Functia de control a managementului

Functia de control a managementului

1. Esenta, functiile si tipurile activitatii de control.
2. Etapele procesului de control.
3. Carcteristicile controlului efectiv si aspecte psihologice ale controlului.

-1-

Functia de evaluare-control este ansamblul proceselor prin care performantele firmei sint masurate si comparate cu obiectivele si stndardele stabilite initial, precum si determinarea cauzelor ce genereaza abaterile de la standarde. Rolul controlului consta in posibilitatea cunoasterii situasiei din orice domeniu de activitate si interventiei in vederea preintimpinarii fenomenelor negative. Rolul practic al controlului consta in contributia sa la constatarea si solutionarea problemelor. Forta pozitiva a controlului consta in faptul ca el  genereaza comportamnete favorabile a individului si contribuie la integrarea actiunilor individuale in efortul general.

Sarcina principala a controlului nu este de a corecta greselile, dar de a le preintimpina.

Functiile principale ale controlului sint:

1.     functia de evaluare a rezultatelor prin intermediul careia alaturi de constatare se obtine o apreciere a performantei prin masurarea rezultatelor si compararea lor cu standardele (obiectivele) initiale.

2.     functia recuperativa determinata de orientarea controlului nu numai spre constatre si apreciere a fenomenelor, dar si spre efectuarea corectarilor necesare pentru inlaturarea deficientilor.

3.     functia preventiva se manifesta prin inlaturarea factorilor ce pot duce la aparitia abaterilor de la standart.

4.     functia informativa ofera date asupra modului de realizare a deciziilor adoptate.

5.     functia educativ-stimulativa reese din faptul ca controlul poate reactiona ca o forma de stimulare pentru incurajarea eforturilor angajatilor si pedeapsa a abterilor de la standard.

Tipurile de control:

1.In raport cu continutul si obiectivele avem:

1. Control tehnic, vizeaza verificarea utilizarii resurselor, a mijloacelor tehnice, a tehnologiilor si calitatii lucrarilor efectuate.
2. Control economic se refera la folosirea eficienta a mijloacelor fixe si circulante in procesul de productie.
3. Control financiar. El este legat de cel economic si vizeaza gospodarirea rationala a fondurilor materiale si banesti, prevenirea si depistarea abaterilor de la disciplina financiara, pastrarea integritatii patrimoniului.

2.Dupa aria de efectuare avem:

1. Control total.
2. Control partial sau prin sondaj.

3.In raport cu momentul efectuarii avem:

1. Control preventiv, se realizeaza inainte de a incepe activitatea preconizata. Sarcina lui consta in analiza pregatirii organizatorice a activitatii planificate, adica se verifica existenta disponibilitatii de resurse umane, materiale, financiare si informationale. Controlul resurselor materiale presupune verificarea materialelor achizitionate dupa parametrii de calitate, cantitate, pret, termen de aprovizionare; nivelul de indestulare cu utilaje, echipament etc. Controlul resurselor umane presupune selectarea, pregatirea, perfectionarea, aprecierea si recompensarea angajatilor.
2. Control concomitent( operativ) - vizeaza evenimentele ce se desfasoara in timpul actiunii. Se axeaza pe operatiile in curs, pentru a verifica daca procesul de lucru se desfasoara corect conform planului.
3. Controlul posterior sau final, se efectuiaza dupa incheereaactiunii si se concentreaza pe rezultatele finale. Este legat de aprecierea indeplinirii de catre organizatie a planurilor si presupune analiza atit a rezultatelor cit si puctelor tari si slabe.

4.In raport cu pozitia managerului avem:

1. control extern este controlul efectuat de catre manager asupra rezultatelor muncii subalternilor. Controlul extern se bazeaza pe presupunerea ca oamenii isi indeplinesc mai bine obligatiile cind sint controlati de catre conducator. In urma controlului extern trebuie sa fie efectuata stimularea sau pedeapsa angajatilor.
2. Controlul intern  sau autocontrolul. Se practica de catre angajati asupra activitatilor proprii. Astfel ei singuri identifica problema si cauta solutiile necesare.

Recurgerea la controlul extern sau autocontrol se fa face in functie de cativa factori:

1. caracterul subalternilor: subalterni cinstiti si constiinciosi-autocontrol, subalterni iresponsabili, neconstiinciosi - control extern
2. stil de conducere: autoritar-control extern, democrat - autocontrol
3. microclima in colectiv: favorabila - control intern, nefavorabil - control extern
4. sistem de remunerare: forme de remunerare colective - control intern, forme de remunerare individuale-control extern

-2-

Etapele procesului de control.

Controlul se efectuiaza in trei etape care pot avea mai multe faze:

1.     Determinarea nivelurilor de performanta sau stabilirea standardelor si normativelor. Standardele sunt niste scopuri cunoscute ce pot fi masurate, si sint stabilite la etapa de planificare. Standardele sunt niste etaloane folosite la compararea altor valori. Standardele au doua caracteristici: sint orientate in timp si au criterii de masurare. Dupa natura lor ele sunt fizice si valorice. 

2.     Compararea rezultatelor obtinute cu standardele. Etapa are citeva faze:

Determinarea abaterilor admisibile si principiul exceptiei, adica sistemul de control se activeaza cind abaterile sint semnificative.

Masurarea propriu zisa a rezultatelor.

Compararea rezultatelor cu standardele

Aprecierea informatiei.

3.     Actiunile in urma activitatii de control:

a.     Nu se intreprinde nimic. Se accepta in cazul cind rezultatele efective corespund standartelor.

b.     Eliminarea abaterilor. Consta in depistarea factorilor care conduc la neatingerea standardelor si inlaturarea lor.

c.     

-3-

Caracteristicile controlului efectiv:

1.     Controlul trebuie sa fie strategic orientat, adica sa controleze domeniile care reflecta interesele si prioritatile organizatiei, orientat spre rezultate dar nu la actiuni si procese exterioare.

2.     Controlul trebuie sa fie simplu.

3.     Economicitatea controlului.

4.     Sa fie flexibilitatea controlului, adica sa se adapteze la modificarile din organizatie.

5.     Sa se realizeze la timpul oportun, astfel ca abaterile sa fie excluse pina cind acestea au proportii mari.

6.     Controlul trebuie sa fie individualizat, adica orientat spre oameni ceea ce presupune bunavointa si obiectivitate.

7.     Modul deschis, demonstrativ de efectuare si publicitatea controlului. Idea controlului demonstrativ consta in faptul ca controlul nu este realizat pentru depistarea greselilor si furturilor, dar pentru preintampinarea lor.

8.     Implicarea lucratorilor in stabilirea standardelor si participarea lor in procesul de masurare a rezultatelor

Pentru a evita efectele negative ale controlului se recomanda ca:

1.     Sa stabilim standarde percepute de angajati.

2.     Sa stabilim legatura inversa pentru ca angajatii sa poata obtine toata informatia referitor la efectuarea controlului.

3.     Sa evitam excesul de control pentru a evita iritarea si stresul subalternilor.

4.     Sa stabilim standarde rigide, dar reale.

5.     Sa recompensam indeplinirea standardelor pentru a motiva in continuare salariatii.

Controlul genereaza asa numitul comportament orientat spre control, cind subalternii se straduie sa realizeze numai standardele sau parametrii dupa care ei sint controlati neglijand celelalte laturi ale activitatii. Lipsa controlului atesta indiferenta conducatorului fata de oameni si organizatie.