Documentarea lucrarilor de audit financiar contabil

1. Necesitatea documentarii lucrarilor de audit financiar contabil.

Prin documentarea lucrarilor de audit financiar se realizeaza o sintetizare a cunoasterii intreprinderii, dar in acelasi timp si o justificare a indeplinirii obiectivelor, o explicare a procedurilor si normelor precum si faptul ca toate concluziile si opinia emise de autor sunt fondate.

Totodata documentarea lucrarilor asigura supervizarea efectiva a lucrarilor delegate colaboratorilor si creeaza premisele transmiterii informatiilor (datelor) de la un exercitiu la altul.

Documentarea lucrarilor de audit se bazeaza pe utilizarea foilor de lucru in care sunt consemnate constatarile obtinute pe parcursul lucrarilor, calcule sau comentarii ale unor date sau informatii.

Natura lucrarilor efectuate trebuie atent documentata pe fiecare foaie de lucru, aceasta continand cel putin urmatoarele informatii:

o descriere clara a obiectivului controlului efectuat;

identificarea documentelor utilizate;

descrierea lucrarilor efectuate;

o concluzie care trebuie sa arate daca obiectivul cercetat a fost realizat.

Foile de lucru sunt proprietatea auditorului, ramanand la aprecierea sa punerea sau nu la dispozitia clientului a unei parti sau unui extras din foile de lucru.

Auditorul trebuie sa adopte proceduri satisfacatoare permitand buna conservare a foilor sale de lucru si caracterului lor confidential atat in interiorul sau exteriorul cabinetului sau societatii de expertiza contabila. Auditorul trebuie sa le pastreze o durata suficienta de timp pentru a raspunde nevoilor functiei sale si pentru a satisface cerintele oricarei obligatii legale sau profesionale in materie de conservare a documentelor.

2. Dosarul exercitiului

A. Necesitate. Pentru o mai buna organizare si o eficientizare a derularii misiunii auditorului este necesara constituirea si gestionarea dosarului exercitiului, impartit pe sectiuni pentru a usura utilizarea sa.

Dosarul exercitiului cuprinde toate elementele lucrarilor a caror utilitate nu depaseste perioada exercitiului auditat. Dosarul exercitiului permite colectarea si clasarea ansamblului lucrarilor, organizarea acestora si formularea opiniei - raportului.

El isi dovedeste utilitatea pentru:

a organiza si controla mai bine lucrarile;

a documenta lucrarile efectuate si deciziile luate si pentru a se asigura ca programul de efectuare a lucrarilor a decurs fara omisiuni;

a usura munca in echipa si a superviza lucrarile delegate;a justifica opinia emisa - pe baza elementelor probante colectate si clasate in dosarul exercitiului - si a usura redactarea raportului.

Dosarul exercitiului este un element de dovada a actiunilor intreprinse de catre auditor - specialistul contabil.

B. Continut. Dosarul exercitiului cuprinde elementele probante referitoare la exercitiul auditat:

planificarea - programarea - lucrarilor:

t      programarea detaliata cuprinzand: datele si duratele actiunilor, locurile unde se vor efectua, date privind emiterea rapoartelor, bugetul de timp si urmarirea lui;

t      note privind utilizarea lucrarilor de control efectuate de alte persoane specializate din interiorul intreprinderii (revizori, controlori etc.) sau din exteriorul intreprinderii (cenzori, experti contabili, tehnicieni etc.).

supervizarea lucrarilor:

t      planul individual cuprinzand: actiunile de efectuat de catre fiecare membru al echipei si bugetul de timp aferent;

t      foi de lucru privind revederea dosarelor si solutiilor la problemele ivite;

t      aprobarea tuturor deciziilor importante ce ar putea afecta: planificarea - programarea lucrarilor, executarea lor, concluziile si continutul opiniilor si rapoartelor;

aprecierea auditului (controlului) intern:

t      evaluare punctelor forte si slabe si a zonelor de risc;

t      foi de lucru continand: bazele de selectie a sondajelor privind functionarea sistemelor; detalierea sondajelor efectuate; comentarii privind anomaliile constatate; concluzii;

obtinerea elementelor probante:

t      foi de lucru continand: obiectivul auditat, lucrarile efectuate, comentarii eventuale, concluzii;

documente - justificative - copii sau extrase de pe documentele obtinute de intreprindere sau de la terti care sa justifice cifrele examinate - verificate;

foi de lucru privind detalierea lucrarilor efectuate asupra bilanturilor contabile comparative si explicatii ale variatiilor; concluzii;

foi de lucru privind sinteza generala a rezultatelor diferitelor etape ale lucrarilor si prelucrarea punctelor (slabe - slabiciuni) ce pot avea o incidenta asupra certificarii bilantului contabil;

foi de lucru privind executarea si concluziile rezultate din efectuarea altor atributii in cadrul auditului legal: verificari si interventii conexe; verificarea Casei si a altor valori;

foi de lucru privind executarea si concluziile rezultate din efectuarea auditului contractual;

corespondenta cu conducatorii intreprinderii;

foi de lucru privind constatarea faptelor delictuale si motivarea nedenuntarii lor catre procuror ca si corespondenta facuta cu acesta.

C. Organizarea dosarului. Dosarul exercitiului este impartit in sase sectiuni sau parti simbolizate de la A la F. Aceasta simbolizare a codului de referinta o redam mai jos:

EA. = (dosarul exercitiului - sectiunea A) "Acceptarea misiunii' cu urmatoarele informatii: acceptarea sau mentinerea misiunii de audit (Chestionarul de acceptare, scrisoarea catre predecesor, corespondenta cu clientul, fisa de acceptare sau de mentinere a misiunii).

EB. = (dosarul exercitiului - sectiunea B) "Sinteza misiunii si raportare' cu urmatoarele informatii: elemente de sinteza ale misiunii (rezumatul ajustarilor, lista punctelor in suspensie, situatiile financiare certificate, evenimente posterioare, balante), elemente de gestiune si organizare (buget si planificare, onorarii) si rapoarte (raport general, rapoarte speciale, raport conturi consolidate).

EC. = (dosarul exercitiului - sectiunea C) "Orientare si planificare' cu urmatoarele informatii: cunoasterea generala a intreprinderii, evaluarea unor riscuri inerente la nivel de ansamblu al situatiilor financiare, mediu general de desfasurare al controlului intern si planul de misiune.

ED. = (dosarul exercitiului - sectiunea D) "Evaluarea riscului legat de control'. Contine elemente precum : documentatia de evaluare a controlului intern, documentatia si listele de proceduri si concluziile asupra evaluarii riscului legat de control.

EE. = (dosarul exercitiului - sectiunea E) "Controale substantive' cu urmatoarele informatii: programul de control, programele de munca pe fiecare membru al echipei, foi de lucru continand examenul analitic, foi de lucru pe fiecare element patrimonial de activ si de pasiv.

EF. = (dosarul exercitiului - sectiunea F) "Utilizarea lucrarilor altor profesionisti' cu urmatoarele informatii: referitoare la programul de lucru al fiecarui specialist.

EG. = (dosarul exercitiului - sectiunea G) "Verificari si informatii specifice" cu urmatoarele informatii: referitoare la aspecte specifice solicitate expres prin reglementari pentru intreprinderea auditata;

EH. = (dosarul exercitiului - sectiunea H) "Lucrari de sfarsit de misiune" cu urmatoarele informatii: chestionar de sfarsit de misiune, chestionarul de evenimente posterioare inchiderii exercitiului;

El. = (dosarul exercitiului - sectiunea I) "Interventii cerute prin reglementari diverse" cu urmatoarele informatii: operatiuni privind miscarea capitalului, operatiuni de emisiune de titluri, operatiuni privind dividendele.

EJ. = (dosarul exercitiului - sectiunea J) "Controlul conturilor consolidate" cu urmatoarele informatii: documente elaborate in cadrul etapelor misiunii de audit de baza cu referire la conturile consolidate.

D. Utilizarea. Ca si in cazul dosarului permanent, tinerea la "zi' a acestuia este obligatorie inclusiv colectarea, clasarea si mai ales corecta simbolizare a subdosarelor si actualizarea "opisului' (catalogului) acestora dupa fiecare inscris arhivat.

DOSARUL EXERCITIULUI (E)

Sectiuni:  EA - Acceptarea misiunii

EB - Sinteza misiunii si raportare

EC - Orientare si planificare

ED - Evaluarea riscului legat de control

EE - Controale substantive

EF - Utilizarea lucrarilor altor profesionisti

EG - verificari si informatii specifice

EH - Lucrari de sfarsit de misiune

EI - Interventii cerute prin reglementari diverse

EJ - Controlul conturilor consolidate

Anexa nr. 1

Anexa nr. 2

Anexa nr. 3

Anexa nr. 5

Anexa nr. 6

Anexa nr. 7

Anexa nr. 8

Anexa nr. 10

3. Dosarul permanent

Anumite informatii si documente primite sau analizate pe parcursul derularii misiunii pot fi utile pe toata durata mandatului, nefiind nevoie sa fie cercetate in fiecare an. Clasarea lor intr-un dosar separat denumit "Dosarul permanent' permite utilizarea lor ulterioara prin simpla aducere la zi a informatiilor. Avantajul pe care il confera dosarul permanent il reprezinta economisirea de timp necesar repetarii in fiecare an a unor lucrari si transmiterii lor in fiecare an de la un exercitiu la altul.

Normele Nationale de Audit editate de CECCAR in 1999 indica elementele de baza ce trebuie sa fie cuprinse in acest dosar permanent:

fisa de caracterizare;

scurt istoric al intreprinderii

organigrame

persoanele care angajeaza intreprinderea

conturile anuale ale ultimelor exercitii

note asupra organizarii sectorului de activitate "productie'

note asupra statutului

procese verbale asupra CA si AGA

structura grupului

contracte - asigurari

Ca si dosarul exercitiului, dosarul permanent se organizeaza in sectiuni

care usureaza clasarea documentelor si consultarea lor. Fiecare sectiune poate fi materializata distinct printr-un sumar a continutului.

Tinerea la zi se efectueaza indicand data introducerii documentului.

Dosarul permanent cuprinde sectiunile de la A la F dupa cum urmeaza:

P.A. "Generalitati': identificarea intreprinderii;

P.B. "Documente privind controlul intern': analiza diferitelor functiuni;

P.C. "Situatii financiare si rapoarte privind exercitiile precedente': ale ultimelor trei exercitii;

P.D. "Analize permanente': ale principalelor rubrici ale conturilor anuale;

P.E. "Fiscal si social': documente privind mediul fiscal si social al intreprinderii;

P.F. "Juridic': statute, procese verbale al Consiliului de administratie si Adunarii generale care pot avea o incidenta asupra certificarii sau verificarilor specifice.

Pentru a-si indeplini rolul de informare, dosarul permanent trebuie:

Tinut la zi

Sa fie eliminate toate informatiile perimate

Sa nu contina documente voluminoase ale intreprinderii

De fiecare data cand se lucreaza asupra unor posturi din conturile anuale sau in alte domenii auditorul poate:

Cerceta daca informatiile privind subiectul respectiv se gasesc la dosarul permanent

Anexa nr. 1

Anexa nr. 2

Anexa nr. 3

Anexa nr. 4

Anexa nr. 5

Anexa nr. 6

Anexa nr. 7