|
|
|
Stadiul actual al implementarii unui soft pentru evaluarea furnizorilor
Managementul furnizorilor si calitatea aprovizionarii nu au fost niciodata mai importante decat in prezent. Intr-o economie globala unde afacerile sunt focalizate mai mult asupra pretului, este important sa se afle cum se pregateste calitatea in noua economie si cum se adapteaza schimbarilor. In trecut, agentii de vanzari obisnuiau sa argumenteze mai mult particularitatile constructive si beneficiile unui produs decat pretul. In economia globala de astazi si cu atat mai mult in viitor, agentii de vanzari vor trebui ca sa justifice produsul bazandu-se pe modul in care este el proiectat si fabricat, incluzand aici si materialele achizitionate de la furnizori pentru a-l crea. In prezent, este o necesitate ca sa se aprovizioneze materiale de inalta calitate dar nu oricum, ci numai de la organizatii de inalta calitate.
Datorita schimbarii permanente a necesitatilor si asteptarilor clientilor, a presiunilor concurentiale, precum si a evolutiei cunoasterii, organizatiile trebuie sa-si imbunatateasca continuu atat produsele cat si procesele.
Abordarea unui sistem de management al calitatii (SMC) (conform seriei de standarde ISO 9000:2000) permite unei organizatii sa analizeze in mod pertinent cerintele clientilor si astfel sa defineasca mai exact indicatorii proceselor care contribuie la realizarea unui produs ce-l satisface pe client si de asemenea, sa tina aceste procese sub control.
Procesul de aprovizionare este o veriga esentiala in ciclul de dezvoltare al unui produs, iar tinerea lui sub control reprezinta o cerinta obligatorie a standardului ISO 9001:2000 (cap.7.4.1 - "Organizatia trebuie sa evalueze si sa selecteze furnizorii pe baza capabilitatii acestora de a furniza un produs in concordanta cu cerintele organizatiei. Trebuie stabilite criteriile de selectie, de evaluare si de reevaluare. Trebuie mentinute inregistrari ale rezultatelor evaluarilor si ale oricaror actiuni necesare rezultate din evaluare").
Spirala calitatii (fig.1) pune in evidenta necesitatea construirii calitatii pe tot parcursul ciclului de viata al produsului si reluarea de fiecare data a succesiunii etapelor din ciclul de dezvoltare la un nivel calitativ superior. Fiecare etapa este conditionata de etapa premergatoare si conditioneaza etapa ce ii urmeaza.
Fig.1 Spirala calitatii
Dezvoltarea unui sistem de management al calitatii conform ISO 9001:2000 se fundamenteaza pe opt principii care pot fi utilizate de managementul de la cel mai inalt nivel pentru a conduce organizatia spre imbunatatirea performantei.
Unul dintre aceste principii se refera la "Relatii reciproc avantajoase cu furnizorul" si afirma ca "Luand in considerare interdependenta permanenta existenta intre organizatie si furnizorii ei, relatiile reciproc avantajoase sporesc abilitatea partilor de a crea valoare".
Efectele si beneficiile aplicarii acestui principiu sunt:
Identificarea, evaluarea si selectarea furnizorilor pe baza capabilitatii de a indeplini cerintele organizatiei;
Comunicarea deschisa intre parti;
Actiuni concertate sau comune de dezvoltare si imbunatatire a produselor si proceselor;
Dezvoltarea de aliante strategice sau parteneriate cu furnizorii;
Stabilirea de obiective comune;
Intelegerea in comun a cerintelor clientului
Conceptul nou despre calitate impune o colaborare stransa intre producator si furnizorii sai de materiale si componente pentru a se asigura premizele calitatii cerute de produsul de baza.
Furnizorul, la randul sau, este si el interesat sa cunoasca modul in care sunt cotate calitativ produsele sale de catre beneficiari, pentru a evita reclamatiile si cheltuielile suplimentare generate de acestea si a-si mentine si imbunatati permanent calitatea si produselor sale.
Se poate face o similitudine intre urmarirea calitatii procesului de fabricatie prin grafice ( de control statistic al procesului) si urmarirea calitatii proceselor livrate de catre un acelasi furnizor pentru un acelasi produs.
Daca in cazul primei situatii alterarea calitatii se datoreaza unor cauze din sfera fabricatiei proprii, in a doua situatie alterarea calitatii poate fii determinata de mai multi parametri a caror identificare este mai anevoioasa si este in sarcina furnizorului.
Caracterul preventiv al ambelor situatii este evident si eficienta constatarii este conditionata de rapiditatea cu care se actioneaza pentru inlaturarea cauzelor perturbatoare. Din aceasta cauza intre beneficiar si furnizor trebuie sa existe o comunicare permanenta si furnizorul trebuie sa trateze sesizarea ca pe un ajutor deosebit si nu ca pretentii deosebite.
Notiunea de " Evaluarea furnizorilor ", este sinonima cu cea de" Caracterizarea furnizorilor " care se poate intalni in unele articole de specialitate si a fost aleasa ca denumire pentru procedura, sugerand si actiunea dinamica, evolutiva a acestora.
Deoarece este o cerinta impusa de standardele din seria ISO 9000, evaluarea si selectarea furnizorilor se va realiza pe baza capabilitatii acestora de a respecta anumite criterii stabilite de organizatie.
Evaluarea furnizorilor constituie un instrument de orientare a strategiei in domeniul calitatii dusa de intreprinderea beneficiara in directia satisfacerii cat mai depline a cerintelor utilizatorilor produsului final.
1.1.Ce obiective se pot atinge cu un sistem de evaluare a furnizorilor ?
Crearea unui sistem informational. Un sistem de evaluare al furnizorilor este in primul rand un sistem informational care permite analizarea datelor pentru identificarea oportunitatilor de a efectua schimbari.
Masurarea performantei. Inainte de putea fi demonstrata imbunatatirea calitatii, este esential ca sa se stabileasca si sa se documenteze punctul de plecare pentru a se putea face comparatii. Unele elemente evaluate in mod obisnuit sunt calitatea, livrarea, pretul, certificarea SMC (Sistemului de Management al Calitatii).
Evaluarea tendintei performantei. Evolutia este un indicator al modificarii performantei furnizorilor. Aceasta poate fi benefic la identificarea domeniilor specifice in care trebuie actionat.
Selectia sursei. Un sistem de evaluare al furnizorilor permite clientilor sa ia decizii mult mai inteligente cand se aprovizioneaza dintr-o sursa noi locuri de munca sau cand se analizeaza locurile actuale de munca pentru a fi aprovizionate de la alta sursa.
Recunoasterea. Un sistem de evaluare al furnizorilor asigura un mijloc obiectiv pentru a determina furnizorii remarcabili.
Initierea de actiuni. Cand rezultatele nu satisfac asteptarile, un sistem de evaluare al furnizorilor asigura datele privind domeniile asupra carora trebuie sa se actioneze si de catre cine.
Planificarea activitatilor. Auditurile, intalnirile, analizele de performanta si proiectele de imbunatatire sunt toate activitati care pot fi sprijinite cu ajutorul unui sistem de evaluare al furnizorilor.
Colectarea datelor. Utilizarea eficienta a datelor care sunt colectate in mod curent, ca si integrarea datelor noi, este realizata cu un sistem competent.
1.2. Exemple de softuri existente
Am ales doua softuri care se apropie ca si structura de ceea ce doresc sa realizez in aceasta lucrare.
1.2.1. CIEL GESTIUNE COMERCIALA
Programul CIEL GESTIUNE COMERCIALA a fost conceput pornind de la experienta acumulata pe parcursul anilor de echipa CIEL prin interactia permanenta cu clientii sai, pentru a raspunde noilor cerinte ale economiei romanesti, aflata in permanenta evolutie si pentru a beneficia de facilitatile oferite de noile tehnologii. Aplicatia permite evidenta informatizata necesara in derularea activitatilor comerciale ale unei companii: de la facturare, baze de date clienti si furnizori, facturi proforme, comenzi, note de receptie si avize de expeditie, chitante, bonuri de consum, facturi import pana la rapoarte si statistici. Usor de utilizat, rapid si eficace, se adapteaza multor tipuri de activitati (comert, servicii etc.).
Caracteristici ale softului:
-
Beneficiind de o procedura de instalare personalizata si o serie
de pre-configurari, programul se livreaza gata de utilizare
- Datorita interfetei
grafice, utilizarea este facila si confortabila
- Functionare integrala cu
tastatura pentru fluxurile principale de date
- Se pot crea si gestiona un numar
nelimitat de clienti/furnizori, fiecare fiind unic identificat printr-un
cod alfa-numeric obligatoriu
- Cautare, sortare si filtrare
dupa orice camp din fisa client
- Permite specificarea modului de
plata, a contului contabil asociat acestuia
- Se pot asocia liste de preturi,
discount-uri, termene de scadenta, campuri aditionale
- Asociere cu mai multe adrese, banci,
persoane de contact si categorii de clienti/furnizori
- Posibilitatea crearii de campuri
personalizate si utilizarea lor in cadrul rapoartelor complexe
Fig.2 CIEL GESTIUNE - Clienti Furnizori sursa (http://www.ciel.ro/imagini/ciel_gestiune_comerciala/wgc_cf.html)
1.2.2. DMA furnizori CONFIND
Acest program realizeaza un clasament privind selectarea furnizorilor de bunuri, produse sau servicii.
Clasamentul se face prin combinarea a doua grupe de criterii:
- grupa 1 (notorietate, bonitate, cifra de afaceri si rata profitului) referitoare la furnizori, grupa care imparte furnizorii in 3 grupe: Clasa A, Clasa B, Clasa C, urmand sa treaca in faza a doua a analizei numai furnizorii de Clasa A;
- grupa 2 (calitate, pret, conditii si termen de plata, conditii si termen de livrare).
In clasamentul final grupa 1 de criterii are o pondere de 30%, iar grupa 2 are o pondere de 70%.
Caracteristici ale softului :
La deshiderea programului se face logarea cu nume utilizator si parola. Nume utilizator este de forma prenume.nume pentru fiecare utilizator in parte.
Se pot crea si gestiona un numar nelimitat de furnizori, fiecare fiind unic identificat prin denumirea sa ;
Se realizeaza prima clasificare a furnizorilor dupa patru criterii : notorietate, bonitate, cifra de afaceri si rata profitului.
Fig.3 Aplicatie realizata in vizual basic la S.C.CONFIND.S.A. - catalog furnizori
Se va lua in consideratie apoi numai acei furnizori care vor avea un punctaj mai mare de 60 dupa prima clasificare. Pentru acesti furnizori se va lua in consideratie alte criterii (certificari, corespondenta, autorizari, termen garantie, mod de ambalare, conditii de plata , termen de plata, conditii de livrare) pentru a alege furnizorul optim (furnizorul cu punctajul maxim).
De asemenea se pot face diverse listari (Fisa furnizori pentru fiecare clasa, Clasament furnizori etc)
Fig.4 Aplicatie realizata in vizual basic la S.C.CONFIND.S.A. - catalog preturi furnizori
1.3. Concluzii
Pentru imbunatatirea aplicatiei realizate in Visual Basic pentru S.C.CONFIND S.A. s-ar mai putea adauga un modul de preluare automata a bazei de date existente in aplicatia Oracle pe care se lucreaza in acest moment.
