|
|
|
Repartizarea atributiilor si responsabilitatilor pe posturi si functii; structura specifica de personal
Oricare ar fi forma sau sistemul de organizare, este necesar ca, in final, sa se asigure derularea activitatilor de aprovizionare si de desfacere in stricta concordanta cu necesitatea realizarii 'obiectivului de baza' al intreprinderii: 'functionalitatea ei in conditii de eficienta, obtinerea de profituri cat mai mari din investitiile de capital efectuate'. In organizarea conducerii aprovizionarii si desfacerii se impune orientarea spre sisteme deschise, usor adaptabile la noile conditii care apar in relatiile de vanzare-cumparare de pe piata interna si internationala, in organizarea si marimea unitatilor economice etc. Dupa alegerea sistemului de organizare se trece la repartizarea pe posturi si functii a atributiilor si responsabilitatilor specifice, respectiv a activitatilor pe care le au de realizat viitorii angajati cu precizarea raspunderilor ce le revin. In concretizarea actiunii se are in vedere incarcarea rationala cu sarcini si atributii a fiecarui post pe orice nivel ierarhic din structura organizatorica a compartimentelor (sef serviciu, sef de birou, economist, agent de aprovizionare, merceolog etc.). In repartizarea sarcinilor pe posturi se urmareste ca volumul de munca pentru indeplinirea lor, corelat cu gradul de complexitate al acestora, sa asigure, in conditiile unei intensitati normale a muncii, folosirea integrala a timpului disponibil al fiecarui lucrator.
Selectia personalului trebuie sa se faca pe baza examenului profesional si psihologic al candidatilor la diferitele posturi si functii, in raport cu natura acestora pentru a se respecta principiul angajarii pe baza de competenta. Acest aspect impune, chiar in structurile de personal existente, sa se procedeze periodic la reexaminari privind nivelul de pregatire pe plan profesional al angajatilor fiecarui loc de munca, la reasezari pe posturi, la actiuni de reciclare si perfectionare (de improspatare a cunostintelor), la noi angajari etc.
O importanta deosebita o prezinta numarul si structura pe functii a personalului din cadrul compartimentelor de management in aprovizionare si desfacere. Astfel, in cazul celui de aprovizionare numarul este relativ mare daca firma (unitatea economica) efectueaza in principal operatii de asamblare (montaj) si relativ mic daca este integrata pe verticala.
Structura de personal include seful de compartiment care poate purta denumirea de director cu aprovizionarea, vicepresedinte responsabil cu aprovizionarea sau sef de serviciu, de birou. In subordinea acestuia se afla grupele de agenti si/sau achizitori. In cadrul departamentelor mari, complexe, structura de personal cuprinde si analisti de aprovizionare, dispeceri si experti in transporturi. Semnificativ este faptul ca achizitorul si procuristul, intr-un cuvant 'agentul de aprovizionare' actioneaza intr-un spirit specific profesiei, manifestand o afinitate tot mai mare fata de activitatea financiara a unitatii economice. Aceasta pentru ca rolul agentului de aprovizionare este de a cumpara si a asigura transportul resurselor materiale necesare firmei pe care o reprezinta si in numele careia actioneaza; el alimenteaza astfel un complex de productie conditionandu-i functionalitatea prin atributiile si responsabilitatile care ii sunt stabilite.
Prin angajamentele financiare importante pe care le antreneaza, la randul lui, procuristul isi pune amprenta substantial asupra situatiei economice a firmei sale. In viziunea noua a conducerii unitatilor economice, agentul de aprovizionare in general este considerat ca 'factor aducator de profit' la fel ca si vanzatorul de produse; interpretarea este determinata de faptul ca, ori de cate ori agentul cumpara materiale la un pret mai mic, el va spori profitul firmei cu diferenta respectiva. Se stie ca peste 50% din volumul profitului este realizat din actiunea de cumparare a resurselor materiale.
Agentii de aprovizionare se ocupa, in general, cu: studierea pietelor de materii prime si produse; depistarea surselor de furnizare; negocierea preliminara a conditiilor de furnizare (inclusiv a preturilor de vanzare, de acordare a rabaturilor, a creditelor s.a.); participarea la incheierea de conventii speciale, de contracte economice de livrare; achizitionarea-cumpararea de materiale, produse sau echipamente tehnice neprogramate anticipat; urmarirea derularii operative a procesului de aprovizionare in raport cu prevederile contractuale; contactarea unitatilor de transport specializate si stabilirea conditiilor de deplasare a resurselor materiale de la sursele de furnizare la punctele de destinatie (depozite centrale, depozite teritoriale, depozite amenajate pe langa punctele de consum etc.); participarea la bursele de materii prime si studierea evolutiei potentialului de furnizare, a tendintelor de pret s.a.; informarea factorilor de conducere a asigurarii materiale, a colaboratorilor din celelalte compartimente asupra diferitelor situatii care presupun analize, evaluari, interpretari, masuri, decizii s.a. Agentii de aprovizionare pot fi repartizati pe zone teritorial-geografice de furnizare sau cu raza nelimitata de actiune. Ei pot fi angajati permanent sau temporar chiar din zonele geografice respective, avand resedinta stabila in aceste zone.
Agentul de aprovizionare actioneaza dupa un 'cod profesional' care specifica 'normele etice si profesionale' dupa care se conduce. Agentii de aprovizionare se organizeaza, de regula, intr-o asociatie proprie specifica (de exemplu, in SUA - Asociatia Nationala a Agentilor Achizitori). Profesia de agent de aprovizionare prezinta stabilitate relativa, durata medie de ocupare a unui asemenea post este de 12 la 15 ani - durata considerata remarcabila pentru lucratorii din acest domeniu.
Analistii in domeniul aprovizionarii au atributii si responsabilitati legate de elaborarea de studii de prognoza privind evolutia consumurilor, fundamentarea necesitatilor de resurse materiale, in volum si structura; elaborarea strategiei si a programelor de aprovizionare materiala, de echipamente si alte elemente tehnice, analiza gradului de fundamentare a necesitatilor de consum, a cererilor de materiale emise de subunitatile de consum; dimensionarea pe criterii economice a stocurilor, a cantitatilor economice de comandat; participarea la selectia si testarea credibilitatii furnizorilor, la negocierea conditiilor de livrare si incheierea de contracte comerciale, intocmirea de situatii si rapoarte statistice si curente privind acoperirea cu resurse a necesitatilor de consum, stadiul realizarii contractelor economice, evolutia stocurilor efective in raport cu nivelurile estimate, gradul de incadrare in consumurile specifice si indicii de consum
din documentatia tehnica, stadiul rezolvarii litigiilor contractuale cu partenerii s.a.
In sfarsit, expertii si dispecerii in transporturi se ocupa cu: elaborarea programelor optime de transport intre punctele de consum ale intreprinderii, asigurarea traficului privind miscarea materialelor in interiorul si in afara unitatii economice; asigurarea necesarului de mijloace de transport din parcul propriu al firmei sau prin inchiriere (colaborand, in aducerea materialelor de la sursele de furnizare, cu agentii de aprovizionare); asigurarea conditiilor pentru realizarea, in timp util si cu eficienta a operatiilor de incarcare, descarcare, manipulare a resurselor materiale; stabilirea masurilor pentru folosirea eficienta a mijloacelor de transport proprii sau inchiriate si
reducerea astfel a cheltuielilor cu miscarea materialelor s.a.
