Organizarea gestiunii achizitiilor intracomunitare implica desfasurarea urmatoarelor activitati:

prospectarea pietei comune, in vederea depistarii si localizarii surselor reale si potentiale de furnizare; actiunea presupune emiterea de cereri de oferta, investigatii la targuri si expozitii internationale, la bursele de marfuri, studierea de cataloage comerciale, prospecte, pliante, alte surse de informare si publicitate, contactarea unitatilor specializate in comercializarea de materiale si produse;

alegerea resurselor materiale si echipamentelor tehnice care raspund cel mai bine caracteristicilor cererilor pentru consum, prezinta cele mai avantajoase conditii de livrare si un bun raport pret/calitate;

alegerea furnizorilor din spatiul Statelor Membre, ale caror oferte prezinta cele mai avantajoase conditii eco­nomice si asigura certitudine in livrarile viitoare pe termen scurt sau lung;

elaborarea strategiilor in cumpararea de resurse in raport cu piata de furnizare intracomunitara; aceasta actiune se realizeaza dupa analiza prealabila a caracteristicilor pietei de furnizare, a furnizorilor, a situatiilor care influenteaza strategia de cumparare, s.a.;

testarea credibilitatii furnizorilor selectati, in scopul evidentierii probitatii morale, garantiilor de care se bucura, seriozitatii in afaceri, responsabilitatii in respectarea obligatiilor asumate si, nu in ultimul rand, a solvabilitatii;

negocierea si concretizarea relatiilor cu furnizorii alesi, actiune care implica stabilirea, prin acord de vointa, a tuturor conditiilor de livrare intre parteneri; finalizarea relatiilor de vanzare-cumparare se realizeaza prin emiterea comenzilor si incheierea de contracte comerciale

asigurarea conditiilor normale de primire-receptie a bunurilor sosite de la furnizori;

conceperea si implementarea unui sistem informational cuprinzator, simplu si operativ, care sa permita: vehicularea volumului imens de infor­matii intr-un timp scurt, evidentierea clara a starii reale a procesului de asigurare materiala, evidenta corecta a materialelor, in orice moment; in acelasi timp, acest sistem trebuie sa dispuna de o baza extinsa de date care sa poata fi usor apelata in functie de necesitatile de informare, prelucrare si analiza.

Influentarea reprezinta procesul prin care se armonizeaza deciziile si actiunile personalului organizatiei si a subsistemelor componente. Actiunile de intreprins in acest sens vizeaza:

• selectarea si angajarea dupa principiul competentei a personalului de specialitate, cu atributii privind realizarea achizitiilor de pe piata comuna; criteriile de selectie vizeaza - pe langa o buna cunoastere a domeniului achizitiilor - abilitati de negociere si cunoasterea temeinica a cel putin doua limbi straine, utilizate in spatiul Uniunii Europene;
• formarea si perfectionarea lucratorilor din sectorul de asigurare materiala prin diferite forme de pregatire, astfel incat sa fie capabili sa isi indeplineasca atributiile in concordanta cu obiectivele stabilite;
• stabilirea si delegarea responsabilitatilor privind obligatiile de raportare ale unitatii, referitoare la: decontul de TVA sau decontul special de TVA, declaratia recapitulativa, declaratia Intrastat (in cazul depasirii pragului valoric); asigurarea unei bune cooperari intre departamentul financiar contabil si cel de achizitii, pentru obtinerea tuturor informatiilor necesare intocmirii declaratiilor.

In scopul eficientizarii activitatii de realizare a achizitiilor intracomunitare, ca de altfel in orice alt domeniu se impune stabilirea si repectarea anumitor norme, ce servesc drept repere tuturor participantilor. Sintetizand opiniile prezentate in literatura de specialitate^[20], este recomandata cunoasterea si aplicarea urmatoarelor principii:

Atitudinea in serviciu - achizitorul nu trebuie sa se comporte ca si cum ar beneficia de un "monopol al activitatii' ci, din contra, sa se considere ca un prestator de servicii. Lucratorii din cadrul departamentului de achizitii tre­buie sa fie convinsi ca, daca presteaza un serviciu de slaba calitate, utilizatorii se pot lipsi de ei. Astfel de servicii pot fi indeplinite de alte persoane care au deja o functie in cadrul in­treprinderii, ceea ce va fi compensat prin economia realizata prin desfiintarea posturilor de achizitori a caror existenta nu mai este jus­tificata;

Respectul deontologiei - desi nu sunt supusi din punct de vedere legal respectului regu­lilor deontologiei, precum medicii, avocatii sau expertii contabili, achizitorii au totusi datoria de a respecta regulile de munca si de via­ta evitand orice banuiala de incorectitudine. In plus, cumparatorii trebuie sa fie constienti ca ei sunt in gene­ral primele persoane din intreprindere pe care le intalnesc furnizorii externi si ca, adeseori, ei raman unicul interlocutor al acestora. Ei se constituie ca un "vector privilegiat' al imaginii de marca a intreprinderii;

A cumpara la cea mai buna valoare - valoarea este raportul dintre pretul unui element produs si po­sibilitatea sa de a indeplini corect specificarea de performanta. Aceasta notiune nu se confunda cu aceea de pret si de cost. Achizito­rul trebuie sa se straduiasca sa cumpere la cea mai buna valoare, tinand cont de faptul ca, scaderea pretului unui articol nu ii diminueaza neaparat valoarea. Pentru a putea determina valoa­rea unui produs, cumparatorul trebuie sa posede competenta tehnica in domeniu la un nivel ridicat;

Absenta reciprocitatii comerciale - este de preferat ca, libertatea de manevra a achizitorilor sa nu fie limitata de considerente de reciprocitate comerciala. Atunci cand aceasta reciprocitate este inevitabila, adica pentru a-si vinde produsele, firma devine obligata sa accepte un anumit furnizor, ea va avea in vedere permanent faptul ca o asemenea practica nu trebuie mentinuta multa vreme, deoarece ea limiteaza sursele de aprovizio­nare, ceea ce afecteaza, pe termen lung, costul si/sau calitatea.

Controlul (sau evaluarea) implica verificarea modului in care se indeplinesc deciziile si se desfasoara activitatea de achizitionare a resurselor de pe piata Uniunii Europene, in raport cu obiectivele, planurile, standardele, etc. Realizarea controlului in ceea ce priveste achizitiile intracomunitare presupune desfasurarea urmatoarelor activitati:

• urmarirea si controlul derularii contractelor de asigurare materiala, intocmirea fiselor de urmarire operativa a aprovizionarii pe furnizori si resurse. In acest cadru se inscrie si preocuparea pentru asigurarea transportului in spatiul Statelor Membre, in cazul in care, prin contractele incheiate cu furnizorii bunurilor aceasta obligatie cade in sarcina cumparatorului. Actiunea presupune si o legatura permanenta cu furnizorii, prin agentii de aprovizionare, in vederea prevenirii unor dereglari in livrari, verificarii pe parcursul fabricatiei a stadiului executiei si a calitatii resurselor materiale, etc.;
• analiza periodica a stadiului asigurarii bazei materiale si tehnice, a realizarii programelor operative si a planurilor de aprovizionare, a contractelor economice pe total si distinct pe furnizorii principali la resursele vitale, de importanta strategica, etc.;
• controlul sistematic al evolutiei stocurilor efective in raport cu limitele estimate, pentru a se evita consecintele economice nefavorabile pe care le poate genera suprastocarea sau lipsa de materiale in stoc asupra activitatii economice a intreprinderii, a situatiei financiare a acesteia.

Controlul activitatii de achizitionare a diferitelor bunuri si servicii necesare de pe piata Uniunii Europene vizeaza, de asemenea, modul in care sunt indeplinite cerintele privind  calitatea, pretul, design-ul si specificatiile tehnice.

In vederea evaluarii performantelor procesului de aprovizionare pot fi folositi o serie de indicatori[21], prezentati in tabelul urmator.:

Tabelul Indicatorii performantei  procesului de aprovizionare

Riscuri si avantaje asociate achizitiilor intracomunitare

Pentru asigurarea eficienta a resurselor materiale necesare, operatorii economici din Romania apeleaza tot mai des la achizitii intracomunitare. Necesitatea apelarii la asemenea surse este impusa de o serie de tendinte, ce se manifesta pe piata: mondializarea pietei, concurenta crescuta, calitatea si costurile diferite, etc.

"Atractivitatea" achizitiilor intracomunitare poate fi explicata prin urmatoarele avantaje[22]:

Calitatea sunt numeroase situatiile in care, pe piata comuna din Uniunea Europeana se pot gasi furnizori care ofera produse de o calitate mai buna si la preturi acceptabile. Calitatea superioara a unora din produsele furnizate de catre operatorii economici din spatiul comunitar poate fi explicata prin: existenta unor tehnologii avansate, a unor sisteme de gestiune a calitatii, experienta indelungata, etc;

Pretul prin folosirea unei forte de munca mai ieftine, sau mai eficiente, prin existenta unor surse de aprovizionare mai bune, exista deseori situatii in care produsele obtinute de pe piata externa au preturi mai reduse sau permit obtinerea unui raport pret/utilitate mai eficient;

Experienta in productie - se stie ca, produsul se vinde si in functie de imaginea acestuia care, in general, este perceputa din punct de vedete calitativ. Astfel, apelarea la produse de pe alte piete, care se bucura de o imagine deosebita va induce sentimentul de calitate si produselor finite ce le incorporeaza;

Lipsa unor surse interne poate fi cauza apelarii la achizitii din Statele Membre pentru anumite produse. De exemplu, achizitia de calculatoare, imprimante, camere video, echipament de birotica, etc.;

Siguranta livrarilor este o alta cauza a apelarii la sursele externe. Astfel, pozitia de monopol tehnic si managerial fac ca, de exemplu, in cazul intreprinderilor romanesti respectarea termenelor sa nu fie una din prioritatile avute in vedere. Exista mentalitatea ca, daca produs a fost livrat, celelalte conditii (calitate, pret, termen) sunt lucruri neesentiale;

Asistenta tehnica reprezinta un alt argument. Astfel, sunt furnizorii externi care constientizeaza foarte bine ca vinderea produselor finale este o conditia esentiala pentru vinderea propriilor produse. Din aceasta cauza sunt foarte atenti cu modul de functionare si percepere a propriilor produse si de multe ori pot sa asigure asistenta tehnica specializata chiar la nivelul produsului final;

Punerea in concurenta si crearea unor sentimente de insecuritate pentru furnizorii interni prin posibilitatea apelarii la surse externe;

Exista uneori relatii de alianta strategica, societati mixte cu firme din strainatate. Astfel, daca exista filiale in strainatate este normal sa se apeleze la furnizorii din tara respectiva. De asemenea pot sa apara oportunitati de afaceri cu care vin partenerii externi, din punct de vedere al aprovizionarii;

Aprovizionarea in contrapartida[23] prin care se stimuleaza dorinta de cumparare a produselor finale sau se identifica noi furnizori potentiali.

Achizitionarea din spatiul intracomunitar a bunurilor si serviciilor necesare desfasurarii activitatii presupune nu numai avantaje, ci si anumite riscuri.

Particularitatile economico-sociale, politice si legislative proprii fiecarei tari pot determina aparitia unor probleme deosebite in procesul de aprovizionare. Literatura de specialitate mentioneaza urmatoarele cauze[24]:

Problemele politice si economice specifice fiecarei tari. Exista tari cu o mai mare sau mai mica stabilitate politica si economica. De aici apar anumite riscuri, ce trebuie gestionate astfel incat sa se reduca gradul de risc ce apare: sa posede surse de informare care sa asigure o anticipare a evolutiei, sa stabileasca relatii eficiente prin care partenerul extern sa preia o parte din riscuri, etc.;

Timpul de aprovizionare - in general, este mai mare avand in vedere distanta, folosirea sistemelor de transport, tranzitarea frontierelor, etc. Diminuarea timpului de aprovizioanare se poate obtine printr-o programare riguroasa si prin lansarea din timp a comenzilor, astfel incat sa fie posibila sosirea acestora la momentele dorite. In acest sens se recomanda incheierea de contracte si conventii pe terme lung, necesarul comandat trecand prin doua forme: anticipat si ferm. De asemenea alegerea sistemelor de transport poate sa diminueze timpii de aprovizionare;

Identificarea si evaluarea furnizorilor potentiali este o alta problema ce poate sa fie o sursa de pierderi, greutatile fiind determinate de: sursele de informare, distanta, atitudini fata de anumite situatii concrete, etc.;

Fluctuatiile de curs valutar - care sunt rezultatul actiunii pietei financiare - dar si al politicilor economice - au un rol determinant in luarea deciziei de apelare la furnizorii din spatiul comunitar;

Transportul produselor este o problema care poate sa influenteze decisiv calitatea si costul activitatii de aprovizionare. Este importanta includerea unor clauze contractuale, prin care sa se stabileasca care din parteneri plateste transportul si asigurarea bunurilor;

Limba poate constitui un avantaj in stabilirea unor relatii internationale de aprovizionare, prin posibilitatea unei comunicari rapide si fara interpretari diferite, rezultate din neintelegerea unor sensuri;

Obiceiurile culturale pot constitui cauze ale unor insuccese, daca nu sunt cunoscute si respectate, dar pot fi folosite si pentru obtinerea unor avantaje. Desi exista diferente majore de la o tara la alta, exista totusi cateva reguli de baza, care, respectate asigura succesul asteptat:

sa nu se foloseasca un limbaj regional sau popular, ci pe cat posibil un limbaj national;

sa se adopte o atitudine de seriozitate si de respect fata de conveniente;

sa se respecte sarbatorile importante specifice tarilor din care sunt partenerii si sa nu se insiste pentru incheierea de afaceri in aceste perioade.

Se observa ca in cazul aprovizionarii de pe piata comuna se pun probleme deosebite, care corect rezolvate pot sa asigure oportunitati, invers putand fi sursa unor pierderi.

Pentru rezolvarea problemelor puse de aceste greutati exista solutii diverse, cum ar fi: organizarea adecvata a relatiilor de aprovizionare; pregatirea unui personal specializat; folosirea unor oportunitati create de existenta unor organisme internationale, asociatii profesionale, sisteme de comunicatii (Internet).