Introducere in teoria negocierii - Conflict si negociere, Functiile negocierii, Clasificarea negocierilor, Modele ale negocierilor

Introducere in teoria negocierii

Definitii

Relatiile inter-umane genereaza in mod frecvent conflicte. Acestea provin din interese divergente intre doua sau mai multe parti, care pot avea mai multe cauze, dintre care cele mai importante sunt:

lupta pentru acapararea resurselor (cauzata de faptul ca resursele sunt limitate)

caracterul concurential (competitiv) al lumii

ambiguitatea in privinta responsabilitatii si autoritatii

diferentele in privinta perceptiilor, atitudinilor

probleme de comunicare

diferente individuale

sistemele de motivare (adeseori, ne aflam in situatii ce implica sisteme de motivare contradictorii)

interdependenta crescanda

diviziunea muncii (specializarea inevitabila pe diferitele functii necesare intr-o organizatie genereaza perspective si obiective diferite pentru grupurile implicate)

viziuni diferite asupra normelor si valorilor acceptate social

Negocierea este un proces de comunicare care apare atunci cand cel putin doua entitati distincte (persoane, grupuri, institutii, state) se afla intr-o situatie de conflict. In acest caz, situatia conflictuala este o conditie necesara, dar nu si suficienta pentru declansarea acestui tip de proces comunicational.

In general, rezolvarea conflictelor prin forta intervine atunci cand alte mijloace nu mai sunt considerate a fi utile pentru a depasi o situatie de acest gen. Aceasta deoarece forta este in principiu incapabila sa creeze o bunastare mai mare din care sa se serveasca partile interesate; prin forta se produce doar o redistribuire a acelorasi resurse (sau chiar mai putine, daca ambele parti sufera pierderi intr-o confruntare violenta). Negocierea reprezinta alternativa la forta pentru impartirea resurselor aflate in disputa.

Negocierea este in esenta un fenomen social de comunicare prin care are loc un schimb de mesaje care ofera partenerilor de comunicare indicii despre interesele, preferintele si nevoile celorlalte parti. In multe cazuri, negocierea este un proces organizat dupa reguli, practici, proceduri si tehnici precise, acceptate implicit sau explicit de catre actorii care participa la acest proces (de exemplu, negocierile diplomatice, in cadrul carora se respecta uzantele internationale specifice acestui tip de proces, sau negocierile comerciale internationale), dar negocierea poate avea loc si in situatii in care nu este necesara o pregatire prealabila a acestui proces (de exemplu, deciziile care se iau intr-o familie).

O definitie integratoare a negocierii este:

Dupa cum se poate observa, exista mai multe conditii pentru a se ajunge la o negociere. In primul rand, doua parti pot ajunge sa negocieze daca exista un oarecare grad de interdependenta intre ele.

In plan social, exista mai multe forte care ii determina pe oameni sa interactioneze in viata de zi cu zi. Conform lui Wagner si Hollenbeck[2], aceste forte sunt:

a)      natura sociala a omului

b)      satisfacerea nevoilor personale

c)      atractia interpersonala

d)      realizarea scopurilor comunitatii

e)      atractivitatea activitatilor propriu-zise

Negocierea nu poate asadar sa apara decat in conditiile in care partile implicate au un interes comun intr-o anumita problema. Intre doua persoane care nu doresc nimic una de la cealalta nu va apare nici o negociere deoarece aceasta nu ar avea nici un obiect.

Un exemplu simplu este o vizita la un supermarket. Daca mergem acolo doar ca sa vedem ce a mai aparut pe piata fara a fi interesati in a cumpara ceva nu vom avea nimic de negociat cu vanzatorul. Posibilitatea negocierii apare doar daca, pe langa interesul vanzatorului de a vinde un anumit produs pentru a face profit, exista si interesul clientului de a cumpara acel produs pentru a-si satisface o nevoie personala. (In acest caz, procesul de negociere este implicit, deoarece la supermarket produsele au un pret deja fixat; decizia de a cumpara de la supermarket-ul A sau de la supermarket-ul B o luam in functie de preturile oferite de cele doua entitati economice).

Un alt aspect esential pentru producerea conditiilor pentru o negociere este existenta unei stari de divergenta intre partile aflate in proces. De exemplu, daca eu doresc sa merg la un film iar prietenii mei au aceleasi gusturi si doresc si ei sa vada acelasi film, nu avem ce negocia: toata lumea e de acord sa mergem la acelasi film. In schimb daca, dupa ce am hotarat sa ne petrecem seara impreuna, dorim sa mergem la acel film, dar sotia unuia dintre prietenii mei ar prefera sa mearga acasa, avem de-a face cu o situatie in care una din parti are alte preferinte si putem negocia diferitele modalitati in care vom actiona, oferind diferite concesii sau incercand sa convingem partea care are alte preferinte decat noi de avantajele variantei propuse de noi.

Divergentele pot fi de mai multe feluri.[3]

Divergentele cognitive vizeaza opinii, credinte, cunostinte, convingeri diferite ale partilor. De exemplu, negocierile pentru un tratat international privind drepturile omului vor fi puternic influentate de valorile morale, politice sau religioase cu care vor veni la masa de discutii reprezentantii fiecarui stat participant. Fiecare va incerca sa-i convinga pe ceilalti de justetea si valoarea propunerilor pe care le face in cadrul discutiilor. (Nu luam aici in calcul alte interese, de ordin politic, care apar in astfel de situatii). O astfel de divergenta majora in domeniul drepturilor omului exista intre aparatorii individualismului de tip occidental (care cred intr-o suprematie a intereselor individului asupra celor ale colectivitatii) si cei (in special asiaticii) care, prin traditie, cred ca individul este valorizat prin comunitate (bunastarea colectivitatii este mai importanta decat cea a unui individ sau altul din acea comunitate).

Un alt tip de divergenta este cea de ordin material, in care partile au interese conflictuale in privinta alocarii resurselor materiale. De exemplu, negocierile intre un sindicat si  patron vizeaza in mod obisnuit alocarea unei parti mai mici sau mai mari din veniturile companiei pentru plata drepturilor salariale ale angajatilor, interesul patronului fiind de a nu ceda foarte mult din aceste venituri catre angajatii sai, in timp ce sindicatul lupta pentru salarii cat mai mari pentru membrii sai. De asemenea, negocierile intre companii pentru furnizarea, respectiv cumpararea, de bunuri sau servicii sunt un alt exemplu clasic de situatii in care apar divergente materiale.

O a treia pre-conditie pentru inceperea unui proces de negociere este disponibilitatea reala a partilor la colaborare.[4] Ceea ce va face diferenta intre un conflict rezolvat prin negociere, pe de o parte, si unul nerezolvat sau rezolvat prin forta, pe de alta parte, este aceasta dorinta reala a partilor de a colabora pentru a evita o situatie defavorabila tuturor celor implicati.

O negociere de succes presupune si existenta unui acord reciproc avantajos (care sa fie multumitor pentru toate partile implicate in proces). Desi aceasta nu este atat o pre-conditie, cat mai ales unul din rezultatele posibile ale unei negocieri, lipsa sentimentului de satisfactie din partea uneia din partile care au participat la negociere (de exemplu, atunci cand cineva se simte inselat, chiar daca initial si-a dat acordul pentru formula finala la care s-a ajuns in urma negocierii) poate duce la subminarea rezultatului negocierii sau la esecul unor negocieri viitoare. Un exemplu simplu ar fi insatisfactia pe care o resimtim atunci cand cumparam un produs (alimentar, de folosinta indelungata, etc.) care se dovedeste ulterior a nu avea caracteristicile pe care ni le-a prezentat vanzatorul (alimentele sunt alterate, computerul nu functioneaza asa cum ar trebui, etc.). Urmarea in astfel de situatii este ca, de obicei, refuzam sa mai cumparam de la acel magazin, stiind ca am fost deja inselati o data (eventual, putem cere si inlocuirea produselor, ceea ce agraveaza pierderile care rezulta dintr-o negociere care nu e onesta). Astfel, una din calitatile esentiale ale unui bun negociator este credibilitatea, care, odata pierduta, ii poate submina in mod serios capacitatea de a mai purta negocieri pe viitor.

Conflict si negociere

Negocierea este o modalitate de rezolvare a conflictului. Ea apare atunci cand conditiile expuse mai sus sunt intrunite si vizeaza in esenta ajungerea la un compromis care, in conditiile existentei unor interese divergente intre parti, reprezinta solutia optima pentru situatia respectiva. Astfel, negocierea se plaseaza undeva intre alte doua situatii, opuse intre ele, in care mai multe parti sunt implicate [5] :

rezolvarea problemelor

confruntare pura

Rezolvarea problemelor reprezinta o modalitate de a lua o decizie atunci cand partile sunt in consens in privinta obiectivelor pe care vor sa le atinga, si lucreaza "in echipa" pentru a gasi cea mai buna solutie la problema comuna pe care o au. In acest caz, interesele partilor nu sunt divergente iar procesul de gasire a unei solutii nu necesita concesiuni din partea vreuneia dintre ele si nu depinde de preferintele sau interesele particulare ale acestora. De exemplu, atunci cand doua echipe de cercetatori se intalnesc pentru a decide care e cea mai buna modalitate de a trimite un echipaj uman in spatiu, concluzia la care vor ajunge va depinde de detaliile tehnice aferente, de costuri, de adevarurile stiintifice acceptate de toata lumea, etc., si nu de sentimentele personale. Este vorba in acest caz de o decizie rationala.

Confruntarea pura apare atunci cand partile percep obiectivele pe care le are fiecare ca fiind ireconciliabile, si, prin urmare, negocierile ar fi inutile pentru a putea rezolva situatia. In aceste situatii conflictul este deschis, iar realizarea scopurilor proprii nu se poate face decat prin victoria asupra adversarului (care trebuie silit sa abandoneze realizarea obiectivelor sale). Aceasta modalitate de rezolvare a unor divergente presupune existenta perceptiei, din partea partilor implicate, ca realizarea propriilor obiective este incompatibila cu realizarea de catre adversar a obiectivelor pe care le are.

Aceasta perceptie poate foarte bine sa nu fie neaparat rationala (sa nu se bazeze pe o realitate incontestabila - asa cum se intampla, de exemplu, in jocul de sah, unde, ca sa castigi, este evident ca adversarul trebuie sa piarda), ci doar pe sentimentele actorilor conflictului. De exemplu, un razboi poate fi pornit de catre un stat impotriva unui alt stat, dar acest lucru nu inseamna ca statul agresor a calculat foarte bine care vor fi costurile si castigurile ce vor rezulta in urma conflictului si ca acel razboi va rezolva mai bine disputele decat ar face-o negocierile diplomatice sau presiunile de alt gen (economice, politice).

Atentie, acest lucru nu inseamna ca o confruntare directa, chiar violenta, intre doua parti cu interese divergente este intotdeauna de condamnat. Exemplul intelegerilor de la München, din 1938, dintre Germania, pe de o parte, si Anglia si Franta, pe de alta parte, este graitor: democratiile occidentale europene de la acea data au preferat sa gaseasca o cale de a stavili expansiunea Germaniei fara a recurge la forta armata, in speranta ca vor pastra un echilibru de putere in Europa fara a trebui sa suporte pagubele materiale si umane ale unui razboi. Calculul a fost gresit, dupa cum stie toata lumea, iar refuzul initial al aliatilor de a presa Germania cu amenintari militare a avut efectul dezastruos de a creste forta puterii naziste, ceea ce, pe cale de consecinta, a slabit pozitia aliatilor.

Confruntarea pura, conflictul deschis este intotdeauna ultima varianta care trebuie luata in calcul, dar este o varianta de rezolvare a unui conflict. Ea trebuie luata in calcul doar atunci cand posibilitatea unei intelegeri amiabile cu partea adversa este evident exclusa si poate, de asemenea, sa constituie un mijloc de presiune asupra celeilalte parti.

Functiile negocierii

Procesul de negociere are, in plan social, mai multe roluri, care fac din acesta un "liant social".

Conform lui Faure, principalele functii pe care negocierea le indeplineste in societate sunt:

rezolvarea conflictelor

adoptarea deciziilor

realizarea de schimbari intr-o organizatie

realizarea schimburilor economice

Rezolvarea conflictelor prin negociere

Conflictul este o stare normala a existentei oamenilor in societate. Avand in vedere ca aproape niciodata interesele a doi oameni, a doua grupuri sociale sau a doua state nu coincid in totalitate, vom avea mereu conditii favorabile unor conflicte de mai mica sau mai mare amploare. Presupunand, de exemplu, ca ne-am inteles cu prietenii ce sa facem in week-end si ca ne-am propus un program comun, dar, totusi, unii nu sunt de acord cu anumite puncte din program, putem observa ca posibilitatea aparitiei unor conflicte exista la tot pasul, pana si in cele mai marunte detalii ale vietii.

Conflictele pot fi clasificate dupa amploarea pe care o au. Astfel, exista conflicte care plaseaza unii impotriva altora grupuri mari de oameni cu interese divergente (conflicte intre state, intre grupuri sociale), si conflicte care implica putine persoane si apar in viata cotidiana a fiecaruia. Ambele tipuri de conflicte pot avea o durata mai mare de persistenta (atunci cand nu se incearca rezolvarea lor sau esueaza in mod repetat tentativele de a le rezolva), sau pot fi conflicte de moment, care fie "se rezolva de la sine" (in cazul in care sunt false conflicte, generate de perceptii gresite ale partilor despre situatia de fapt), fie se rezolva, relativ repede, prin efortul partilor.

Conflictele fac obiectul de studiu al unui domeniu care a devenit un domeniu "la moda" in stiintele sociale americane dupa al doilea razboi mondial - polemologia (sau stiinta rezolvarii conflictelor).[6] Acest domeniu al cercetarii sociale a adus numeroase contributii la intelegerea conflictelor sociale de amploare (greve, tensiuni intre state, razboaie armate sau economice), incercand sa detecteze conditiile care faciliteaza aparitia conflictelor si modalitatile cele mai bune de prevenire sau rezolvare a acestora. Acest tip de cercetare, alaturi de teoria jocurilor despre care vom vorbi mai jos, a avut un impact major asupra modului in care cele doua super-puteri din perioada Razboiului Rece, SUA si Uniunea Sovietica, au actionat si interactionat in perioada postbelica. De asemenea, intelegerea, de catre actorii implicati intr-un conflict, a cauzelor acestuia si a conditiilor in care se poate ajunge la o rezolvare cat mai favorabila propriei parti poate constitui un atu important, de natura sa creasca forta de negociere si ascendentul asupra adversarului.

Implicarea unui actor social intr-un conflict poate genera mai multe tipuri de reactii. Astfel, putem fie sa refuzam sa constientizam existenta conflictului, fie sa abandonam confruntarea in favoarea celeilalte parti, fie sa ne propunem infrangerea prin forta a partii adverse. Toate aceste posibile atitudini fata de un conflict nu duc la initierea unei negocieri cu partea adversa.

Principalele premize de la care, plecand, putem spune ca negocierile devin posibile sunt: [7]

recunoasterea legitimitatii pozitiilor tuturor partilor - Un exemplu: imaginati-va doua tipuri de situatii. Intr-o prima situatie, sunteti reprezentantul unui stat ai carui cetateni au fost luati ostatici de un grup de teroristi care cer diverse lucruri in schimbul eliberarii ostaticilor. In a doua situatie, sunteti reprezentantul unei companii care doreste sa cumpere anumite materii prime de pe piata. In care din cele doua situatii credeti ca e mai probabil sa inceapa un proces de negociere? Este evident ca nu putem negocia serios cu cineva daca nu recunoastem legitimitatea pozitiei pe care acesta a adoptat-o. Astfel, nu putem recunoaste dreptul teroristilor de a lua ostatici si de a obtine avantaje in schimbul eliberarii acestora, prin urmare orice negociere cu acestia ar trebui sa fie exclusa. In schimb, in cazul in care compania la care lucrati doreste sa negocieze cu furnizorii livrarea de produse, recunoastem dreptul acestor parteneri de afaceri de a obtine un pret care sa-i satisfaca pentru ceea ce ne furnizeaza.

dorinta de a coopera - Aceasta presupune eliminarea neincrederii intre partile care negociaza, neincredere care poate veni din frica de a nu fi inselat in timpul negocierii. De exemplu, faptul ca negocierile pentru dezarmarea nucleara intre Statele Unite si Uniunea Sovietica au durat cateva decenii si au progresat cu pasi foarte mici a fost cauzat in principal de neincrederea profunda pe care o aveau ambele puteri in dorinta reala a celuilalt de a ceda intr-adevar din arsenalul pe care il detinea. In acest caz, acest impediment a fost partial rezolvat prin tactica "pas cu pas" in indeplinirea obligatiilor asumate prin negociere (ambele state au redus putin cate putin numarul focoaselor nucleare si al rachetelor balistice intercontinentale), folosind pentru reducerea acestei neincrederi metoda verificarilor pe teren de catre specialisti proprii a masurilor luate de adversar.

Adoptarea deciziilor prin negociere

In orice comunitate in care actiunea devine necesara la un moment al evolutiei acelei comunitati cineva trebuie sa ia decizii cu privire la actiunile care trebuie indeplinite si care sa fie apoi privite ca legitime de catre membrii acelui grup social. Aceste decizii sunt luate in functie de tipul de organizare al societatii in cauza. In regimurile tiranice sau dictatoriale, decizia este luata de catre un centru unic de comanda, fara a fi direct consultata populatia cu privire la oportunitatea acelei decizii.

Conform lui Dupont, deciziile pot fi luate in mai multe moduri [8] :

procese politice - decizia este adoptata si impusa de o autoritate careia i se recunoaste legitimitatea de a face acest lucru. De exemplu, deciziile luate de un Guvern, de un Presedinte de stat sau de un Parlament sunt considerate legitime si obligatorii pentru toti cetatenii unui stat deoarece acel Guvern, Presedinte sau Parlament au fost investiti de catre cetatenii statului cu acele puteri. In aceasta categorie de decizii intra si deciziile luate de catre superiorii ierarhici dintr-o organizatie, deciziile luate prin vot si deciziile instantelor de judecata.

procese de dominare - decizia este adoptata prin impunerea punctului de vedere al celor mai puternici fata de cei mai slabi. In astfel de cazuri se pot folosi mijloace precum constrangerea, amenintarea, fortarea, manipularea, etc.

procese de expertiza - decizia este luata de catre experti, specialisti care cunosc foarte bine problemele care trebuie rezolvate si care sunt mandatati de partile implicate sa detecteze cele mai bune solutii din punct de vedere rational. In aceste cazuri se presupune ca interesele personale ale specialistilor care iau deciziile nu au nici o relevanta pentru rezultatul la care ajung.

procese de schimb - luarea unei decizii presupune un schimb de valori intre partile implicate. Acest tip de decizie este relevant in situatiile in care au loc acte de vanzare pe piata libera, vanzarea prin licitatie sau prin negociere directa.

Realizarea de schimbari intr-o organizatie prin negociere

Spre deosebire de procesele de adoptare a unor decizii punctuale, realizarea de schimbari intr-o organizatie vizeaza insusi structura functionala a acelei entitati. In aceasta categorie putem include, de exemplu, negocierile care au loc intre guvernele statele membre ale Uniunii Europene cu privire la tratatele care stau la baza organizarii acestei constructii politice. In acest caz avem de-a face cu negocieri referitoare la mecanismele prin care vor fi ulterior luate deciziile majore, iar partile sunt direct interesate, in acest tip de negocieri, de statutul pe care il vor avea in viitoarea organizare a institutiilor si de forta de care vor dispune pentru a-si putea promova propriile interese. Negocierile pe care Romania le-a purtat cu autoritatile europene pentru aderarea la Uniunea Europeana au vizat, de asemenea, stabilirea regulilor care guverneaza relatiile Romaniei cu autoritatile de la Bruxelles, puterea de reprezentare pe care o are Bucurestiul in organismele centrale europene, etc.

Realizarea schimburilor economice si negocierea

Avand in vedere importanta schimburilor economice intre state sau in interiorul acestora pentru bunul mers al economiei mondiale sau nationale, negocierile comerciale joaca un rol major in viata fiecaruia dintre noi, de acestea depinzand de multe ori bunastarea noastra cotidiana.

Schimburile de natura economica se pot realiza in esenta pe doua cai: prin vanzare sau prin negociere.

In cazul vanzarii, negocierea este suprimata de catre vanzator, care isi ofera produsele sau serviciile pe piata la un pret stabilit dinainte, urmand ca eventualii cumparatori sa decida daca le achizitioneaza sau nu. In cadrul unei economii de piata libera, insa, vanzatorul este obligat de concurenta sa vina in intampinarea cumparatorului, oferindu-i acestuia produse de care acesta din urma chiar are nevoie, cu caracteristici care sa raspunda cererilor si la un pret care sa fie acceptabil pentru cumparator.

In cazul in care intervine un proces de negociere, atat vanzatorul, cat si cumparatorul, accepta posibilitatea de a-si modifica pretentiile initiale. Astfel, pozitiile ambelor parti devin flexibile (ceea ce nu se intampla in cazul vanzarii). Astfel, vanzatorul poate oferi un pret ceva mai scazut pe produs, iar cumparatorul se poate angaja, de exemplu, sa achizitioneze o cantitate mai mare de produse dintre cele oferite de vanzator, ambii avand ceva de castigat de pe urma acestui proces de negociere.

Clasificarea negocierilor

Tipologia negocierilor este relativ larga, acestea putand fi clasificate dupa mai multe criterii. Cele mai importante criterii vizeaza:

a.     domeniul in cadrul caruia se desfasoara negocierile,

b.     scopul si obiectivele negocierilor,

c.      nivelul la care au loc negocierile,

d.     numarul partilor implicate in negociere

e.     gradul de conflictualitate intre parti

a. In privinta domeniilor in care avem procese de negociere, acestea acopera intreaga sfera a activitatilor umane. Avem astfel negocieri in domeniul politic, social, economic, militar, cultural, etc., precum si in viata noastra cotidiana.

Negocierile economice. In aceasta categorie intalnim negocierile comerciale interne si internationale, care pot viza pretul, calitatea si cantitatea produselor sau serviciilor, termene si conditii de livrare a acestora, etc., negocieri care se pot finaliza prin semnarea de acorduri, conventii sau contracte internationale (in cazul negocierilor externe) sau prin contracte privind livrarea de marfuri si servicii, contracte de comision, de transport, locatie, inchiriere, depozit, etc. (in cazul negocierilor interne).

Negocierile politice. In cadrul relatiilor dintre state, negocierile sunt din ce in ce mai prezente, avand in vedere inter-dependenta crescanda dintre acestea. Negocierile diplomatice reprezinta functia centrala a diplomatiei unei tari. Negocierile diplomatice urmaresc rezolvarea unor dispute intre state, adoptarea unor decizii comune, infiintarea unor institutii internationale, adoptarea unor acorduri sau conventii internationale privind domenii diverse (politic, de securitate, mediu, economic, cultural, etc.). Negocierile politice interne au de obicei loc intre fortele politice din interiorul unui stat si vizeaza realizarea unor intelegeri intre acestea cu privire la politica interna sau externa a acelui stat.

Negocierile sociale. Au loc intre grupuri sociale diferite dintr-o societate si vizeaza de obicei criteriile si modalitatile de distribuire a resurselor din acea societate. Exemplul clasic este reprezentat de negocierile dintre sindicate si patroni cu privire la conditiile de munca si de retribuire a salariatilor reprezentati de acele sindicate.

b. Luand in consideratie scopul urmarit de negocieri, acestea pot viza fie incheierea unor tranzactii (contracte comerciale, conventii sau acorduri), fie actualizarea sau modificarea unor intelegeri anterioare, pe durata de actiune a acestora sau pentru prelungirea valabilitatii acestor intelegeri.

c. Dupa nivelul la care au loc negocierile, acestea pot fi inter-guvernamentale (atunci cand implica direct autoritatile de stat) sau non-guvernamentale (intre companii, ONG-uri, persoane fizice). Negocierile interguvernamentale (economice, politice, militare) au de cele mai multe ori rolul de a crea cadrul in care se vor desfasura relatiile non-guvernamentale si de a facilita aparitia acestora din urma. Astfel, negocierile privind liberalizarea comertului international intre statele membre ale Organizatiei Mondiale a Comertului au vizat stabilirea unor reguli in care comertul cu participarea companiilor din statele respective urma sa se desfasoare, scopul fiind si amplificarea schimburilor comerciale intre aceste state. Guvernele au avut in acest caz doar rolul de a crea conditiile pentru ca negocierile la nivel de companii sa fie reglementate de o legislatie recunoscuta de toata lumea (cu alte cuvinte, guvernele au negociat conditiile in care companiile din tarile lor vor negocia pe viitor contractele comerciale).

d. Dupa numarul partilor implicate, negocierile pot fi bilaterale sau multilaterale. Importanta diferentierii negocierilor dupa numarul de actori care participa la acestea vine din tipurile diferite de organizare si strategiile si tacticile diferite care trebuie folosite in functie de numarul de adversari pe care trebuie sa-i infruntam (asa cum vom vedea in capitolul referitor la implicatiile teoriei jocurilor pentru negociere).

e. O variabila de o importanta majora in derularea unor negocieri este si gradul de conflictualitate intre partile implicate in proces. Este evident ca intre doua sau mai multe parti care au interese foarte diferite este mai greu sa se ajunga la un acord decat in cazul in care partile au interese relativ similare.

Astfel, intre cele doua tipuri extreme de relatii posibile intre parti (rezolvarea conflictelor si confruntarea pura) exista mai multe gradatii in privinta conflictualitatii. Din acest punct de vedere, negocierea poate fi distributiva sau integrativa. Negocierea distributiva, aflata mai aproape de confruntarea pura, este tipul de negociere in care partile urmaresc fie sa castige cat mai mult in dauna adversarului (negocierea conflictuala), fie macar sa nu piarda nimic in urma negocierii (negocierea pozitionala).

Negocierea conflictuala este specifica, de exemplu, situatiilor de razboi intre state cand se incearca rezolvarea conflictului pe cai diplomatice. In aceste situatii partile folosesc inclusiv amenintarile, forta armata, represalii economice, etc., elementul esential fiind raportul de putere dintre actorii negocierii. Acest gen de negociere presupune, totusi, existenta unei intelegeri a partilor ca un acord este preferabil continuarii sau initierii conflictului deschis, dar nu exclude utilizarea unor tactici si tehnici de negociere agresive, prin care se incearca punerea in dificultate a adversarului (in acest gen de negociere nu putem vorbi de "partener de negociere"), inclusiv manipularea sau inselatoria. In aceste cazuri, respectul fata de interesele adversarului este minim!

O varianta mai "blanda" a negocierii distributive este negocierea pozitionala. Specific mai ales domeniului comercial, dar intalnit si in spatiul diplomatic, acest tip de negociere se caracterizeaza prin dorinta partilor de a-si mentine pozitia de negociere cat mai mult, de a nu ceda in fata adversarului. In acest caz, desi interesele celeilalte parti sunt luate teoretic in calcul, totusi scopul primordial al negocierii ramane, pentru fiecare din actorii implicati, urmarirea propriilor interese, ceea ce face ca negocierile de acest tip sa fie mai degraba rigide.

Varianta cea mai putin conflictuala de negociere este cea cooperanta, de tip integrativ. Partile sunt inclinate mai degraba sa ajunga la un acord care sa sporeasca avantajele partilor implicate in proces decat sa-si impuna cu orice pret punctul de vedere initial. In acest caz, interesele lor sunt mai degraba convergente, negocierea avand rostul de a armoniza pozitiile partilor. Acest gen de negociere apare in special atunci cand toate partile au in mod evident de castigat de pe urma unui acord. Un exemplu ar putea fi constituit de doua companii care domina o piata si care s-ar putea intelege sa mareasca simultan preturile la produsele sau serviciile furnizate pentru a-si mari fiecare profiturile (in multe tari, totusi, acest tip de intelegere intre companii este interzis de legislatia privind concurenta!).

Clasificarea negocierilor

Modele ale negocierilor

Desi clasificarea de mai sus cuprinde o tipologie diversa in care putem incadra negocierile, conditiile in care acestea au loc si factorii care influenteaza desfasurarea lor pot fi cuprinse in cadrul teoretic-explicativ al unor modele generale ale negocierilor, modele care sunt utile pentru planificarea, conducerea si intelegerea negocierilor.

Modelul Sawyer-Guetzkow. Acest model pune accentul pe existenta a trei tipuri de variabile care influenteaza negocierile.

a.     variabile cauzale - reprezinta factorii care preced si stau la baza proceselor si rezultatelor negocierii:

i. negociatorii - modul de derulare al negocierilor este puternic influentat de mentalitatea, cultura, religia, educatia, personalitatea, atitudinea, statutul social al negociatorilor, relatiile in interiorul echipei de negociatori;

ii. scopurile si obiectivele negocierii - felul in care negocierile se deruleaza si se finalizeaza depinde de interesele partilor implicate in proces, de distanta care separa obiectivele acestora (gradul de divergenta / convergenta intre parti);

iii. conditiile informationale si de organizare ale negocierii - numarul partilor implicate, marimea echipelor de negociatori, nivelul de informare, caracterul secret sau public al negocierilor, locatia, timpul disponibil si nivelul de stres;

Privind lucrurile sub aspect cronologic, putem imparti aceste trei tipuri de variabile in variabile preliminare, care sunt definite de obicei inainte de inceperea negocierilor (stabilirea negociatorilor si a scopurilor care vor fi urmarite in cadrul procesului) si variabile simultane (organizarea logistica si conditiile informationale in care se desfasoara negocierile pot fi stabilite dinainte, dar ele sunt reactualizate pe tot parcursul acestora).

b.     variabile de proces - sunt factorii care definesc derularea negocierilor (pregatirea negocierilor, procedurile agreate, modalitatile de comunicare si strategiile partilor); acestea sunt influentate atat de variabilele de baza, cat si de si de interactiunea dintre actorii implicati in proces;

c.      variabilele de rezultat - reprezinta modalitatea si criteriile de evaluare ale performantelor negociatorilor (atingerea scopurilor si obiectivelor propuse anterior inceperii procesului).

Modelul PIN [9]

Acest model ia in calcul existenta a cinci tipuri de variabile:

a.     actorii - acest tip de variabile include interesele partilor, raportul de putere si interactiunea comportamentelor;

b.     structura - generata de obiectul negocierii si de contextul acestuia;

c.      strategiile - aceasta variabila presupune evaluarea situatiei inainte de inceperea negocierii, stabilirea scopurilor si obiectivelor, precum si a strategiei generale si a tacticilor care vor fi utilizate in timpul negocierilor;

d.     procesele - reprezinta actiunile partilor in timpul negocierii (comunicare, informare, influentare);

e.     rezultatele - evaluarea acestei variabile se face in functie de gradul de satisfactie (obiectiva sau subiectiva) a partilor fata de rezultatul negocierilor (atingerea obiectivelor propuse fiind principalul criteriu de evaluare).

Etapele procesului de negociere

Negocierea, ca proces de comunicare intre doua sau mai multe parti care au interese divergente si care urmaresc armonizarea acestor interese astfel incat sa poata ajunge la un acord reciproc avantajos, poate fi segmentata pe mai multe etape. Desigur, tipul de negociere conteaza foarte mult atunci cand vorbim de etapele care trebuie parcurse si de timpul necesar pentru acest lucru. De exemplu, atunci cand negociem cu prietenii locul si modul in care ne vom petrece timpul liber, gradul de complexitate si de formalizare al negocierilor si durata in timp vor fi mult mai mici decat atunci cand negociem, ca reprezentanti ai unei companii, conditiile unui contract comercial.

In general, insa, negocierile pot fi segmentate pe 6 mari etape, care apar in aceasta succesiune si de a caror respectare (in sensul indeplinirii cu constiinciozitate a actiunilor specifice fiecareia din aceste etape) depinde succesul sau esecul negocierilor.

1.     Pregatirea negocierii

2.     Elaborarea strategiei si definirea tacticilor de negociere

3.     Initierea negocierii

4.     Clarificarea pozitiilor

5.     Negocierea propriu-zisa

6.     Incheierea negocierilor

1.     Pregatirea negocierii

Aceasta prima etapa este esentiala pentru derularea ulterioara a negocierilor, deoarece in functie de rezultatele ei depind atat modul in care se vor desfasura negocierile propriu-zise, cat si probabilitatea de a obtine un acord avantajos la finalul procesului.

Stabilirea obiectivelor negocierii. Fara stabilirea obiectivelor pe care vrem sa le atingem in urma negocierii este foarte probabil ca vom negocia haotic, fara a avea un tel precis. In functie de obiectivele pe care ni le stabilim vom adapta toata strategia de negociere, al carei rol va fi tocmai de a ne ajuta sa atingem acele obiective.

Atunci cand se stabilesc obiectivele este indicat sa se stabileasca atat obiectivul maximal (care reprezinta cel mai bun rezultat posibil pe care il putem obtine), obiectivul minimal (cel mai slab rezultat pe care il putem accepta) si obiectivul tinta (ceea ce ne asteptam sa obtinem in urma negocierii, privind situatia in mod realist). De obicei, negocierile vor porni prin prezentarea de catre fiecare parte a obiectivelor maximale proprii, vor tinde spre obiectivele minimale ale fiecareia din parti, iar acordul se va situa undeva in acest spatiu al negocierii. In cazul in care partile au obiective minimale care nu se intersecteaza intre ele nu se va produce nici un acord.

Stabilirea domeniului de negociere. Simultan cu precizarea si analiza obiectivelor care trebuie atinse in negociere, trebuie sa luam in calcul si riscurile referitoare la posibile pierderi pe care le putem suferi ca urmare a acestui proces. Un concept util in aceasta faza a pregatirii este BATNA (best alternative to no agreement). Astfel, atunci cand negociem cu cineva care are mai multa nevoie decat noi de a incheia un acord, puterea de negociere si implicit avantajul asupra partii adverse este mai mare. Un exemplu: sa presupunem ca suntem reprezentantii comerciali ai unei companii care detine monopolul pe piata in privinta producerii anumitor bunuri si negociem cu reprezentantii unei companii care doreste sa cumpere produsele noastre, care sunt esentiale pentru afacerea pe care o desfasoara. Desi ne dorim si este in interesul nostru sa ajungem la un acord cu partea adversa, totusi nu pierdem prea mult nici in situatia in care nu ajungem la vreun acord deoarece putem sa negociem cu alte companii care doresc produsele noastre, in timp ce partea adversa are mult mai mult de pierdut (eventual trebuie sa cumpere acele produse de pe o piata externa, unde costurile pot fi mult mai mari). In esenta, cu cat una din parti este dependenta de cealalta, cu atat are o pozitie mai slaba in negocieri.

Evaluarea celeilalte parti. Cunoasterea adversarului este un element esential in orice situatie conflictuala. Astfel, este necesar ca inainte de inceperea negocierilor sa incercam sa obtinem cat mai multe informatii despre acesta, pe cat posibil din surse credibile, si sa utilizam aceste informatii pentru a ne adapta strategia. De asemenea, o simulare a reactiilor posibile ale adversarului la propunerile noastre ne poate ajuta in aceasta directie, putand astfel elabora cele mai bune metode de a obtine ce dorim de la acesta.

Analiza SWOT [10]. Inainte de a incepe negocierea trebuie sa facem o evaluare realista a punctelor noastre tari si a punctelor slabe cu care intram in negociere, precum si a oportunitatilor si amenintarilor care deriva din derularea procesului de negociere. In masura in care avem suficiente informatii despre adversar, este utila realizarea acestei analize si din punctul de vedere al acestuia, pentru a incerca sa definim de la inceput raporturile de putere intre parti.

Etapele enumerate mai sus constituie pregatirea informationala a negocierii. Pe langa aceasta, este necesara, mai ales in cazul negocierilor diplomatice oficiale sau a negocierilor comerciale elaborate, si o pregatire logistica a negocierii.

Pregatirea logistica a negocierii, care prin detaliile ei poate sa prezinte avantaje sau dezavantaje pentru o anumita parte, include:

stabilirea datei negocierii

stabilirea locului negocierii (atunci cand negociem "pe teren propriu" tindem sa avem un ascendent psihologic asupra celeilalte parti, putem prezenta o echipa de negociere mai numeroasa, putem lua decizii mai rapid; avantaje exista insa si atunci cand purtam negocierile intr-o alta tara: putem cunoaste la fata locului partenerul de negociere si detalii despre compania / tara acestuia, putem aprecia mai bine situatia de pe piata, putem intrerupe mai usor negocierile in caz de criza utilizand pretextul mandatului de negociere limitat, etc.)

stabilirea ordinii de zi (este foarte important, de asemenea, ca punctele aflate in discutie sa fie convenabile ambelor parti pentru ca procesul de negociere sa decurga cat mai firesc si pentru a nu avea intreruperi cauzate de nemultumirile uneia dintre parti cu privire la subiectele discutiilor)

pregatirea documentelor si dosarelor negocierii (in acest caz ne referim la definitivarea pregatirii din punct de vedere informational a negocierii: negociatorii trebuie sa stie clar inainte de a incepe scopul negocierii, obiectivele care trebuie atinse, variantele de oferte, modalitati de argumentare si contraargumentare, strategia de negociere si tacticile care vor putea fi folosite, informatiile despre adversar, despre raportul de putere intre parti, etc.)

pregatirea echipei de negociere (In functie de complexitatea negocierilor, echipa poate fi mai numeroasa sau mai restransa. Astfel, in cazul negocierilor comerciale transnationale, unde sunt implicate probleme de drept comercial international, drept comercial intern, aspecte legate de cunoasterea pietelor globale, comunicare inter-culturala, etc. este nevoie de o echipa care sa cuprinda pe cat posibil specialisti in toate aceste domenii, care sa functioneze ca o echipa coordonata si coerenta. Coordonarea echipei de negociatori este realizata de un conducator al echipei, care este principalul responsabil pentru derularea negocierilor. Acesta trebuie, pe o parte, sa aiba calitati de lider pentru a putea coordona eficient echipa din subordinea sa, dar este necesar, de asemenea, sa indeplineasca si alte conditii. Un bun sef de echipa trebuie sa cunoasca problematica implicata in negociere, pentru a putea aloca eficient sarcinile membrilor echipei sale, sa poata comunica usor cu oricare dintre acestia, sa aiba o pozitie importanta in organizatia din partea careia negociaza, sa-ti poata asuma responsabilitati si sa poata lua decizii cu o autonomie cat mai ridicata posibil. Conducatorul echipei este cel care supervizeaza pregatirea planului de negociere, organizeaza si conduce negocierile, finalizeaza acordul final cu partenerii de negociere si distribuie sarcinile in cadrul propriei echipe pe parcursul intregului proces. Membrii echipei au fiecare atributii specifice pregatirii lor si clar delimitate de la inceput si sunt implicati de la inceput pe segmentul / domeniul de care raspund in cadrul echipei. Echipa de negociere, in calitatea sa de reprezentant al unei organizatii, companii sau guvern nu negociaza in nume propriu, ci doar prin imputernicirea acordata de institutia respectiva. De aceea, existenta unui mandat clar cu privire la scopul, obiectivele, marja de manevra in cadrul negocierii este un element esential care modeleaza comportamentul echipei pe parcursul negocierilor. De obicei, mandatul precizeaza limitele in cadrul carora negociatorii vor incerca sa realizeze un acord - aceste limite fiind cunoscute doar conducatorului echipei, nefiind comunicate partenerilor de negociere!!! -, promisiunile si concesiile care pot fi facute. Un mandat de negociere realist, desi este autorizat in final de conducatorii institutiei, trebuie sa tina seama de realitati, sa nu fie fixat arbitrar - caz in care se risca un esec al negocierilor. Limitele impuse de un mandat echipei de negociatori provin in primul rand din faptul ca foarte rar negocierile sunt purtate de catre cei care au toata puterea de decizie. Astfel, negociatorul nu poate iesi dintr-o anumita marja de manevra in cadrul discutiilor, lucru care  poate fi folosit, in mod paradoxal, pentru a creste puterea acestuia - el se poate prevala de faptul ca nu poate face o anumita concesie fara a cere acordul superiorilor, ceea ce, in situatii dificile, ofera un interval de timp suplimentar pentru evaluarea modului in care decurg negocierile. De asemenea, argumentul ca "nu am mandat pentru a discuta acest lucru" sau "superiorii mei nu accepta asa ceva" este un bun mijloc de a face presiuni asupra partenerilor de negociere pentru a ceda in anumite puncte si a oferi conditii mai avantajoase.)

2.     Elaborarea strategiei si definirea tacticilor de negociere

Stabilirea unei strategii coerente si adaptate contextului in care se desfasoara negocierea este de asemenea un punct esential care trebuie realizat inainte de a incepe negocierea efectiva. Strategia trebuie sa se bazeze pe cunoasterea situatiei de fapt si trebuie sa urmareasca indeplinirea scopului si a obiectivelor pe care ni le-am propus. Strategia nu trebuie sa fie rigida; o strategie buna contine si elementele care tin de situatiile neprevazute ce pot aparea pe parcursul procesului de negociere, cu alte cuvinte trebuie sa poata fi utilizata, eventual cu modificari minime, si in cazul in care apar elemente noi. Tacticile care vor fi folosite pe parcursul negocierii evident ca vor tine seama de strategia generala pe care am ales-o. In elaborarea unei strategii de negociere trebuie luate in calcul pozitiile initiale de la care dorim sa plecam, reactiile probabile ale partenerilor nostri de negociere, informatiile de care dispunem cu privire la contextul general si la adversar, informatiile de care nu dispunem cu privire la aceste puncte, raportul de putere estimat intre parti si bineinteles, scopul si obiectivele pe care dorim sa le atingem.

Elaborarea strategiei de negociere include si stabilirea stilului in care vom negocia, stil care poate fi adaptat in functie de relatiile pe care le avem cu partenerii (incredere/neincredere, cunoastere/necunoastere), precum si in functie de raportul de forte intre parti. In functie de aceste variabile, stilurile de negociere pot pune accentul pe:

Colaborare. Aceasta abordare a negocierilor pune accentul pe luarea in consideratie a punctelor de vedere ale adversarului si incercarea de a ajunge la un acord care sa fie satisfacator pentru obiectivele ambelor parti.  Prin luarea in consideratie si a intereselor partenerului, se incearca realizarea unei intelegeri care sa ofere, pe cat posibil, castiguri substantiale ambelor parti (strategie win-win). Stilul cooperant este indicat in situatiile in care miza discutiilor este una prea importanta pentru a ne limita la compromisuri, cand vrem sa pastram relatiile cu partenerii de negociere si putem face concesii importante pentru parteneri fara a suferi pierderi.

Compromis. Este o abordare care pleaca de la o constientizare, de catre toate partile, ca o solutie complet satisfacatoare pentru toti nu este posibila. In aceste situatii se incearca limitarea pagubelor sau se accepta un avantaj mai mic, solutia urmarind sa satisfaca macar partial pe totii actorii implicati in negociere. (strategie mini-win - mini-lose). Aceasta abordare este indicata atunci cand raportul de forte intre noi si adversari este relativ egal si toate partile doresc sa obtina ceva in urma negocierii, cand trebuie sa inchidem temporar anumite subiecte mai complicate din cadrul negocierii, cand suntem presati de timp sa ajungem la o solutie care sa nu fie catastrofala si cand nu avem alt mijloc de a incheia discutiile cu un partener cu care tinem sa avem relatii bune.

Conciliere. Acest tip de strategie vizeaza prezervarea relatiilor cu partenerii de negociere, chiar daca acest lucru implica pierderi pentru noi. In acest caz, trebuie sa acceptam posibilitatea de a nu ne realiza obiectivele propuse initial, din dorinta de a pastra relatii bune cu partenerii care vor avea ceva de castigat de pe urma negocierii (strategie lose-win). Este indicat sa folosim aceasta abordare atunci argumentele partenerului sunt mai puternice, cand interesele acestuia sunt afectate intr-o masura mult mai mare decat propriile noastre interese si dorim sa ne pastram imaginea si relatiile cu acesta. Stilul conciliant este cea mai buna strategie in situatiile in care este evident ca vom suferi pierderi, urmarind astfel limitarea acestora.

Autoritate. Este o abordare utilizabila atunci cand raportul de putere ne este favorabil si dorim cu orice pret sa ajungem la un rezultat favorabil propriilor interese, indiferent de impactul negocierilor asupra relatiilor cu adversarul. (strategie win-lose). Aceasta strategie trebuie folosita cand se impun decizii si actiuni rapide, cand stim ca avem dreptate si avem si forta necesara pentru a impune o anumita solutie care nu este acceptata pe moment de partea adversa si cand orice tergiversare nu face decat sa-i avantajeze pe ceilalti.

Evitare. Utilizata atunci cand nu se doreste ajungerea la un acord intre parti, acest tip de strategie este specifica situatiilor cand raportul de forte ne este defavorabil iar o confruntare cu adversarul nu ar putea duce decat la pierderi. Evitarea discutiilor directe este indicata atunci cand avem nevoie de timp pentru a obtine informatii suplimentare, cand nu exista sanse sa ne realizam obiectivele propuse, cand subiectul in discutie nu este important sau nu este prioritar sau atunci cand negocierile devin prea tensionate si este nevoie de o pauza pentru detensionarea situatiei.

3.     Initierea negocierii

Aceasta etapa din procesul de negociere este destinat, pe de o parte, atat stabilirii, de comun acord intre parti, a modalitatilor in care se vor derula discutiile, cat si unui schimb de informatii cu privire la obiectul, scopul si obiectivele negocierilor pentru ambele parti. In aceasta faza are loc prezentarea echipelor de negociatori si in general se incearca crearea unei atmosfere propice pentru negocieri, prin stimularea unui sentiment de incredere intre parti. Un alt aspect important pentru aceasta etapa este stabilirea, de comun intre parti, a ordinii de zi a negocierilor si a unui calendar al acestora.

Asa cum se poate intui din paragraful de mai sus, aceasta faza are capacitatea de a influenta climatul general in care se vor desfasura negocierile, fiind din acest punct de vedere un test al intentiilor cu care pornesc in acest proces partile implicate. In cazul in care dorim ca negocierile sa se poarte in termenii cei mai amicali cu partenerii nostri, este bine sa incercam sa cream un climat de acest gen inca de la inceput. O atmosfera ostila, de suspiciune sau distructiva va fi foarte greu de schimbat pe parcursul procesului si, in functiile de obiectivele pe care le urmarim, poate sa aduca deservicii importante ambelor parti. De asemenea, aceasta etapa este bine sa o folosim pentru a studia atitudinea pe care partenerii nostri o au inainte de a adopta la randul nostru o atitudine sau alta. Un alt pas care poate fi facut in aceasta etapa (desi nu e obligatoriu) este stabilirea limitelor intre care suntem dispusi sa negociem. Acest lucru va ajuta la eficienta procesului astfel initiat si va evita eventualitatea unor negocieri lungi, dar care nu pot ajunge la nici un rezultat din cauza incompatibilitatii fundamentale intre scopurile noastre si cele ale partenerilor nostri.

De obicei, la inceputul oricarei negocieri atitudinea partilor este de a solicita mai mult decat spera sa obtina si de a oferi mai putin decat sunt dispuse sa ofere. De aceea la inceput este recomandabil sa comunicam partenerilor nostri pozitii de negociere superioare obiectivelor pe care ni le-am stabilit, stiind ca ei se asteapta probabil sa facem acest lucru. Daca vom expune de la inceputul negocierii obiectivele noastre reale este probabil ca adversarii sa ne refuze cererea (sau oferta) si sa incerce sa obtina conditii mai bune - or, in situatia in care am comunicat deja adevaratele noastre scopuri negocierile vor fi mai dificile si nu vom mai putea oferi concesii in schimbul concesiilor celorlalti. De asemenea, este recomandabil ca cererile noastre initiale sa nu fie cu mult peste ceea ce dorim sa obtinem, sa nu lase impresia unor cereri extreme; altfel, fie negocierile vor esua direct, fie vom fi nevoiti sa scadem atat de mult cererile (pentru a putea continua negocierile) incat riscam sa ne pierdem credibilitatea si sa lasam o impresie de neseriozitate.

Ofertele partii adverse trebuie ascultate cu atentie inainte de a avea o reactie. De aceea, este recomandabil fie sa nu ne pronuntam de la inceput asupra acceptabilitatii acestora, fie sa le respingem net (vezi paragraful de mai sus).

4.     Clarificarea pozitiilor

Inainte de a incepe negocierea propriu-zisa, este foarte util sa trecem printr-o etapa de clarificare a pozitiilor tuturor partilor implicate in negocieri, printr-un schimb de informatii intre acestea. Astfel, dupa prezentarea pozitiilor initiale, trebuie sa incercam sa obtinem informatii suplimentare despre partea adversa - in primul rand, care sunt interesele reale ale adversarilor si miza negocierilor pentru acestia -,  informatii care se pot dovedi esentiale pentru succesul negocierilor prin gasirea unor solutii care sa satisfaca ambele parti.

Aceste informatii se pot obtine prin formularea unor intrebari specifice si bine tintite. Astfel, pentru a obtine informatii generale referitoare la diversele aspecte implicate in negociere putem utiliza intrebari deschise de tipul "Ce puteti sa ne spuneti despre ?" sau "Care este opinia dumneavoastra in legatura cu ?". Pentru a obtine precizari referitoare la o anumita problema, intrebarile specifice de tipul "Va rog sa detaliati putin pe subiectul " sunt recomandabile. Intrebarile ipotetice (de tipul "Cum se modifica oferta dumneavoastra daca marim comanda cu 30%?") au rolul de a explora mai multe posibilitati de realizare a unui acord, in diverse conditii acceptabile de toate partile si de a mari astfel sansele de succes ale negocierii.

Dupa discutiile de clarificare, este bine sa rezumam toate informatiile de care dispunem pana in aceasta faza pentru a putea aborda in mod eficient etapa negocierilor propriu-zise, in timpul careia aceste informatii vor fi valorificate pentru a ne apropia de un acord. In mod particular, informatiile obtinute trebuie verificate si testate, atat prin coroborarea lor cu informatiile detinute anterior, pentru a se verifica veridicitatea lor, cat si prin analiza coerentei logice a mesajelor transmise de partea adversa. In cazul in care argumentele celeilalte parti prezinta erori de logica, omisiuni, informatii evident false sau prezentate tendentios sau sunt, in masura in care ne putem da seama de acest lucru, menite sa ascunda adevaratele intentii, interese sau actiuni ale celeilalte parti, este esential sa stim acest lucru inainte de a incepe negocierile si sa ne luam masurile de precautie necesare.

5.     Negocierea propriu-zisa

Etapa centrala in procesul de negociere este cea in care are loc schimbul de valori, schimb care poate duce (sau nu) la gasirea unei solutii satisfacatoare pentru toate partile. Acest proces are doua instrumente principale de realizare: propunerile si concesiile.

Propunerile reprezinta oferte de a face ceva sau de a ceda ceva fara un angajament ferm din partea emitentului si de obicei conditionat de actiuni in contra-partida ale partii adverse. Propunerile au rolul de a testa reactia celorlalti fata de actiunile noastre potentiale si a gasi, intr-un mod neangajant, cai de ajungere la un acord. Acest instrument este esential pentru calibrarea eficienta a pozitiilor partilor implicate in negociere in conditii de competitie si de comunicare.

Propunerile pot fi formulate in mai multe moduri.

Propunerile conditionate. Sunt formulari prin care ne oferim sa facem anumite actiuni daca o conditie este indeplinita ("Daca X, atunci Y", unde X este conditia, sau ceea ce se doreste, iar Y este ceea ce se ofera). In aceste cazuri, avand in vedere faptul ca este vorba doar de propuneri, nu de angajamente ferme, este bine ca formularea conditiei sa fie precisa si clara, iar a ofertei sa fie cat mai vaga (de exemplu "daca ne oferiti un pret mai mic, ne putem gandi la cresterea cantitatii comandate")

Cererea unilaterala. Este un mesaj adresat partenerilor de negociere prin care se solicita o anumita concesie, fiind in fapt, pe modelul aratat in paragraful anterior, exprimarea unei conditii ("oferiti-ne un pret mai mic"). Acest tip de propunere se poate utiliza, in regula generala, atunci cand avem o pozitie de forta, superioara adversarului, dat fiind ca nu reprezinta o maniera amiabila de a ajunge la un acord.

Oferta unilaterala. Este in fapt o concesie unilaterala, care de obicei este facuta in speranta ca si celalalt va proceda intr-un mod similar si va face si el o concesie la randul lui ("vom comanda o cantitate mai mare de produse de la dumneavoastra").

Propunerea alternativa. Este o formulare de tipul "ori / ori" si ofera partenerilor posibilitatea de a alege din mai multe solutii acceptabile pentru faza la care au ajuns negocierile ("ori micsorati pretul produselor dumneavoastra, ori nu vom comanda o cantitate mai mare").

In cazul receptarii unor propuneri ale partenerilor de negociere, este necesar sa obtinem in primul rand clarificari asupra detaliilor acelei propuneri. In exemplul prezentat mai sus, daca partenerii nostri propun o crestere a cantitatilor comandate in schimbul unei scaderi de pret, trebuie clarificate atat oferta (la ce cantitate se refera, pe ce perioada, in ce conditii), cat si conditia pusa (cat de mare sa fie scaderea de pret). Odata clarificate aceste mesaje, este foarte utila o recapitulare a propunerilor facute si a detaliilor acestora pentru a se putea estima impactul lor pentru obiectivele fiecareia dintre parti. Nu este recomandat sa respingem imediat propunerile partii adverse, inainte de a cere detalii, dar nici nu trebuie sa acceptam imediat o propunere aparent avantajoasa, inainte de a analiza fiecare aspect al acesteia (dupa cum se stie, diavolul se ascunde intotdeauna in detalii!).

Concesiile reprezinta oferte ferme si irevocabile de a face ceva sau de a ceda ceva prin care partile abandoneaza anumite pozitii initiale in schimbul unor actiuni similare, considerate satisfacatoare, din partea partenerului de negociere. Pe exemplul de mai sus, daca in cazul propunerii oferta este vaga, neprecizata, o concesie ar suna astfel: "daca acceptati o scadere cu 10% a pretului produsului dumneavoastra, vom comanda o cantitate dubla". Spre deosebire de propuneri, care nu angajeaza pe emitent cu nimic fata de partener, concesia este o oferta ferma, care, daca este acceptata, nu mai poate fi retrasa decat cu pretul pierderii credibilitatii si a crearii unei imagini de neseriozitate. In plus, retragerea unei concesii care a fost deja acceptata de partener submineaza intregul mecanism al negocierii si risca sa obtureze canalele de comunicare intre parti. De aceea, orice concesie trebuie analizata indeaproape inainte de a fi facuta.

Orice concesie facuta celeilalte parti poate fi considerata o marfa, si ca atare este recomandabil sa nu se faca concesii fara a obtine ceva in schimb. Atunci cand analizam posibilitatea de a face o concesie trebuie sa tinem seama atat de costul pe care il implica pentru noi, cat si valoarea ei (reala sau estimata) pentru partenerii de negociere. De exemplu, daca stim ca partenerii nostri au nevoie sa vanda cat mai repede o cantitate cat mai mare de produse, ne putem oferi sa cumparam mai mult de la ei (ceea ce reprezinta un obiectiv al partenerilor nostri), in schimbul unui pret mai mic pe bucata pentru acele produse (care inseamna anumite costuri pentru partenerii nostri, dar ne avantajeaza pe noi).

Asadar, propunerile si concesiile au darul de a apropia pozitiile partilor implicate in negociere, prin semnale referitoare la preferinte si la modalitatile acceptabile de satisfacere a acestora. Emiterea, receptarea si analizarea acestor semnale precum si tacticile utilizate pentru a obtine conditii mai avantajoase din punctul de vedere al realizarii obiectivelor propuse pentru negociere fac din procesul de negociere, asa cum l-am definit la inceput, un proces de comunicare. Despre tacticile utilizate in negociere vom vorbi in a doua parte a acestui curs.

6.     Incheierea negocierilor

Ultima etapa dintr-un proces de negociere reprezinta ajungerea la un acord intre parti, la capatul unui "balet" de propuneri, concesii, oferte, contra-oferte. Aceasta faza a procesului intervine atunci cand, in urma schimbului de valori intre parti, toata lumea se declara de acord cu ofertele prezentate iar diferentele dintre parteneri sunt rezolvate in totalitate sau in mare parte (se pot incheia acorduri fara a include aspectele minore in discutie). In aceasta faza, flerul si intuitia negociatorului sunt esentiale pentru a sti cand sa puna capat discutiilor in momentul in care partenerul nu mai este dispus sau nu mai poate sa mai cedeze nimic din pozitia sa. De asemenea, prelungirea prea mult a negocierilor risca sa ofere posibilitatea adversarului sa aduca subiecte noi in discutie si sa complice astfel si mai mult procesul de negociere. Atingerea obiectivelor propuse poate fi un semnal ca negocierile trebuie incheiate, existand si in acest caz pericolul ca o prelungire a lor, in speranta ca putem obtine mai mult, sa afecteze intregul proces, inclusiv ceea ce am obtinut deja.

Exista diferite indicii ca partenerul se apropie sau este la limita a ceea ce poate oferi. Astfel, daca observam ca acesta face concesii din ce in ce mai mici, ca insista pe o anumita concesie deja facuta, prezentandu-i avantajele si ratiunile pentru care a fost facuta si nu se mai arata interesat de a discuta alte subiecte conexe, este indicat sa finalizam negocierile.

Exista mai multe modalitati de a pune capat unor negocieri:

Ultima concesie. Se face o concesie de valoare mica, prezentata ca atare ("asta e tot ce mai putem oferi"), menita sa apropie pozitiile partilor.

Rezumarea. In cazul in care ambele parti se declara multumite de ce s-a negociat pana la acel moment, se face o trecere in revista a subiectelor abordate si a rezultatelor la care s-a ajuns, si se trece la redactarea acordului final.

Impartirea diferentei intre pozitii. In cazul in care pozitiile celor doua parti sunt inca diferite si se constata ca nu se mai face nici un progres, se poate propune o solutie de mijloc, care sa permita totusi finalizarea discutiilor. Solutia de mijloc propusa trebuie sa fie compatibila, totusi, cu obiectivele ambelor parti, altfel ea nu este realizabila.

Alternativa. Poate fi utilizata atunci cand au mai ramas de discutat aspecte relativ minore si se propun, pentru rezolvarea acestora, oferte alternative care sa permita incheierea rapida a discutiilor.

Ultimatumul. Este o modalitate de a pune capat negocierilor prin stabilirea unei date limita de incheiere a acordului, punand astfel partea adversa in situatia de a trebui sa accepte o solutie intr-o perioada definita (de obicei, mica) de timp. In acest caz exista riscul de a trezi iritarea sau suspiciunea partenerilor de negociere si nu trebuie folosita decat daca este necesar.

Odata cu incheierea negocierilor, termenii acordului trebuie sa fie clari pentru toate partile implicate. Din acest punct de vedere, acordurile scrise permit detalierea termenilor si conditiilor asupra carora s-a convenit prin negociere. In cazul negocierilor diplomatice, echipele de negociatori redacteaza forma finala a acordului (care poate fi un tratat, o conventie, un acord comercial), urmand ca acesta sa fie validat (ratificat) de autoritatile competente ale statelor respective. Contractele comerciale sunt redactate de echipele de negociatori, care au in componenta lor si juristi, pentru a se evita eventualele neintelegeri sau imprecizii care pot submina aplicarea lor. Acordurile pot intra in vigoare fie imediat, fie dupa o anumita perioada, fie conditionat de anumite actiuni ale partilor. Ele pot fi limitate in timp, cu posibilitatea de a fi reinnoite dupa o anumita perioada daca partile agreeaza in mod expres aceasta reinnoire sau daca partile nu denunta in mod expres acordul, fie sunt incheiate pe termen nelimitat.

Bibliografie

Prutianu, Stefan, Manual de comunicare si negociere in afaceri, Iasi, Polirom, 2000

Prutianu, Stefan, Comunicare si negociere in afaceri, Iasi, Polirom, 1998

Vasile, Dragos Constantin, Tehnici de negociere si comunicare, Bucuresti, Expert, 2000

Popa, Ioan, Tranzactii de comert exterior: negociere, contractare, derulare, Bucuresti, Editura Economica, 2002

Keenan, Kate, Cum sa negociezi, Bucuresti, Rentrop & Straton , 1998

Popescu, Dan (coord.); Dolle, Marie Paul D'Eyrames, Chivu, Iulia, Comunicare si negociere in afaceri, Bucuresti, Editura Economica, 2001

Hiltrop, Jean-M.; Udall, Sheila, Arta negocierii : procesul de negociere, negociere interpersonala, cultura negociatorului, greseli comune, Bucuresti, Teora, 2000

Gherman, Liliana; Negocierea in afacerile economice internationale, Braila, Independenta Economica, 1999

Georgescu, Toma; Caraiani, Gheorghe, Tehnici de comert exterior  ( Vol. 5: Negocierea afacerilor: uzante si protocol ), Bucuresti, Sylvi, 1997

Tema

Pe baza informatiilor furnizate in Tutoratul 1, efectuati analiza unui proces de negociere real (la care ati fost martori, un eveniment istoric, etc.). In acest sens:

1.     descrieti negocierea respectiva din punctul de vedere al definitiei date in acest curs sau al unei alte definitii, care vi se pare mai pertinenta pentru cazul ales

2.     analizati gradul de conflictualitate implicat in exemplul ales

3.     descrieti functiile specifice ale procesului de negociere din exemplul ales

4.     precizati tipul de negociere in care se incadreaza exemplul ales

5.     detaliati principalele faze ale procesului de negociere luat drept exemplu

6.     specificati, argumentat, modelul optim pentru analiza procesului de negociere ales

Tema trebuie predata cu ocazia intalnirii pentru primul tutorat sub forma unui material printat de 4-5 pagini. Nota la aceasta tema va constitui 20% din evaluarea finala a studentilor la cursul de Tehnici de negociere.