|
|
|
Cuprins:
1. Prezentarea societatii comerciale
a) Aspecte cu privire la modul de constituire
2. Prezentarea activitatii financiar-contabile
a) Structura organizatorica si functionala a entitatii economice
b) Prezentarea organigramei societatii comerciale
c) Evidenta si organizarea contabila
3.Circuitul documentelor in cadrul firmei
a) Responsabilitatea financiar - contabil si circuitul informational
b) Organizarea contabilitatii stocurilor-circuitului de documente
c) Organizarea contabilitatii mijloacelor banesti
d) Organizarea sistemului de documente privind plata si incasarea drepturilor salariale
e) Sistemul de documente privind organizarea inventarierii patrimonului
f) Sistemul de documente a contabilitatii cheltuielilor si veniturilor
si a contabilitatii generale
g) Imobilizari corporale
h) Situatii financiare anuale ale societatii
4.Bibliografie
I. PREZENTAREA SOCIETATII COMERCIALE
ASPECTE CU PRIVIRE LA MODUL DE CONSTITUIRE SI FUNCTIONARE A ENTITATII ECONOMICE
Societatea comerciala EDITURA PANTHEON S.R.L a fost infiintata prin actul costitutiv inregistrat la notarul public si autentificat , inregistrata la Registrul Comertului sub nr.J40/12***** .
Sediul societatii este in Bucuresti, str.Arhitect Ion Mincu nr. 17 .
Capitalul social al societatii este de 200 lei si este in intregime privat. El este format din 20 de parti sociale cu o valoare nominala de 10 lei/act. Capitalul este in intregime subscris si varsat.
A. ETAPELE PARCURSE PENTRU CONSTITUIREA UNEI SOCIETATI
SI ACTELE NECESARE PENTRU CONSTITUIRE
1. Stabilirea locului/spatiului unde societatea va avea sediul principal si, daca este cazul, a sediilor secundare.
Societatea are un sediu principal, care este locul, spatiul si adresa unde se gasesc organele sale de conducere si serviciile administrative: mun.Bucuresti, str.Arhitect Ion Mincu nr. 17.
a) se poate face intr-un spatiu proprietatea unuia sau a mai multor asociati ori aflate in folosinta acestora;
b) se pregatesc/obtin acte doveditoare pentru spatiu: extras de carte funciara de la proprietari; contract de inchiriere, subinchiriere, comodat; avizul favorabil al proprietarilor sau chiriasilor din locuintele cu care se invecineaza spatiul in cauza (pe orizontala si verticala).
2. Se stabileste denumirea (firma) societatii si, daca este cazul, emblema societatii.
Firma:Editura PANTHEON SRL
a) firma si emblema se stabileste de asociati si trebuie sa se deosebeasca de firma si emblema altor societati;
b) firma si emblema trebuie sa fie scrise in primul rand in limba romana;
c) firma si emblema se verifica la Oficiul Registrului Comertului din judetul unde se stabileste sediul firmei, eliberandu-se dovada inregistrarii si rezervarii acestora pe o perioada de 3 luni;
3. Se intocmeste actul constitutiv corespunzator formei juridice de societate pe care asociatii au ales-o.
a) pentru intocmirea actului constitutiv asociatii pot contacta: un avocat, un notar sau se pot adresa Biroului de consultanta din cadrul Camerelor de Comert si Industrie Judetene;
b) la intocmirea actului constitutiv sunt necesare:
-acte de identificare a asociatilor, administratorilor sau reprezentantilor persoane fizice: pasaport, carte de identitate;
-acte de identificare a asociatilor, administratorilor sau reprezentantilor persoane juridice: statut, certificat de inmatriculare/inregistrare fiscala, certificat de bonitate bancara;
-certificat de cazier judiciar pentru fondatorii, administratorii si reprezentantii cetateni straini.
4. Se semneaza actul constitutiv, sub forma autentica, la un birou notarial public.
a) semnarea se poate face direct de catre toti asociatii sau prin imputernicit cu procura speciala autentica;
b) cetatenii straini care nu cunosc limba romana semneaza in prezenta unui interpret autorizat.
5. Se depun aporturile in numerar, la o banca sau C.E.C. si se pregatesc actele de proprietate pentru aporturile in natura.
Pentru deschiderea conturilor se prezinta bancii urmatoarele documente:
cererea de deschidere a contului;
copie dupa autorizatia de constituire eliberata de primarie si inregistrata la Administratia financiara;
fisa cu specimene de semnaturi;
6. Se achita taxa judiciara si taxa de timbru.
7. Se pregateste dosarul cu toate actele necesare si se depune la Oficiul Registrului Comertului din judetul unde s-a stabilit sediul firmei.
Cererea de inmatriculare in registrul comertului, cf. cu art.3 din Legea 26/1990, cuprinde:
numele si prenumele, domiciliul, cetatenia, data si locul nasterii, starea civila, averea si modul de evaluare a acesteia si activitatea comerciala anterioara;
firma comerciala si sediul acesteia;
obiectul de activitate, cu precizarea domeniului si a activitatii principale;
numele, data si organul emitent al autorizatiei pentru exercitarea activitatii;
8. La Oficiul Registrului Comertului are loc:
-verificarea dosarului;
-controlul legalitatii actelor si autorizarea inmatricularii societatii, de catre judecatorul delegat de Tribunalul teritorial;
-transmiterea spre publicare in Monitorul Oficial al Romaniei a incheierii judecatorului delegat;
-inmatricularea societatii;
-eliberarea certificatului de inmatriculare si a incheierii judecatorului delegat.
9. Inregistrarea fiscala a societatii si obtinerea codului fiscal de la Administratia financiara teritoriala.
10. Obtinerea avizelor si autorizatiilor necesare functionarii societatii.
OBIECTUL DE ACTIVITATE
a) Editura PANTHEON SRL are ca obiect al activitatii sale, urmatoarele:
-editarea, tiparirea si difuzarea unor carti stiintifice, beletristice, de sport turism, culegeri de probleme (matematica, fizica, chimie,informatica, biologie), manuale scolare, cursuri universitare, album de arta, partituri musicale, precum si a unor ziare, reviste bilunare sau lunare, pliante, vederi, felicitari, calendare, agende, material de reclame si publicitate cat si a altor tiparituri.
-librarie, anticariat
-import-export de hartie, carte, papatarie, aparatura tipografica, aparatura de multiplicat (Xerox).
-activitati comerciale cu marfuri, produse si bunuri de orice fel, indigene sau de import.
-retea de desfacere a produselor prin tonete, chioscuri, etc.
b) Obiectul de activitate trebuie sa fie bine determinat, cu stabilirea domeniului principal, a activitatii principale si a activitatilor secundare.
c) Obiectul de activitate se stabileste potrivit clasificarii activitatilor din economia nationala - CAEN, aprobat prin Hotararea Guvernului Romaniei nr.656/1997,in cazul nostrum codul CAEN al firmei este 2221 respectiv Tiparirea cartilor, asa cum este trecut si in certificatul de inregistrare fiscala
d) Obiectul de activitate stabilit, trebuie sa fie posibil licit si moral
CONDUCEREA SOCIETATII SI ACTIVITATEA FINANCIAR CONTABILA
Conducerea Editurii PANTHEON SRL se realizeaza de catre adunarea generala a asociatilor si de catre administrator.
a) Asociatul unic are drepturile si obligatiile prevazute de lege pentru adunarea generala a asociatilor.
-sa aprobe bilantul contabil si sa stabileasca repartizarea beneficiului net;
-bilantul contabil si contul de profit si pierdere se vor intocmi conform legislatiei in vigoare si respectarea metodologiei elaborate de Ministerul Finantelor.
-va dispune bilantul societatii in termen de 30 zile dupa semnarea lui la Oficiul registrului comertului publicat in Monitorul Oficial
-sa desemneze pe administratori si pe cenzori;
-sa decida urmarirea administratorilor si cenzorilor pentru daunele pricinuite societatii;
-sa modifice actul constitutiv.
b) Societatea este administrata de unul sau mai multi administratori asociati , numiti prin actul constitutiv sau de adunarea generala a asociatilor.
c) Dreptul de a reprezenta societatea apartine fiecarui administrator, afara de cazul in care, in actul constitutiv exista dispozitie contrara.
d) Puterile si limitele administratorului se stabilesc prin actul constitutiv.
EdituraPANTHEON SRL are ca obiect al activitatii sale, urmatoarele:
-editarea, tiparirea si difuzarea unor carti stiintifice, beletristice, de sport turism, culegeri de probleme (matematica, fizica, chimie,informatica, biologie), manuale scolare, cursuri universitare, album de arta, partituri musicale, precum si a unor ziare, reviste bilunare sau lunare, pliante, vederi, felicitari, calendare, agende, material de reclame si publicitate cat si a altor tiparituri.
-librarie, anticariat
-import-export de hartie, carte, papatarie, aparatura tipografica, aparatura de multiplicat (Xerox).
-activitati comerciale cu marfuri, produse si bunuri de orice fel, indigene sau de import.
-retea de desfacere a produselor prin tonete, chioscuri, etc.
II. STRUCTURA ORGANIZATORICA SI FUNCTIONALA A ENTITATII ECONOMICE
A. PREZENTAREA ORGANIGRAMEI SOCIETATII COMERCIALE
B. EVIDENTA SI ORGANIZAREA CONTABILA
1. Contabilitatea se tine in limba romana si in moneda nationala. Contabilitatea operatiunilor efectuate in valuta se tine atat in moneda nationala cit si in valuta.
2. Contabilitatea se organizeaza si se conduce intr-un compartiment distinct de catre contabilul sef ce poseda studii superioare.
3. Persoanele din cadrul compartimentului contabil sunt obligate legal sa tina contabilitatea in partida dubla si sa intocmeasca situatii financiare anuale.
4. Documentele produse de catre departamentul contabil, in care se prezinta situatiile financiar contabile, trebuie sa ofere o imagine fidela a pozitiei financiare, a performantei financiare, a fluxurilor de trezorerie si a celorlalte informatii referitoare la activitatea desfasurata.
5. In atributiile compartimentului contabil intra si urmatoarele:
a. intocmirea documentelor justificative privind operatiile patrimoniale
b. organizarea si tinerea corecta si la zi a contabilitatii
c. organizarea si efectuarea inventarierii patrimoniului si valorificarea rezultatelor acesteia
d. respectarea regulilor de intocmire a situatiilor financiare, publicarea si depunerea la termen a acestora la organelle de drept
e. pastrarea documentelor justificative, a registrelor si situatiilor financiare
f. organizarea contabilitatii de gestiune, adaptata la specificul societatii
6. Contabilitatea clientilor si furnizorilor, a celorlalte creante si obligatii se tine pe categorii, precum si pe fiecare persoana fizica sau juridical.
7. Contabilitatea cheltuielilor si veniturilor are urmatoarea structura:
a. Contabilitatea cheltuielilor se tine pe feluri de cheltuieli, dupa natura sau destinatia lor, dupa caz.
b. Contabilitatea veniturilor se tine pe feluri de venituri, dupa natura sau sursa lor.
c. Contabilitatea veniturilor bugetare, a fondurilor speciale si a veniturilor extrabugetare se tine pe subdiviziunile clasificatiei bugetare.
III. CIRCUITUL DOCUMENTELOR IN CADRUL FIRMEI
A. PRINCIPII DE FUNCTIONARE A CIRCUITULUI DE DOCUMENTE
Prin grija administratorului persoanei juridice, directorul financiar-contabil, contabilul sef sau alta persoana imputernicita sa indeplineasca aceasta functie va stabili proceduri interne privind organizarea si conducerea contabilitatii.
In demersul privind stabilirea de proceduri proprii, se va urmari:
a. intocmirea si aprobarea de catre organelle competente a organigramei unitatii, cu detaliere in privinta activitatii financiar contabile.
b. Elaborarea fisei postului atat pentru personalul din compartimentul financiar contabil, cat si pentru salariatii din alte compartimente care intocmesc, potrivit diagramei de circulatie, documentele justificative ce se inregistraza in contabilitate.
c. asigurarea cu personal calificat de specialitate
d. asigurarea aplicarii legislatiei financiar contabile si fiscale, a normelor metodologice referitoare la activitatea desfasurata de salariatii implicate in intocmirea, utilizarea si controlul documentelor justificative, a documentelor fiscale si a declaratiilor de impunere fiscala.
e. stabilirea de proceduri privind:
intocmirea, prelucrarea si utilizarea documentelor justificative si contabile si a formelor de inregistrare in contabilitate a acestora, manual sau cu ajutorul tehnicii de calcul
stabilirea circuitului documentelor justificative si contabile pe baza unor scheme, grafice de circulatie, adaptate de fiecare unitate patrimoniala in functie de particularitatile acesteia
tinerea registrelor contabile obligatorii;
intocmirea, completarea si utilizarea registrelorde contabilitate inclisiv a registrelor de contabilitate obligatorii
numerotarea, parafarea si inregistrarea la organelle fiscale
completarea registrelor in cazul in care se utilizeaza tehnica de calcul
stabililirea rezultatelor cu ocazia inchiderii exercitiului financiar prin compararea fiecarui cont de active si de pasiv, determinat pe baza inventarului cu datele din contabilitate
intocmirea declaratiilor cu character fiscal privind impozitul pe profit, tax ape valoarea adaugata, accizele, impozitul pe salarii, contributiile la asigurarile sociale, precum si celelalte impozite, taxa si varsaminte la bugetul de stat, la bugetul asigurarilor sociale, la fondurile speciale
intocmirea bilantului contabil, precum si a raportului de gestiune:
modalitatea de intocmire
verificare si aprobare
depunere la organele legale competente
f. Organizarea contabilitatii patrimoniului
organizarea si conducerea gestiunilor de imobilizari, stocuri si disponibilitati banesti, stabilindu-se proceduri distincte pentru: gestiuni de imobilizari, gestiuni de stocuri, casa si titlurile de valori din patrimonial unitatii sau primate in gaj
contabilitatea de gestiune, care se organizeaza de fiecare unitate patrimoniala in functie de specificul activitatii si necesitatile proprii:
inregistrarea operatiilor privind colectarea si repartizarea cheltuielilor pe destinatii, decontarea productiei si calculul costului de productie al produselor fabricate, lucrarilor executate si serviciilor prestate, inclusiv al productiei, lucrarilor si serviciilor in curs de executie
calculul costurilor de productie, utilizand metoda adecvata in functie de organizarea procesului de productie, specificul activitatii, marimea unitatii si necesitatile proprii
determinarea costului subactivitatii
contabilitatea financiara, care are caracter obligatoriu pentru toate unitatile patrimoniale, avand ca obiectiv principal furnizarea de informatii:
pentru necesitatile proprii
privind relatiile societatii cu asociatii sau cu actionarii
privind relatiile cu furnizorii de imobilizari, materii prime, materiale consumabile, combustibil, etc
in relatiile cu clientii, bancile, organele fiscale
contabilitatea manageriala
tablou de bord
tabloul fluxurilor de trezorerie
bugetul de venituri si cheltuieli
g. elaborarea procedurii unitare privind:
controlul tehnic-operativ
controlul financiar-contabil si preventiv
controlul intern de gestiune
controlul legal
Principalele registe de contabilitate folosite in cadrul S.C.Editura Pantehon SRL sunt:
- Registrul -jurnal
- Registrul inventar
- Cartea mare, toate aceste registe comune sunt generate prin programul de evidenta contabila folosit de societate.
Se mai foloseste registrul general de evidenta a salariatilor, registru ce a fost inregistrat la inspectoruetul de munca al sectorului l Bucuresti, in el fiind inregistrate in ordine cronologica datele de identificare al salariatilor, contractele individuale de munca ale angajatilor, durata acestora preum si modul de incetarea a contractelor.
Societatea prezinta si un registru unic de control folosit pentru evidentierea tuturor controalelor desfasurate la contribuabil de catre toate organelle de control specealizate in domeniile financiar, fiscale etc.
Forma de inregistrare in contabilitate in cadrul entitatii noastre este cea de"mastru-sah" folosindu-se urmatoarele register:
Registru-jurnal, registru inventar, cartea mare si balanta de verificare.
In cazul s.c. Editura Pantheon srl, toate aceste documente sunt generate de catre programul de contabilitate folosit, trebuie sa mentionez ca toate documentele justificative sunt aranjate pe feluri de operatiuni, verificate, evaluate si apoi contate de catre personalul din biroul contabilitate si apoi introduse in calculator pentru inregistrare.
Pentru organizarea contabilitatii stocurilor respective materiale si marfuri, societatea noastra are un sistem de documente ce cuprinde:
Nota de intrare receptie si constatare de diferente, bon de primire, bon de miscare transfer- restituire, aviz de expeditie, fisa de magazine, fisa de magazie cu regim special, fisa de cont analitic pentru valori materiale, balanta analitica a valorilor materiale. Toate aceste documente stau la baza inregistrarilor si intocmiri lunare a balantie analitice de verificare a stocurilor existente in cadrul societatii. NIR-ul sta la baza intrarii stocurilor, se intocmeste in doua exeplare, in baza lui se inregistreaza intrarea materialelor in fisa de magazine, iar la iesierea din magazine a stocului se intocmeste bonul de transfer sau bonul de consum. Nota de intrare receptie si bonul de consum stau la baza intocmirii fisei de cont analitic pentru valoari materiale. Totalitatea fiselor analitice pentru valoari materiale conduc la intocmirea balantei analitice a valoarilor materiale.
Documentele folosite in organizarea contabilitatii mijloacelor banesti sunt: Chitanta, dispozitia de plata- incasare catre caserie, registru de casa,ordin de plata, borderoul ordinelor de plata depuse in banca si extrasul de cont al banci unde societata isi are deschis contul de disponibil, dar si pentru contul deschis la Trezoreria Statului respective sector l.
Pentru organizarea sistemului de documente privind plata si incasarea drepturilor salariale sunt folosite urmatoarle acte justificative:
Stat de salarii, fisa de evidenta a salariilor, ordine de deplsarera pentru delegatiile
efectuate in
Sistemul de documente privind organizarea inventarierii patrimoniului cuprinde: lista de inventariere, declaratia de inventar, procesul-verbal privind rezultatele inventarierii, contract de garantie in numerar. La sfrsitul perioadei de gestiune (in principiu la sfirsitul anului clendaristic) in baza unei decizii emise de conducatorul entitatii incep operatiunile de inventariere. Dupa intocmirea declaratiei de inventar a gstionarului, comisia de inventariere intocmeste lista de inventariere cu rezultatele inventarului cantitativ si valoaric. In baza listelor de inventar intocmite de catre comisie se redacteaza procesul verbal cu rezultatele inventarierii, daca exista diferente intre stocurile scriptice si cele faptice acestea sunt analizate si in functie de reultate (plusuri sau minusuri) sunt imputabile sau suportate de societate. Imputarea minusurilor se reglemeteaza prin emiterea unei decizii de imputare data de catre directorul general al societatii.
Evidenta operative a formularelor cu regim special se tine cu ajutorul "Fisei de magaziecu regim special" care se intocmeste distinct pentru fiecare formular in parte. Regimul de gestionare a formularelor cu regim special este asigurat de societatea noastrea prin inscrierea si numerotarea formularelor supuse acestui regim pe masura achizitionarii lor. Eliberarea din magazie a formularelor cu regim special se face in baza bonului de consum intocmit de compartimentul care le solicita, tot aici fiind mentionat numele angajatului care le foloseste , mentionindu-se seria si numerele aferente formularelor respective. Formularele care au ramas si nu se mai folosesc se inregistreaza in rosu in fisa de magazine .
Formularele utilizate se pastreaza si se preda la arhiva societatii. .
Situatiile financiare anuale ale societatii costituie o parte a procesului de raportare financiara . Setul complet de situatii financiare cuprinde:
bilantul
contul de profit si pierdere
situatia modificarilor capitalului propriu
situatia fluxurilor de trezorerie
politici contabile si note explicative
Situatiile financiare anuale se semneza de catre contabil si directorul general.
Situatiile financiare anuale insotite de raportul administratorului se supun spre aprobare adunarii generale. Un exemplar al situatiilor financiare anuale insotite de raportul administratorului, procesul verbal al adunarii generale este trimis la Administratia Financiara a Secorului l Bucuresti, unde societatea este inregistrata. Dupa ce a fost inregistrata la Administratia Financiara , o copie a situatiilor financiare este depusa la Registrul comertului conform reglementarilor legale.
IV.Bibliografie:
1. Legea nr.571/2003, privind Codul Fiscal, publicata in Monitorul Oficial al Romaniei, nr.927/23 decembrie 2003, modificata de :
3. Legea nr. 494/2004, privind aprobarea Ordonantei Guvernului nr. 83/2004, pentru modificarea si completarea Legii nr.571/2003, privind Codul Fiscal, Monitorul Oficial al Romaniei, nr.1092/24 noiembrie 2004.
4. Ordonanta de Urgenta nr.123/2004, pentru modificarea si completarea Legii nr.571/2003, privind Codul Fiscal, Monitorul Oficial al Romaniei nr.1154/07 decembrie 2004.
5. Legea nr.96/2005, privind aprobarea Ordonantei de Urgenta a Guvernului nr.123/2004, pentru modificarea si completarea Legii nr.571/2003, privind Codul Fiscal, Monitorul Oficial al Romaniei, nr.325/18 aprilie 2005.
6. Ordonanta de Urgenta nr.138/2004, pentru modificarea si completarea Legii nr.571/2003, privind Codul Fiscal, Monitorul Oficial al Romaniei, nr.1281/30 decembrie 2004.
7. Legea nr.163/2005 privind aprobarea Ordonantei de Urgenta a Guvernului nr.138/2004, pentru modificarea si completarea Legii nr.571/2003, privind Codul Fiscal, Monitorul Oficial al Romaniei, nr.466/01.aprilie 2005.
8. Catalogul formularelor tipizate cu regim special privind activitatea financiara si contabila, Editura Imprimeria Nationala, Bucuresti, 2004.
9. Ordinul nr.1850/2004, privind registrele si formularele financiar - contabile, publicat in Monitorul Oficial al Romaniei, nr.23/07.ianuarie 2005.
