Ce este un proiect? ciclul de viata al unui proiect

CE ESTE UN PROIECT? CICLUL DE VIATA AL UNUI PROIECT

In literatura de specialitate exista mai multe definitii pentru un proiect si majoritatea au ca element comun faptul ca un proiect se caracterizeaza prin unicitate, prin obiective specifice care trebuie atinse conform unui plan in limita resurselor alocate si a unui buget disponibil. Pe baza acestor elemente, putem defini proiectul ca fiind o serie de activitati organizate, desfasurate in vederea atingerii unor obiective predefinite, care necesita resurse si efort si care reprezinta o intreprindere unica - si, prin urmare, riscanta - pe baza unui buget si a unui program. De cele mai multe ori, caracteristicile specifice ale unui proiect ies in evidenta prin compararea acestuia cu caracteristicile activitatilor curente. Cateva dintre diferente sunt:

Exista 6 aspecte importante care fac diferenta intre activitati si proiecte

1. proiectul are inceput si sfarsit bine definit: parcurgerea unui proiect de la inceput pana la sfarsit implica o secventa bine definita de pasi sau activitati.
2. proiectele folosesc resurse (umane, timp si bani) care au fost alocate in mod special in vederea realizarii activitatilor din cadrul acelui proiect.
3. fiecare proiect produce rezultate unice. Aceste rezultate au obiective specifice de calitate si performanta. Atunci cand proiectul s-a finalizat, ceva nou a fost creat, ceva ce n-a existat inainte.
4. proiectele urmaresc un plan, au o abordare organizata pentru a satisface obiectivele stabilite.
5. un proiect implica in mod normal o echipa care sa-l duca la final.
6. proiectele au intotdeauna un set unic de factori interesati (stakeholderi) care include: echipa de proiect, clientii, managerul de proiect, managerii executivi, reprezentanti ai guvernului, alte persoane interesate de proiect. Factorii interesati (stakeholderii) au intotdeauna asteptari diferite asupra rezultatelor proiectului. Aceste asteptari trebuie urmarite, canalizate si modelate astfel incat, in final, proiectul sa fie considerat un succes.

CICLUL DE VIATA AL UNUI PROIECT

Deoarece proiectele sunt compuse din activitati foarte diverse si complexe, putand avea si durate de cativa ani, organizatiile care implementeaza aceste proiecte sunt nevoite sa le imparta in mai multe etape, astfel incat proiectul sa poata fi mai usor de administrat si controlat. Aceste etape in care este impartit proiectul formeaza ciclul de viata al proiectului.

Ciclul de viata al unui proiect este reprezentat de succesiunea de etape (sau faze) prin care proiectul evolueaza, fiecare dintre ele continand un set de activitati ce urmeaza a fi realizate in cadrul proiectului.

Fazele proiectului

In functie de domeniul in care este dezvoltat proiectul, fazele pot avea denumiri diverse dar, in principal, orice tip de proiect va contine:

initierea

planificarea

implementarea

(testarea)

finalizarea

Bineinteles ca acest model este unul simplificat, atata timp cat unele faze se pot suprapune sau interactiona (de ex. faza de planificare a unui proiect poate duce la identificarea unor proiecte noi, sau implementarea unui proiect poate cuprinde sub-proiecte care, la randul lor, sa contina toate fazele unui proiect).

Fiecare faza a unui proiect va avea un element de incepere, un proces de evolutie si un rezultat. In general, rezultatul unei faze va fi elementul de incepere pentru faza urmatoare. Se recomanda ca intre fazele proiectului sa fie prevazute activitati de evaluare a fazei precedente inainte de a trece la faza urmatoare.

Astfel, de exemplu, pentru fazele ciclului de viata ale proiectului din fig. 1, rezultatul primei faze (Initierea) va fi un document de initiere a proiectului care va deveni punctul de pornire pentru faza de Planificare. Pe baza rezultatului fazei de Planificare (planul proiectului) se va realiza Implementarea proiectului, rezultatele fazei de implementare devenind obiectul activitatilor de Finalizare (respective evaluare).

Figura 1 - Fazele ciclului de viata a unui proiect

Acest ciclu de viata al proiectului arata ca:

fiecare faza a proiectului va avea criterii clare prin care sunt luate deciziile, si criterii de evaluare a calitatii

fazele ce formeaza ciclul sunt legate unele de altele, astfel incat fiecare faza trebuie intai sa se sfarseasca pentru a permite fazei urmatoare sa inceapa

Terminarea unei faze a proiectului este, in general, marcata de o analiza atat a rezultatelor-cheie, cat si a performantei proiectului, cu scopul de:

a determina daca proiectul poate sa treaca la faza urmatoare, si

a detecta si corecta erorile identificate (implicand costuri cat mai reduse).

Initierea

Aceasta faza acopera identificarea problemelor ce vor fi abordate si analiza modului in care aceasta abordare va fi facuta. Faza de initiere poate cuprinde, in functie de tipul proiectului, anumite activitati specifice:

stabilirea obiectivelor proiectului

analiza situatiei existente si identificarea necesitatilor

prioritizarea necesitatilor si luarea unei decizii in privinta prioritatilor carora li se va adresa proiectul

definirea ideii principale a proiectului

consultarea cu potentialii beneficiari ai proiectului 

formarea echipei initiale a proiectului (cea care va defini proiectul si il va "schita")

Planificarea

Faza de planificare este cea in care proiectul este definit mai clar, in care se hotaraste cine ce face, cu ce resurse, care vor fi activitatile si sarcinile din cadrul proiectului. Ea poate contine:

identificarea resurselor necesare (umane, financiare, temporale) si a resurselor disponibile

stabilirea echipei proiectului, a bugetului, a duratei proiectului

stabilirea activitatilor

stabilirea metodelor de monitorizare, evaluare si de raportare

distribuirea sarcinilor pentru membrii echipei

stabilirea formei finale a proiectului

Implementarea

Aceasta faza corespunde "realizarii" efective a proiectului, atingerii obiectivelor propuse si obtinerii rezultatelor dorite (in masura in care acest lucru este posibil). Faza de implementare presupune:

mobilizarea resurselor (umane, financiare) pentru fiecare activitate

administrarea propriu-zisa a proiectului

monitorizarea si evaluarea permanenta a activitatilor proiectului

identificarea problemelor aparute

identificarea solutiilor necesare pentru contracararea problemelor (managementul riscului)

re-planificarea activitatilor (daca este necesar) (controlul schimbarilor).

Testarea (daca este cazul)

Pentru proiectele care fie fac parte dintr-un proiect mai mare (sunt, de fapt, sub-proiecte) sau pentru cele care fac parte dintr-un "lant" de proiecte, deseori rezultatele (produsele) nu sunt importante prin ele insele (si prin faptul ca au fost atinse/realizate), ci prin modul in care vor putea fi folosite pentru "proiectul general" sau pentru proiectele care urmeaza in "lantul de proiecte". Din acest motiv, in asemenea cazuri, este necesara testarea rezultatelor/produselor pentru a se vedea daca ele corespund obiectivelor propuse si daca vor putea fi folosite ulterior in bune conditii.

Fiind vorba de cazuri particulare, faza de testare poate sa nu existe pentru proiectele mai mici sau proiectele de sine statatoare.

Finalizarea

Finalizarea proiectului include cateva activitati importante:

evaluarea atingerii obiectivelor propuse

identificarea necesitatilor pentru eventuale proiecte viitoare

identificarea experientelor pozitive ce vor putea fi folosite pentru alte proiecte.

Managementul

Ciclului de Proiect

In pregatirea acestui material s-a folosit drept sursa Bazele managementului de proiect (manuscris), manual elaborat de Institutul National de Administratie Publica, Bucuresti, 2006.