Managementul aprovizionarii: concept, activitati componente

Managementul aprovizionarii: concept, activitati componente

Managementul aprovizionarii reprezinta activitatea prin care se asigura elementele materiale si tehnice necesare productiei, in volumul si structura care sa permita realizarea obiectivelor generale ale intreprinderii, in conditiile unor costuri minime si ale unui profit cat mai mare.

In literatura de specialitate, ca si in practica economica, sunt utilizati frecvent termeni ca: achizitionare, asigurare, aprovizionare, cumparare, alimentare. Acesti termeni au insa o semnificatie asemanatoare sau, dupa caz, diferita. Astfel, 'achizitionarea' reprezinta o actiune de angajament financiar 'de cumparare' a unor resurse materiale sau produse, fiind o tranzactie efectiva (formele prin care se realizeaza, de catre unitatile economice, devenind relativ uniforme). In raport cu achizitionarea, 'aprovizionarea' are un continut mai larg; achizitionarea este doar un moment al procesului complex de aprovizionare cu materiale si echipamente tehnice. Achizitionarea, ca o componenta a activitatii de aprovizionare, este precedata, de exemplu, de actiunile de identificare a nevoilor, de stabilire a dimensiunii acestora si a momentelor de satisfacere (care declanseaza emiterea cererii sau a comenzii), fiind urmata apoi de negocierea conditiilor de furnizare, de aducere efectiva a resurselor materiale etc. 'Asigurarea materiala si cu echipamente tehnice' se apreciaza in general ca termen similar notiunii de'aprovizionare'; in practica economica de specialitate asigurarea are o sfera de cuprindere mai extinsa, aceasta incluzand atat aprovizionarea, cat si actiunea de completare a bazei materiale si tehnice necesare cu resurse din surse proprii (interne) ale intreprinderii (ne referim la resursele care se consuma intr-o anumita proportie sau integral in aceeasi intreprindere in care se si produc: SDV, anumite forme de energie, diferite piese,subansamble, materiale noi si refolosibile). In sfarsit 'alimentarea' reprezinta o actiune definalizare a procesului de aprovizionare (sau de asigurare) prin trecerea in consum aresurselor materiale aduse - sosite de la furnizori sau fabricate chiar in intreprinderea consumatoare. Alimentarea se desfasoara, deci, in interiorul unitatii economice prin trecerea materiilor prime din depozite la punctele de prelucrare - consum in concordanta cu programele elaborate in prealabil. Alimentarea se incadreaza in sistemul logistic intern al unitatii, care cuprinde fluxul de resurse, sistemul de transport intern si cel informationaldecizional.

Terminologia folosita in literatura economica de specialitate din unele tari anglofone sau din Franta pentru definirea conceptului de aprovizionare materiala se rezuma, in general, la notiunile: 'cumparare' si 'aprovizionare' (achat si approvisionnement in literatura franceza, purchasing si procurement in cea anglofona). Uneori se apeleaza si termenul de 'logistica', iar in contextul sistemelor integrate de productie de tip JAT la cel de 'gestiunea fluxurilor materiale'. Interpretarea continutului acestor termeni este, in multe cazuri, diferita de la autor la autor, cu mentiunea ca vest-europenii si nord-americanii acorda mai mica atentie continutului semantic al termenilor, accentul fiind asezat pe evidentierea'imaginii' pe care doresc sa o transmita. De exemplu, H.Lewis si W.England (52) definesc termenul de 'cumparare' ca un act comercial care cuprinde identificarea nevoilor, alegerea furnizorilor, negocierea pretului si a altor conditii de tranzactionare si urmarire a comenzilor pana la livrarea acestora'. Printr-o definitie de acest gen se extinde artificial sfera de cuprindere a termenului de cumparare in raport cu continutul real al actului in sine (asa cum s-a evidentiat mai inainte).

In acelasi sens, S.Heinritz exprima termenul 'a cumpara' prin obiectivele pe termen scurt care trebuie sa le indeplineasca activitatea de asigurare materiala in raport cu consumul, astfel: 'se defineste functia de cumparare prin activitatea de procurare a materialelor de calitatea si in cantitatea dorita, la momentul dorit, la un pret bun si de la o sursa buna. Prin aceasta definitie se asigura de asemenea o sfera mai extinsa actiunii de cumparare .

In sfarsit, sunt si autori care definesc activitatea de asigurare materiala prin termenul de 'logistica' .Printr-o asemenea viziune se integreaza aprovizionarea materiala in activitatea de ansamblu a intreprinderii, sfera de cuprindere a logisticii fiind mai extinsa.

In ceea ce priveste 'gestiunea fluxurilor materiale', aceasta se incadreaza in termenul general de asigurare materiala care defineste aria completa de cuprindere a intregului proces de formare si gestiune a bazei materiale si de echipamente tehnice al intreprinderii.

Managementul aprovizionarii reprezinta un concept unitar complex, caruia ii este propriu o structura extinsa de activitati componente, care au in vedere, ca elemente de ansamblu, problemele de conducere-coordonare, previziune-programare-contractare, de organizare, antrenare, derulare efectiva, de urmarire-control, analiza si evaluare.

Managementul aprovizionarii - componenta a functiunii comerciale a intreprinderii -asigura echilibrul intre necesitatile si disponibilul de resurse materiale care poate fi asigurat de o unitate economica. Principalul 'obiectiv' al activitatii de aprovizionare se concretizeaza in asigurarea completa si complexa a unitatii economice cu resurse materiale si tehnice corespunzatoare calitativ, la locul si termenele solicitate, cu un cost minim. Pentru realizarea acestui obiectiv, se initiaza si desfasoara in principiu mai multe activitati specifice cu grad de complexitate si dificultate diferit. Intre acestea amintim:

Identificarea si stabilirea volumului si structurii materiale si energetice necesare desfasurarii activitatii de ansamblu a unitatii economice si in primul rand a celei productive;

- Fundamentarea tehnico-economica a planului si programelor de aprovizionare (asigurare) materiala si energetica a unitatii;

- Dimensionarea pe baza de documentatie tehnico-economica a consumurilor materiale si energetice;

- Elaborarea de bilanturi materiale si energetice care contribuie la evidentierea modului de folosire a resurselor, ca si a formei concrete de regasire a acestora pe parcursul prelucrarii (materiale incorporate in produse, resturi, pierderi prin ardere,evaporari etc.).

- Dimensionarea pe criterii economice a stocurilor si a loturilor (a cantitatilor de comandat) de resurse materiale pentru comanda si aprovizionare;

- Prospectarea pietei interne si externe de resurse materiale si energetice in vederea depistarii si localizarii surselor reale si potentiale de furnizare.

- Alegerea resurselor materiale si echipamentelor tehnice care raspund cel mai bine caracteristicilor cererilor pentru consum, prezinta cele mai avantajoase conditii delivrare, reprezinta substituenti eficienti pentru materiale deficitare, scumpe, care seasigura prin import etc.;

- Alegerea furnizorilor a caror oferta prezinta cele mai avantajoase conditiieconomice si asigura certitudine in livrarile viitoare pe termen scurt sau lung.

- Elaborarea strategiilor in cumpararea de resurse in raport cu piata de furnizare interna si externa.

- Testarea credibilitatii furnizorilor selectati in scopul evidentierii probitatii morale, garantiilor de care se bucura, seriozitatii in afaceri, responsabilitatii in respectareaobligatiilor asumate si, nu in ultimul rand, a solvabilitatii;

- Negocierea si concretizarea relatiilor cu furnizorii alesi, actiune care implica stabilirea, prin acord de vointa, a tuturor conditiilor de livrare intre parteneri. Finalizarea relatiilor devanzare-cumparare se realizeaza prin emiterea comenzilor si incheierea de contracte comerciale;

- Urmarirea si controlul derularii contractelor de asigurare materiala, intocmirea fiselor de urmarire operativa a aprovizionarii pe furnizori si resurse. In acest cadru se inscrie si preocuparea pentru asigurarea mijloacelor de transport eficiente in baza contractelor incheiate cu unitatile de transport. Actiunea presupune si o legatura permanenta cu furnizorii prin agentii de aprovizionare in vederea prevenirii unor dereglari in livrari, verificarii pe parcursul fabricatiei a stadiului executiei si a calitatii resurselor

materiale etc.;

- Analiza periodica a stadiului asigurarii bazei materiale si tehnice, a realizarii programelor operative si a planurilor de aprovizionare, a contractelor economice pe total si distinct pe furnizorii principali la resursele vitale, de importanta strategica etc.;

- Asigurarea conditiilor normale de primire-receptie a partizilor de materiale sosite de la furnizori; aceasta presupune: amenajarea de spatii speciale de descarcarereceptie,dotate cu mijloacele tehnice adecvate; constituirea comisiilor de primirereceptie si organizarea activitatii acestora, a formatiilor de lucratori specializati in efectuarea operatiilor respective s.a.;

- Stabilirea anticipata a spatiilor de depozitare, dotarea lor cu mobilier adecvat,organizarea interna a fluxurilor de circulatie, alegerea sistemelor eficiente de depozitare, efectuarea operatiilor de dezambalare (daca este cazul) si de depozitarearanjare a resurselor materiale in magazii si depozite. In acelasi sens, se are in vedere inscrierea in evidenta a intrarilor de resurse receptionate si acceptate,asigurarea conditiilor de pastrare-conservare cerute de natura resurselor materiale depozitate, ca si a celor de prevenire a sustragerilor, de securitate contra incendiilor;

- Organizarea rationala a sistemului de servire (alimentare) ritmica cu resurse materiale a subunitatilor de consum ale intreprinderii, in stricta concordanta cu cerintele acestora si cu programele de fabricatie care au stat la baza elaborarii celor de aprovizionare; in acest cadru se asigura : elaborarea unor programe optime de circulatie consum, de corelare a momentelor de eliberare sau transmitere a materialelor de la depozite la subunitatile de consum cu cele la care sunt efectiv necesare, esalonarea judicioasa in timp a servirilor (pentru satisfacerea cererilor de materiale ale punctelor de consum, sau/si a magaziilor intermediare) pentru prevenirea asteptarilor nejustificate la depozite, a supraaglomerarii punctelor de servire, a blocarii mijloacelor de transport intern, a incarcarii neuniforme a lucratorilor din depozite s.a.;

- Controlul sistematic al evolutiei stocurilor efective in raport cu limitele estimate pentru a se evita consecintele economice nefavorabile pe care le poate genera suprastocarea sau lipsa de materiale in stoc asupra activitatii economice a intreprinderii, a situatiei financiare a acesteia;

- Urmarirea si controlul utilizarii resurselor materiale si energetice pe destinatii de consum. Desfasurarea acestei activitati are ca scop prevenirea consumurilor peste limitele stabilite prin calcule, a risipei pe timpul transportului si depozitarii, a nerespectarii disciplinei tehnologice sau destinatiei initiale de folosire a resurselor materiale etc.;

- Conceperea si aplicarea unui sistem informational cuprinzator, simplu si operativ, asezat pe baze informatice, care sa permita: vehicularea volumului imens de informatii intr-un timp scurt; evidentierea clara a starii reale a procesului de asigurare materiala; evidenta corecta a materialelor, in orice moment. In acelasi timp, acest sistem trebuie sa dispuna de o baza extinsa de date care sa poata fi usor apelata in functie de necesitatile de informare, prelucrare si analiza;

- Selectarea si angajarea dupa principiul competentei a personalului de specialitate in structura profesionala specifica; formarea si perfectionarea lucratorilor din sectorul de asigurare materiala prin diferite forme de pregatire s.a.

Structura activitatilor componente evidentiaza faptul ca managementulaprovizionarii materiale integreaza intr-un tot unitar fluxul si controlul resurselormateriale de la momentul initierii procesului de asigurare a lor si pana la transformarea acestora in produse vandabile (adica de la identificarea necesitatii,selectare furnizori, cumparare, aducere, depozitare, si pana la trecerea in consum, controlul utilizarii resurselor materiale in scopul obtinerii unor efecte maxime din investitia facuta).

In consecinta, managementul aprovizionarii materiale poate fi privit ca o modalitate de grupare a activitatilor specifice, interpretat printr-o abordare sistemica.

In general, toate activitatile componente ale managementului aprovizionarii au importanta si semnificatie economica specifica pentru activitatea generala a intreprinderii,pentru realizarea obiectivelor stabilite in cadrul strategiei de dezvoltare a acesteia. Insa, in economia de piata unele activitati capata valente noi, importanta lor se accentueaza si ca urmare, acestea trebuie abordate cu un interes sporit, intr-o viziune racordata total la mediul economic in care actioneaza intreprinderea. Interpretarea porneste de la continutul obiectivelor specifice asigurarii materiale care sunt subordonate realizarii obiectivelor generale ale strategiei de dezvoltare a intreprinderii.

In categoria activitatilor pentru a caror realizare se impune o atentie sporita se incadreaza:

- studierea pietei de furnizare, a furnizorilor potentiali si reali;

- selectarea si testarea credibilitatii furnizorilor;

- elaborarea strategiilor in cumpararea (achizitionarea) de resurse materiale si echipamente tehnice, ca si in domeniul gestiunii stocurilor;

- negocierea conditiilor de vanzare-cumparare, de comercializare in general si finalizarea actiunii, in cea mai mare masura, pe baza de contracte comerciale;

- urmarirea evolutiei pietei de furnizare, a structurii si potentialului de resurse, a preturilor s.a.

Pe seama realizarii eficiente a unor asemenea activitati, subsistemului aprovizionarii i se asigura rolul de 'sursa de informare strategica' si 'subsistem cu participare activa' la elaborarea strategiilor de dezvoltare a intreprinderilor. Rolul de 'sursa de informare strategica' decurge din raporturile subsistemului cu 'piata din amonte' (de furnizare interna si externa) in calitate de factor de cumparare. Aceasta pozitie ii permite culegerea de informatii utile atat pentru procesul de aprovizionare, cat si pentru activitatea de ansamblu a intreprinderii. Informatiile colectate de pe piata din amonte se pot adresa sectorului de desfacere-vanzari din intreprindere, celui tehnic si de productie, conducerii intreprinderii si se pot referi la:

- evolutia cererii si a ofertei de produse;

- tendinte in evolutia viitoare a concurentei (determinate de manifestarea unor relatii speciale intre anumiti furnizori, initierea unor proiecte comune de colaborare s.a.);

- strategia desfasurarii negocierilor;

- evolutia preturilor;

- noi conditii de furnizare oferite care influenteaza cumpararea sau determina atragerea clientilor etc.

Prin natura informatiilor, subsistemul aprovizionare materiala poate contribui si la imbunatatirea performantelor tehnice si de calitate a produselor fabricate de intreprindere; aceasta prin identificarea de standarde noi de calitate care se impun pe piata, de materiale si echipamente tehnice noi, cu caracteristici superioare care pot fi achizitionate s.a.

Rolul de 'subsistem cu participare activa' la fundamentarea strategiilor de dezvoltare a intreprinderii se manifesta prin:

- elaborarea si fundamentarea strategiilor eficiente in cumpararea de resurse materiale si echipamente tehnice;

- elaborarea de strategii de actiune, in raport cu furnizorii, care sa corespunda intereselor intreprinderii (specificate in strategia generala de dezvoltare a acesteia);

- elaborarea unei strategii adecvate in domeniul colectarii si transmiterii informatiilor ;

- adoptarea unei strategii si a unei politici eficiente in angajarea si formarea fortei de munca din domeniul aprovizionarii materiale, in aprecierea calitatii si eficientei muncii, stimulandu-se concurenta bazata pe competenta profesionala in conditiile asigurarii elementelor motivationale puternice etc.

Toate aceste categorii de strategii specifice subsistemului aprovizionare materiala isi transmit efectul asupra obiectivelor formulate de intreprindere in cadrul strategiei generale de dezvoltare a ei.

Importanta subsistemului aprovizionare materiala si cu echipamente tehnice pentru activitatea intreprinderii decurge si din faptul ca, prin acesta se asigura resursele materiale a caror pondere in costul total al productiei este semnificativa, respectiv de peste 50% (in unele ramuri industriale depasind 80%). Ca urmare, orice actiune a subsistemului aprovizionare care determina reducerea costurilor materiale (cumpararea la preturi mai mici, promovarea substituentilor economici etc.) este benefica. Din acest punct de vedere, in economia tarilor dezvoltate se apreciaza ca, prin actiunea sectorului aprovizionare materiala se pot reduce costurile de productie cu circa 5-10%.         Semnificatia sensului de actiune este relevanta daca avem in vedere ca intr-un orizont de timp definit (mediu sau lung) intre sursele potentiale de crestere a profitului reducerea costurilor va reprezenta o cale prioritara. Aceasta datorita amplificarii concurentei care va determina trecerea la o noua stare de spirit, la o noua interpretare a actiunii in domeniul vanzarilor, si anume 'de a vinde pe masura clientului'. Aceasta noua viziune, care a fost deja pusa in practica de 'toyotism', propune ca pretul sa fie fixat pe piata si deci profitul nu poate fi decat rezultatul diferentei dintre pret si cost. Cum pretul este impus de piata, cresterea concurentei la furnizarea pe piata va impune reducerea acestuia, pentru ca singura sursa de a fi competitiv va fi reducerea costului, deci implicit a elementelor care-l compun, cu deosebire a celor cu ponderea hotaratoare (care, asa cum s-a aratat, sunt cele antrenate de cumpararea si aducerea resurselor materiale necesare fabricatiei produselor).

Activitatii de aprovizionare materiala i s-a definit 'rolul distinct' in 'modelele de reflexie strategica' prin care se caracterizeaza mediul concurential general in care isi desfasoara activitatea o intreprindere. Amintim aici 'modelul Porter' in care aprovizionarea materiala, respectiv furnizorii de resurse materiale constituie unul din cei cinci factori determinanti care caracterizeaza pozitia strategica a intreprinderii. M.Porter arata cadezvoltarea unei strategii depinde mai intai de intensitatea si caracterul concurentei care semanifesta intre 'furnizori, clienti, potentiali concurenti, produsele de substitutie siconcurenta interna' in raport cu activitatea intreprinderii. Analiza intensitatii concurentei celor cinci factori permite identificarea oportunitatilor care pot fi valorificate, ca si amenintarile, dificultatile care trebuie anulate, evitate sau limitate. Se arata astfel ca este oportuna desfasurarea activitatii de aprovizionare pe o piata concurentiala, unde raportul de putere este favorabil consumatorului. Elaborarea unei strategii care se bazeaza pe cumpararea de pe o piata a furnizorilor favorabila acestora trebuie sa se faca cu mare atentie; in general, se au in vedere relatiile de furnizare stabile pe lunga durata.

Pe baza elementelor prezentate, in literatura si practica de specialitate se apreciaza in tot mai mare masura ca activitatea de aprovizionare materiala reprezinta un 'centru deprofit' si nu un centru de cheltuieli. In general 'centrul de profit' este reprezentat de acea veriga organizatorica a intreprinderii care poate sa-si controleze atat intrarile (costurile), cat si iesirile (veniturile). Acest control trebuie inteles in anumite limite. Subsistemul aprovizionare materiala se manifesta ca 'centru de profit' prin controlul pe care il poate avea asupra costurilor specifice, cum sunt: costurile de achizitie, costurile de gestiune,costurile suplimentare de prelucrare etc. Revenind la rolul 'subsistemului aprovizionare materiala', remarcam evolutia actiunii acestuia pe urmatoarele 'faze':

a. faza de pasivitate in care activitatea de aprovizionare materiala este apreciata ca fiind subordonata subsistemului productie;

b. faza de autonomie in care aprovizionarea materiala isi elaboreaza strategii de optimizare la nivelul subsistemului propriu;

c. faza de participare in care subsistemul aprovizionare materiala participa, prin punere la dispozitie a informatiilor, datelor si analizelor necesare, la elaborarea strategiilor generale de dezvoltare a intreprinderii;

d. faza de integrare in care acest subsistem participa efectiv la fundamentarea strategiei de dezvoltare a intreprinderii.

Daca faza de autonomie se manifesta obisnuit, cea de integrare trebuie sa constituie obiectivul permanent al oricarei echipe manageriale din intreprinderi.