Modelul procesului de negociere si factorii fundamentali ai negocierii

MODELUL PROCESULUI DE NEGOCIERE SI FACTORII FUNDAMENTALI AI NEGOCIERII

Obiective de performanta

Dupa studierea acestui capitol, veti fi in masura:

sa descrieti procesul de negociere pe baza unor modele teoretice

sa intelegeti care sunt principalele teme legate de procesul de negociere

sa cunoasteti care sunt factorii fundamentali ai negocierii

sa explicati structura negocierii, determinate de obiectul si contextul negocierii

sa explicati raportul dintre partile angajate in negociere, pe baza intereselor,
puterii de negociere si caracteristicilor negociatorilor

sa intelegeti importanta determinarii mizei negocierii si a BATNA

Negociem pentru a incheia cu succes o importanta tranzactie de miliarde de lei sau pentru a reglementa situatia spatiului de parcare din fata blocului. Negocierea poate dura putin, aparand cvasi-spontan, asa cum se intampla cel mai adesea in relatiile din viata cotidiana sau se poate desfasura pe o perioada lunga de timp, implicand preparative complexe si intalniri multiple. Nu ne putem astepta desigur ca negocierile, chiar de acelasi tip, sa urmeze trasee similare, deoarece nu discutam despre o activitate rutiniera, usor de standardizat.

Insa problema este daca se pot identifica factori care prin interactiunea lor sa determine natura si dinamica negocierilor particulare.

1 Modele teoretice ale proceselor de negociere

intelegerea proceselor de negociere este facilitata de utilizarea unor modele teoretice. Un model al procesului de negociere trebuie sa defineasca principalii factori care configureaza desfasurarea proceselor si determina rezultatele obtinute. Am selectat din literatura de specialitate, doua modele - cel al lui Sawyer si Guetzkow (1965) si modelul PIN (1991).

1.1 Modelul Sawyer si Guetzkow

Sawyer si Guetzkow (1965) au identificat trei grupe de variabile: cauzale, de proces si de rezultate (fig.l).

CVARIABILE CAUZALE QTTV/TTTT TATS.TR

TIMP

Figura 1 - Modelul negocierii - Sawyer si Guetzkow (1965).

Variabilele cauzale

Variabile cauzale constituie campul de forte ca influenteaza procesele si, prin intermediul acestora, rezultatele. Acestea sunt:

negociatorii: diferentele culturale, de atitudine, de personalitate, de statut
social, precum si relatiile din interiorul grupului

scopurile: interesele partilor, gradul de divergenta sau de convergenta
dintre acestea

organizarea negocierii si informatiile: caracterul secret sau public, numarul
partilor si al participantilor, nivelul de informatie, nivelul de stres, timpul
si durata.

Variabilele cauzale se situeaza diferit in raport de timp: aspectele legate de negociator si de scopuri se contureaza inaintea negocierii (sunt anterioare intalnirii). Aspectele organizatorice si informationale pot preceda sau pot fi integrate proceselor. Culegerea informatiilor este un element fundamental al pregatirii negocierii dar procesul se continua si in cursul intalnirii fata in fata a partilor.

Variabilele de proces

Variabilele de proces, reprezentand factorii care definesc derularea procesului, includ: pregatirea, procedurile, comunicarea, strategiile. Acestea sunt influentate de variabilele de baza dar se contureaza si prin interactiunea partilor.

Variabilele de rezultat

Variabile de rezultat se refera la modul si criteriile de evaluare a modului in care negociatorul si-a atins scopurile propuse.

1.2 Modelul PIN

Un alt model (fig. 2) a fost elaborat de un colectiv de experti care au lucrat in cadrul unui proiect international de studiu asupra negocierii (PIN - Processes of International Negotiations) si a fost descris in lucrarea colectiva editata de V. Kremenyuk (1991).

Modelul PIN (1991) evidentiaza variabile care nu sunt foarte diferite fata de modelul anterior. Acestea sunt:

Actorii: Aceasta componenta se refera la interesele negociatorilor, la
raportul de putere dintre parteneri si la interactiunea comportamentelor.

Structura: Este data de obiectul negocierii si de contextul in care se
plaseaza acesta.

Strategiile: Aceasta componenta apartine etapei de pregatire a negocierii
si cuprinde diagnosticarea situatiei, fixarea obiectivelor si gandirea unor
modalitati si orientari pentru conducerea intalnirii dintre parti. .

Procesele: in desfasurarea negocierii se pot distinge anumite faze sau
secvente ale actiunii protagonistilor. Procesele esentiale ale negocierii sunt
informarea si comunicarea, precum si cele de influentare reciproca
(tehnici, strategii, tactici sau stratageme).

Rezultatele: Finalitatea negocierii este incheierea acordului, prin care protagonistii isi ating obiectivele proprii. Rezultatul este apreciat in termeni de satisfactie (obiectiva sau subiectiva) resimtita de fiecare parte.

_v-~-

f STRATEGII ( -diagnostic -obiective

Figura 2 - Modelul negocierii - PIN (1991)

Utilizand conceptia modelului Sawyer si Guetzkow a grupelor de variabile si elementele modelului PIN, vom distinge urmatoarele zone de interes pentru descrierea negocierii:

factorii fundamentali: obiectul, contextul, interesele, miza, BATNA,
raportul de putere si competentele negociatorilor.

pregatirea negocierii: diagnosticul situatiei, stabilirea obiectivelor si
pregatirea strategica;

desfasurarea negocierii si incheierea acordului: fazele negocierii,
informarea, argumentarea, influentarea, incheierea negocierii

2 Factorii fundamentali ai negocierii

Factorii fundamentali ai negocierii determina modul in care se desfasoara procesele ulterioare si rezultatele obtinute. Acestea fie confera o anumita structura situatiei de negociere (obiectul si contextul), fie configureaza raportul dintre parti (interesele si puterea de negociere).

2.1 Obiectul negocierii

Obiectul negocierii reprezinta problema sau proiectul supus dezbaterii, fata de care partile manifesta interese divergente, si care urmeaza sa fie solutionata printr-

un acord. Cu alte cuvinte este ceea ce se negociaza, ratiunea pentru care negociatorii se intalnesc si discuta.

Se poate determina o tipologie extrem de variata a obiectelor negocierii, dat fiind varietatea situatiilor specifice, natura problemelor sau amploarea intereselor divergente ale partilor. Obiectul depinde de domeniul in care este aplicata negocierea, putand fi incheierea unei tranzactii, restructurarea raporturilor si regulilor care guverneaza relatiile dintre parti, valorificarea unei oportunitati, rezolvarea unei probleme etc.

Obiectul poate fi predominat cantitativ sau predominant calitativ. Atunci cand este preponderent cantitativ (ex.: vanzarea a 100 de calculatoare), negociatorul isi poate stabili obiectivele si limitele de miscare in termeni strict cuantificabili. Cand obiectul este preponderent calitativ (ex.: incheierea unui acord de pace), obiectivele vor trebui exprimate intr-o maniera diferita, de exemplu prin gradul diferit in care sunt asumate anumite obligatii ('retragere totala de pe teritoriul ocupat', 'retragere partiala').

Obiectul negocierii poate fi preponderent material sau preponderent cognitiv, in problemele care definesc obiectul negocierii, partile pot manifesta interese contradictorii de natura materiala (ex.: tranzactionarea unor produse si servicii, alocarea unor resurse). in alte situatii aspectul material se combina cu divergentele de opinie (ex.: conflictele de munca, conflictele interpersonale).

O alta distinctie importanta intre situatiile de negociere este data de complexitatea obiectului. Morley si Stephenson (1977) fac distinctie intre trei tipuri de negociere, in functie de obiectul lor:

tipul I - un obiect unic care implica mai multe dimensiuni (ex: pret,
cantitate). in aceasta categorie se pot inscrie cele mai multe negocieri
comerciale, in care partenerii, vanzatorul si cumparatorul, discuta termenii
si conditiile incheierii unui contract (cantitate, pret, termen de livrare etc).

tipul II - un obiect unic cu o singura dimensiune (ex.: pretul, termenul de
finalizare al unui proiect, deschiderea ferestrei).

tipul III - un obiect multiplu compus din obiecte partiale. Negocierea
poate sa prilejuiasca rezolvarea mai multor probleme de natura diferita.
Astfel la intalnirea dintre vanzator si cumparator poate fi abordate atat
problemele legate de noul contract cat si altele ramase nesolutionate din
derularea unor contracte vechi (ex.: debit neacoperit, o reclamatie de
calitate). in aceste cazuri obiectul global al negocierii este format din mai
multe obiecte partiale, care pot fi tratate fie separat, fie legate unele de
altele.

Constatam din clasificarea lui Morley si Stephenson ca obiectul negocierii, motivul intalnirii partilor se compune din mai multe dimensiuni sau obiecte partiale. Vom conveni sa numim partile in care se descompune obiectul elemente de negociere. Elementele de negociere constituie variabilele carora protagonistii urmeaza sa le stabileasca o valoare finala prin acord, constituind subiecte separate ale ordinii de zi a discutiilor.

ACTIVITATE

Enuntati elementele de negociere pentru obiectul 'incheierea unui acord de vanzare -cump arare'

Cateva dintre elementele de negociere in acest caz pot fi: cantitatea, pretul, calitatea, ambalajul, termenele de livrare, conditia de livrare, modalitatea de plata, termenul de plata, garantii, servicii post-vanzare, litigii etc.

2.2 Contextul negocierii

Contextul negocierii reprezinta ansamblul factorilor - evenimente, procese, circumstante, persoane, entitati - care pot influenta desfasurarea negocierii. Obiectul negocierii, asa cum este definit de parti, reprezinta un decupaj dintr-o realitate, care isi pastreaza insa toate conexiunile naturale cu aceasta din urma. Din acest motiv, pentru a-i intelege mai bine natura, obiectul trebuie privit in contextul sau relevant.

Uneori contextul este limitat. Doua surori isi impart o portocala; in acest caz istoricul relatiei si eventual anumite reguli induse de parinti (sa nu se certe din orice fleac) constituie probabil aspectele esentiale care particularizeaza contextul. in alte situatii contextul este complex.

ACTIVITATE

Enuntati factori contextuali in cazul negocierii unui export de porumb romanesc intr-o tara din Africa

Pot fi numerosi factori contextuali relevanti. Amintim cativa dintre acestia: conjunctura internationala a pietei, evenimente legate de producatori sau exportatori, evolutia consumului si importurilor de porumb in statul respectiv, situatia politica a tarii importatoare, conflicte armate in zona de destinatie a marfii, situatia firmei importatoare etc.

2.3 Interesele

Interesele negociatorilor reprezinta o manifestare a preocuparilor, nevoilor, dorintelor acestora, care ii determina sa se comporte intr-un anumit mod si sa se situeze pe anumite pozitii in cursul negocierii.

ACTIVITATE

Sotul si sotia planifica petrecerea concediului. in cursul discutiilor, cei doi se situeaza pe pozitii diferite: sotul opteaza pentru o statiune de munte, iar sotia doreste un concediu la mare. Aceste pozitii divergente sunt rezultatul unor interese diferite. Care presupuneti ca sunt aceste interese?

Un raspuns posibil poate fi: nevoia sotului de relaxare in mijlocul naturii, in liniste si aer curat ii determina interesul pentru petrecerea concediului la munte. Sotia insa simte ca nevoia sa de relaxare poate fi cel mai bine satisfacuta de inot, de unde interesul ei pentru mare.

Negociatorii nu sunt purtatoare a unui singur interes; in realitate, cel mai adesea, acestea au interese multiple. Negocierea conduce la stabilirea unor raporturi intre multiple interese puse in joc:

ale persoanelor care se confrunta

ale organizatiilor pe care le reprezinta,

interese pe termen scurt (ex.: realizarea acordului)

interese pe termen lung (ex.: castigarea unui avantaj strategic pe piata,
consolidarea unei relatii trainice si de durata intre parteneri, promovarea unor
valori).

Negociatorii nu opereaza, de regula, nemijlocita cu interesele, ci mijlocit prin pozitiile care le codifica. Se poate spune ca partenerii cauta in cursul negocierii aceea exprimare a intereselor proprii care sa fie satisfacatoare pentru toti (cel putin cei prezenti). O nevoie poate fi satisfacuta in mai multe moduri: de exemplu putem aprinde tigara cu chibritul sau cu bricheta. in mod asemanator un interes poate sa fie exprimat prin mai multe pozitii de negociere.

in cazul vanzarii masinii vechi, proprietarului considera ca interesul sau este satisfacut nu numai de '100 de milioane de lei', ci si de: 90 de milioane, de 85 de milioane, de 80 de milioanePartenerii vor fi dispusi sa-si modifice pozitiile divergente initiale daca prin aceasta se asigura in continuare satisfacerea interesului propriu.

Daca ambii parteneri prefera solutia la care s-a ajuns, atunci se poate afirma ca rezultatul negocierii este eficient pentru participanti (cel putin). Daca ar exista o alternativa fata de care cei mai multi ar fi indiferenti, iar cel putin o persoana ar prefera-o atunci am putea spune ca negocierea nu a fost eficienta.

2.4    Miza negocierii

Miza reprezinta importanta pe care negociatorul o acorda obiectului negocierii si depinde de raportul dintre castigurile si pierderile asociate incheierii acordului. Ea reprezinta valoarea neta a atingerii unui obiectiv. Prin analogie, la un joc de pocher obiectivul este castigarea partidei iar miza este marimea potului.

Astfel un contract de vanzare pentru 1000 de tractoare are in principiu o miza mai mare decat daca obiectul ar un singur tractor. Acesta pentru ca producatorul poate castiga mai mult, chiar daca acorda un discount de pret, dar si poate pierde mult (daca nu incheie afacerea).

Dupont (1994) propune sa se faca distinctie intre doua categorii de mize:

miza instrumentala, care rezulta din consecintele imediate ale acordului si

miza fundamentala, rezultand din efectele majore, de regula pe termen lung.

Miza instrumentala a vanzarii a 1000 de tractoare poate fi castigul (profitul) afacerii, iar miza fundamentala castigarea unui client important sau patrunderea pe o alta piata tinta (ex: export in Asia). La inceputul anilor 70, japonezi au inceput sa vanda vehicule de capacitate mica (125 cmc) pe diferite piete europene, dar miza lor fundamentala era sa stapaneasca piata Europei (ceea ce in 1998 au reusit).

2.5 BATNA

Negocierea nu este unica modalitate de rezolvare a unei probleme si, din diferite motive, s-ar putea sa nici nu fie cea mai potrivita. Ori este posibil ca tratativele sa fie intrerupte fara a ajunge la finalizarea prin acord. Aceasta ultima

ipoteza este deosebit de semnificativa si negociatorul trebuie sa o ia intotdeauna in considerare.

intrebarea fireasca pe care si-o va pune este: 'Ce alternativa am in cazul in care nu voi negocia sau daca tratativele esueaza?'

ACTIVITATE

Care sunt alternativele pentru proprietarul unei masini in cazul in care negocierea cu un cumparator potential esueaza?

intr-o asemenea situatie, proprietarul masinii (vechi) poate da anunt in ziar pentru a gasi un nou cumparator, o va moderniza si o va pastra, o va inchiria unui societati de taximetrie etc.

Cu referire la cazul de mai sus, sa presupunem ca varianta cea mai buna care ii ramane proprietarului masinii in cazul esuarii negocierii ar fi vanzarea prin mica publicitate. Aceasta reprezinta costul de oportunitate al negocierii respective. Fisher si Ury utilizeaza termenul 'BATNA' - cea mai Buna AlTernativa la Non-Acord, pentru a desemna costul de oportunitate al negocierii.

2.6 Puterea de negociere

Puterea de negociere reprezinta capacitatea pe care o are negociatorul de a exercita influenta asupra partenerului sau. Aceasta rezulta din resursele sau atu-urile (puncte tari) detinute si mobilizate de negociator dar si din vulnerabilitatile (puncte slabe) sale.

Negociatorul face apel la puterea de care dispune cu scopul de a-si promova interesele, fie in sub forma de putere activa (de a promova o pretentie), fie sub cea de putere pasiva (de a respinge o pretentie).

O firma de talie mare, cu resurse financiare substantiale are in mod evident mai multe atuuri fata de un mic comerciant; ea poate incerca sa-i impuna celuilalt clauze prin care il obliga sa preia o cantitate de marfa lunara mai mare decat posibilitatile sale financiare si comerciale (putere activa). in acelasi timp, micul comerciant detine si el o anumita putere, pe care o utilizeaza pentru a si proteja interesele: el refuza aceasta pretentie, explicand ca nu va putea sa incheie contractul in acele conditii (putere pasiva).

Exercitarea efectiva a puterii trebuie sa tina seama de necesitatea conlucrarii pentru ajungerea la acord reciproc avantajos. Cel mai util este ca puterea sa fie directionata spre a convinge si nu spre a invinge. in acest sens se recurge la presiuni (amenintari credibile) sau recompense (promisiuni credibile care evident trebuie respectate, compensatii pentru eventuale pierderi etc).

Ca exemple de presiuni, negociatorul poate aminti partenerului, cu tact, ce sanctiuni sau consecinte negative pot decurge daca nu se dovedeste deschis pentru incheierea unui acord. Asemenea sanctiuni pot fi, in functie de domeniul negocierii: militare (ex.: mobilizari de trupe, atac armat), economice (ex.: blocada, concedieri), comerciale (ex.: pierderea unei piete importante), legale (ex.: actiune in justitie), emotionale (ex.: divort) etc.

Utilizarea puterii nu trebuie asociata automat cu constrangerea, ea jucand tot atat de bine un rol integrativ, de promovare a cooperarii. Mai mult, Fisher si Ury (1983) neaga orice functie conflictuala a puterii de negociere si o circumscrie doar

competentei tehnice (referitor la continutul negocierii) si relationale, capacitatii de generare de alternative, creativitatii, angajarii in actiuni pozitive.

Puterea negociatorului, asa cum o inteleg partile la un moment dat, depinde de acuratetea evaluarii pe care o fac acestia. Negociatorul poate sa greseasca in aprecierea puterii sale sau puterii partenerului prin supra- sau subevaluare.

De aici rezulta urmatoarele implicatii practice:

puterea mai mare a unei parti nu devine efectiva daca celalalt nu cunoaste ca ea
exista sau nu cunoaste amploarea ei.

(invers) daca adversarul nu stie ca partenerul este slab, acesta apare mai puternic
decat este in realitate.

Mai mult, raportul dintre puterile de negociere ale partilor are un caracter instabil, dinamic. Pe parcursul negocierii pot apare circumstante care modifica raportul de putere dintre parteneri.

ACTIVITATE

Imaginati circumstante care conduc la modificarea raportului de putere pe parcursul desfasurarii negocierii

Pe parcursul desfasurarii tratativelor pot interveni fapte noi (ex.: relatiile cu un alt furnizor se deterioreaza brusc, este anulat un alt contract de vanzare important, se imbolnaveste un membru cheie al echipei), schimbari de perspectiva (ex.: o alta intelegere a conjuncturii pietei datorata informatiilor credibile oferite de partener) ori o prestatie superioara a negociatorului care determina o reasezare a raportului de putere.

Puterea in negociere are un caracter limitat, datorita specificului de 'actiune in comun' al acesteia dar si din cauza unor alte tipuri de restrictii:

in primul rand nu trebuie uitat ca forta mai mare nu constituie un scop in sine ci
un instrument. Cu exceptia negocierii conflictuale cand se pune accent pe
utilizarea avantajelor rezultate din raportul de putere, protagonistii sunt obligati sa
utilizeze cu precautie puterea mai mare pe care o detin. De exemplu, directorul nu-
si impune in mod autoritar decizia, deoarece este preocupat de mentinerea unui
climat de munca normal si doreste sa castige atasamentul si cooperarea
subalternilor pentru indeplinirea sarcinilor.

in al doilea rand exercitarea puterii este limitata de contextul negocierii. Astfel
puterea normativa eficace doar daca ambii negociatori doresc sa se situeze in
limitele legii, eticii, logicii si realismului. Daca partenerul decide sa poarte
discutia in zona lipsei de logica, actioneaza irational sau pluteste in imaginar, cel
care respecta regulile jocului poate sa fie dezavantajat. in domeniul comercial,
puterea absoluta de piata ar putea sa permita firmei care o detine sa abuzeze de ea.
in acest caz, utilizarea incorecta este limitata prin actiunea statului, care impune
reguli de protejare a concurentei.

REZUMA T

intelegerea proceselor de negociere este facilitata de utilizarea unor modele teoretice. Modelul lui Sawyer si Guetzkow (1965) pune in evidenta grupe de variabile: cauzale, de proces si de rezultate. Modelul elaborat de un colectiv de experti care au lucrat in cadrul unui proiect international de studiu asupra negocierii (PIN) evidentiaza variabilele: actorii, structura, strategiile, procesele, rezultatele.

Unele dintre variabile pot fi considerate ca factori fundamentali ai negocierii, deoarece cetermina modul in care se desfasoara procesele ulterioare si rezultatele obtinute. Factorii fundamentali sunt: obiectul negocierii, contextul negocierii, interesele negociatorilor, miza negocierii, BATNA si puterea de negociere.

TERMENI CHEIE

modelul procesului de negociere

modelul Sawyer si Guetzkow

modelul PIN

factorii fundamentali ai negocierii

obiectul negocierii

elementele de negociere

contextul negocierii

interesele negociatorilor

miza negocierii

miza instrumentala

miza fundamentala

BATNA

puterea de negociere

putere activa

putere pasiva

INTREBARI SI EXERCITII

1.       Ce reprezinta un model al procesului de negociere?

2.       Care sunt principalele variabile din modelul lui Sawyer si Guetzkow?

3.          Reprezentati modelul PIN al procesului de negociere

4.       Care sunt factorii fundamentali ai negocierii?

5.       Ce semnifica obiectul negocierii?

6.          Ce relatie exista intre obiectul negocierii si elementele de negociere?

7.       Numiti cateva tipuri de obiecte ale negocierii

8.          Ce semnifica contextul negocierii?

9.          Imaginati o negociere, alegeti un factor contextual si exemplificati care sunt
implicatiile sale asupra desfasurarii proceselor de negociere.

10.     Identificati cativa factori contextuali pentru o negociere salariala individuala

11.     Ce semnifica interesele negociatorilor?

12.     Care este relatia dintre interesele negociatorilor si pozitiile de negociere? Dati un
exemplu.

13.     Care este semnificatia mizei negocierii si cum se raporteaza fata de interesele
negociatorului?

14.     Considerati o negociere comerciala dintre doua echipe reprezentand o companie
producatoare de bauxita si o alta companie, producatoare de aluminiu. Enumerati
cat mai multe dintre interesele pe care le poate avea liderul uneia dintre echipele
de negociere.

15.     Ce semnifica BATNA?

16.     Daca urmeaza sa negociati conditiile de angajare la o companie, exista vreo
posibilitate pentru a va spori BATNA proprie?

17.     Ce semnifica puterea de negociere?

18.     Numiti doua forme de putere?

19.     Comentati care este rolul puterii in desfasurarea negocierii. Cum poate fi utilizata
puterea in desfasurarea negocierii?

20.   Explicati in ce masura raportul de putere dintre negociatori este influentat de
modul in care fiecare parte percepe puterea oponentului?