|
|
|
In elaborarea nomenclatorului sunt doua etape mari:
I. Pregatirea actiunii, care consta in strangerea tuturor informatiilor din care se vor separa datele necesare definirii continutului viitorului nomenclator cat si stabilirea formei de prezentare a acestui instrument.
II. A doua etapa are in vedere elaborarea propriu zisa care presupune parcurgerea urmatoarelor momente de lucru:
1. Intocmirea listei centralizatoare a resurselor materiale
Fiecarui articol i se precizeaza denumirea reala, generala sau detaliata, necesare clasificarii si codificarii ulterioare cat si pentru comunicarea in limbaj comun intre utilizatorii interni si externi.
2. Restructurarea si rearanjarea articolelor (materii prime, materiale, piese de schimb etc.) pe grupe, subgrupe, feluri, tipuri si alte subdiviziuni si stabilirea locului fiecaruia in cadrul nomenclatorului. Aceasta actiune este deosebit de complexa, prezinta un apreciabil grad de tehnicitate si complexitate si necesita un important volum de munca. Aceasta operatiune asigura premisele necesare utilizarii tehnicii electronice de calcul in activitatea de culegere, prelucrare, transmitere si inmagazinare-depozitare a datelor si informatiilor referitoare la resursele materiale.
3. Codificarea (indexarea) materialelor, pieselor de schimb si a altor repere incluse in nomenclator.
Codificarea reprezinta operatiunea prin care, folosind un sistem de indexare, se atribuie fiecarui articol un simbol in scopul substituirii denumirii acestuia care serveste la inregistrarea, colectarea si prelucrarea, prezentarea si analiza informatiei economice. Ele se inscriu pe documentele care circula in cadrul relatiilor care se stabilesc intre compartimentele si subunitatile intreprinderii sau cu furnizorii. Prin cod se asigura:
- denumirea intr-o forma prescurtata a articolelor din nomenclator;
- cresterea operativitatii in vehicularea informatiei;
- simplificarea operatiilor de completare a unor purtatori de informatii;
- prelucrarea in sistem computerizat a datelor.
Cel mai utilizat sistem de codificare este sistemul numeric combinat. Exemplu de cod dupa aceasta varianta pe lungimea a cinci subdiviziuni:
0 - 1 -00- 03-001
grupa subgrupa felul tipul sortimentul
O atentie deosebita trebuie acordata verificarii inscrierii codurilor pe diverse documente, operatie care in mod curent se realizeaza cu ajutorul unei 'cifre de control' care se ataseaza codului pentru care se determina (insotindu-l intotdeauna).
Se pot adopta diverse variante de combinatie a cifrelor de codificare. Indiferent de varianta, sistemul utilizat trebuie sa permita obtinerea unor coduri cu un numar de caractere relativ redus. Pentru simplificarea actiunii de codificare, s-au creat sisteme informatice adecvate (codificarea o face calculatorul sau sistemele de stabilire a preturilor (bare + coduri).
4. Nominalizarea in dreptul fiecarui articol din nomenclator a tuturor furnizorilor cunoscuti si a preturilor de oferta respective. Aceasta permite ca in orice moment, factorul interesat sa se poata informa si sa cunoasca toate sursele de furnizare pentru un anumit tip de resursa materiala. Se pot include in nomenclator si modalitatea de plata, conditii de transport, adresa furnizorului etc.
Pe aceasta baza se elaboreaza 'fisierul furnizorilor', care va cuprinde 'cartela informativa' pentru fiecare furnizor.
In concluzie un nomenclator trebuie sa asigure informarea completa, la zi, a factorilor interesati asupra elementelor materiale necesare unitatii economice ca si a surselor potentiale de furnizare si trebuie sa raspunda urmatoarelor cerinte:
- sa fie relativ complet, sa cuprinda toate articolele de care are nevoie intreprinderea, pe toate subsistemele componente, pe intreaga perioada de gestiune;
- sa prevada pozitii de rezerva pentru includerea ulterioara in cadrul nomenclatorului a noi articole neprevazute sau neidentificate initial sau pur si simplu omise;
- sa cuprinda fiecare articol destinat la o singura pozitie si sa ii corespunda un singur cod;
- sa fie completat la zi cu noile informatii care impun aceasta operatiune.
