|
|
|
Derularea normala a proceselor de aprovizionare si de desfacere necesita organizarea in cadrul structurii manageriale a firmei compartimente de specialitate sub forma de: divizii, directii, departamente, servicii, compartimente, in functie de volumul, profilul, marimea intreprinderii: corporatie, concern, companie, trust, regie autonoma, societate comerciala pe actiuni sau S.R.L.
O organizare eficienta are in vedere:
identificarea principalelor functii ale subsistemului;
definirea criteriilor pe baza carora se va organiza structura subsistemului;
precizarea rolului subsistemului in cadrul organizarii structurale a firmei;
stabilirea gradului de centralizare-descentralizare (niveluri ierarhice, competente, autoritati etc.);
definirea precisa a functiilor ca element esential al eficientei structurii organizatorice.
Organizarea structurala trebuie sa prezinte o mare mobilitate adaptata unor schimbari (adaptabilitate).
Sisteme de organizare structurala a compartimentelor de asigurare materiala:
a) sistemul pe grupe de activitati distincte;
b) sistemul pe grupe de aprovizionare-depozitare-control utilizare resurse materiale.
La organizarea compartimentului se pleaca de la scopul activitatii acestuia si anume:
prospectarea si achizitionarea materialelor necesare;
transportul, depozitarea si evidentierea lor;
planificarea/programarea miscarii resurselor materiale in perioada de activitate proiectata;
stocarea si eliberarea pentru consum a materialelor;
controlul sistematic al utilizarii acestora.
Sistemul pe grupe de activitati distincte
(sistemul functional)
asigura o delimitare selectiva a activitatilor de
prognozare - planificare - programare a aprovizionarii de cele privind
prospectarea, negocierea, contractarea, realizarea aprovizionarii, de
urmarire, control, analiza si evaluare a acestuia,
de depozitare - pastrare a
resurselor materiale asigurate, de urmarire a modului de folosire a
acestora pe destinatii de consum.
Fig. 1
1. Grupa de plan contractare, evidenta realizeaza:
o prognozarea necesitatilor materiale;
o fundamentarea planurilor si programelor de aprovizionare;
o elaboreaza bilanturi materiale;
o dimensioneaza cantitatile de comandat;
o selecteaza si testeaza furnizorii;
o participa la negocierea conditiilor de livrare si incheiere a contractelor comerciale;
o determina stocurile economice;
o stabileste cantitatile optime de comandat;
o intocmeste situatii privind stadiul si gradul de acoperire cu materiale a necesarului;
o urmareste realizarea contractelor de aprovizionare;
o urmareste incadrarea in consumurile specifice si in nivelul stabilit al stocurilor.
2. Grupele operative de aprovizionare al caror numar se stabileste in functie de varietatea materialelor necesare firmei, sortimentatia specifica a acestora, sursa de provenienta, numarul si dispersia teritoriala a furnizorilor.
Asigura realizarea concreta a aprovizionarii (derularea operativa a aprovizionarii materiale):
o contractarea surselor de aprovizionare;
o urmarirea la furnizori a formarii loturilor de livrat;
o participarea la receptie - expeditie;
o aducerea efectiva a resurselor materiale;
o intocmirea documentatiei de atestare a actiunii;
o operatiuni de cumparare neprogramata a unor materiale si produse in cantitati mici.
Pe parcurs culeg informatii despre furnizori, pe care le pun la dispozitie grupei de plan - contractare - evidenta.
3. Grupa depozitelor
o asigura primirea-receptia partizilor de materiale sosite de la furnizori;
o depoziteaza si pastreaza in bune conditii resursele primite;
o asigura conservarea, evidenta si securitatea resurselor materiale;
o pregateste si elibereaza in comun resursele materiale.
Grupele operative si cele de depozite sunt asezate pe acelasi nivel ierarhic.
Acest mod de organizare in sistemul pe grupe de activitati distincte are si limite, astfel:
nu asigura observarea unitara a produsului de aprovizionare in intregul lui (fiecare cu particica lui);
se creeaza conditii pentru delegarea raspunderii intre grupe;
nu se asigura un control eficient al utilizarii resurselor in raport cu destinatiile initial prevazute si consumurile specifice;
nu ofera posibilitatea folosirii materialelor noi, inlocuitorilor si a celor refolosibile;
nu se pot preveni consumurile irationale.
