Sistemul informational al organizatiei

SISTEMUL INFORMATIONAL AL ORGANIZATIEI

1.1. Date, informatii, cunostinte in contextul organizational

Sfarsitul secolului XX a stat sub semnul tranzitiei, de la societatea industriala,in cadrul careia principala resursa a unei intreprinderi se identifica prin capital, la societatea post industriala, cunoscuta si sub denumirea de societate informationala, in cadrul careia resursa cea mai de pret a devenit informatia, iar productia de baza este cea intelectuala [Nitchi03]. Aceasta societate informationala in care vietuim este adanc influentata de dezvoltarea tehnologiilor informationale si de comunicatie, care determina o modificare substantiala a procesului de informare, proces axat in jurul notiunii de informatie si care determina definirea structurala si functionala a sistemului informational.

Orice activitate umana este caracterizata, intotdeauna, prin entitati faptice exprimate fie numeric, fie printr-o perceptie sau o observatie nenumerica. Aceste entitati se numesc date.

Datele supuse unui proces de prelucrare oarecare devin informatii. Informatiile derivate din alte informatii, pe baza de rationamente, devin cunostinte (Figura 1.1.).

Figura 1.1. Relatia data - informatie - cunostinta

Termenul de "informatie" a devenit extrem de uzual, dar deseori acesta este utilizat gresit, deoarece se considera ca fiind sinonim cu termenul "data", lucru ce poate afecta eficienta procesului managerial. In studiul datelor, al informatiei si ulterior, al cunostintelor, au existat opinii diferite ale diferitilor autori cu privire la definirea acestor notiuni, unii dintre autori [Watters92], [Collins90], [Lukey91] pornind de la notiunea de data pentru a defini informatia, iar altii [Collin90], [Thro90] pornind de la notiunea de informatie pentru a defini datele. Fara a considera unul din aceste moduri de abordare incorect, se considera ca prima varianta prezinta o relevanta mai mare pentru lucrarea de fata. Prin urmare data, ca notiune de baza, este forma codificata a unor fapte, evenimente, tranzactii, existand posibilitatea ca ea sa fie culeasa, prelucrata, transmisa si interpretata de catre sisteme de calcul si eventual indivizi umani. Informatiile sunt considerate, in aceasta abordare, ca fiind reprezentata de datele prelucrate in asa fel incat acestea sa se dovedeasca utile unui receptor.

Pe baza anumitor informatii, in urma unor rationamente, experimentari, se pot obtine alte informatii, cunoscute sub denumirea de cunostinte. Daca anumite cunostinte se afla deja in posesia unui subiect, atunci informatiile care ar genera acele cunostinte nu mai prezinta interes, de aici concluzia ca o informatie prezinta interes doar daca poate fi utilizata.

Un proces managerial de calitate trebuie fundamentat pe informatii utile, care devin astfel vitale pentru orice manager. Pentru a spune despre o informatie ca este utila, exista cateva caracteristici esentiale de care aceasta trebuie sa dispuna [Nitchi03]:

consistenta, ce presupune ca informatia sa fie cat mai cuprinzatoare, astfel incat sa poata genera cat mai  multe cunostinte;

relevanta, care este capacitatea informatiei de a furniza cunostinte importante in luarea deciziilor;

exactitatea, ca fiind situatia in care continutul informatiei reflecta realitatea;

oportunitatea, sub forma unui decalaj corespunzator intre momentul in care informatia a fost achizitionata si momentul in care este necesara utilizarea acestei informatii;

accesibilitatea, ce presupune ca informatia poate fi utilizata la momentul in care acest lucru se cere;

completitudinea, care este necesitatea informatiei de a proveni dintr-o sursa apropiata fenomenului sau organizatiei si de a acoperi aria vizata de utilizatorul acesteia.

Figura 1.1. prezinta o clasificare a datelor, informatiilor si cunostintelor in functie de gradul de abstractizare, in care cunostintele sunt considerata mai abstracte, aflandu-se inspre varful piramidei abstractizarii, iar datele avand un grad mai mic de abstractizare, aflandu-se la baza piramidei.

Figura 1.2. Piramida abstractizarii conform Prof. E. Turban [1995]

Ierarhia dateinformatiicunostinte a fost extinsa insa [Ackoff89], prin includerea la un nivel superior a intelepciunii ("Wisdom"), definita ca fiind capacitatea de a selecta cunoasterea necesara pentru a rezolva o anumita sarcina, rezultand lantul DICI: dateinformatiicunostinteintelepciune (Data  Information Knowledge Wisdom chain) (Figura 1.3.). Daca primele trei niveluri, datele, informatiile si cunostintele, se refera mai mult la trecut sau la chestiuni deja asimilate, intelepciunea face referire la viitor deoarece incorporeaza caracteristici vizionare. Intelepciunea este procesul prin care se poate discerne intre bine si rau, care este considerat de multi autori o stare exclusiv umana, pe care calculatoarele nu o au si nici nu vor fi capabile sa o posede vreodata. Ramane de vazut daca tehnologiile inteligentei artificiale pot contrazice acest punct de vedere.

Figura 1.3. Ierarhia DICI (DIKW)

(Sursa: Clark, 2004)

1.2. Sistemul informational - decizional - componenta manageriala

O organizatie trebuie perceputa ca un sistem cibernetic, pe considerentul ca este legata de mediul sau de existenta, este dezvoltata pe o anumita structura, functionarea sa urmeaza anumite reguli, in ideea atingerii unui anumit scop. Acest sistem, reprezentat de o organizatie, se poate descompune in subsisteme, care se intrepatrund, astfel rezultand sistemul condus, sistemul de management si sistemul informational [Lungu03], dupa cum este reprezentat in Figura 1.4.

Figura 1.4. Organizatia economica privita ca sistem cibernetic

(Sursa: Lungu03)

Sistemul informational poate fi definit ca "un set de proceduri de colectare, regasire, manipulare si clasificare a informatiilor ca suport al deciziilor, planificarii, coordonarii si controlului" [Barthol91]. Sau daca e sa definim sistemul informational luand in considerare definitiile mai multor autori, de-a lungul timpului, acesta ar reprezenta "un ansamblu de resurse umane si de capital, investite intr-o unitate economica, in vederea colectarii si prelucrarii datelor necesare producerii informatiilor, care vor fi folosite la toate nivelurile decizionale ale conducerii si controlului activitatilor organizatiei"[Oprea99].

Sistemul informational, ca subsistem al sistemului reprezentat de organizatie, asigura legatura intre componenta decizionala si componenta operationala a intreprinderii, iar functionarea acestuia este conditionata de existenta in permanenta a unui proces de informare in ambele sensuri, in sensul ca si decizia este o informatie.

Figura 1.5. Relatia subsistemului informational cu cel decizional si cel operational

Se intalneste in literatura de specialitate termenul de memorie organizationala, prin care se intelege totalitatea componentelor ce indeplinesc functii specifice organizatiei, rezultate din ansamblul de informatii generate de procesele de informare ce au avut loc la un moment dat. Memoria organizationala contine elemente tangibile, manifestate prin date, proceduri, modele matematice, algoritmi, si elemente intangibile, reprezentate prin cunostinte private, profesionale, aptitudini, experiente.

Stabilind si intelegand stransa legatura dintre informatii si decizii este de inteles de ce un proces managerial de calitate se poate realiza numai in urma utilizarii corecte si concrete a cunostintelor obtinute in urma rationamentelor efectuate asupra informatiilor.

Sistemele informationale actuale nu mai pot fi concepute in afara tehnologiilor informatice si a comunicatiilor. Sistemul informational este privit ca un ansamblu de proceduri de constatare, consemnare, culegere, verificare, transmitere, stocare si prelucrare a datelor, cu scopul de a satisface cerintele informationale necesare managementului in procesul fundamentarii si elaborarii deciziilor.

Este evident ca si in continuare masina si energia vor juca un rol important, fundamental, in societatea informationala, dar pentru toate activitatile umane devin esentiale tehnologiile informatice care au la baza electronica, informatica si comunicatiile moderne. Informatizarea activitatilor social-economice a cunoscut profunde transformari. Este contextul in care vom prezenta cateva din schimbarile si tendintele ce au loc in dezvoltarea sistemelor informationale.

1. Se manifesta in mod clar o tendinta spre divizarea costurilor sistemelor informationale. Aceasta reducere se datoreaza, pe de o parte, reducerii costurilor hardware-ului, iar pe de alta parte, reducerii costurilor software-ului. Costurile de proiectare, realizare, mentinere si calitate pentru fiecare componenta se reduc datorita tendintei in dezvoltarea sistemelor informationale bazate tot mai mult pe platforme soft de nivel inalt ce incumba functii soft de baza si functii specifice unei aplicatii. Prin functiile soft de baza se definesc si se rezolva problemele comune ale aplicatiilor, iar softul specific defineste proprietatile comportamentale suplimentare pentru o aplicatie. O astfel de abordare ofera posibilitatea generalizarii si implementarii unor aplicatii informatice in mai multe unitati economice, cu efecte imediate de reducere a costurilor de implementare.

2. Se manifesta o tendinta clara spre tehnologia sistemelor informationale bazate pe retele de calculatoare. Cresterea complexitatii si varietatii aplicatiilor, aparitia de noi produse informatice cu un raport cost/performanta tot mai avantajos au facut necesara si rentabila realizarea de retele de calculatoare.

O importanta deosebita a avut-o Internet-ul care a oferit posibilitatea accesului nelimitat la diverse informatii precum si comunicarea rapida intre diverse puncte de pe glob. Retelele de calculatoare determina aparitia si dezvoltarea de noi protocoale si medii de comunicatie ce permit viteze mari de transport a informatiei, accesul la distanta in scopul unor operatiuni de comert electronic sau diverse tranzactii electronice on-line.

3. In domeniul organizarii datelor se manifesta tendinta spre baze de date orientate obiect. Structurile clasice de date bazate pe text si valori numerice fie se dovedesc insuficiente, fie complexitate lor depaseste posibilitatile de stocare si prelucrare. Bazele de date orientate obiect permit crearea de obiecte complexe, din componente mai simple, fiecare avand propriile atribute si propriul comportament, in acest fel ele reusesc sa ofere solutii pentru orice probleme.

4. Sisteme informationale de tip nou. Sunt de fapt sisteme informatice integrate, in care intregul sistem informational se bazeaza pe calculator. Sunt alcatuite din aplicatii performante, de cele mai multe ori ierarhizate ce permit realizarea informatiei in timp real si la un nivel maxim de optimalitate.

Proiectarea la nivel micro si macroeconomic a unor sisteme informationale care sa utilizeze tehnicile bazelor de date si care sa contina diverse modele economico-matematice, iar situatiile de informare-raportare sa aiba un caracter de semnalare preventiva a abaterilor fata de starea normala, reprezinta o forma superioara de organizare si prelucrare a datelor. Aceasta conceptie revolutioneaza intregul sistem informational, transformandu-l dintr-un sistem pasiv de constatare, consemnare si analiza a unor procese si fenomene economice deja petrecute, intr-un instrument activ de previziune si control al acestora.

Acel subsistem al sistemului informational, care foloseste echipamente de prelucrare automata a datelor (hardware) si aplicatii pentru echipamentele in cauza (software de baza si software de aplicatii), necesare furnizarii de informatii sistemului informational, se numeste sistem informatic. In alti termeni: pentru a defini un sistem informatic in cadrul unui sistem informational, trebuie sa precizam in mod concret regulile, procedurile, mijloacele si metodele utilizate in cadrul acestuia; mai mult trebuie sa precizam legile care opereaza cu acesta in cadrul unui ansamblu corelat. Daca ar fi sa reprezentam sistemul informatic si sistemul informational ca multimi ele vor arata ca in figura urmatoare; evident intr-un timp imprevizibil vor coincide.

Figura 1.6. Sistemul informatic ca parte a sistemului informational

Sistemul informatic este deci un ansamblu organizat de resurse (materiale, software, personal, date, proceduri etc.) care permit sa se achizitioneze, prelucreze, stocheze si sa transmita informatii sub forma de texte, imagini, sunete, etc.

Principalele categorii de resurse incluse in sistem sunt:

Persoane - ce reprezinta utilizatorii "consumatori" a informatiei produsa de sistem sau contribuie la achizitia, stocarea si prelucrarea informatiei, fie sunt specialitati ai sistemelor (analisti, programatori, operatori, ingineri).

Materiale - semnificand totalitatea dispozitivelor fizice utilizate (unitati centrale si periferice, statii de lucru, retele de comunicare) precum si diferitele suporturi informatice (discuri magnetice, optice)

Programe si proceduri - constau in ansamblul programelor de aplicatie si a serviciilor necesare functionarii sistemului informatic.

Date - prezente in cadrul sistemului sub forma variata (texte, imagini, sunete) corespunzand atat materiei prime de prelucrat cat si modelelor, ca reprezentare a fenomenelor.

Sistemul informational si sistemul informatic ale unui organism se intrepatrund si nu pot fi separate unul de celalalt, in conditiile in care la ora actuala se vehiculeaza un volum de informatii incomensurabil. Ele se intrepatrund si se determina reciproc. Sistemul informational al unui organism, fara suportul asigurat de sistemul informatic este sortit si furnizeze informatii eronate sau dupa o perioada de timp cand informatia si-a pierdut partial sau total semnificatia pentru sistemul decizional. Si reciproc, sistemul informatic fara sistemul informational nu poate exista.

1.3. Rolul sistemul informational

Privit din perspectiva scopului sau, sistemul informational prelucreaza un complex de informatii, ce se constituie ca intrari, pentru a furniza subsistemului decizional rezultate, ce se constituie ca iesiri.

Figura 1.7. Structura generala a unui sistem informational.

Pentru un sistem informational complex (economico-social), blocul de prelucrari se constituie dintr-o multime de noduri (statii) de prelucrare conform unor legi, metode s.a.m.d. care se constituie in circuite. De asemenea, atat intrarile cat si iesirile, sunt multiple si in diferite puncte ale sistemului.

Multimea datelor vehiculate intr-o retea informationala poate fi structurata pe subsisteme, care in cadrul unui sistem economico-social ar putea fi: cercetare-dezvoltare, proiectare, planificare tehnico-economica, pregatirea fabricatiei, lansarea si urmarirea productiei, aprovizionare-desfacere, personal, financiar-contabil.

Intr-un sistem informational functional, sursele de date, nodurile de prelucrare, traseele informatiilor de diferite categorii sunt astfel realizate incat sa asigure la timp, elementelor din structura organizatorica, acele informatii care le sunt necesare, sa evite circuitele nonsens, sa se asigure securitatea datelor in cadrul circuitului.