|
|
|
MANAGEMENTUL DE PROIECT
Particularitatile proiectului
Echipa si managerul proiectului
n Definitia echipei unui proiect:
- structura sociala pe timp limitat, in cadrul careia membrii colaboreaza pentru atingerea obiectivului unic al proiectului
n Leader-ul echipei: managerul de proiect sau director de proiect
n Caracteristicile echipei unui proiect:
- complementaritate in competente
- compatibilitate in comportament
- sinergie
- gandire si actiuni in interesul proiectului
- responsabilitate pentru organizarea interna a echipei
- initiativa si preluare de obligatii de catre toti membrii echipei
- structura variabila, in functie cu activitatile care se desfasoara
- maxim 6 - 8 persoane
Daca numarul de persoane necesare pentru realizarea proiectului este mai mare, pentru a putea conduce, managerul de proiect trebuie sa-si organizeze o echipa de conducere, numita in unele lucrari stat major, in altele staff, iar in cele mai multe, pe scurt, echipa proiectului.
Managerul de proiect:
- alege membrii echipei
- conduce echipa proiectului
- reprezinta proiectul in raport de tertii
Profesia de manager de proiect se aplica tuturor celor care au responsabilitatea de a realiza un proiect la nivel operational (conform Standardului Ocupational elaborat de Consiliu pentru Standarde Ocupationale si Atestare)
Principalele atributii ale managerului de proiect (Standardul ocupational):
n sa planifice
n sa organizeze
n sa conduca
n sa controleze
Calitatile managerului de proiect (Standardul ocupational):
n sa aiba solide cunostiinte de specialitate si experienta in domeniu
n sa rezolve problemele dificile cu care se confrunta
n sa aibe capacitatea de a-si asuma riscuri calculate
n sa aiba capacitatea de a conduce o echipa de oameni
n sa comunice cu usurinta cu oamenii, atat in scris cat si oral
n sa fie capabil sa invete de la altii
n sa stie sa negocieze
n sa fie orientat catre beneficiar
Activitati ale managerului de proiect (Standardul ocupational):
n stabilirea/specificarea resurselor
n estimarea resurselor
n planificarea
n realizarea programului propus
n asigurarea resurselor
n managementul contractelor
n identificarea si controlul riscurilor
n managementul echipei de proiect
n implementarea proiectului
Observatie:
n in cadrul proiectelor de dimensiuni reduse, managerul de proiect poate ocupa si o functie de conducere in organizatie
n in cadrul proiectelor de anvergura, managerul de proiect este o functie distincta, fiind responsabil integral de realizarea proiectului
Relatiile de cauzalitate ale proiectului
n Initiatorul proiectului:
- beneficiarul, care face o comanda sau o cerere de oferta
- executantul, care face o oferta
n Grupul de interese al proiectului:
- beneficiarii, echipa proiectului, finantatorii, concurentii, comunitatea, autoritatile publice, top managerii
- pot influenta dezvoltarea proiectului si fiecare in parte are interesele proprii in realizarea/nerealizarea acestuia
n Grupul tinta:
- beneficiarii doresc succesul proiectului pentru a obtine profitul planificat ca urmare a utilizarii produsului realizat
n Grupul de sprijin:
- echipa proiectului, finantatorii, comunitatea, autoritatile publice si top managerii
n Grupul sustinatorilor (stakeholders):
- beneficiarii si grupul de sprijin
n Concurentii doresc maximum de informatii despre proiect si evident, nerealizarea acestuia
Constrangerile proiectului
1.
q constrangeri obiective:
- termenii contractuali, datele unor evenimente
q constrangeri subiective:
- conditiile stabilite de client, de colectiv sau de alte parti interesate
2.
q constrangeri principale
- respectarea lor nu poate fi obtinuta prin masuri ulterioare constatarii incalcarii lor
- pot conduce la nerealizarea proiectului
CALITATEA - proiectul trebuie sa corespunda parametrilor din caietul de
sarcini
BUGETUL - proiectul nu trebuie sa depaseasca nivelul
autorizat al cheltuielilor
TIMPUL DE REALIZARE - proiectul trebuie respecte termenele planificate
constrangeri suplimentare:
- respectarea lor poate fi obtinuta prin
masuri ulterioare constatarii incalcarii lor:
ECONOMICE: respectarea termenelor intermediare, gestionarea costurilor,
optimizarea resurselor
PROFESIONALE: realizarea calitatii cerute, cunostintele
stiintifice necesare
ORGANIZATIONALE: utilizarea
resurselor umane, comunicarea intre oameni, eliminarea muncii inutile
FINANCIARE: planificarea cheltuielilor, evitarea penalitatilor
pentru intarzieri
Descompunerea structurii proiectului
n principiu fundamental al Managementului de proiect
n se face prin metoda WBS (Work Breakdown Structure)
n WBS este o structura ierarhica
n descrie rezultatele asteptate si nu actiunile necesare realizarii lor - rezultatele pot fi stabilite cu acuratete
n permite corelarea structurii proiectului cu structura organizatiei
Structura proiectului
n activitatile - sunt actiuni ce se desfasoara intr-un singur compartiment al organizatiei
n activitatile - au drept scop obtinerea unei lucrari/etape
n activitatile - produc rezultate → adauga valoare
Ciclul de viata - succesiunea
etapelor parcurse de proiect intre
initializare si finalizare
n Etapa de formulare:
- identificarea nevoilor
- analiza problemelor
- definirea scopului
- definirea obiectivelor
- identificarea solutiilor
- analiza concurentei
- analiza pietei
- evaluarea resurselor necesare
n Etapa de pregatire:
- stabilirea obiectivelor
- definirea activitatilor necesare
- descrierea etapelor tehnice de derulare
- planificarea proiectului
- analiza resurselor
- realizarea planului proiectului
- identificarea riscurilor
- studiul de fezabilitate stabilirea indicatorilor de evaluare
n Etapa de finantare: se iau deciziile de finantare
n Etapa de realizare:
- identificarea problemelor pentru fiecare etapa
- mobilizarea resurselor necesare
- monitorizarea
- managementul resurselor
- stabilirea si realizarea corectiilor necesare
- raportarea
n Etapa de finalizare:
- realizarea documentatiei de finalizare
- stabilirea instructiunilor pentru exploatarea produsului
- inlaturarea defectelor
- conceperea modului de evaluare
- realizarea evaluarii
- eliberarea de sarcini a echipei proiectului
- identificarea concluziilor pentru alte proiecte
Structuri pentru diverse tipuri de proiecte:
Structura proiectelor finantate de Uniunea Europeana:
n Programarea - regulile de desfasurare a proiectului, prioritati
n Identificarea - nevoile, problemele, interesele ale beneficiarului
n Acceptarea - relevanta si fezabilitatea ideilor
n Finantarea - modalitatea de finantare
n Implementarea - desfasurarea activitatilor pe baza resurselor stabilite; monitorizareai
n Evaluarea - aprecierea sistematica a gradului de implinire:
- a obiectivelor
- a eficientei fondurilor utilizate
- a utilitatii
- a impactului proiectului
Structura unui proiect social
n Identificarea problemei - stabilirea necesitatii proiectului
n Definirea proiectului - stabilirea obiectivelor
n Realizarea proiectului - stabilirea solutiilor
n Implementarea - realizarea solutiilor, aplicarea lor
n Evaluarea - stabilirea impactului proiectului
n Diseminarea rezultatelor
Observatie:
In raport cu marimea proiectului si cu specificul obiectivului, se pot uni doua sau mai multe faze, sau se pot introduce faze noi.
2.8 Particularitatile managementului proiectului
n vizeaza lucrari cu caracter complex si eterogen
n structura de realizare a proiectului este temporara
n activitatile sunt ordonate dupa un calendar optim
n realizarea produsului cu un minim de cheltuieli
n activitatile se desfasoara in echipa
n exista stabilit un sistem riguros de obiective
n se urmareste performanta
n se efectueaza un control continuu
n se utilizeaza tehnici de solutionare a problemelor
n activitatile se desfasoara in echipa
n prevede analize frecvente privind starea proiectului in perioadele critice
n urmarirea atenta, in timp real, a realizarilor si costurilor = monitorizare
n coordonarea directa si directionarea permanenta a echipei pentru maximizarea rezultatelor. Performanta echipei se masoara prin eficacitate si eficienta:
- eficacitatea masoara indeplinirea obiectivelor propuse
- eficienta exprima raportul dintre rezultatele obtinute si cheltuielile facute
n intuitia si experienta managerului si a echipei proiectului este o necesitate a managementului proiectului
Avantajele managementului prin proiecte:
n rezolvare in timp impus si cu costuri minime a unor probleme de dezvoltare
n caracterul de "motor uman" al managerului de proiect
n promovarea unor structuri organizatorice adaptabile si eficiente, structuri care sunt favorabile schimbarilor
n facilitatea contactelor intre specialistii echipei, respectiv a contactelor cu tertii
n crearea unor structuri de formare a managerilor profesionisti
Dificultatile managementului prin proiecte:
n dificultatea gasirii unui manager capabil, performant
n asumarea de catre manageri a tuturor riscurilor impuse de proiect
n posibilitatea aparitiei unor situatii conflictuale intre compartimentele organizatiei si structurile proiectului
n existenta unei duble subordonari a personalului care executa activitati in cadrul proiectului
n dificultati de transmitere a informatiilor intre proiect si organizatie
