Necesitatea, continutul si rolul tabloului de bord in infaptuirea managementului intreprinderii

NECESITATEA, CONTINUTUL SI ROLUL TABLOULUI DE BORD IN INFAPTUIREA MANAGEMENTULUI INTREPRINDERII

Unul din instrumentele de baza ale gestiunii previzionale il constituie tabloul de bord. Pozitia cheie pe care o detine in cadriul mecanismului acestuia, ne permite sa constatam ca el reprezinta de fapt mijlocul prin intermediul caruia se infaptuieste o permanenta si intensa informare a decidentilor asupra modului in care evolueaza fenomenele specifice activitatilor conduse.

Un astfel de flux informational este absolute necesar as e infaptui in toate sistemele organizate. In intreprinderi, ca sisteme active, realizarea acestui flux pe termen scurt, mediu si lung , care sa defineasca evolutia viitoare a activitatilor sale, iar pe de alta parte de a controla frecvent realizarile si de a constata abaterile(ecartul) de la "traiectoria" prevazuta initial. Dintr-un astfel de context rezulta ca pentru intreprindere apare drept o necesitate faptul de a concepe tabloul de bord ca o modalitate de lucru a echipei manageriale prin care in egala masura sunt stabilite obiective imediate, urmarite si validate realizarile vis-a-vis de previziuni si sunt prezentate intr-o forma precisa si rapida principalele incidente a caror gravitate pot periclita atingerea obiectivelor propuse.

Tabloul de bord ofera responsabililor decidenti posibilitatea de a"comunica" cu elementul condus, si sa detina in mod curent informatii cu privire la derularea tuturor activitatilor intreprinderii .De aceea, pe buna dreptate, se afirma ca tabloul de bord este expresia unei retele de informare.

Dintr-un alt punct de vedere utilizarea tabloului de bord ofera conducerii intreprinderii posibilitatea de a-si concentra actiunile asupra anumitelor domenii de activitate si de a fixa pentru acestea obiective incredintate unor centre de responsabilitate. Ca urmare, in angrenajul intreprinderii prin tabloul de bord se infaptuieste descentralizarea responsabilitatilor in privinta infaptuirii previziunilor,. In acest context, el devine un instrument indispensabil, deoarece constituie mijlocul prin conducerea intreprinderii verifica daca "centrele de responsabilitate", respectiv sectoarele de activitate arondate acesteia se confirma prin comportamentul lor, obiectivelor stabilite anterior, daca se angajeaza suficient in realizarea previziunilor, pentru a nu compromite performantele viitoare ale intreprinderii.

In fine tabloul de bord a intreprinderii poate fi considerat drept sinteza unei de banci de date intrucat pentru a-l realize este absolute necesar a se colecta un volum imens de date informatii si intocmi situawtii specifice privitoare la toate domeniile de activitate.In acest sensd , se retine si faptul ca termenii in care se realizeaza tabloul de bord reprezinta un lexic, fie el unul standardizat, daca se poate spune asa, practicat intre diferiti resaponsabili. Drept urmare ca sinteza a unei banci de date tabloul de bord poate servi :

intreprinderii, pentru informarea diferitilor responsabili de sectoare precum si celor din conducerea intreprinderii;

administratiei de stat, in cazul controalelor si analielor facute pe linie foscala, pentrui cazurtile in care datele extracontabile pot prezenta utilitate;

bancilor si partenerilor financiari, cand pentru a obtine un imprumut, pruin tabloul de bord se ofera date cu privire la previziuni si realizari, intr-un mod mult mai operativ si la momentul oportun, decat cele obtinute prin sistemul contabil invedrea obtinerii mai rapide a unei viitoare schite de paln de finantare;

actionarilor, atuinci cand acestia doresc sa verifice suplimentar exactitatea datelor prezentate in conturile contabile si in referatele cenzorilor;

altor parteneri sociali, carora tabloul de bord le poate oferi informatiile la care au dreptul pentru a stabili nivelul unor indicatori sociali, cum sunt cei referitori la capitalul uman folosit de intreprindere, drepturile omului, etc.

Intr-un cuvant tabloul de bord este menit sa puna in evidenta ceea ce francezii numesc clignotants sau punctele de alerta ale intreprinderii, sensul evolutiei sale in raport cu obiectievele sale si in consecinta, sa ajute la imbunatatirea performantelor acesteia.

Din cele enuntate am putea defini trabloul de bord, la modul general, ca fiind un instrument de lucru indispensabil conducerii operative a intreprinderii, conceput "ca un centralizator de informatii", prezentate intr-o forma sistematica, sinoptica, referitoare la starea si evolutia principalelor factori ce concretizeaza domeniul de activitate a carui responsabilitate revine unui conducator[1] .

Pentru elaborarea tbablolui de bord se impune ca in prealabil sa se dedfinesca exact politica intreprinderii si obiectivele ei curente pentrui intervalul pentru care se formuleaza tabloul de bord. In continuare este necesara precizarea mijloacelor cu ajutorul carora se urmareste infaptuiirea politicii forlmulate si atingerea obiectivelor stabilite,

Cunoscand temeinic politica ce se va urma precum si obiectivele ei se poate intra in constructia porpriu zisa a tabloului de bord. In acest scop se precizeaza un anumit numar de indicatori care sa permita cunoasterea operative a realizarilor si compararea tot atat de operativa - pe zile- cu marimile programate. De fapt este vorba de expresivitatea acestor indicatori, adica de fenomenul a carui derulare poate fi urmarita zilnic fenomen care, in mod direct sau indirect, imediat sau defazat in timp, are implicatii financiare adica determina marimea fluxurilor de amortismente si profit, de costuri, de incasari, nivelul stocurilor etc.

Din punct de vedere pragmatic, al conducerii operative a activitatii intreprinderii tabloul de bord este mult mai important decat bugetul ei. Prtin biget se fundamenteaza o strategie de urmat pentru a atinge, pana la finele anului, obiectivele financiare fioxate , darn u permit confruntasrea operationala cu realitatea imediata si initierea corectiilor necesare pentru mentinerea in cadrul preconizat. Tabloul de bord contribuie substantial la o temeinica fundamentare a deciziilor tactice, regland astfel activitatile intreprinderii in vederea atingerii obiectivelor fixate prin buget in conditii de profitabilitate cat mai ridicata si stabila. Tabloul de bord trebuie conceput ca un instrument eficient al conducerii tactice, operative.

Existenta tabloului de bord specific fiecarui domeniu de activitate da posibilitatea crearii unui nou stil de relatii in procesul conducerii, intrucat "centrele de responsabilitate" (serviciile) sunt practic invitate la a-si prezenta, in fata conducerii intreprinderii, posibilitatile si de a-si asuma responsabilitatea pentru abaterile intervenite intre obiectivele propuse si realizari. Aceasta reprezinta, de fapt, o delegare de putere, ca mijloc eficace de mobilizare a compartimentelor la realizarea obiectivelor ce privesc strategia firmei.

Confrom principiului delegarii de putere, de fapt a competentelor decizionale, conducerii intreprinderii ii ramane puterea de decizie, iar centrelor de responsabilitate le este delegata competenta de a utiliza mijloacele necesare infaptuirii deciziei adoptate.

Plecand de la o astfel de viziune asupra tabloului de bord, ca modalitate de lucru, si luand in considerare specificul organizarii intreprinderilor romanesti, se poate reprezenta grafic continutul si mecanismul acestui sistem, astfel :

Cum se poate observa din graficul prezentat rezulta ca fiecarei activitati ii ...... Un tablou de bord dar o importanta deosebita ii revine tabloului de bord general si tabloului de bord al activitatii financiare care urmeaza a fi prezentate mai detailat.

TABLOUL DE BORD GENERAL

Tabloul de bord general , prin capacitatea de sinteza oferita de cativa parametrii cheie, considerati definitorii pentru activitatile intreporinderii, face posibila relevarea , intr-un mod ioperativ a unei bune sau mai putin bune functionari a mecanismului firmei.

Problema care se pune aici este aceea de arezolva modul in care continutul informational al tablourilor de bord specifice diferitelor domenii de activitate ale intreprinderii se inregistreaza si se regasesc in continutul tabloului de bord general. Acesta cu atat mai mult cu cat in acest tablou nu pot fi concentrate toate datele referitoare la activitatea intreprinderii asa cum apar ele in darile de seama spre exemplu intocmite pe domenii de activitate .

Se considera ca fiind un instrument al gestiunii pe termen scurt in continutul tabloului de bord general este necesar a se include numai parametrii cheie care concentreaza intr-o expresie cifrica actiunea intreprinsa in scopul atingerii obiectivului organizational propus si care permit opimizarea rezultatelor intreprinderii[2]. De asemenea pentru a fi eficace in actiunea de a conduce se recomanda ca in tabloul de bord general sa se cuprinda un numar cat mai restrans de indicatori, in contextual carora sa se regaseasca fiecare "centru de responsabilitate" prin proprii parametrii cheie. Acesta, deoarece si participare si adeziunea responsabililor la stabilirea si realizarea obiectivelor intreprinderii sunt indispensabile, iar parametrii cheie inscrisi in tabloul de bord sunt realizabili numai in condiitile unei bune conduceri a sectoarelor de activitate in cauza.

Cu toate acestea este necesar a se avea in vedere o oarecare omogenitate in privinta continutului informational al tabloului de bord general deoarece rolul sau nu este acela de a servi drept "table de cifre" ci in acelea de a pune in evidenta ecartul inregistrat la un moment dat, intre previziuni si realizari, in privinta "punctelor cheie" ale gestiunii intreprinderii. Ca urmare, indicatorii sai vor fi stabiliti in functie de acest obiectiv, astfel incat simpla lecturare a tabloului de bord al activitatii generale a intreprinderii sa permita cunoscatorilor de a consemna imediat ecarturile mai semnificative si de a dobandi o imagine globala cat mai clara asupra bunului mers al sistemului.

Teoria si practica din tara noastra nu ne-au permis a ne face o imagine mai concludenta asupra cadrului in care ar trebui conceput cadrul informational al tabloului de bord general. De aceea se considera ca in aceasta directie se poate urma calea pe care ne-o sugereaza managementul firmelor franceze[3]. Astfel se considera ca parametrii cheie ai tabloului de bord general pot fi utili in masura in care ei surprind atat aspectele pozitive cat si incidentele de parcurs ale intreprinderii. Prin urmare, punandu-se accentul pe acest din urma aspect, ei pot fi delimitati in 6 categorii diferite, practic, releva tot atatea domenii in care pot interveni incidente semnificative in activitatea intreprinderii, si anume:

1)     Parametrii ce privesc activele intreprinderii si structura financiara si de capital acestuia

a)     - in ce priveste gestiunea activelor si pasivelor

cifra de afaceri

viteza de rotatie a stocurilor

postul clienti si durata dmedie de incasare a creantelor

postul furnizori si durata medie de onorare a obligatiilor intreprinderii fata de acestia

b)     - in ce priveste structura financiara si de capital

coeficientii de structura de capital

creditul p[e termen scurt

nivelul cheltuielilor financiare

nivelul disponibilului

2)     Parametrii ce privcesc suprastocajul

3)     Parametrii ce privesc supraechiparea intreprinderii cu aparat tehnologic

4)     Parametrii ce privesc expansiunea intreprinderii

5)     Parametrii ce privesc rentabilitatea

6)     Parametrii privind stabilirea personalului

Din cele prezentate cu privire la continutul si rolul tabloului de bord general al intreprinderii putem deduce ca acestuia I se asociaza 2 calitati esentiale si anume:

a)     de a fi instrument de previziune pe intervale scurte de timp, prin care se definesc obiectivele propuse si modul concret de a actiona pentru realizarea lor

b)     de instrument de colaborare intre responsabili ai diferitelor sectoare de activitate ale intreprinderii.

Conform celor prezentate mai sus se releva importanta care trebuie atribuita indicatorilor financiar selectivi in conducerea firmei, comparativ cu indicatorii specifici altor domenii de activitate. Nu este domeniul incidentelor posibile in care fenomenul relevant poate sau nu poate fi observat si pus in evidenta prin mijloace specifice activitatii financiare. Acesta este un argument in plus pentru implementarea in procesul managementului intreprinderilor a unui tablou de bord propriu activitatii financiare.

TABLOUL DE BORD AL ACTIVITATII FINACIARE

Conducerea moderna a intreprinderii necesita conceperea si utilizarea unui tablou de bord specific activitatii finaciare.

Necesitatea utilizarii sale rezida tocmai in cerintele de informare sistemica,completa si corecta a decidentilor privind modul in care se deruleaza procesul finaciar microeconomic, cu scopul de a fundamenta si de alua decizii de reglare a tuturor activitatilor intreprinderii in conformitate cu criteriile de eficienta financiara.

Tabloul de bord al activitatii finaciare are rolul de a furniza decidentilor informatii cu privire la modul de constituire si utilizare a capitalului , de obtinere si repartizare a rezaultatelor financiare, de realizare a echilibrului financiar functional, intr-un cuvant, informatii necesare aprecierii situatiei financiare a intreprinderii si a performantelor asle de piata. Importanta care i se atribuie in actul conducerii resida in faptul ca el contine un sistem de indicatori extrem de expresivi, si o pronuntata tenta financiara, ce au o mare capacitate de sintetizare a fenomenelor, prin intermediul carora se pot cunoaste si controla fenomene si procese ce depasesc cadrul strict al activitatii financiare, asa cum sunt cele legate de achizitionarea si folosirea in procesul productiv a resurselor materiale si umane, de comercializare a produselor, de realizare a programelor de cercetare si de investitii, etc. Informatia obtinuta prin tabloul de bord al activitatii finaciare se extinde in sfera aprovizionarii, productiei, si desfacerii, a cercetarii stiintifice si investitiilor, recrutarii si pregatirii personalului, devenind utila factorilor responsabili din aceste domenii de activitate ale intreprinderii.

Functiile tabloului de bord al activitatii finaciare in procesul conducerii intreprinderii[4] :

a)     functia de evaluare-informare - elemente informationale cu caracter operativ pentru evaluarea fenomenelor finaciare generate de activitatea intreprinderii;

b)     functia de sesizare-avertizare-alertare - ecartul fata de previziuni, evolutia posibila viitoare, pentru a intervenI sau a nu interveni in diferite grade de intensitate in derularea activitatilor intreprinderii;

c)     functia de analiza-diagnoza - analiza pentru identificarea "punctelor sensibile" ale mecanismului si stabilirea diagnosticului, totodata identificand directiile si masurile necesare care trebuie adoptate de catre decident prin decizii tactice menite sa regleze activitatile si sa le orienteze spre atingerea obiectivelor propuse in conditii de eficienta;

d)     Functia de asigurare a comunicarii, a dialogului intre diverse "centre de responsabilitate".

METODOLOGIA DE ELABORARE A TABLOULUI DE BORD

Tinand seama de faptul ca tabloul de bord constituie principalul mijloc de evaluare curenta a fenomenelor financiare generate de activitatea entitatii economice si pe aceasta baza de informare operativa a decidentilor asupra parametrilor atinsi precum si a tendintelor manifestate in evolutia acestora, constituirea trebuie sa raspunda anumitor cerinte, cum ar fi: consistenta, obiectivitatea, expresivitatea, accesibilitatea si manevrabilitatea indicatorilor inscrisi.

Consistenta tabloului de bord se refera la existenta unui continut cat mai cuprinzator de informatie care sa releve cat mai complet latura financiara a activitatii intreprinderii

Obiectivitatea indicatorilor se refera la cuantificarea fenomenului si durata de viata, de utilizare a informatiei pe care o genereaza.

Expresivitatea are menirea de a asigura accesibilitatea la informatii a tuturor decidentilor, indiferent de domeniul de activitate: tehnic, personal, contabil, financiar, pentru a facilita concluzii corecte si implicit initierea masurilor de corectare in timp util.

Manevrabilitatea este asigurata de echilibrarea informatiilor tabloului de bord, adica prin imbinarea indicatorilor tehnici, generali, economici si financiari astfel incat sa se poata initia masurile de rigoare pe diferite planuri.

Continutul informational al tabloului de bord al activitatii finaciare difera in functie de nivelul organizatoric, atat sub aspectul cantitatii cat si al calitatii informatiei pe care o furnizeaza factorilor decidenti, astfel :

Pe ansamblul intreprinderii, caz in care continutul se bazeaza pe schimbul de informatii din tablourile de bord elaborate la nivelul subunitatilor intreprinderii (fabrici, uzine, sectii);

La nivelul subunitatilor intreprinderii carora li s-a efectuat un grad de autonomie, caz in care informatiile necesare se culeg din evidentele acestora (contabila, statistica, tehnica,etc.).

Datorita competentelor diferite atribuite conducatorilor celor doua nivele de decizie, elementele informationale in primul caz au caracter predominant financiar, in timp ce in cazul subunitatilor vor predomina informatiile de natura economica care genereaza sau conditioneaza informatia financiara la nivel de intreprindere.

Tinand seama de caracterul operational al tabloului de bord, de perisabilitatea informatiilor financiare ca urmare a modificarii zilnice a lichiditatii si capacitatii de plata, tabloul de bord ar trebui elaborat pentru un orizont de timp de o luna cu defalcarea pe zile, asigurand astfel operativitate in initierea si aplicarea unor masuri de corectare a abaterilor, atunci cand este cazul.

MODUL DE REALIZARE A TABLOULUI DE BORD