MANAGEMENTUL INSTITUTIILOR PUBLICE

-proiect-

PRIMARIA MUNICIPIULUI BUCURESTI

1. Prezentarea institutiei

1.1 Baza legala de infiintare si legile pe baza carora isi desfasoara activitatea

Primaria Municipiului Bucuresti este organizata si functioneaza potrivit prevederilor Legii administratiei publice locale nr. 215/2001 si in conformitate cu hotararile Consiliului General al Municipiului Bucuresti privind aprobarea organigramei si numarului de posturi ale aparatului propriu de specialitate.

Primarul General, Viceprimarii, Secretarul General al municipiului Bucuresti, impreuna cu aparatul propriu de specialitate constituie o structura functionala cu activitate permanenta, denumita Primaria Municipiului Bucuresti care aduce la indeplinire hotararile Consiliului General al Municipiului Bucuresti si dispozitiile Primarului General, solutionand problemele curente ale colectivitatii locale.

Primarul General este seful administratiei publice locale a municipiului Bucuresti si al aparatului propriu de specialitate, pe care il conduce si controleaza, conform art. 66(1) din Legea 215/2001.

Primarul General reprezinta autoritatea executiva in realizarea autonomiei locale.

De asemenea, Primarul General raspunde de buna functionare a administratiei publice a municipiului Bucuresti, in conditiile legii.

Totodata, Primarul General reprezinta municipiul Bucuresti in relatiile cu alte autoritati publice, cu persoanele fizice sau juridice romane sau straine, precum si in justitie.

Consiliul General al Municipiului Bucuresti reprezinta autoritatea deliberativa in cadrul Primariei Municipiului Bucuresti.

In relatiile dintre Consiliul General al Municipiului Bucuresti, ca autoritate deliberativa si Primarul General, ca autoritate executiva nu exista raporturi de subordonare.

Intre Prefectul Municipiului Bucuresti, in calitate de reprezentant al Guvernului, Consiliul General al Municipiului Bucuresti si Primarul General nu exista raporturi de subordonare.

1.2 Structura organizatorica si principalele tipuri de relatii functionale in cadrul Primariei Municipiului Bucuresti.

Structura organizatorica a Primariei Municipiului Bucuresti cuprinde urmatoarele compartimente:

Cabinet Primar General

Directia buget

Directia integrare europeana si relatii internationale

Directia managementul creditelor externe

Directia resurse umane

Directia inspectie si control general

Directia de audit public intern

Biroul asigurarea calitatii serviciilor

Directia financiar, contabilitate, urmarire creante

Directia sisteme informatice

Directia urbanism si amenajarea teritoriului

Directia patrimoniu evidenta proprietati, cadastru

Directia invatamant, cultura

Directia de investitii si achizitii publice

Directia utilitati publice

Directia transporturi, drumuri si siguranta circulatiei

Directia coordonare reglementare infrastructura

Directia relatii publice si informare

Directia administrativ transport

Directia protectia mediului si educatie eco-civica

Serviciul asistenta tehnica a C.G.M.B.

Directia administratie publica

Directia juridic, contencios si legislatie

Compartimentul evidenta si analiza documente

Principale tipuri de relatii functionale si modul de stabilire al acestora se prezinta astfel:

v    Relatii de autoritate ierarhice:

a) subordonarea Viceprimarilor fata de Primarul General;

b) subordonarea directorilor generali, directorilor executivi si sefilor serviciilor independente fata de Primarul General si dupa caz, fata de Viceprimari sau fata de Secretarul General al municipiului Bucuresti, in limita competentelor stabilite de legislatia in vigoare, a dispozitiilor Primarului General si a structurii organizatorice;

c) subordonarea directorilor generali adjuncti, directorilor executivi adjuncti, sefilor de servicii si sefilor de birouri fata de directorii generali, directori sau directori executivi - dupa caz;

d) subordonarea personalului de executie fata de directorul general, directorul general adjunct, directorul, directorul executiv, directorul executiv adjunct, seful de serviciu sau seful de birou, dupa caz;

v    Relatii de autoritate functionale:

- se stabilesc de catre compartimentele din structura organizatorica a Primariei Municipiului Bucuresti cu serviciile publice si institutiile publice din subordinea C.G.M.B., precum si cu regiile autonome si societatile comerciale din subordinea C.G.M.B. sau la care C.G.M.B. este actionar, in conformitate cu obiectul de activitate, atributiile specifice fiecarui compartiment sau competentele acordate prin dispozitia Primarului General si in limitele prevederilor legale;

v    Relatii de cooperare:

a) Se stabilesc intre compartimentele din structura organizatorica a Primariei Municipiului Bucuresti sau intre acestea si compartimentele corespondente din cadrul unitatilor subordonate C.G.M.B. sau la care acesta este actionar;

b) Se stabilesc intre compartimentele din structura organizatorica a Primariei Municipiului Bucuresti si compartimente similare din celelalte structuri ale administratiei centrale sau locale, O.N.G.- uri etc. din tara sau din stainatate. Aceste relatii de cooperare exterioara se stabilesc numai in limitele atributiilor compartimentului sau a competentelor acordate prin dispozitia Primarului General sau hotararea C.G.M.B.;

v    Relatii de reprezentare:

- in limitele legislatiei in vigoare si a mandatului acordat de Primarul General (prin dispozitie), Secreatrul General, Viceprimarii sau personalul compartimentelor din structura organizatorica reprezinta Primaria Municipiului Bucuresti in relatiile cu celelalte structuri ale administratiei centrale sau locale, organisme, O.N.G.-uri, etc., din tara sau strainatate;

v    Relatii de inspectie si control:

- se stabilesc intre compartimentele specializate in inspectie si control (Directia inspectie si control general, Directia de audit public intern, Directia buget), compartimentele sau personalul mandatat prin dispozitia Primarului General si unitatile subordonate C.G.M.B. sau care desfasoara activitati supuse inspectiei si controlului, conform competentelor stabilite prin Legea administratiei publice locale nr.215/2001 sau prin alte prevederi legale in vigoare.

Documentele de formalizare folosite in cadrul Primariei Municipiului Bucuresti sunt ROF-ul, organigrama si fisele de post.

Regulamentul de organizare si functionare al Primariei Municipiului Bucuresti este structurat in trei parti:

Partea I: Dispozitii generale;

Partea a II-a: Structura organizatorica a compartimentelor din Primaria Municipiului Bucuresti, atributii specifice, relatii functionale;

Partea a III-a: Dispozitii finale.

Organigrama reprezinta grafic structura organizatorica prin simboluri si pe baza unor reguli precise.

Organigrama Primariei Municipiului Bucuresti se prezinta astfel:

Principalele modalitati de perfectionare a structurii organizatorice din cadrul Primariei Municipiului Bucuresti sunt :

Delimitarea si dimensionarea corespunzatoare, functie de volumul, complexitatea si dificultatea obiectivelor, a componentelor procesuale implicate nemijlocit in realizarea acestora (sarcini, atributii, activitati, functiuni)

Determinarea necesarului de posturi si functii (si, in acest context, infiintarea/desfiintarea/comasarea de posturi)

Infiintarea/desfiintarea/comasarea de compartimente functionale si operationale

Determinarea necesarului de personal, per total si structura socio-profesionala, functie de natura si caracteristicile posturilor de management si executie

Echilibrarea ponderilor ierarhice ale managerilor amplasati pe acelasi nivel ierarhic

Aplatizarea structurii organizatorice prin reducerea, pe cat posibil, a numarului de niveluri ierarhice.

Exemplu de fisa a postului din cadrul Primariei Municipiului Bucuresti:

Fisa postului:

Biroul invatamant, sanatate, cultura, sport

Denumirea postului: inspector

Pozitia postului in statul de functiuini: 3      

Obiectivele postului: - rezolvarea lucrarilor specifice biroului.

Atributii, responsabilitati:

• asigura legatura dintre primarie si toate institutiile cuprinse in titulatura biroului, de pe raza administrativa, precum si cu forurile ierarhice superioare: ministere, directii, inspectorate;
• intocmeste si tine la zi lista completa, pe categorii, a unitatilor specifice activitatii biroului, mentionand adresa exacta, date privind activitatea fiecaruia si ierarhia organizatorica;
• propune masuri pentru crearea conditiilor necesare petrecerii timpului liber si pentru asigurarea conditiilor optime de desfasurare a activitatilor stiintifice, culturale, artistice, sportive si de agrement, asigurand colaborarea in acest sens si cu organizatiile neguvernamentale in domeniu;
• realizeaza si prezinta sefului de birou situatii lunare cu probleme specifice ce pot impiedica buna desfasurare a activitatii;
• indeplineste orice alte atributii stabilite de conducerea primariei.

Relatii de serviciu ale postului:

• Relatii ierarhice:
• a) Se subordoneaza primarului;
• b) Se subordoneaza sefului de birou;
• Relatii functionale: - cu toate compartimentele;
• Relatii de colaborare: - cu toate compartimentele si instirutiile de profil.

Obligatiile salariatului:

sa respecte programul de lucru, sa foloseasca timpul de lucru cu eficienta si integral;

sa realizeze in termen sarcinile ce decurg din actuala fisa a postului si sa raspunda de indeplinirea lor in fata sefilor ierarhici;

sa asigure pastrarea secretului de serviciu;

sa-si perfectioneze permanent pregatirea profesionala, raportandu-se la actele normative in vigoare;

sa efectueze, din dispozitia conducerii primariei, orice activitate specifica pregatirii profesionale;

Conditii de ocupare a postului:

prin concurs;

studii necesare - medii;

cunostinte in domeniul operarii pe calculator;

cunoasterea unei limbi straine de circulatie, la nivel mediu.

2. Principalele surse de finantare a activitatii Primariei Municipiului Bucuresti.

Modalitatile de finantare a activitatii desfasurate sunt stabilite in baza Legii nr.215/2001(Legea administratiei publice locale). Potrivit acesteia, finantele oraselor se administreaza in conditiile prevazute de lege conform principiului autonomiei locale. Autoritatile administratiei publice locale au dreptul la resurse proprii, suficiente, proportional cu competentele ce le revin potrivit legii, de care pot dispune in mod liber.

Consiliul General al Municipiului Bucuresti asigura veniturile municipiului Bucuresti prin stabilirea de impozite si taxe locale precum si prin alte surse stabilite potrivit legii.

Prin regulamentul aprobat de Consiliul General al Municipiului Bucuresti sunt determinate conditiile in care se pot percepe taxele speciale si de aprobare de catre locuitorii interesati, precum si modul de repartizare a acestora pe locuitor. Investitiile publice realizte de autoritatile locale pot fi finantate in proportii variabile, prin intermediul urmatoarelor trei surse de finantare:

rezervele de trezorerie ale unei autoritati, respectiv soldul pozitiv net al incasarilor fata de cheltuieli care apare in contul curent. Aceasta varianta nu este recunoscuta de legislatia romana, autoritatile locale neavand dreptul de dispunere asupra soldului pozitiv net.

subventiile de investitii, astfel de subventii putand privi anumite proiecte conform criteriilor definite.

imprumutul, prin emiterea unui imprumut sau prin alte forme de credit.

In majoritatea tarilor, autoritatile locale sunt libere sa-si aleaga propriile surse de creditare. Exista doua motive principale pentru care cea mai mare parte a tarilor aplica o reglementare stricta a imprumuturilor acordate autoritatilor locale:

-pentru a limita cresterea cheltuielilor publice

-pentru a evita supraindatorarea autoritatilor locale

Pentru exemplificare, am inclus in anexe Bugetul CGMB pe anii 2003 si 2004, precum si Proiectia bugetului CGMB pe anii 2001 - 2007.

Nivelul si structura veniturilor si cheltuielilor institutiei conform bugetelor anilor 2003 si 2004 sunt prezentate in tabelul urmator:

3. Particularitati ale strategiei in cadrul Primariei Municipiului Bucuresti.

Strategia are in vedere :

Planificarea programelor de investitii si a modului de rambursare a diverselor credite angajate de institutie

Urmarirea eficientei folosirii fondurilor alocate prin buget pentru efectuarea tuturor categoriilor de cheltuieli conform datelor furnizate de compartimentele de resort

Urmarirea eficientei veniturilor institutiei conform datelor compartimentelor de specialitate

Previzionarea multipla, anuala a veniturilor si cheltuielilor, avandu-se in vedere colectarea continua a bugetului institutiei

Analiza nivelurilor veniturilor si cheltuielilor, tinand cont de prioritatilede investitii, dotari si achizitii

Identificarea influentei factorilor de mediu si a variabilelor organizationale care influenteaza procesele de management si de executie din institutia analizata

PMB, ca autoritate publica de interes local are in vedere ca intreaga activitate pe care o desfasoara din punct de vedere atat al managementului, cat si al activitatii propriu-zise, sa fie permanent corelata cu factorul social, cu evolutia societatii la nivel local si general.

Se au in vedere permanent ca factori de influenta:

situatia economica pe plan local

situatia socio-profesionala si problemelecu care se confrunta cetateanul din acest punct de vedere

resursele financiare de care dispune institutia si gestionarea lor in functie de prioritatile existente

aparitia de noi domenii, situatii ce intra in sfera competentelor autoritatilor administratiei publice

In functie de factorii mentinnati si avand in vedere scopul principal de a satisface nevoile cetatenilor, in paralel cu obiectivele ce vizeaza crearea cadrului de dezvoltare a intregii societati, institutia procedeaza la adoptarea de noi elemente care sa imbunatateasca activitatile desfasurate:

se creeaza diverse compartimente in functie de situatia ce trebuie rezolvata

se procedeaza la informatizare pentru cresterea randamentului institutiei

eficientizarea activitatii compartimentelor existente

4. Prezentarea sistemului de obiective ale institutiei publice analizate

Ca obiective mentionam:

Eficientizarea activitatilor institutiei

Cat mai buna gestionare a resurselor financiare

Finalizarea programelor si proiectelor initiate de PMB

Perfectionarea sistemului de relationare cu cetatenii

Initierea de noi proiecte si actiuni pe plan social, de programe de mediu

Intensificarea actiunilor ce tin de imaginea Capitalei

5. Modalitati previzionale de management pentru realizarea obiectivelor fundamentale si derivate

Identificarea scopurilor si a obiectivelor de atins

Stabilirea instrumentelor prin care se ating scopurile si a factorilor cu atributii in acest sens, a factorilor responsabili

Stabilirea metodelor, cu discutarea, analiza si adoptarea celor mai eficiente metode

Stabilirea etapelor, urmarirea realizarii acestora

Stabilirea elementelor de imbunatatire a mecanismelor adoptate

Analiza permanenta a modului de realizare a obiectivelor propuse

Finalizarea obiectivelor cu analiza rezultatelor obtinute

6.Exemple de strategii, politici, programe, proiecte derulate si/sau in curs de derulare in institutia analizata

Programe in domeniul protectiei sociale initiate de PMB in colaborare cu diverse institutii, cu organizatii nonguvernamentale de profil etc.

Programe privind protectia mediului inconjurator

Programe in domeniul infrastructurii, in domeniul construirii si imbunatatirii infrastructurii

Programe in privinta atragerii de resurse necesare finalizarii de obiective pe plan local

Atragerea de parteneri pentru derularea diverselor proiecte

Strategie privind intocmirea de baze de date, studii si prognoze in vederea analizarii sistemului de cheltuieli publice

Proiecte privind construirea de locuinte

Programe de reabilitare a drumurilor si strazilor urbane

Proiecte de construire a unor pasaje si parkinguri

Strategii privind corelarea veniturilor cu cheltuielile.

Studiu de caz: Realizarea sistemului informatic integrat de management in cadrul Primariei Municipiului Bucuresti.

I.                 Prezentarea detaliata a continutului situatiei practice propusa spre analiza

Directia Dezvoltare Sisteme Informatice pentru Management Public provine din fosta directie Sisteme Informatice si Progres Tehnic, a functionat in Departamentul Servicii Publice si avea conform regulamentului de organizare si functionare o serie de atributii legate de intocmirea si verificarea documentatiilor pentru casare, dezmembrare, valorificare mijloace fixe si obiecte de inventar, asigurarea legaturilor prin sistemul de radiocomunicatii si telefonie (Dispecerat PMB), secretariat Consiliul Tehnico-Economic (CTE) - PMB.

Principalele atributii ale Directiei Sisteme Informationale:

Informatizarea PMB, elaborarea strategiei unitare pentru dezvoltarea si optimizarea sistemului informatic

Elaborarea conceptiei generale de informatizare a Primariei Municipiului Bucuresti si urmarirea realizarii acesteia

Elaborarea programului de strategie a informatizarii in PMB

Urmarirea realizarii si actualizarii bazelor de date de interes pentru PMB

Rezolvarea sesizarilor privind deficientele in functionarea sistemului informatic

Urmarirea respectarii normelor de utilizare a tehnicii de calcul in toate compartimentele PMB

Elaborarea proiectului de buget pentru informatica la nivelul PMB si pentru comunicatii

Asigurarea legaturilor prin sistemul de telefonie si radio-comunicatie intre sediul PMB, primarii de sector, unitati coordonate si subordonate si alti factori implicati

Promovarea unor teme de studiu, note de fundamentare, studii de solutie, studii de prefezabilitate si studii de fezabilitate pentru promovarea si realizarea strategiei unitare de dezvoltare a sistemului informatic

Analizarea elaborarii actelor normative si intocmirea referatelor de specialitate, etc.

Principalele documente informationale care circula in cadrul Primariei Municipiului Bucuresti sunt:

Fisa mijloacelor fixe

Nota de inventar

Chitante

Facturi

Ordine de plata

Dispozitie de plata

Foaie de parcurs

Ordin de deplasare

Deschidere de credite bugetare

State de personal

State de functii

Contracte de munca

Note de transfer

Rapoarte

Nota de lichidare

Nota de plecare in concediu

State de plata

Lista de plata pentru cheltuieli de deplasare

Contracte

Avize de expeditie

Din anul 1998, Directia se reorganizeaza si isi propune doua tipuri de abordare:

Masuri pe termen scurt

Configurarea unui sistem informatic care sa asigure desfasurarea curenta a activitatii PMB. Pentru aceasta s-au intreprins urmatoarele masuri care au condus la constituirea unui nucleu al sistemului informatic integrat, dezvoltabil in etape:

Extinderea si modernizarea retelei de calculatoare

S-au realizat retele de calculatoare in sediul central PMB (Bd. Elisabeta 47), precum si in sediile din Academiei 3-5 si Elisabeta 16.

Reteaua de calculatoare a PMB este partial modernizata, din lipsa fondurilor, o parte fiind tip UTA iar alta, tip BNC.

Numar total de prize de retea 162, acestea acoperind toate birourile din PMB.

Realizarea comunicatiei intre sediile PMB

Retelele locale existente in cele 3 sedii sunt interconectate prin cablu de fibra optica suspendat pe stalpii RATB. In acest moment legatura nu este functionala, datorita ruperii cablului in urma unei interventii neautorizate. Refacerea comunicatiei va fi finalizata in maxim 30 de zile, conform contractului de reparatii incheiat pentru acest obiectiv.

Conexiune INTERNET

Statii cu acces direct INTERNET/INTRANET 80

Pagina WEB a PMB, http://www.pmb.ro

Masuri pe termen mediu si lung:

Este cunoscut faptul ca un sistem informatic este performant numai daca se suprapune pe un sistem organizatoric bine definit, fara activitati redundante, logic si functional. Pentru realizarea acestei cerinte Directia Sisteme Informatice promoveaza in prima etapa si obtine finantare de la Banca Mondiala (fond nerambursabil) pentru un studiu privind "Reorganizarea, restructurarea PMB si a sistemului informatic". In etapa a doua, pe un system organizat, cu atributii, ierarhizari si raspunderi clar definite urma sa se dezvolte sistemul informatic pentru asistarea deciziei si managementului. Programul nu a fost aplicat in nici una din componentele sale.

In ciuda eforturilor constante pe toate din domeniile enumerate, obiectivul propus, de a crea un system informatic integrat se afla inca in faza incipienta, deoarece problemele organizatorice, decizionale, informationale si colaborarea cu celelalte compartimente au fost de natura sa blocheze dezvoltarea sistemului informatic integrat.

Dotari cu tehnica de calcul:

HARDWARE

o      achizitii in anul 1998 (calculatoare, imprimante);

o      fond nerambursabil acordat de Banca Mondiala (sistem prezentare multimedia, calculator, laptop, imprimante)

o      achizitii in anul 2000 - fondul de la bugetul local pentru investitii (servere, calculatoare, statie grafica, etc.)

SOFTWARE

o      achizitii 1998 - licente de utilizare si software de dezvoltare aplicatii (pachete de programe WINDOWS, programe de editare, pachete pentru baze de date, sistem informatic geografic, etc.)

o      achizitii 2000 - fonduri de la bugetul local pentru investitii (licente Office 97, NT 4.0, etc.)

Existentul Informatic al Primariei Municipiului Bucuresti:

HARDWARE

v    Calculatoare si imprimante

In PMB se afla un numar total de 250 de calculatoare si 178 imprimante. Dintre acestea:

121 calculatoare sunt neperformante, 386-486, generatia 1992-1994, uzate fizic si moral, iar mentinerea lor in functiune determina performante scazute ale sistemului;

75 calculatoare PENTIUM 166/200 MHz, achizitionate in anii 1997, 1998;

54 calculatoare PENTIUM III 5 50/800 Mhz si 24 imprimante achizitionate in 2000 -2001 au performante ridicate.

v    Servere

3 servere Novell/ Windows NT/ Linux in utilizare curenta (care sunt PC -uri cu configuratie imbunatatita);

2 servere IBM Pentium III 550/800 MHz, 64 MB, 8.4 /10GB, achizitionate in anii 2000- 2001, in curs de configurare.

v    Reteaua locala a PMB

Exista retele de calculatoare in sediul central PMB (Bd.Elisabeta, nr. 47), precum si in sediile din str. Academiei nr. 3-5 (Departamentul Urbanism si Amenajarea teritoriului si Directia de Cadastru) si Bd. Elisabeta, nr. 16 (Centrul de Informare si Documentare in Relatia cu Cetatenii, Directia de Investitii, Centrul de Calcul si Directia Generala de Administrare a Fondului Imobiliar).

Datorita fondurilor insuficiente, reteaua de calculatoare a PMB este partial modemizata, o parte find tip UTP iar alta, tip BNC.

In sediul central, numarul total de prize de retea este de 162.

In prezent, reteaua de date existenta se rezuma la un minim de conexiuni care nu acopera necesarul de interconectari pentru un sistem informatic integrat.

In mod implicit nu se poate garanta latimea de banda a utilizatorilor si nici conectarea lor la sistem in conditii optime de functionare, pe anumite tronsoane.

v    Comunicatia intre sediile PMB

Retelele locale existente in cele 3 sedii au fost interconectate prin cablu de fibra optica suspendat pe stilpii RATB. In perioada 1998-2000 cablul s-a rupt de 2 ori iar refacerea sa implica costuri substantiale, ceea ce a condus la schimbarea solutiei tehnice prin fobosirea unei legaturi radio.

SOFTWARE

In PMB se afla urmatorele produse software:

Pachet MS Visual Fox Pro 3.0 Standard                                - 1 buc.

Pachet Windows 95 - 1 buc.
Licenta Windows95 - 15 buc.
Licente OEM W95-W98 - 126 buc.
Licenta Windows 3.11 - 15 buc.
Licenta Windows 3.11 for Workgroups - 5 buc.
Pachet Windows NT Server 4.0, 5 clienti - 2 buc.
Licente Windows NT Workstation - 6 buc.
Licente NT 4.0 - Utilizatori - 26 buc.
Pachet Windows 98 OEM - 7 buc.
Paehet MS Office 97 Pro - 5 buc.
Licenta MS Office 97 - 18 buc.
Kit MS Office - 3 buc.
Pachet Office Standard 4.2 - 3 buc.
Licenta Office Standard 4.2 - 10 buc.
JAVA Developer - 1 buc.
Norton Comander 5.0 -50 buc.
Norton Utilities 2000 for Windows - 1 buc.
Norton Utilities - 5 buc.
Norton Antivirus -20 buc.
Norton Antivirus pentru retea - 2 buc.
Sistem Informatie Geografic GeoMedia Pro - I buc.
Sistem Informatic Geografic GeoMedia - 3 buc.

Oracle 8 Server Enterprise Edition WindowsNT             - 12 utilizatori

Oracle 8.0 Client Access - 20 utilizatori

Oracle Application Server - 20 utilizatori
Oracle WEB Server - JDeveloper Suite - 1 utilizator

v    Aplicatii pe principalele domenii de activitate

v    Aplicatii specifice.

Sunt in exploatare aplicatii dezvoltate in MS Fox, MS Acces si ORACLE pe domenii diverse de activitate (evidenta solicitari cetateni, financiar, contabilitate, salarii, investitii, intocmire buget, legea 112, dosare pe rol, amenzi, evidenta proprietati, nomenclatura stradala). Bazele de date gestionate de aceste aplicatii nu sunt corelate si vor trebui sa fie validate si importate in noul sistem.

II.               Analiza situatiei practice prezentate evidentiind: aspecte pozitive, aspecte negative, cauzele generatoare si efectele constatate

Subsistemul informational nu este bine fundamentat : informatiile, fluxurile informationale, circuitele informationale, mijloacele de tratare a informatiilor sunt elaborate intuitiv fara o documentare precisa.

Analiza sistemului informational prin prisma principiilor informationale:

Aspecte pozitive ale functionarii sistemului informatic in Primaria Municipiului Bucuresti:

Preocuparea deosebita a conducerii primariei, dar si a Directiei Sisteme Informatice, pentru perfectionarea activitatii informationale.

Au fost elaborate si sunt in exploatare cateva aplicatii informatice relativ bine structurate.

(Ex: Proiectul "Pregatire resurse umane pentru exploatare sistem informatic in PMB" - proiect initiat de Directia Sisteme Informatice care a obtinut finantare pe Programul PHARE (115.800 EURO din care 61.800 EURO programul de dezvoltare regionala).

Existenta unui colectiv din ce in ce mai bine pregatit pentru cerintele muncii intr-o astfel de activitate.

Aspecte negative ale functionarii sistemului informatic in Primaria Municipiului Bucuresti:

Informarea greoaie, nerelevanta si tardiva a conducatorilor cu privire la problemele care apar in timpul desfasurarii activitatii. Aceasta duce la nerezolvarea in timp util a situatiilor manageriale.

Lipsa unei conceptii unitare privind informatizarea actuala si de perspectiva a primariei.

Mentinerea unor situatii informationale ce cuprind informatii inutile sau incomplete.

Utilizarea restransa a resurselor informatice. Din cauza lipsei de pregatire in utilizarea tehnicii de calcul, multi functionari publici nu folosesc resursele existente, munca lor devenind ineficienta

(Exemplu: comunicarea interna s-ar face mult mai repede si mai usor utilizandu-se resursele informatice existente).

Insuficienta actualizare a procedurilor informationale.

Circuitul greoi si sistematizarea redusa a informatiilor pe nivele ierarhice.

Existenta unor necorelari intre aplicatiile informatice in exploatare.

Cauzele eficientei scazute vechiului sistem informatic:

Informatiile vehiculate in sistem sunt foarte numeroase si pe langa cele care sunt valorificate in procesele decizionale si actionale sunt si altele care complica sistemul generand deficiente majore precum redundanta ori supranincarcarea circuitelor informationale.

fluxurile si circuitele informationale nu sunt conturate in compartimentele functionale si operationale, ci la nivel de document. De asemenea, precizarea lor , reglementarea lor interna nu se regaseste in nici o decizie sau document organizatoric.

procedurile de tratare a informatiilor sunt in mare masura manuale fapt ce intarzie transmiterea lor in timp util catre decidenti.

mijloacele informationale nu sunt coerente din cauza lipsei un ROF corespunzator.

Lipsa unei echipe care sa elaboreze o conceptie unitara a sistemului informational

Efecte constatate

Informarea insuficienta si inexacta a factorilor de decizie

Luarea unor decizii nefundamentate stiintific

Lipsa unei baze de date unice, a unui sistem informatic unitar

III.             Formularea unor propuneri de imbunatatire a situatiei prezentate si influenta lor asupra managementului public din institutie

Sistemul informatic integrat reprezinta sistemul informatic care ar gestiona in mod unic toate categoriile de date si informatii existente in PMB, raspunzind cerintelor definite de oricare din compartimentele institutiei.

Rolul sau este acela de a asigura informarea corecta, completa si in timp util a factorilor de decizie.

Principale obiective pe care acesta le-ar indeplini:

Constituirea si utilizarea in comun a colectiilor de informatii de interes general (nomenclatoare, banci de date)

Coerenta informationala in administratia publica si in relatia cu cetateanul

Securizarea datelor si asigurarea accesului la informatie pe grade si paliere de competenta

Stabilirea responsabilitatii pentru furnizarea, prelucrarea, administrarea si asigurarea calitatii si integritatii acestor colectii de informatii

Exemple: Retele edilitare - existenta unei baze de date exacte care sa contina totalitatea retelelor edilitare cu informatii complete despre acestea, ar permite compartimentelor functionale interesate sa urmareasca si sa planifice eficient interventiile in carosabil, reparatiile de strazi si trotuare, in asa fel incat sa se elimine risipa care exista in prezent in acest domeniu

Terenuri si cladiri - existenta unei baze de date care sa contina toate datele despre un teren sau o cladire existente la o anumita adresa (suprafata, dotari, proprietar, situatie juridica, numar persoane, etc), in acest fel se va avea in permanenta o imagine reala asupra impozitelor datorate de contribuabil, calcularea tuturor sumelor datorate PMB, precum si analize privind amplasarea unor obiective in functie de datele din zona.

Conditi necesare care trebuie asigurate pentru atingerea obiectivului:

Existenta unei structuri organizatorice foarte bine definita, cu procese, activitati si responsabilitati foarte clar stabilite.

Asigurarea resurselor umane si materiale corespunzatoare pentru trecerea din starea actuala in starea propusa.

Definirea perioadei de timp in care se doreste realizarea acestui obiectiv, pentru calcularea corespunzatoare a resurselor.

Recomandari:

constituirea unei echipe care sa prefigureze un sistem informational modern

reorganizarea sistemului informational corelata cu elaborarea unui program concret de informatizare

ierarhizarea informatiilor pe nivele ale managementului

Efecte:

reproiecterea si implementarea unui sistem informational modern

imbunatatirea activitatii decizionale in cadrul primariei

crearea conditiilor pentru informatizarea accentuata a activitatii primariei

sintetizarea si sistematizarea situatiilor informationale

Aceste recomandari vizeaza urmatoarele cauze ale ineficientei sistemului informatic al PMB:

1.     lipsa unei conceptii unitare privind informatizarea actuala a primariei

2.     neutilizarea metodelor moderne de management

3.     neoperarea modificarilor de adaptare a sistemului informational la noile cerinte

Implementarea sistemului informatic integrat ar putea avea ca efecte

pozitive elaborarea si urmarirea eficienta a deciziilor, facilitarea exploatarii rapide a unor aplicatii informatice, conlucrarea mai buna intre conducerea primariei si compartimentele functionale precum si fundamentarea stiintifica a deciziilor.

Exemple de domenii de abordare, domenii in care sistemul informatic integrat de management ar putea da eficienta mai mare activitatii PMB:

1.     Arhiva electronica

Ar trebui realizata trecerea arhivei PMB pe suport magnetic, pentru a putea fi accesata mai usor.

Acest lucru ar avea o influenta benefica atat in actul de decizie cat si in prestarile de servicii catre cetateni.

2.   Managementul documentelor si comunicarea interna in mediu informatic

Astfel s-ar putea realiza urmarirea documentelor si corectarea erorilor in timp optim, precum si comunicarea rapida si economica intre compartimentele PMB si intre PMB si unitatile aflate sub autoritatea sa.

3. Realizarea unui site WEB PMB

Acesta ar prezenta Primaria Municipiului Bucuresti cetateanului in modul cel mai direct.

Permite accesul rapid al cetatenilor orasului la informatii detaliate despre activitatea PMB, fara a necesita deplasarea acestora la sediul PMB.

Aceste 3 domenii reprezinta obiective care pot fi atinse prin programe pe termen scurt si mediu, fara sa necesite o analiza indelungata, fiind necesare resurse materiale si umane relativ mici.

O importanta deosebita ar trebui acordata pregatirii personalului, atat a personalului din Directia Sisteme Informatice, cat si a celorlalti functionari din compartimentele primariei. Astfel, ar trebui organizate cursuri pentru perfectionarea personalului de specialitate cat si cursuri de instruire a personalului utilizator de tehnica de calcul din cadrul tuturor compartimentelor primariei.