Autoevaluarea si evaluarea proiectului

Autoevaluarea si evaluarea proiectului

1.Elemente de principiu privind autoevaluarea propunerii de proiect

Autoevaluarea propunerii de proiect are drept scop o verificare preliminara de catre consortiul proiectului a indeplinirii unor conditii minimale pentru ca proiectul aflat in stare de propunere sa fie eligibil si sa se indeplineasca conditiile pentru a fi analizat de catre structura finantatoare. Se prezinta mai jos principalele caracteristici care vor fi analizate. Daca la o singura intrebare este un raspuns negativ, propunerea de proiect nu indeplineste conditiile minimale si trebuie refacuta la domeniul respectiv.

a) Obiective

• Sunt prezentate elementele cantitative pentru atingerea progresului

estimat in proiect (obiective, rezultate anuale)?

b) Planul de lucru

• Sunt pachetele de lucru si fazele clar definite; sunt metodele de lucru

clar prezentate?

Exista o distributie clara a responsabilitatilor pentru pachetele de lucru

si faze?

Sunt raporturile prezentate in concordanta cu planul de lucru al proiectului?

proiectului (cel putin un raport pentru fiecare faza)?

Sunt elementele de referinta identificate si permit identificarea clara

a rezultatelor de obtinut?

Sunt luate in considerare in mod suficient rezultatele altor proiecte nationale

/ intenationale in curs de derulare sau terminate?

Activitatile prevazute sunt in conformitate cu normativele europene si

intenationale existente sau care sunt prevazute a se dezvolta?

Daca activitatile prevazute in cadrul proiectului vor afecta puternic conditiile

de munca, mediul social si ecologic, sunt aceste probleme luate destul in

considerare?

Sunt prezentate organigramele PERT si GANNT?

c) Managementul Proiectului

• Este adecvata si eficienta schema de management propusa pentru proiect?

• Sunt prevazuti conducatori pentru pachetele de lucru si au responsabilitati

bine definite?

• Exista suficienta justiticare din punct de vedere al compotentelor persoanelor

implicate in managementul proiectului?

• Sunt costurile pachetului de lucru pentru managementul proiectului distribuite

in mod realist (max. 10%) ?

d) Exploatarea rezultatelor

• Sunt clar definite din punct de vedere al valorii adaugate fata de produsele

existente, obiectivele produsului de realizat in proiect cu identificarea posibililor

utilizatori finali ai produsului proiectului si sanselor de succes pe pietele tinta?

• Exista o cunoastere explicita a pietelor potentiale si a concurentilor (scheme

statistice, analiza de piata ele.)?

• Sunt descrise mecanismele necesare pentru a asigura exploatarea rezultatelor

proiectului sunt de un produs pe canalele de distributie ale partenerilor?

• Expliciteaza clar planul de exploatare modul de implementare al rezultatelor

proiectului in cadrul strategiei companiilor consortiului utilizand un plan

tehnologi

de implementare?

• Sunt luate in considerare in mod adecvat drepturile de proprietate intelectuala asupra rezultatelor proiectului?

e) Diseminarea informatiilor

• Exista o descriere clara a activitatilor de diseminare a infor­matiilor

(metode folosite, cai de diseminare, evenimente stiinti­fice, publicatii,

tehnologia informatiei, transfertehnologic ele.)?

Elemente de principiu privind evaluarea propunerilor de proiecte

Etapa de evaluare a propunerilor de proicete este deosebit de importanta, intrucat de ea depinde existenta proiectului si trecerea lui din faza de propunere de proiect in faza de proiect castigat, deci care se va derula. In decursul etapei de evaluare se studiaza aprofundat fiecare aspect al proiectului.

Se pun in evidenta urmatoarele etape ale evaluarii unui proiect:

a)     autoevaluarea inainte de inceperea propunerii de proiect daca proiectul abordeaza in mod structural o tema care poate fi cistigatoare (consortiul proiectului)

b)     autoevaluarea dupa intocmirea propunerii de proiect (consortiul proiectului)

c)     evaluarea propropunerii proiectului (finantator)

d)     evaluarea eligibilitatii proiectului; conditii minimale de admitere (finantator, experti independenti)

e)     evaluarea tehnica a propunerilor de proiect eligibile (finantator, experti independenti)

f)      rapoarte de evaluare (finantator, experti independenti)

g)     evaluarea financiara a propunerilor de proiect eligibile (finantator, experti independenti)

h)     rapoarte de evaluare (finantator, experti independenti)

i)       selectarea propunerilor de proiect castigatoare (finantator)

j)      negocierea si contractarea proiectelor (finantator consortiu proiect)

Operatiunea de evaluare se face, de regula, de catre finantator cu asistenta de specialitate (banci, in­stitutii de consultanta, evaluatori recunoscuti ele.). Propunerile de proiecte se evalueaza de catre 3 ex­peti independenti selectati din baza de date a finantatorului pe baza unor criterii specifice programului.

Criteriile si procedura de evaluare sunt detaliate de obicei in documentele prezentate pe pagina web a finantatorului.

Rezultatele evaluarii vor fi comunicate de catre finantator dupa aproximativ 3 luni de la termenul limita de depunere a proiectelor.

La evaluarea proiectelor sunt luate in considerare urmatoarele 5 criterii de principiu:

1. Calitatea stiintifica si tehnica si inovarea.
2. Valoarea adaugata si contributia la politicile structurii finantatoare.
3. Contributia la obiectivele sociale.
4. Dezvoltarea economica si perspectivele stiintifico-tehnice.
5. Resurse, parteneriat si management.

In manualul de evaluare a programului si subprogramului exista o grila de evaluare specifica pentru fiecare subprogram in parte si pentru tipul de proiect propus.

Criteriile de evaluare sunt ponderate diferit la fiecare subprogram.

Evaluarea trebuie sa acopere de obicei sase aspecte din proiect: tehnic, economic, comercial, financiar, gestionar si organizatoric.

In domeniul tehnic se stabileste cu certitudine ca toate solutiile analizate si propuse de utilizat au facut obiectul unui studiu aprofundat si ca au fost retinute numai solutiile tehnice adecvate.

Proiectele tehnice propuse sunt analizate sub aspect economic, intr-o forma definitiva, pe baza raportului costuri beneficii; o astfel de analiza se face si in faza pregatirii proiectului.

Cu prilejul analizei definitive a solutiior tehnice, sub aspect economic, se cauta si stabilirea relatiei optime a proiectului cu programul global (national, al Comunitatii Europene ele.) de dezvoltare, mai exact, se observa daca sectoarele pentru care se acorda finantarea au o prioritate ridicata in dezvoltarea economica a tarii sau a structurii interstatale respective.

Aspectul comercial prezinta importanta pentru intreprinderile producatoare. In acest caz, se studiaza elementele proiectului privind negocierile de vanzare-cumparare, cererea pentru produsul ce se va fabrica, evolutia pietei de desfacere si a celei de aprovizionare cu materii prime, forta de munca ele.

Vinzarea si comercializarea produselor trebuie sa vizeze: localizarea pietei de desfacere, competitivitatea anticipata tinand seama de producatorii existenti, potentiali, locali sau straini, veniturile din vanzarile anuale estimate din produse si servicii, costurile anuale estimate din promovarea vanzarilor si din comercializare.

Aspectul financiar al proiectului este strans legat de cel comercial, el comportand doua laturi distincte: analiza prin prisma finantatorului si stabilirea masurii in care poate fi acoperita cu imprumuturi valoarea proiectului.

Evaluarea financiara se face pentru a vedea daca proiectul este suflcient de rentabil pentru finantator, daca se obtine profit.

Evaluarea financiara se face in doua etape:

Prima etapa (studiul de fezabilitate) consta intr-o analiza financiara sumara, ce se face cu ocazia identificarii proiectului, pentru a facilita alegerea solutiei de fabricatie si a echipamentelor necesare. Analiza vizeaza alegerea celei mai bune variante de proiect, in urma compararii variantelor concurente, pe baza unei aprecieri pertinente a valorii intrinseci a finantarii, inainte de a se introduce obligatiile financiare si fiscale.

A doua etapa consta in analiza financiara detaliata (planul de afaceri), ce se face cu ocazia elaborarii definitive a proiectului sau a formei finale a acestuia. Ea are scopul de a releva rentabilitatea capitalurilor investite de finantator, delimitand resursele proprii de cele imprumutate. De data aceasta se iau              in considerare dobanzile de la imprumuturile bancare, impozitele pe profit, taxele vamale ele.

In analiza gestiunii se au in vedere competenta echipei de proiect care va asigura ulterior gestiunea, precum si competenta societatii in structura careia se afla echipa de proiect.

In analiza structurii administrative a echipei se cere ca ea sa aiba o anumita autonomie pentru administrarea afacerii.

Dupa terminarea evaluarii, comisia de evaluare intocmeste raportul de evaluare.

Conform standardelor profesionale, un evaluator este o persoana cu o buna reputatie care:

1. A obtinut o calificare corespunzatoare de la o institutie de invatamant / institutie recunoscuta sau o calificare universitara echivalenta;
2. Are o experienta corespunzatoare si este competent sa evalueze proiectul in domeniul sau de activitate.

In afara acestor conditii care asigura intrarea libera in cadrul profesiei, evaluator poate fi:

persoana care este membru deplin al unei asociatii profesionale recunoscute, ce se ocupa cu evaluarea proiectelor;

o persoana nominalizata de o autoritate cu statut echivalent.

Standardele profesionale recunosc urmatoarele pozitii ale evaluatorului, in raport cu consortiul unui proiect:

v              consultant este cea mai intalnita situatie si anume cand un partener angajat intr-un proiect solicita o opinie calificata din partea unei societati sau a unei persoane specializate cu privire la valoarea proiectului care sa constituie baza de negociere. In acest caz, rezultatul poate fi o eva­luare subiectiva intrucat evaluatorul ar putea sa tina cont de interesele consortiului / clientului sau.

v              arbitru atunci cand evaluatorul este solicitat simultan, pe aceasta pozitie, de toti partici­pantii la proiect. In acest caz, rezultatul va fi o evaluare obiectiva, in sensul ca evaluatorul va tine cont de interesele tuturor partenerilor, chiar daca acestea sunt contradictorii.

v              expert neutru (independent) atunci cand evaluatorul este solicitat de o instanta judeca­toreasca sau alta institutie cu statut echivalent (autoritate financiara finantatoare, o structura organizatorica de directionare a cecetarii si dezvoltarii, autoritate fiscala) sa evalueze un proiect ce constituie obiectul unei cauze legale, fiscale sau de cercetare-dezvoltare. In acest caz, rezultatul va fi o evaluare independenta, in sensul ca evaluatorul nu va tine cont de inte­resele niciuneia din parti.

3.Criterii, mod de evaluare si selectare a propunerilor de proiecte

Evaluarea propunerilor de proiecte se face pe baza criteriilor de evaluate, care sunt:

criterii generale de evaluate, valabile pentru toate tipurile de proiecte;

criterii specifice de evaluare, stabilite pe tipuri de proiecte.

3.1. Criterii generale de evaluare

1. Conformitatea cu continutul tematic / obiectivele scoase la competitie
2. Credibilitatea si fezabilitatea proiectului:

Calitatea managementului de proiect:

experienta si competenta conducatorului de proiect: stiintifica, tehnica, manageriala;

organizarea si planificarea proiectului: structura, etape si resursele necesare;

claritatea responsabilitatilor, coordonarea si corelarea intre parteneri;

metode, indicatori si proceduri pentru monitorizarea realizarii si evaluarea rezultatelor;

Competenta echipei de lucru:

nivel de pregatire si experienta corespunzatoare si necesara realizarii proiectului;

Asigurarea resurselor materiale si financiare necesare realizarii proiectului:

partenerii sa aiba dotarea (baza materiala) necesara si suficienta pentru realizarea proiectului;

partenerii sa aiba posibibitatea utilizarii si altor baze materiale la alte organizatii economice si / sau institutii;

credibilitatea financiara a unitatilor participante.

3. Analiza si evaluarea costurilor:

Nivelul costurilor totale, de etapa, pe activitati ele.

Eficienta costurilor / rezultate.

3. Criterii specifice de evaluare

1)     Calitatea stiintifica / tehnica a propunerii

gradul de noutate / modernitate a solutiei propuse;

caracterul de originalitate a propunerii si raportarea la proiecte nationale / europene conexe (corelarea / excluderea reluarilor sau suprapunerilor cu proiecte similare, realizate prin finantare din fonduri publice nationale / europene);

contributia proiectului la dezvoltarea domeniului / domeniilor vizate;

caractetul multidisciplinar al activitatilor de cercetare cuprinse in proiect;

gradul de noutate / originalitate a solutiilor, metodelor si instrumentelor de lucru propuse;

nivelul parametrilor de performanta si calitate ai solutiei propuse;

gradul de conformitate cu cerintele reglementarilor si standardelor corespunzatoare de nivel european sau intemational (calitate, mediu, risc ele.);

planul de exploatare si / sau difuzare a rezultatelor.

2)     Beneficii economice directe estimate pentru agentii economici participanti (potentialii producatori / utilizatori)

contributia previzibila la imbunatatirea pozitiei pe piata a unitatilor economice participante;

contributia previzibila la cresterea performantelor si competitivitatii unitatilor economice participante;

cresterea cifrei de afaceri si a profitului;

cresterea capacitatii proprii de proiectare-dezvoltate de produs;

dezvoltarea capacitatii tehnologice si cresterea productivitatii;

dezvoltarea cunostintelor si aptitudinilor si crestetea competentei tehnice a personalului;

modernizarea / perfectionarea metodelor de organizare a productiei si a celor de alocare si utilizare a resurselot umane si materiale;

atingerea standardelor internationale de calitate si de mediu.

3.     Impactul economic, social si asupra mediului

4.     Criterii privind activitatile structurale (daca este cazul, optional in functie de finantator)

proiect de mare complexitate;

valorificarea directa a unor solutii existente, dezvoltate si testate anterior;

realizarea proiectului in termen cat mai scurt;

participarea in asociere a colectivelor de cercetare din institutie si univetsitati;

atragerea in proiect a tinerilor cercetatori si specialisti;

existenta si promovarea colaborarilot intetrationale in sprijinul realizarii obiectivelor proiectului.

5.     Contributia la eficientizarea utilizarii resurselor umane si materiale in scopul realizarii obiectivelor proiectelor

optimizarea schimbului de observatii intre participantii la program;

identificarea si alocarea optima a resurselor umane si materiale;

corelarea si sincronizarea activitatilor desfasurate in program.

6.     Impactul asupra mediilor stiintific, tehnologic, economic

stimularea formarii de nuclce / retele de competenta stiintifica si tehnologica;

perspectiva de dezvoltate in continuare a cercetarii in domeniu;

cresterea capacitatii de absorbtie a mediului economic: perspectiva de valorificare a rezultatelor.

7.     Perspectiva formarii de noi parteneriate

8.     Calitatea facilitatilor si serviciilor oferite

9.     Contributia facilitatilor si serviciilor oferite la realizarea obiectivelor programului

10.  Contributia facilitatilor si serviciilor oferite la dezvoltarea domeniului / domeniilor de cercetare-dezvoltare vizate de program (pe plan intern, pentru integrarea pe plan international)

3.3.Modul de evaluare a propunerilor de proiecte

Evaluarea propunerilor de proiecte se face pe baza criteriilor de evaluare generale si specifice stabilite.

Formularele de evaluare vor fi conforme cu structura-cadru a fisei de evaluare specifica fiecarui tip de proiect, data ca model demonstrativ in Tabelul 1.

Selectatea propunerilor se face in ordinea punctajului obtinut pe baza criteriilor de evaluare.

Tabelul 1. Fisa de evaluare a proiectelor; structura-cadru (model demonstrativ).