Realizarea sistemelor informatice pentru management

REALIZAREA SISTEMELOR INFORMATICE PENTRU MANAGEMENT

1 DIAGNOSTICAREA SISTEMELOR INFORMATIONALE FOLOSIND TEHNICA SWOT

Diagnosticarea sistemului informational al unei organizatii in vederea identificarii punctelor sale forte si slabe se face prin metode specifice de analiza a acestuia, una din cele mai uzual folosite fiind tehnica SWOT (Strenghts, Weaknesses, Opportunities, Threats).

Ipoteza de la care pleaca analiza SWOT este aceea ca modul de functionare al sistemului de management al organizatiei reprezinta rezultatul influentei unor factori interni ai organizatiei, de natura pozitiva sau negativa. Fireste insa ca asupra componentelor sistemului de management actioneaza si o serie de factori externi, care pot accelera sau atenua efectele celor interni. Cunoasterea acestor factori devine astfel o conditie esentiala pentru elaborarea unui plan de ameliorare a functionarii sistemului informational.

Atat factorii interni, cat si cei externi pot fi controlabili sau in afara sferei de control a sistemului informational. Tehnica SWOT este concentrata in special pe analiza factorilor controlabili. Atunci cand se doreste realizarea unei astfel de diagnosticari, este necesar sa se gaseasca raspunsul la intrebari precum:

Care sunt avantajele sistemului informational existent, abordat prin prisma interactiunilor sale cu sistemele decizional si organizatoric?

Ce caracteristici favorabile prezinta sistemul informational, in ceea ce priveste modul de structurare a datelor, informatiilor si cunostintelor, precum si in organizarea flnxurilor si circuitelor informationale?

Care este gradul de manifestare a deficientelor generale si specifice ale sistemului informational?

Care sunt avantajele si dezavantajele care rezulta dintr-o analiza comparativa cu organizatiile concurente?

Care sunt schimbarile externe care au un efect benefic asupra sistemului de management al organizatiei?

Care este gradul de satisfacere a cermtelor formulate de factorii de decizie din organizatie?

In vederea sintetizarii raspunsurilor la intrebarile de mai sus, este necesar sa se intocmeasca o matrice care sa cuprinda punctele forte, punctele slabe, oportunitatile si amenintarile sistemului informational (figura nr. 1).

Pentru exemplificarea modului de evidentiere a concluziilor analizei SWOT, consideram cazul unei companii de dimensiuni medii care presteaza servicii IT si comercializeaza produse software pentru mediul economic si pentru institutii din administratia publica. Pe baza analizarii mediului intern si a celui extern companiei, se pot desprinde concluzii referitoare la punctele sale forte si la slabiciunile sale, precum si oportunitatile de care poate profita si pericolele pe care trebuie sa le ocoleasca.

Tabelulnr. 1 Matricea SWOT

Intr-o abordare generala, putem considera ca elementele rezultate in urma analizei sunt urmatoarele:

1.     PUNCTE FORTE

Experienta companiei in realizarea si distributia solutiilor sale informatice integrate in domeniul economic.

Existenta in cadrul companiei a unui compartiment eficient de marketing.

Tehnologia avansata si metodologiile utilizate de companie in realizarea solutiilor IT.

Notorietatea marcii companiei pe piata de software si servicii IT.

Pozitia de lider pe piata romaneasca de software si servicii IT.

Ritm rapid de innoire si diversificare a serviciilor oferite.

Personal foarte bine pregatit, competent, eficient si motivat.

Justificarea tot mai mare a investitiei in serviciile informatice integrate in domeniul economic.

Un raport pret-calitate justificat prin performantele solutiilor.

2. PUNCTE SLABE

Costuri ridicate ale produselor si serviciilor companiei, ca urmare a necesitatii permanente de a lucra cu cele mai noi si mai scumpe tehnologii.

Pierderea unor specialisti, ca urmare a fenomenului tot mai avansat de "headhunting' de pe piata.

Solutiile necesita investitii initiale foarte mari din partea clientilor.

Exista inca incertitudini legate de software (adaptabilitate la specificul firmelor romanesti).

Presupune o responsabilitate sporita incredintata personalului beneficiar (utilizator).

Factori de cost ridicati pe termen lung: implementare, consultanta, intretinere.

Solutiile IT reprezinta inca un serviciu scump pentru orice tip de afacere.

Politica de preturi de multe ori greu de respectat de catre potentialii beneficiari (cu 10-30% peste media pe piata).

3. OPORTUNITATI 

• Recunoasterea de catre UE, in anul 2004, a existentei unei economii functionale de piata in Romania.
• Semnarea tratatului de aderare a Romaniei la UE si eforturile care se fac in vederea respectarii obligatiilor asumate in capitolele de negociere.
• Ritmul rapid de dezvoltare a pietei interne de IT.
• Cresterea impresionanta a investitiilor realizate in industria tehnologiei informatiei.
• Existenta potentialului nevalorificat la nivelul organizatiilor de dimensiuni medii care, in scopul obtinerii unui avantaj concurential si al modernizarii activitatii, doresc implementarea de solutii informatice.
• Aparitia continua de noi cerinte manageriale la nivelul organizatiilor romanesti, ce pot fi satisfacute prin solutii informatice.
• Cerere in crestere pentru solutiile mfbrmatice integrate in domeniul economic si managerial.
• Mediul tehnologic permite aparitia unor noi produse si tehnologii (sisteme bazate pe cunostiinte).

4. AMENINTARI

Nerespectarea legii copyright-ului in domeniul tehnologiei informatiei.

Existenta unei concurente puternice pe piata.

Degradare morala rapida a solutiilor informatice si necesitatea dezvoltarii continue de solutii noi (durata de viata ^ 5 ani).

Contextul economic perturbator - exista o lipsa a disponibilitatilor financiare la nivelul unor sectoare ale economie nationale, la nivelul bugetelor institutiilor publice etc.

Complexitatea din ce in ce mai ridicata a cerintelor clientilor.

Probleme legate de resursele umane pe piata IT: deficiente in partea practica a pregatirii absolventilor de facultate.

Agravarea si accentuarea fenomenului de "headhunting', care lasa companiile fara specialistii in care au investit.

Existenta inca, a numeroase organizatii care nu au o mentalitate si cultura organizationala bine definita in domeniul serviciilor informatice.

2 PRINCIPII METODOLOGICE DE REALIZARE A SISTEMELOR INFORMATICE PENTRU MANAGEMENT

Realizarea subsistemelor informatice este posibila prin parcurgerea unor etape metodologice cu un continut si metodica bine definite care trebuie sa aiba la baza, in conceptia autorilor, o serie de principii metodologice necesare a fi respectate incepand cu etapa de analiza si terminand cu cea de dare in exploatare a fiecarui subsistem infbrmatic. Consideram astfel ca principiile metodologice pot fi evidentiate in urmatoarea succesiune:

1. Proiectarea sistemului trebuie sa inceapa, conform conceptiei sistemice, de la iesirile acestuia si de la continutul situatiilor informationale finale. Conform acestui principiu, cunoscut si sub denumirea de principiul viitor-trecut, determinarea si analiza iesirilor trebuie sa se faca desfasurand ponderea principala a activitatilor de la nivelul strategic si tactic spre nivelul operativ, proiectarea sistemului desfasurandu-se dupa urmatoarea succesiune logica de activitati: analiza iesirilor -> determinarea modelelor pentru conducerea strategica si tactica -> elaborarea tehnicilor adecvate de organizare a bazei de date si a programelor destinate administrarii acesteia -> determinarea configuratiei hardware.

Dupa cum este si firesc, parcurgerea acestor faze nu se poate face fara intoarceri si reluari deoarece in orice moment poate aparea necesitatea revederii succesiunii fazelor pentru luarea in considerare a unor noi obiective sau restrictii.

2. Abordarea realizarii viitorului sistem informatic pentru management trebuie sa se faca de pe pozitia intregului, urmarindu-se in acelasi timp satisfacerea cerintelor partilor sale componente. Abordarea globala permite sa se acorde o pondere justa obiectivelor strategico-tactice ale activitatilor societatii comerciale. Respectarea acestui principiu asigura integrarea subsistemelor informatice dintr-o firma, prin crearea posibilitatilor de constituire a unei baze de date unice in care informatia este culeasa o singura data si este folosita de toate aplicatiile informatice dezvoltate.

3. Asigurarea independentei structurii sistemului informatic fata de structura organizatorica a organizatiei. Modul principal de realizare a acestei independente relative este abordarea proiectarii sistemului informatic pe baza functionala, prin integrarea in etapele elaborarii sale a celor cinci functiuni ale firmei.

4. Implementarea noului sistem trebuie sa inceapa intotdeauna de la nivelul strategic care asigura obtinerea unei eficiente economice maxime. Acest mod de abordare permite ghidarea activitatii de implementare pentru fazele ulterioare datorita posibilitatii de a se simula pe insusi sistemul informatic implementat comportarea sa in faza urmatoare. Inceperea  implementarii sistemului informatic de la nivelul strategic si tactic permite de asemenea, agregarea datelor care prezinta avantajul gruparii lor in fisiere de dimensiuni mici, a caror prelucrare necesita, intr-o prima faza, configuratii modeste de calcul si un efort relativ mic in procesul de pregatire a datelor.

Includerea in sistemul informatic a componentelor sale de avarie.

Realizarea componentelor de avarie ale sistemului informatic, posibila in special cu ajutorul modelelor dinamice, permite constituirea unor fisiere de tip arhiva care stocheaza o perioada mare de timp variabilele de stare ale activitatilor economice preluate pe calculator. Existenta acestor fisiere prezinta avantajul de a putea regenera starea activitatilor economice la momentul (t-1) in cazul alterarii unor informatii la momentul (t).

3 ETAPELE REALIZARII SISTEMELOR INFORMATICE PENTRU MANAGEMENT

In domeniul analizei si proiectarii sistemelor informatice nu exista o terminologie unica, acceptata de toti specialistii, care sa permita elaborarea unei metodologii unitare de implementare a informaticii in cadrul sistemelor de management. Realizarea sistemelor informatice reprezinta un ansamblu de activitati care impune folosirea unui volum mare de resurse financiare, umane si materiale, intr-o perioada lunga de timp. Activitatile ce trebuie parcurse sunt numeroase, cu un pronuntat caracter creativ, ele reprezentand un proces complex, ordonat intr-o inlantuire de faze si care presupune utilizarea unui instrumentar de metode si tehnici specifice.

Proiectarii unui sistem informatic ii corespunde un anumit ciclu de dezvoltare, care poate fi definit astfel:

In general, specialistii apreciaza ca ciclul de dezvoltare al unui sistem informatic pentru management cuprinde patru etape: analiza, proiectarea, implementarea si exploatarea si mentinerea in functiune.

La randul lor, etapele de mai sus sunt caracterizate prin obiective bine definite, succesiuni de faze componente, precum si printr-un ansamblu de tehnici si metode specifice fiecareia.

Realizarea si implementarea sistemului informatic pentru management in cadrul unei organizatii trebuie sa se faca intr-o conceptie unitara si modulara respectand o serie de cerinte a caror defmire anticipeaza de regula procesul de analiza si proiectare a sa. in conceptia autorilor, realizarea unui sistem informatic integrat pentru management trebuie sa se faca intr-o abordare paralela, pe doua planuri:

. "De sus in jos' (principiul top-down), ceea ce presupune definirea obiectivelor specifice sistemului de pe pozitia intregului. Aceasta conditie restrictioneaza fixarea obiectivelor la nivel de subsistem, in sensul eliminarii acelora care sunt favorabile subsistemului, dar influenteaza negativ functionarea intregului sistem care il contine. De exemplu, pentru subsistemul activitatii comerciale poate fi definit ca obiectiv: "eliminarea stocurilor supra-normative, a celor fara miscare sau cu miscare lenta'. Realizarea acestui obiectiv poate duce la reducerea cheltuielilor de stocare si, intr-o prima faza, la reducerea cheltuielilor totale ale organizatiei. Pe de alta parte, disponibilizarea materiilor prime si materialelor din categoria de mai sus poate duce la stagnari ale procesului de productie atunci cand onorarea unor comenzi presupune folosirea acestor materii prime, a caror achizitionare ulterioara necesita un efort suplimentar din punct de vedere fmanciar si in timp. Concluzionand, efectul de disponibilizare a unor stocuri de materii prime este eficient la nivelul subsistemului comercial, dar ineficient pentru activitatea de ansamblu a organizatie.

. Dezvoltarea de aplicatii informatice "de jos in sus', astfel incat implementarea lor sa asigure realizarea obiectivelor stabilite anterior. Aceasta caracteristica de realizare a sistemelor informatice, specifica implementarii pe scara larga a microcalculatoarelor, este posibila doar prin asigurarea unei functionari in timp real a tuturor aplicatiilor informatice. Nucleul acestor aplicatii il constituie bazele de date distribuite, gestionate prin intermediul unui SGBD asociat si care asigura eliminarea redundantelor in procesul de stocare a datelor.

3.1 ANALIZA

Cresterea complexitatii activitatilor economice, sporirea exigentelor pentru valorificarea cat mai completa a resurselor existente, dinamica actului decizional, specifica economiei de piata, au dus treptat la o crestere simtitoare a volumului de informatii in circulatie, precum si la un consum important de resurse pentru culegerea, prelucrarea si transmiterea acestora in cadrul organizatiilor. Din acest motiv, de regula, mai ales in cazul sistemelor complexe, etapa de analiza este descopmpunsa intr-o analiza preliminara si una detaliata a sistemului informational.

3.1.1 ANALIZA PRELIMINARA

Obiectivul fundamental al acestei etape consta in identificarea si definirea ariei de intindere a sistemului informational ce urmeaza a fi analizat, precum si a problemelor care justifica din punct de vedere economic si decizional rationalizarea sa. De regula realizarea acestui obiectiv este conditionata de atingerea urmatoarelor doua obiective derivate:

rationalizarea sistemului informational, urmarindu-se preponderent imbunatatirea componentelor sale fara trecere la prelucrarea automata a datelor;

cresterea calitatii informatiilor care circula in sistem, a varstei si acuratetei acestora prin dezvoltarea in cadrul sistemului a unor subsisteme informatice.

In aceasta abordare, etapa de analiza preliminara presupune parcurgerea unor faze la a caror realizare participa de regula o echipa de proiect mixta, care include specialisti atat din cadrul organizatiei, cat si din afara ei. Cu precizarea ca fazele parcurse in timpul analizei preliminare variaza in functie de natura si complexitatea activitatilor economice din sisteniul informational, consideram ca cele mai uzuale sunt urmatoarele:

l.Identificarea problemelor care justifica procesul de perfectionare a sistemului informational.

Problemele localizate in aceasta faza trebuie sa aiba un caracter general si sa evidentieze o serie de aspecte negative in functionarea sistemului informational, atat din punct de vedere economic, cat si decizional. Din analizele efectuate de autori intr-o serie de organizatii romanesti s-au desprins urmatoarele categorii de probleme identificate in procesul de perfectionare a sistemelor informationale:

necorelarea activitatii de asigurare a resurselor materiale cu dinamica programelor de fabricatie;

imposibilitatea cunoasterii in timp util, la diverse niveluri de decizie, a stocurilor de materiale, materii prime, produse de baza, piese de schimb si produse complementare, in corelare cu necesitatile procesului de fabricatie la un moment dat;

lipsa de informare a factorilor de decizie asupra gradului de achitare a facturilor catre furnizori, precum si a situatiei incasarii creantelor;

inexistenta, la nivelul organizatiilor a unei infrastructuri informationale care sa permita obtinerea in timp util a informatiilor necesare realizarii unor analize economice detaliate;

. absenta sistemelor integrate de conducere a activitatii de productie care sa permita atat controlul in timp real al procesului tehnologic, cat si corelarea acestuia cu consumurile efective de materii prime, materiale directe si de manopera;

neutilizarea unui instrumentar eficient de fundamentare si urmarire in dinamica a evolutiei costurilor de productie pe articole de calculatie sau elemente primare;

nefolosirea unui instrumentar cu caracter previzional in conducerea activitatilor economice care sa permita cunoasterea apriorica, cu o probabilitate satisfacatoare, a evolutiei unor indicatori economici de baza;

lipsa unui sistem informational unitar la nivelul organizatiei, care sa permita surpnnderea interdependentelor existente intre activitatile economice si sa asigure imposibilitatea manifestarii fenomenelor de redundanta, filtraj, distorsiune si aglomerare a canalelor de informatii.

Toate aceste probleme si altele generate de particularitatile activitatilor economice din societatile comerciale converg spre problema fundamentala cu care se confrunta majoritatea managerilor, problema care poate fi definita prin lipsa de informare a factorilor de decizie si imposibilitatea fundamentarii, in situatii complexe, a unor decizii pertinente si in timp util.

2.Stabilirea activitatilor economice implicate in procesul de analiza

In conceptia autorilor, abordarea activitatilor economice trebuie facuta intr-o maniera care sa tina cont de dinamica acestora, evitandu-se, pe cat posibil, particularizarea la nivel de compartiment. Argumentul principal consta in faptul ca activitatile economice de baza sunt Jrezultante ale interdependentelor existente intre o multime de activitati care le preced. De exemplu activitatea de urmarire a evolutiei costurilor directe si a abaterilor acestora de la nivelurile planificate este precedata de o serie de alte activitati prin care se asigura:

fundamentarea costurilor directe;

inregistrarea costurilor efective care se regasesc m productia terminata, neterminata sau in cea destinata consumului intern;

∙ stabilirea cauzelor obiective si subiective care stau la baza generarii abaterilor.

Consideram ca stabilirea corecta a activitatilor economice si a interdependentelor dintre ele presupune, din partea membrilor echipei de cercetare, o mare experienta in activitatea de analiza si proiectare de sistem. Aceasta necesitate rezida indeosebi din faptul ca, in general, personalul din sistem nu-si poate defini cu exactitate cerintele care stau la baza sistemului informational.

3.Stabilirea obiectivului fundamental si a obiectivelor derivate ale sistemului informatic.

Daca obiectivul fundamental trebuie enuntat la nivelul intregului sistem, cele derivate sunt specifice activitatilor economice continute in el. De exemplu, in cazul abordarii sistemului informational al activitatii de productie, unul din obiectivele fundamentale urmarite ar putea fi "perfectionarea conducerh activitatii de programare, lansare si urmarire a productiei' in timp ce obiectivele derivate sunt:

. corelarea momentelor optime de lansare in fabricatie a produselor cu termenele de predare prevazute in contractele incheiate cu clientii societatii;

. cunoasterea necesarului de materiale directe si de manopera inainte de momentul lansarii in fabricatie a unui lot de produse;

. generarea aleatoare a structurilor arborescente ale produselor lansate, in functie de tehnologia de fabricatie.

De regula, exprimarea acestor obiective se face utilizand matricea obiectivelor sistemului informatic, exemplificata in tabelul nr. 2.

Tabelul nr. 2 Matricea obiectivelor sistemului informatic

4.Analiza modului de organizare structurala si procesuala a companiei sau institutiei publice.

Aceasta faza urmareste cunoasterea verigilor organizatorice in care se desfasoara activitatile din sistem precum si a centrelor de decizii. in acest context, are loc identificarea circuitelor si fluxurilor informationale, precum si a suportilor purtatori de informatii care le strabat. Pentru a reliefa interdependentele intre organizarea structurala si cea functionala, se poate intocmi o matrice de asociere intre principalele grupe de activitati desfasurate in organizatie si elementele de structura organizatorica (tabelul nr. 3).

Matricea reflecta, totodata si modul in care fiecare departament gestioneaza informatiile specifice fiecarui grup de activitati.

Tabelul nr. 3 Matricea de asociere Activitati-Departamente

Elaborarea si prezentarea variantelor de solutii globale

Alternativele, impreuna cu costurile estimate si termenele propuse sunt supuse atentiei organismului de conducere al beneficiarului pentru a opta asupra unei categorii din solutiile propuse.

In conceptia autorilor, etapa de analiza preliminara a unui studiu de perfectionare de sistem informational nu este intotdeauna necesara, ea fiind impusa in situatiile in care se abordeaza sistemul in ansamblul sau la nivelul organizatiei. De asemenea, aceasta etapa este parcursa si in situatiile in care activitatile economice analizate se regasesc in verigi organizatorice amplasate teritorial la distante mari una fata de cealalta.

Majoritatea abordarilor din ultimul timp a procesului de informatizare vizeaza orientarea acestuia spre satisfacerea cerintelor sistemului de management al societatilor comerciale. Datorita acestui fapt, dezvoltarea de aplicatii informatice intercorelate, modulate si ierarhizate, caracteristice realizarii sistemelor informatice integrate, este precedata de stabilirea strategiei de informatizare a societatii respective.in aceasta situatie, etapa de analiza preliminara devine obligatorie, avand in vedere ca ea pune la dispozitia decidentilor toate componentele strategiei de informatizare (alternativele strategice, modalitatile de realizare a alternativelor apreciate drept obiective, resursele umane, materiale si financiare necesare, precum si orizonturile de timp in care urmeaza a se atinge obiectivele fixate).

3.1.2 ANALIZA DETALIATA

Obiectivul fundamental al acestei etape consta in cunoasterea detaliata a functionarii sistemului informational, a particularitatilor sale, precum si evaluarea sa critica prin prisma modului in care asigura legatura intre subsistemul decizional si cel operational, in stransa corelatie cu asigurarea luarii in timp util a unor decizii pertinente.

Etapa se caracterizeaza prin parcurgerea urmatoarelor faze componente care asigura, in final, identificarea celor mai fiabile solutii de perfectionare a sistemului:

1.     Analiza documentelor din sistem

Urmareste culegerea tuturor informatiilor care sa permita echipei de cercetare cunoasterea principalelor aspecte referitoare la situatiile informationale manuale si automate care circula in sistem. Consideram ca informatiile identificate trebuie sa raspunda la urmatoarele cerinte:

denumirea documentelor, activitatea la care se refera si compartimentul in care se genereaza; persoana care introduce in circuitul informational documentele si temeiul legal in baza caruia se desfasoara operatii asupra lui;

destinatia finala a fiecarui document, cu precizarea compartimentelor prin care acesta trece; periodicitatea obtinerii documentelor si numarul de exemplare asociat lor;

baza metodologica care constituie fundamentul completarii documentelor, de-a lungul fluxurilor informationale pe care le parcurg;

tipul documentului, prin care se semnifica natura sa tipizata, modul de obtinere (manual sau automat), precum si pozitia acestuia fata de sistemul analizat (interior sau exterior sistemului);

gradul de codificare a informatiilor continute in documente si modul in care aceasta raspunde cerintelor unor eventuale prelucrari automate;

impactul continutului documentelor asupra categoriilor de decizii fundamentate in sistem.

Culegerea categoriilor de informatii specificate mai sus este un proces dificil deoarece solicita personalul din toate verigile organizatorice ale sistemului si implica raspunderea acestuia. Din acest considerent punctajul de mai sus poate deveni mai eficient printr-o imbinare armonioasa a metodei interviului cu cea a chestionarului. Deoarece informatiile culese stau la baza analizei economice in urma careia se depisteaza punctele slabe si forte ale activitatilor analizate, se recomanda ca ele sa poarte girul factorilor de decizie din compartimentele care le-au pus la dispozitie.

2.Analiza fluxurilor informationale.

Pentru fiecare document identificat si analizat in faza precedenta trebuie sa se evidentieze existenta unor eventuale deficiente generale cum ar fi: prezenta redundantelor, documentele inutile care circula in sistem, paralelismul existent intre circuite care contin infbrmatii identice sau foarte asemanatoare, numarul nejustificat de mare al exemplarelor generate din fiecare document etc.in acelasi timp, analiza fluxurilor informationale trebuie sa permita identificarea zonelor de prelucrari care se preteaza cel mai bine procesului de automatizare, precum si a situatiilor informationale ce urmeaza a fi obtinute pe calculator.

Pe plan mondial,in procesul de analiza a fluxurilor informationale, sunt utilizate asa numitele diagrame flowchart, denumite si diagrame de flux care, pe baza unor reguli si formalizari specifice, surprind schimburile de date generate de desfasurarea unui proces in cadrul organizatiei. Figura nr. 1 exemplifica o astfel de diagrama, care descrie fluxul informational corespunzator procedurii de licentiere a operatorilor care activeaza intr-un anumit sector al economiei nationale.

Figura nr. 1 Diagrama de flux corespunzatoare procedurii de licentiere a operatorilor care isi desfasoara activitatea pe un anumit sector al pietei serviciilor

3.Evidentierea tuturor cerintelor decizionale.

In cadrul acestei faze, se folosesc o serie de metode specifice procesului managerial (de exemplu: tabelele de decizie) pentru cunoasterea si prezentarea detaliata a categoriilor de decizii influentate de informatiile care circula in sistem, precum si pentru a reliefa modul in care componentele acestuia asigura cerinta fundamentarii in timp util a unor decizii eficiente.

Odata cu identificarea cerintelor decizionale, este necesar sa se stabileasca si cerintele functionale, care vor trebui sa fie apoi formalizate si prezentate conducerii beneficiarului, in vederea obtinerii acceptantei. Tabelul nr. 4 exemplifica modul de formulare a acestor cerinte pentru Directia de Licentiere a organizatiei care are drept competente autorizarea si monitorizarea prestatorilor de servicii dintr-un anumit sector de activitate.

Tabelul nr. 4 Lista de cerinte functionale

4.Evaluarea critica a functionarii sistemului informational.

In cadrul sau are loc o detaliere riguroasa a problemelor identificate in cursul analizei preliminare sau a altora rezultate prin parcurgerea

fazelor precedente. Pentru fiecare problema identificata trebuie precizate cauzele care le favorizeaza, precum si efectele directe si indirecte pe care le produc. Din aceasta categorie, la nivelul organizatiilor se pot manifesta o serie de aspecte negative care ies din categoria deficientelor cu caracter general prezentate mai sus. Putem exemplifica in acest sens:

inexistenta unei codificari unice si coerente a tuturor categoriilor de informatii, cu impact deosebit asupra performantelor viitoarelor subsisteme informatice si a modului in care sunt satisfacute unele cerinte decizionale;

consumarea unui volum mare de munca manuala pentru executarea operatiilor din sistem, cu influenta negativa asupra acurateti rezultatelor si a vitezei de informare a factorilor de decizie.

0 problema colaterala, strans legata de codificare, este aceea a mecanismelor utilizate pentru criptarea si decriptarea informatiilor. Existenta unei politici in acest domeniu este esentiala pentru securitatea sistemelor informatice, mai ales cand este vorba de domenii precum cel bancar, cel al traficului aerian sau cel guvernamental. in acest sens, se pot utiliza dispozitive eficiente care au la baza chei de criptare de pana la 512 biti. Spre exemplu, un sistem de criptare de 56 biti poate genera peste 72.000 de miliarde de chei diferite.

Concluzionand, etapa de analiza se finalizeaza prin evidentierea tuturor deficientelor caracteristice activitatilor din sistem in vederea gasirii celor mai bune solutii prin care sa se asigure o functionare eficienta a sistemului informational.

3.2 PROIECTAREA

Obiectivul fundamental al proiectarii il reprezinta definirea conceptului general si detaliat al noului sistem si a componentelor sale informatice. Realizarea etapei presupune parcurgerea urmatoarelor faze:

l.Prezentarea solutiilor de perfectionare a sistemului informational.

In aceasta faza sunt evidentiate doua categorii de solutii:

cele care vizeaza perfectionarea componentelor informationale, cum ar fi circuitele, fluxurile si procedurile informationale;

solutii care prevad trecerea la prelucrarea automata pentru anumite activitati din cadrul noului sistem.

Aceasta faza se finalizeaza intotdeauna cu prezentarea costurilor estimate pentru realizarea noului sistem, inclusiv a componentelor sale informatice.

2.1dentificarea subsistemelor informatice definite in faza precedenta, carora le corespund costuri antecalculate supradimensionate.

In acest scop se utilizeaza tehnica ingineriei valorii, prezentata si exemplificata in capitolul patru. Ea este o metoda de conducere prin costuri si face parte din aceeasi categorie cu metoda "analizei valorii', deosebirea constand in faptul ca ingineria valorii permite identificarea produselor sau sistemelor cu costuri antecalculate supradimensionate (inexistente in momentul aplicarii metodei), in timp ce analiza valorii realizeaza acelasi lucru pentru produse sau sisteme existente.

3.Proiectarea logica a subsistemului informatic.

Caracteristic acestei faze sunt urmatoarele operatii:

prezentarea situatiilor informationale furmzate de noul sistem si destinatiile acestora;

definirea conceptului si a structurii generale a bazei de date asociata sistemului;

elaborarea schemei logice de sistem pentru redarea sub forma grafica a succesiunilor procedurilor automate, a tipurilor de erori semnalate in noul sistem si modul de eliminare a acestora, precum si evidentierea interfetelor dintre sistemul informational si subsistemele sale informatice.

4.Proiectare detaliata a subsistemelor informadce.

Se caracterizeaza printr-o detaliere a conceptului general definit in faza precedenta, operatiile reprezentative fiind:

prezentarea analitica a continutului rapoartelor finale, prin precizarea lungimilor coloanelor, a totalurilor si subtotalurilor

obtinute in cadrul lor, precum si a algoritmilor de obtinere a valorilor asociate capului de tabel;

descrierea modului de lucru al fiecarei proceduri automate din schema de sistem cu precizarea intrarilor, a iesirilor si cu descrierea algoritmilor folositi in aceste proceduri;

evidentierea schemelor logice de program din care sa rezulte variabilele de stare corespunzatoare fiecarui program;

redarea modelelor economico-matematice folosite in procedurile automate intr-o maniera clara care sa permita intelegerea metodelor de rezolvare folosite;

cuantificarea impactului implementarii noului sistem asupra componentelor sistemului de management si a factorului uman din cadrul sau;

validarea modului de lucru al procedurilor automate prin testarea functionarii acestora cu date care au caracteristici asemanatoare cu cele reale.

Elaborarea unui program de masuri privind implementarea sistemului.

Acest program trebuie sa contina responsabilitatile ce revin factorilor de decizie si personalului de executie in procesul de implementare, cu precizarea termenelor de finalizare a fiecarei actiuni si a persoanelor care raspund de realizarea ei. in acest sens este, indicat sa se organizeze procesul de implementare folosind o aplicatie software pentru managementul de proiect, precum MS Project sau Primavera.