|
|
|
ATRIBUTIUNI DE SERVICIU SECRETAR
Atributiunile si sarcinile secretarului depind de specificul activitatii SNR-RUMN si sunt cuprinse in fisa postului:
executarea lucrarilor de registratura generala (sortarea, inregistrarea, datarea, distribuirea);
lucrari de corespondenta primita si emisa de SNR-RUMN (lecturarea corespondetei primite, prezentarea la conducere, inregistrarea, repartizarea si urmarirea rezolvarii corespondentei primite, intocmirea unor raspunsuri pe baza documentarii prealabile, dactilografierea lor, prezentarea la semnat a corespondentei cu materialul de baza; pregatirea corespondentei pentru expediere);
atributii de documentare: detectarea surselor interne si externe, selectarea materialului; prezentarea materialelor rezultatelor rezultate sub forma de tabele, scheme, statistici etc., clasarea documentelor, organizarea si asigurarea unei bune functionari a arhivei unitatii;
scrierea rapida, stenografierea discutiilor din sedintele, conferintele, intalnirile de afaceri, stenografierea dupa dictare (si la telefon), transcrierea stenogramelor;
multiplicarea materialelor: dactilografierea folosind masina de scris sau calculatorul (folosin metoda oarba), folosirea imprimantei calculatorului, utilizarea masinilor de copiat, corectarea greselilor, cunoasterea unor sisteme de corectare a materialelor pentru editorial;
traduceri si retroversiuni de acte, corespondenta, materiale documentare, cunoasterea unei limbi straine de cunoastere internationala scris si vorbit;
probleme de protocol si relatii cu publicul: intocmirea unor planuri pentru desfasurarea in bune conditii a intalnirilor cu persoane din afara institutiei, primirea vizitatorilor si a partenerilor de afaceri, cunoasterea, documentarea in ceea ce priveste regulile de comportament si protocol specifice tarii din care vine partenerul, pregatirea corespondentei protocolare cu ocazia diferitelor evenimente;
evidenta necesarului de consumabile si evidenta de personal (intocmeste referatul cu necesarul de rechizite, tine evidenta orelor suplimentare, concediilor, evidenta delegatiilor, a deplasarilor si a evenimentelor profesionale);
pregatirea calatoriilor de serviciu ale conducerii, rezervarea de bilete, a camerei de hotel, obtinerea vizei (daca este cazul), pregatirea documentelor necesare pentru intalnirile de lucru, contactarea persoanelor cu care trebuie sa se inalneasca directorul si stabilirea programului;
cunoasterea si folosirea aparaturii moderne de birou (calculatorul, masina de multiplicat, fax, aparatura de inregistrare-clasare, interfonul etc.); cunosterea tehnoredactarii computerizate si a programelor pentru aceasta;
organizarea sistemului informational: primirea, preluarea si transmiterea informatiilor;
primirea si transmiterea comunicarilor telefonice;
organizarea sedintelor si a materialelor necesare;
difuzarea in Secretariat a deciziilor si instructiunilor cu caracter de circulanta;
preluarea de la sefi (prin delegare de autoritate) a unor sarcini pe care secretarul (asistentul manager) le poate rezolva sau chiar secretarul poate delega o serie de responsabilitati persoanelor din subordine;
perfectionarea permanenta din punct de vedere profesional;
respectarea disciplinei muncii.
Competente:
o un bun stenograf - sa poata transmite si transcrie exact ceea ce i se dicteaza;
o un dactilograf indemanatic, scriind fara greseli de tastare si limba;
o un bun corespondent, folosind o limba corecta si bogata in continut;
o un bun specialist in clasarea si arhivarea actelor, corespondentei si documentelor, capabil sa le gaseasca, la nevoie, cu rapiditate;
o un interpret capabil sa discute cu persoane straine, sa faca cunoscute si/sau sa comunice ideile reprezentantilor firmei, sa comunice acestora ideile interlocutorilor straini fara denaturari;
o un bun organizator al sistemului informational, capabil sa primeasca, sa prelucreze si sa transmita informatii, precum si sa tina la zi evidentele pentru conducere si celelalte compartimente ale Secretariatului;
o un bun traducator, capabil sa traduca cu rapiditate un text din/in limba romana/straina;
o un bun cunoscator al lucrarilor de secretariat si corespondenta, capabil sa inregistreze, repartizeze si sa urmareasca rezolvarea corespondentei primite, sa pregateasca raspunsul la scrisorile indicate de conducere, sa prezinte la semnat corespondenta impreunacu materialul de baza, sa intocmeasca formele de expediere a corespondentei;
o un bun orgnaizator al contactelor intre conducere si persoanele din afara si din interiorul Secretariatului (intalniri de lucru, sedinte, conferinte); capabil sa faca oficiul de secretar de sedinta si sa redacteze procese verbale;
o un bun documentarist, capabil sa detecteze surse de documentare, sa selecteze surse de documentare, sa selecteze si sa claseze materialul, sa-l difuzeze sub forma de buletine, fise etc;
o un bun specialist in manipularea si utilizarea aparaturii moderne de birou (calculatoare, masini de multiplicat, aparatrura de inregistrare-clasare etc.);
o un bun lucrator, capabil sa intocmeasca statistici specifice sectorului de secretariat, sa le prezinte sub forma de grafice si tabele;
o un bun agent de triere si transmitere a comunicarilor telefonice, capabil sa filtreze, limitand pana la evitarea totala a caracterului nociv al suprasolicitarilor si intreruperilor frecvente ale activitatii conducerii in anumite perioade;
o un lucrator capabil sa redacteze rapoarte, referate, informari pe baza unor directive generale si a materialului documentar;
o un bun specialist pentru controlul si corectura editoriala si tipografica a materialelor in curs de multiplicare.
