Modele si instrumente utilizate in planificarea proiectului

Modele si instrumente utilizate in planificarea proiectului

Un proiect reprezinta un set de activitati care se produc doar o data, cu un inceput si sfarsit bine definit in timp. Activitatile trebuie realizate intr-o anumita ordine (au relatii de precedenta). Principala diferenta intre planificarea proiectului si alte tipuri de planificare este aceea ca fiecare proiect reprezinta o entitate unica care are loc doar o data.

Planificarea proiectului include toate activitatile care au loc in timpul derularii unui proiect. Trebuie fixate scopurile proiectului, inclusiv resursele care vor fi alocate, timpul de executie si activitatile, ca si prioritatile acestora. Trebuie stabilite domeniile de responsabilitate. Trebuie prevazut si fixat in buget necesarul de timp si resurse pentru realizarea activitatilor de munca.

Programarea proiectului stabileste durata si succesiunea diferitelor faze ale proiectului prin luarea in calcul a tuturor resurselor necesare  pentru realizarea activitatilor din proiect si a constrangerilor existente

In planificarea si programarea proiectelor pot fi utilizate diferite instrumente si metode.

1.Descompunerea orientata pe scop

Un prim instrument utilizat in planificare il reprezinta descompunerea orientata pe scop, care permite elaborarea structurii de dezagregare a proiectului (work breakdown structure).

In construirea acestei structuri se porneste de la obiectivul final al proiectului care este divizat succesiv, pana la nivel de pachete de lucrari (work packages). Un pachet de lucrari defineste una sau mai multe activitati carora le pot fi alocate fiecareia in parte, un buget si o durata (fig 3.1).

Descompunerea orientata pe scop a proiectului asigura posibilitatea de a vedea intregul proiect in toate elementele sale constitutive si modul in care acestea se integreaza din punct de vedere al performantei, responsabilitatilor, costului si timpului de executie. Fiecarui element al structurii proiectului ii este asociat un simbol numeric, codul conturilor, reprezentand sistemul numeric folosit pentru a identifica fiecare element din structura proiectului.

Prin specificul sau, acest instrument devine foarte eficient in cazul proiectelor mari.

In general, orice metoda de planificare utilizata porneste mai intai de la descompunerea proiectului pe activitati simple care sa permita programarea si urmarirea realizarii pas cu pas a proiectului studiat.

Fig. Descompunerea orientata pe scop a proiectului

de realizare a unei cladiri

Descompunerea orientata pe scop a proiectului se utilizeaza impreuna cu programele de executie a lucrarilor si bugetul de cheltuieli ca instrument de control al proiectului pe masura ce se desfasoara executia acestuia.

2.Diagrama Gantt

O diagrama Gantt este un model schematic (o diagrama cu bare) care arata relatia dintre activitati de-a lungul timpului. Tabelul prezinta simbolurile folosite adesea intr-o diagrama Gantt. O paranteza deschisa indica startul planificat al activitatii, iar o paranteza inchisa indica finalizarea planificata. O linie groasa indica portiunea terminata in prezent a activitatii. Un semn pentru inserare in text in partea de sus a diagramei indica timpul prezent.

Tabel

Figura 3.2 reprezinta o diagrama Gantt a unui student care se pregateste pentru examenele finale. Proiectul din acest exemplu este studiul pentru examenele finale. Punctul de inceput in timp este la doua saptamani inainte de primul examen, iar punctul de sfarsit al proiectului este momentul in care studentul candideaza pentru ultimul examen. Activitatile proiectului reprezinta studiul pentru examenele de engleza, istorie, matematica si psihologie. Matematica este impartita in doua subactivitati - studierea conceptelor noi de la ultimul examen si studierea conceptelor acoperite de ultimele examene, pentru recapitulare.

Fig. 3.2. Diagrama Gantt de planificare a proiectului

Prin examinarea axei orizontale a timpului (fig. 3.2.), observam ca toate activitatile trebuie finalizate in trei saptamani si jumatate. Studiul englezei, de exemplu, este planificat sa inceapa la inceputul saptamanii 1si sa se termine dupa o saptamana si jumatate. Semnul v indica faptul ca a trecut deja o saptamana si jumatate. Liniile groase arata cat de mult a fost realizat din fiecare activitate. Din cele prezentate rezulta ca diagrama Gantt reprezinta un instrument utilizat atat in planificare dar si in monitorizarea proiectului, deoarece permite a se vizualiza stadiul realizarii si ajustarea corespunzatoare a activitatilor.

3. Modelarea de retea

Modelarea de retea se bazeaza pe analiza relatiilor de precedenta dintre activitatile proiectului si reprezentarea lor grafica.

Modelarea de retea permite sa abordam programarea proiectului putin mai formal decat cu o diagrama Gantt.

In modelarea de retea  se folosesc urmatoarele simboluri:

• Arc- un segment de linie in forma de sageata, simbol pentru o activitate de proiect;
• Nod - un cerc la un capat al unui arc, simbol pentru inceputul sau sfarsitul unei activitati de proiect.

Fig. 3.3. Grafic retea

Figura 3.3. ilustreaza trasaturile esentiale ale modelarii de retea. Activitatile  componente ale proiectului sunt notate cu A, B,C,D,E,F,G si sunt simbolizate prin arce orientate (lungimea arcelor nu are nici o importanta). Inceputul si sfarsitul fiecarei activitati sunt simbolizate prin noduri numerotate 1,2,3,4,5,6. Relatiile de precedenta ale activitatilor sunt reprezentate prin noduri comune (De ex. nodul 2 simbolizeaza sfarsitul activitatii A si inceputul activitatilor C si D).

In modelarea de retea un rol important il are determinarea relatiilor de precedenta dintre activitatile proiectului. Pentru aceasta, planificatorul trebuie sa raspunda la doua intrebari:

• Care activitati trebuie terminate pentru a se incepe o alta activitate?
• Care activitati se deruleaza in paralel?

In exemplul din figura 3.3, activitatile A si B, C si D se deruleaza in paralel. Activitatile C si D incep cand se termina activitatea A, activitatea E incepe cand se termina B, F incepe cand se termina D, G incepe cand se termina C. Inceputul proiectului este simbolizat prin nodul 1, iar sfarsitul proiectului prin nodul 6.

In modelarea de retea, proiectul incepe dintr-un singur nod si se finalizeaza intr-un singur nod.

Reteaua construita din arce si noduri se mai numeste si retea graf, deoarece metodele de planificare utilizate in continuare se axeaza pe teoria grafurilor.