|
|
|
Informatia constituie astazi materia prima a oricarei activitati de birou, ea oferind suportul deciziei manageriale in orice sistem sau organizatie economico-sociala.
Birotica a aparut ca raspuns la necesitatea intreprinderilor de a prelucra tot mai multa informatie si ca o solutie la numeroasele probleme ale muncii in birou.
Daca birotica isi propune cresterea performantei activitatii de birou si administrative, organizarea ergonomica a muncii (treapta superioara a organizarii stiintifice) in birou adauga acestui obiectiv cresterea confortului, sigurantei si satisfactiei lucratorului. Daca prima se concentreaza asupra productivitatii, cea de-a doua are in vedere in primul rand OMUL.
Informatizarea muncii de birou se prezinta sub numele generic de birotica. Acest domeniu al informaticii studiaza tehnicile, conceptele informatice si produsele soft care asigura automatizarea activitatilor de birou. Aceste operatii se refera la: prelucrari elementare de date, editari de documente, reprezentari grafice, prelucrari multimedia, ca si la mijloacele moderne de stocare si transmitere a informatiilor, care pot include secvente multimedia.
Birotica utilizeaza tehnologii moderne din domeniile electronicii, comunicatiilor si informaticii. Se folosesc produse soft (procesoare de texte, tabele, formule, imagini, sunete, sisteme de analiza statistica si predictie etc.), realizate prin metode de programare moderne, incluzand tehnici de inteligenta artificiala.
Birotica a fost definita de autorii francezi Humbert Lesca si Jean-Louis Peaucelle (1988) ca "ansamblul de tehnici si mijloace tinzand spre automatizarea activitatilor de birou, in principal a prelucrarii si comunicarii cuvantului, textelor si imaginii". Dupa Philippe Vuitton si Michel Desaigne, birotica reprezinta un ansamblu de tehnici pentru gestionarea informatiei si comunicatiilor intre organizatii. Aceste tehnici, bazate pe principii informatice generale si de transmitere a datelor, asigura, prin mijloace electronice, functii de analiza, clasare si ordonare a datelor, aranjare in pagina a textelor, pregatire a documentelor si a corespondentei electronice, interogare si consultare la distanta, vizualizare grafica.
Denumirea domeniului a fost introdusa in limba franceza de P. Berger si L. Nauges, dupa Conventia Informatica din anul 1976, pentru a traduce sintagma engleza "office automation", prin combinarea cuvintelor bureau si automatique, din care a rezultat bureautique. Termenul, preluat si in limba romana, sugereaza obiectivul de automatizare a activitatii de birou prin tehnici informatice de memorare, prelucrare si transmitere a informatiei.
Asadar, birotica a aparut din necesitatea introducerii tehnologiilor informationale si tehnicii de calcul in birouri in scopul eficientizarii muncii de birou. Aceasta integrare a devenit posibila o data cu raspandirea pe scara larga a microcalculatoarelor de tip PC si a conectarii lor in retele de calculatoare, datorata accesibilitatii si costului relativ redus.
Munca de birou este caracterizata prin:
predominanta proceselor informationale si decizionale, bazate pe analize pertinente;
ponderea importanta a comunicarii de informatii si decizii.
Comunicarea se poate realiza:
oral, prin dialog direct, sub forma de convorbiri la distanta, mediate de retelele de telecomunicatii, eventual in grup sau convorbiri intre birourile aceleiasi organizatii, mediate de retele telefonice sau interfonice;
scris, intr-o varietate de forme (documente clasice, legislative, acte decizionale, rapoarte, cereri, sesizari, contracte, documente de plan, evidenta contabila, fiscala sau sociala, schite, desene de specialitate, grafice etc.).
Dezvoltarea rapida a tehnologiilor de prelucrare a informatiei a transformat munca prin cresterea ponderii proceselor informationale. In marile unitati economice, prin introducerea dispozitivelor automate rezultate mai ales din cercetarile de robotica, scade din ce in ce mai mult ponderea muncii fizice. Astfel, muncitorul tinde sa devina un operator al sistemelor automat de productie iar functionarul - un utilizator direct al sistemelor informatice de birou, cu acces la mijloacele moderne de comunicare.
Dependenta societatii umane de informatii, de prelucrarea si transmiterea lor a inceput sa se dezvolte conceptul de "societate informationala". In aproape toate tarile lumii au aparut programe concrete care au ca obiectiv informatizarea si dezvoltarea societatii informationale.
Efectele informatizarii societatii constau in:
diminuarea efortului fizic si prelucrarii manuale a informatiilor;
diminuarea efortului intelectual solicitat de diversele operatii informationale;
reducerea timpului de prelucrare si transmitere a informatiei;
cresterea performantelor prelucrarii informatiei prin exactitate, viteza de regasire, capacitate ridicata de stocare (pe suporturi magnetice);
scaderea, pe termen lung, a costului proceselor de analiza si decizie;
posibilitatea comunicarii si informarii (aproape) instantanee, independent de distantele geografice, cu avantaje evidente asupra tuturor domeniilor de activitate (educatie, cultura, management, marketing, productie, comert).
Un sistem informatic de birou reprezinta ansamblul de componente hardware si software integrate rational intr-o structura care contine un nucleu (sistem de calcul) pentru prelucrari complexe, echipamente periferice care permit stocarea si transmiterea datelor in forme diverse si interfete pentru aceste tipuri de periferice.
Sistemele informatice de birou pot fi privite ca fiind integrate in sistemul informational al unitatii/firmei din care fac parte. Acest sistem informational poate fi privit modular, intr-o conceptie sistemica, ca fiind format din componente corespunzatoare sistemelor informatice de birou, sistemelor informatice profesionale, modul decizional, modul operational si de comunicatii (interne si externe sistemului informational, pentru integrarea sa in mediul social economic).
Deciziile si reglementarile provenite din zona decizionala a sistemului informational vor fi preluate, prelucrate si transmise (prin subsistemele informatic, birotic si de comunicatii interne) compartimentelor de executie din modulul operational. Acesta din urma poate cuprinde sistemele: de productie sau de profil, comercial, financiar-contabil, de personal, de cercetare-dezvoltare etc. Informatiile referitoare la activitatile din cadrul subsistemelor de executie (operationale) vor fi selectate, analizate si transmise intr-o forma adecvata catre modulul decizional (de conducere a unitatii). Totalitatea acestor transmiteri de informatii formeaza fluxurile informational-decizionale ale sistemului studiat.
Din punctul de vedere al legaturilor cu exteriorul, sistemul informational realizeaza, prin intermediul sistemului de comunicatii externe, o integrare in mediul social economic. Astfel, se stabilesc relatii cu: organe financiare si bancare, organizatii de stat sau private, organe ierarhic superioare si subordonate (filiale, agentii), parteneri de afaceri, furnizori, clienti, actionari, public. Performantele sistemelor de comunicatie moderne (telecomunicatii asistate de calculator) sunt importante pentru calitatea acestor relatii de comunicare externa.
Sistemele informatice de birou prezinta urmatoarele functii:
a) Functia de introducere a informatiei in sistem se refera la urmatoarele tipuri de preluare a informatiei:
prin introducere manuala a datelor si textelor, inregistrare cu echipamente adecvate a sunetului si imaginii sau prin preluare din fisiere deja create;
dintr-o retea locala de date (cu acordul detinatorului, daca este cazul);
din retele de comunicatii (nationale sau internationale, publice sau private) - in acest caz trebuie sa existe dreptul de folosire a acelor informatii.
b) Functia de memorare si regasire a informatiei se refera la stocarea informatiei in cadrul sistemului si posibilitatea de a o accesa ulterior pentru diverse prelucrari sau doar ca raspuns la interogari efectuate asupra colectiei de date din sistem (gasirea unor informatii care raspund la anumite cerinte).
c) Functia de prelucrare a informatiei se refera la:
operatii de pregatire a datelor pentru prelucrare
conversii ale informatiilor din forma analogica in forma digitala efectuate la introducerea datelor in sistemul informatic (conversii de intrare) si conversii din forma digitala in forma analogica efectuate la extragerea unor date din sistemul informatic (conversii de iesire). Primul tip de conversie compatibilizeaza datele cu prelucrarile din interiorul sistemului informatic iar al doilea tip - cu echipamentele analogice de inregistrare, redare sau transmitere de informatie audio-vizuala;
conversiile de suport se refera la transferul informatiilor de pe un tip de suport (magnetic, optic, grafic etc.) pe altul pentru a facilita anumite prelucrari;
duplicari (legate mai ales de securitatea datelor) - copierea informatiei pe acelasi tip de suport
operatii de prelucrare propriu-zisa
crearea si incarcarea bazei informationale a sistemului birotic se refera la tehnicile prin care se structureaza datele in colectia de date a sistemului birotic - uzual, sub forma de baza de date si se incarca aceasta baza de date prin metodele prezentate;
operatii asupra datelor referitoare la forma lor (operatii specifice pentru texte, documente, imagini) sau la continutul lor (comparatii, ordonari etc.);
consultarea bazei informationale cu ajutorul unor produse soft specifice se refera in principal la cautarea datelor care indeplinesc anumite criterii (raspund unor cerinte). Aceasta operatie se numeste uzual interogarea bazei de date. Operatii de consultare mai complexe pot genera situatii sau rapoarte. Este important ca asemenea raspunsuri sa fie obtinute intr-un timp cat mai scurt (daca este posibil, in timp real), pentru a putea fi eventual transmise mai departe intr-o retea de calculatoare;
actualizarea bazei informationale prin: introducere de informatii noi, eliminarea celor inutile, modificarea datelor existente pentru a reflecta o realitate in schimbare;
formatarea rezultatelor intr-un mod convenabil. Rezultatele prelucrarii datelor se pot obtine sub forma de rapoarte care uzual se tiparesc la imprimanta. Forma rezultatelor trebuie sa fie sugestiva si convenabila pentru utilizatorii sistemului informatic; in acest sens, se folosesc frecvent imagini si reprezentari grafice ale datelor.
d) Functia de extragere a informatiei din sistem - rezultatele trebuie sa raspunda, din punct de vedere semantic, cerintelor sau solicitarilor formulate. Modul de extragere a rezultatelor din sistemul birotic este influentat de:
natura informatiei transferate prin dispozitivele de iesire: date, texte, secvente sonore, vizuale sau combinatii ale acestora;
alegerea unui mijloc de comunicare a rezultatelor potrivit pentru beneficiarul lor.
In interiorul sistemului birotic, rezultatele se pot vizualiza prin consultare directa la una din statiile retelei locale, prin consultarea informatiilor tiparite la imprimanta, plotter sau eventual redate de un periferic multimedia (pentru sunete si imagini). Daca sunt relevante pentru procesarile ulterioare, rezultatele se pot pastra in baza informationala pe suporturi magnetice sau in arhiva electronica.
Comunicarea in afara sistemului birotic, catre parteneri de afaceri, institutii de stat, actionari, public etc., se realizeaza prin transmisie (uzual digitala) de date (documente, informatii multimedia etc.) cu ajutorul unor retele de comunicatii (retele de calculatoare sau retele de telecomunicatii publice sau private, nationale sau internationale (telex, telefon, telefax, teleconferinte, videoconferinte etc.).
e) Functia de comanda si control se refera la dirijarea sistemului, la reglarea functionarii lui. Se urmaresc:
alocarea optima a resurselor formate din echipamente fizice, produse soft si baza informationala;
controlul proceselor de introducere, prelucrare si extragere a informatiei.
