|
|
|
Stabilirea documentelor de lucru ale auditului sistemelor calitatii
Pentru desfasurarea corespunzatoare a auditului sistemelor calitatii se recomanda utilizarea unor documente de lucru.
Totusi, nu trebuie cazut in capcana utilizarii unui numar prea mare de asemenea documente, care incetinesc auditul.
Auditorul sef poate avea documente de lucru intr-un format standard, pentru a controla cadrul general al desfasurarii auditului. Forma acestor documente de lucru nu este importanta . Conteaza mai mult ca ele sa fie eficiente si subordonate procesului de audit.
Pentru facilitarea desfasurarii auditului si pentru consemnarea si raportarea concluziilor pot fi utilizate urmatoarele tipuri de documente:
. liste de verificare / chestionare de audit, utilizate pentru evaluarea sistemului calitafii / zonei auditate;
. formulare pentru raportarea observafiilor auditului;
. formulare pentru documentarea dovezilor de sustinere a concluziilor la care au ajuns auditoru.
Documentele de lucru trebuie astfel concepute incat sa nu limiteze activitatile sau investigatiile suplimentare, care pot deveni necesare pe parcursul desfasurarii auditului.
1. Liste de verificare
Dintre documentele de lucru o atentie deosebita trebuie acordata elaborarii listelor de verificare / chestionarelor de audit.
Prin lista de verificare se intelege un chestionar detaliat pe care il foloseste auditorul in zona auditata. Acest document cuprinde toate intrebarile posibile, referitoare la zona respectiva.
Chestionarul rezolva o parte din obiectivele auditului, dar ii poate reduce eficienta. 0 lista de verificare prea detaliata poate deveni o piedica in desfasurarea corespunzatoare a auditului.
Listele de verificare / chestionarele de audit se pot intocmi luand in considerare:
standardul de referinta;
rezultatele auditurilor anterioare;
deficientele constatate in ceea cepriveste calitatea;
prioritati stabilite de conducere;
documentele sistemului calitafii;
alte documente ale organizatiei;
consideratii ale auditorilor, bazate pe propriile cunostinte, experienta, evaluari preliminare etc.
Un ghid bun pentru pregatirea listelor de verificare / chestionarelor de audit consta in a gandi in termeni ca: 'ce sa vad?' 'ce sa caut?'. Intrebarile fundamentale sunt: ce?, cum?, unde?, cand?, cine?, de ce?
Nu trebuie sa se piarda din vedere ca, prin utilizarea listelor de verificare, trebuie sa se obtina dovezi obiective.
Un alt aspect, care trebuie avut in vedere la elaborarea listelor de verificare / chestionarelor de audit, consta in aceea ca prin intrebarile formulate, auditorul trebuie sa afle cum vor proceda comparti mentele atunci cand in sistemul calitati apar disfunctionalitati pentru a mentine cursul normal al activitatilor .
In anexa 1 sunt prezentate doua liste de verificare pentru cazul in care exista o procedura si pentru auditarea comparti mentului aprovizionare.
Listele de verificare bine intocmite au urmatoarele avantaje:
. permit auditorilor sa fie bine informati cu privire la obiectivele si cerintele zonei auditate;
. permit auditorului sef sa evalueze activitatea de pregatire a auditului, desfasurata de ceilaiti membri ai echipei;
ajuta auditorii sa mentina sub control 'ritmul' auditului;
sunt utile in cazul redistribuirii sarcinilor intre membrii echipei de audit;
asigura o inregistrare corespunzatoare a domeniilor si activitatilor specifice, investigate in timpul auditului.
2. "Aide - memoires"
Sa presupunem ca se auditeaza sistemul calitatii unei organizatii, urmarindu-se implementarea si eficienta acestui sistem.
De regula, sistemul calitatii este definit prin manualul calitatii. Acest document este folosit de auditor pentru evaluarea sistemului calitatii. Cel mai eficient 'aide-memoires' pe care il poate utiliza auditorul este, prin urmare, chiar cuprinsul manualului calitatii.
Se recomanda ca, in faza pregatirii auditului, auditorul sa se asigure ca sistemul definit in manual este complet si apt sa permita realizarea obiectivelor organizatiei in domeniul calitatii.
Atunci cand se evalueaza conformitatea sistemului calitatii cu standardul de referinta, acest standard va constitui 'lista de verificare' utilizata de auditor.
Auditorul poate, insa, sa-si elaboreze propriul 'aide-memoire', dar care nu trebuie sa fie foarte detaliat, ci sa cuprinda numai aspectele importante.
Un auditor, cand isi planifica auditarea unei zone si isi intocmeste lista de verificare sau aide-memoire-ul, trebuie sa aiba in vedere faptul ca fiecare interviu ar trebui sa cuprinda mtrebari cu privire la urmatoarele patru aspecte de baza:
. persoane - responsabilitati si autoritate, cerinte de instruire;
. proceduri - sunt disponibile, acopera activitatea auditata, se aplica in practica;
. echipamente - sunt cele specificate in proceduri, necesita manuale de utilizare, sunt acestea disponibile;
. produse fi materiale - sunt cele specificate in proceduri, corespunzator identificate si cu stadiul inspectiilor identificat corespunzator.
In zonele cheie trebuie sa se aiba in vedere urmarirea feedback-ul, adica sa se verifice daca initiatorul unei actiuni primeste un raspuns.
In continuare, sunt prezentate cateva exemple de intrebarr de baza si documente care ar putea fi analizate pentru a obtine dovezi obiective prin care sa se verifice raspunsul dat cu ajutorul auditului sistemului calitatii.
Seful unui comparti ment
. ce activitati desfa^oard comparti mentui al carui ^efsunteti?
. care sunt responsabilitafile dumneavoastrd?
Pentru a verifica raspunsurile, auditorul trebuie sa examineze sectiunea din manualul calitatii care prezinta responsabilitatile si sa verifice procedurile comparti mentale.
Comparti mentui aprovizionare cum comandati produsele?
Pentru a verifica raspunsurile auditorul trebuie sa examineze:
=> procedurile comparti mentului aprovizionare;
=> cateva referate de aprovizionare si comenzi de aprovizionare;
=> specificatii le de aprovizionare corespunzatoare;
=> lista subcontractantilor acceptati;
=> modul in care este trecut pe lista un nou subcontractant.
Operatorii Puteti sa prezentati activitatea pe care o desfasurati?
Pentru a verifica raspunsurile auditorul trebuie sa verifice:
=> instructiunea de lucru, planul calitatii sau desenul, aplicabile;
=> disponibilitatea si stadiul confirmarii metrologice pentru fiecare echipament de inspectie, masurare si incercare utilizat;
=> materialele necesare pentru activitatea auditata, fisa de post a operatorului.
Inspectorii CTC
. cum verificati conformitatea produselor?
Pentru a verifica raspunsurile, auditorul trebuie sa verifice:
planul calitatii, instructiunea de inspectie a produsului respectiv sau tehnologia corespunzatoare;
disponibilitatea si stadiul confirmarii metrologice pentru fiecare echipament de inspectie, masurare si incercare utilizat;
. cum selectioneaza inspectorul numarul de produse inspectate si daca acest mod corespunde cu ceea ce se cere.
Controlul documentelor Pe baza documentelor identificate, auditorul trebuie sa verifice:
=> desenul / procedura originala, impreuna cu inregistrarile referitoare la analiza si aprobarea;
=> modificarile / amendamentele care au fost mregistrate;
=> listele de distribuire si modalitatea de editare a documentelor amendate si/sau anulate;
=> lista documentelor in vigoare;
=> daca formatui si modul de identificare a documentelor, cat si al editiei lor sunt in conformitate cu cele precizate In procedurile referitoare la controlul documentelor si al datelor.
3. Diagrama de flux a procesului de audit
Diagrama de flux ajuta auditorul sa observe ca auditul se desfasoara sis-tematic si ca nu au fost omise etape importante. In fig. 13-3 se prezinta, exem-plificativ, diagrama de flux pentru un audit, prin care se evalueaza implementarea si eficienta sistemului calitatii.
Din figura rezulta etapele procesului de audit de la colectarea datelor, analiza si evaluarea lor pana la raportarea rezultatelor auditului.
Diagrama prezentata poate fi modificata pentru a se adapta la cerin{ele clientului si ale auditului.
Fig. 3. Diagrama de flux pentru un audit
4. Alte documente de lucru
Fiecare echipa de audit isi poate stabili propriile documente de lucru. consideram, totusi, ca cel putin urmatoarele documente de lucru ar trebui luate in considerare:
. la sosirea echipei de audit:
=> autorizarea auditului;
==> standardele sau alte specificatii de baza pentm audit;
==> planul de audit;
==> documente de lucru tipizate, care se folosesc in timpul auditului;
==> 'aide-memoires', liste de verificare, diagrame de flux etc.
. la sedinta de deschidere a auditului:
=> planul de audit;
=> once materiale de prezentare.
. in timpul colectdrii informafiilor:
=> standarde sau/si specificatii ;
==> 'aide-memoires' sau liste de verificare;
=> fise de observatii;
. in faza de analiza si evaluare:
=> fise de observatii (completate);
=> formulare pentru consemnarea neconformitatilor;
=> mregistrari, note de lucru;
. la sedin{a de incheiere a auditului:
=> materiale de prezentare;
=> materiale care sustin afirmatiile echipei de audit;
In anexa sunt prezentate cateva din formularele utilizate in timpul unui audit si, de asemenea, un exemplu de raport de audit.
