"Contabilitatea inventarierii patrimoniului"

ARGUMENT

Am ales tema inventarierii patrimoniului deoarece are un rol important in contabilitatea oricarei societati comerciale.

Inventarierea reprezinta mijlocul principal prin care se constata situatia reala a patrimoniului si compararea datelor obtinute pe aceasta cale cu datele contabilitatii.

Inventarierea constituie un mijloc de control si verificare asupra integritatii mijloacelor economice, a bunei gospodariri a patrimoniului pentru intarirea gestiunii economice. Cu aceasta ocazie se stabilesc raspunderile si masurile de recuperare a pagubelor produse asupra patrimoniului;

Inventarierea constituie baza de pornire pentru deschiderea si organizarea evidentei contabile la unitatile nou infiintate si este determinata de faptul ca intre datele contabilitatii si realitatea de pe teren pot sa apara anumite diferente,in plus sau in minus, chiar si in conditiile unei bune organizari a evidentei contabile, datorita mai multor cauze.

In capitolul I am scris despre SC "PROCOM DUAL" SRL, prezentand date generale despre intreprindere, obiectul sau de activitate, numarul de asociati, de angajati, spatiul pe care isi desfasoara activitatea aceasta societate, precum si structura sa organizatorica si norme privind protectia muncii.

In cel de-al II-lea capitol am prezentat teoretic contabilitatea inventarierii patrimoniului unei societati comerciale.

In ultimul capitol am facut un studiu de caz privind contabilitatea de inventariere la SC "PROCOM DUAL" SRL.

Pentru a incheia, am tras concluziile reiesite din aceasta lucrare si am adaugat cateva propuneri pentru a desfasura o activitate mai profitabila decat este aceasta firma.

CAPITOLUL I: PREZENTAREA

SC "PROCOM DUAL" SRL

1.1.         Date generale privind SC "PROCOM DUAL" SRL

Societatea "PROCOM DUAL" S.R.L. are sediul in Constanta, str. Cpt. Papadopol, nr. 14, si este inregistrata la Registrul Camerei de Comert cu nr. J13/2356/1990, Cod Unic de inregistrare R5873383. Aceasta este o societate cu raspundere limitata, infiintata in martie 1990, cu un numar de 6 angajati.

Capitalul social subscris si varsat al intreprinderii este de 36000 RON, reprezentand echivalentul a 360 parti sociale, cei doi actionari avand cate 180 parti sociale fiecare.

Principalul obiect de activitate il reprezinta fabricarea de ambalaje din polietilena de joasa densitate(LDPE) si inalta densitate(HDPE) si polipropilena (PP), pecum si comercializarea urmatoarelor produse:

ambalaje din LDPE si HDPE: sacose si pungi neimprimate sau imprimate in 1-4 culori;

folie termocontractabila;

folie pentru agricultura;

saci LDPE si HDPE;

folie LDPE;

saci PP circulari, imprimati in 1-3 culori.

In afara acestor produse, societatea "PROCOM DUAL" comercializeaza si ingrasaminte chimice:

azotat de amoniu;

uree si nitrocalcar;

complexe NPK 20:20: 0

27:13: 0

15:15:15

25:25: 0;

Toate produsele sunt de o calitate superioara, certificate de "Societatea Romana pentru Asigurarea Calitatii" (SRAC) si de "The International Certification Network" (IQNET), fapt pentru care societatea se diferentiaza de celelalte intreprinderi de acelasi tip.

Dotari comerciale ale firmei:

Cand a fost infiintata, societatea avea 1 extruder si 1 sudeza (masina de confectionat saci,pungi). In prezent, intreprinderea are:

Pentru prelucrarea polietilenei de joasa densitate si de inalta densitate:

5 extrudere cu diametrul 60;

1 extruder cu diametrul 55;

1 extruder cu diametrul 120;

4 masini de confectionat si sudat saci, pungi, sacose;

masina de imprimat in 4 culori;

masina de reciclat deseuri de productie.

Linia tehnologica pentru productie saci PP este fomata din:

1 extruder bobinator;

22 razboaie de tesut circulare;

banda de taiat si cusut saci PP;

2 masini de imprimat saci PP;

presa balotat;

linie de reciclat deseuri.

S.C. "PROCOM DUAL" S.R.L. isi desfasoara activitatea in spatii proprii: hale industriale in suprafata de 3500 mp, teren liber de constructii de 1500 mp si 5 autocamioane pentru transportul materiilor prime, marfurilor si produselor finite.

Formele de vanzare folosite:

Vanzarea se face direct, prin stabilirea contactului intre client si produse; vanzarea cu acordare de reduceri comenzilor mari pentru cresterea vanzarilor.

Pentru cantitatile mai mari de 1 tona intrepriderea asigura transportul in judet iar pentru cele de peste 7 tone, in tara.

Plata se face direct, prin viramente bancare, fie cu suma integrala, in rate sau o parte a sumei si compensarea celeilalte astfel: prin utilaje, piese de schimb sau ingrasaminte decare are nevoie societate.

Promovarea produselor:

Se realizeaza prin pliante, aparitia in "Pagini Aurii" si in alte pagini nationale. Informatii despre S.C. "PROCOM DUAL"S.R.L. se mai pot afla de la numeral de telefon: 0241/ 626320; 0722/ 374765; 0722/ 374715; la e-mail : office@procomdual.ro sau la www.procomdual.ro .

Societatea a fost constituita cu capital integral privat autohton, dar pe parcursul anilor a solicitat credite bancare la diferite banci, dintre care amintim: "Banca Comerciala Romana", "Banca Romana pentru Dezvoltare". Permanent, tot profitul a fost reinvestit anual in tehnologie, in spatii de productie si mijloace de transport.

Caracterizarea in detaliu a pietei:

Clientii intreprinderii sunt numai persoanele juridice. Cei mai importanti clienti ai SC "PROCOM DUAL" sunt:

SC "AZOMURES" SA din Targu-Mures;

SC "AMONIL" SA din Slobozia;

SC "DOBROGEA GRUP" SA din Constanta;

SC "TEC ROMANIA" SRL din Agigea;

SCDA din Valu lui Traian; precum si intreprinderi ca:

SC "FIBREX NYLON" SA din Piatra Neamt;

SC "UNIPLAST" SRL din Focsani;

SC "COMAT" SA din Constanta.

Pentru intreprinderile ce produc ingrasaminte chimice (AZOMURES, de exemplu) sunt vanduti saci PP(de rafie) si folii pentru ambalarea acestora, iar pentru celelalte firme comercializeaza pungi, sacose, chiar si pentru ambalarea produselor alimentare.

Concurentii sunt reprezentati de toate firmele cu acelasi tip de activitate:

SC "ROMTEXTIL" SA din Constanta;

SC "PLASTEX" SA din Tulcea;

SC "ARCA" SRL din Iasi;

SC "UNIPLAST" din Focsani.

Prin calitatea asigurata, preturile avantajoase si reducerile oferite la cumpararea unor cantitati mai mari de produse, societatea reuseste sa se impuna pe piata in fata celorlalti concurenti.

Principalii furnizori ai societatii sunt:

SNP PETROM ARPECHIM;

SC "ROMPETROL PETROCHEMICALS" SRL - furnizori de materii prime: polietilena, de joasa densitate si inalta densitate, si polipropilena,ambulate in saci de 25 kg;

SC "ROMCOLOR 2000" SA - furnizor de coloranti;

SC "IULDORA" SRL - furnizor de clisee pentru imprimat pungi si saci;

SC "ROMARD" SRL;

SC "ELECTRO DOVIS" SRL;

BCD INTERMED - furnizori de piese pentru intretinerea utilajelor;

RADET Constanta - distribuitor de energie termica.

Odata cu trecerea anilor, societatea a cunoscut o evolutie remarcabila, intrucat in anul 1990 firma avea o capacitate de prelucrare de 10 to/an iar in prezent produce in decursul unei singure luni:

50 to HDPE;

250 to LDPE;

120 to PP.

Structura personalului:

Structura personalului este una complexa, intrucat angajatii firmei au mai multe functii:

in atelierul LDPE, HDPE se gasesc 1 sef de productie si 12 operatori;

in atelierul PP se gasesc 1 sef de productie, 3 mecanici, 18 operatori si 18 tesatoare;

in atelierul mecanic sunt 1 sudor si 1 electrician de intretinere;

in atelierul de reciclare a deseurilor din folie (din productia proprie) se afla 3 operatori.

firma dispune si de 5 soferi si 1 reprezentant de vanzari.

Grafice evolutive din perioada 2004- 2006

1. Productia medie pe luna de PP, LDPE, HDPE:

2. Evolutia numarului de angajati:

1.2.         Structura organizatorica a SC "PROCOM DUAL" SRL

1.3. Norme de protectie a muncii

Dispozitii generale

(1) Protectia muncii constituie un ansamblu de activitati institutionalizate avand ca scop asigurarea celor mai bune conditii in desfasurarea procesului de munca, apararea vietii, integritatii corporale si sanatatii salariatilor si a altor persoane participante la procesul de munca.
(2) Normele de protectie a muncii stabilite prin prezenta lege reprezinta un sistem unitar de masuri si reguli aplicabile tuturor participantilor la procesul de munca.
(3) Activitatea de protectie a muncii asigura aplicarea criteriilor ergonomice pentru imbunatatirea conditiilor de munca si pentru reducerea efortului fizic, precum si masuri adecvate pentru munca femeilor si a tinerilor.

Echipamentele tehnice, echipamentul individual de protectie si de lucru, alimentatia de protectie si materialele igienico-sanitare

(1) In sensul prezentei legi, sunt echipamente tehnice: masinile, utilajele, instalatiile, aparatura, dispozitivele, uneltele si alte mijloace asemanatoare necesare in procesul muncii.
(2) Echipamentele tehnice trebuie sa corespunda prevederilor din normele, standardele si din alte reglementari referitoare la protectia muncii si sa nu prezinte pericol pentru sanatatea sau viata salariatilor, a persoanelor aflate in unitate in interes de serviciu sau a altor persoane pentru care se asigura protectia muncii potrivit prevederilor art. 3.
(3) Echipamentele tehnice din productia interna si din import trebuie sa fie dotate cu aparatura de masura si control al parametrilor tehnologici, precum si de prevenire si avertizare a starilor de pericol.
(4) Echipamentele tehnice pot fi fabricate, importate, comercializate si utilizate numai daca indeplinesc conditiile de protectie a muncii certificate de organisme recunoscute de Ministerul Muncii si Protectiei Sociale.

Obligatii privind realizarea masurilor de protectie a muncii (1) In vederea asigurarii conditiilor de protectie a muncii si pentru prevenirea accidentelor de munca si a bolilor profesionale, conducerea persoanei juridice, precum si persoana fizica au urmatoarele obligatii:
a) sa adopte, din faza de cercetare, proiectare si executie a constructiilor, a echipamentelor tehnice, precum si la elaborarea tehnologiilor de fabricatie, solutii conforme normelor de protectie a muncii, prin a caror aplicare sa fie eliminate riscurile de accidentare si de imbolnavire profesionala a salariatilor si a altor persoane participante la procesul de munca;
b) sa solicite inspectoratului teritorial de munca autorizarea functionarii unitatii din punct de vedere al protectiei muncii, sa mentina conditiile de lucru pentru care s-a obtinut autorizatia si sa ceara revizuirea acesteia in cazul modificarii conditiilor initiale in care a fost emisa;
c) sa stabileasca masurile tehnice, sanitare si organizatorice de protectie a muncii, corespunzator conditiilor de munca si factorilor de mediu specifici unitatii;
d) sa stabileasca pentru salariati si pentru ceilalti participanti la procesul de munca atributiile si raspunderea ce le revin in domeniul protectiei muncii, corespunzator functiilor exercitate;
e) sa elaboreze reguli proprii pentru aplicarea normelor de protectie a muncii, corespunzator conditiilor in care se defasoara activitatea la locurile de munca;
f) sa asigure si sa controleze, prin compartimente specializate sau prin personalul propriu, cunoasterea si aplicarea, de catre toti salariatii si participantii la procesul de munca, a masurilor tehnice, sanitare si organizatorice stabilite, precum si a prevederilor legale in domeniul protectiei muncii;
g) sa ia masuri pentru asigurarea de materiale necesare informarii si educarii salariatilor si participantilor la procesul de munca: afise, pliante, filme, diafilme si altele asemenea cu privire la protectia muncii;
h) sa asigure informarea fiecarei persoane, anterior angajarii in munca, asupra riscurilor la care aceasta este expusa la locul de munca, precum si asupra masurilor de prevenire necesare;
i) sa asigure, pe cheltuiala unitatii, instruirea, testarea si perfectionarea profesionala a persoanelor cu atributii in domeniul protectiei muncii;
Accidentele de munca si bolile profesionale

(1) In sensul prezentei legi, prin accident de munca se intelege vatamarea violenta a organismului, precum si intoxicatia acuta profesionala, care au loc in timpul procesului de munca sau in indeplinirea indatoririlor de serviciu, indiferent de natura juridica a contractului in baza caruia se desfasoara activitatea, si care provoaca incapacitate temporara de munca de cel putin 3 zile, invaliditate ori deces.
(2) Este, de asemenea, accident de munca:
a) accidentul survenit in timpul si pe traseul normal al deplasarii de la locul de munca la domiciliu si invers;
b) accidentul cauzat de activitati care nu au legatura cu procesul muncii, daca are loc la sediul persoanei juridice sau la adresa persoanei fizice, in calitate de angajator, ori in alt loc de munca organizat de acestia, in timpul programului de munca si nu se datoreaza culpei exclusive a accidentatului.
Raspunderea juridica

a)Incalcarea dispozitiilor legale privitoare la protectia muncii atrage raspunderea disciplinara, administrativa, materiala, civila sau penala, dupa caz, potrivit legii.
b)Neluarea vreuneia dintre masurile prevazute de dispozitiile legale referitoare la protectia muncii, de catre persoana care are indatorirea de a lua aceste masuri la locul de munca, daca prin aceasta se creeaza un pericol iminent de producere a unui accident de munca sau de imbolnavire profesionala, constituie infractiune si se pedepseste cu inchisoare de la 3 luni la 2 ani sau cu amenda.
c)Neluarea vreuneia dintre masurile prevazute de dispozitiile legale referitoare la protectia muncii, de catre persoana care are indatorirea de a lua aceste masuri la locurile de munca ce prezinta un pericol deosebit, daca prin aceasta se creeaza posibilitatea producerii unui accident de munca sau de imbolnavire profesionala, constituie infractiune si se pedepseste cu inchisoare de la 6 luni la 3 ani sau cu amenda.

CAPITOLUL II : CONTABILITATEA

INVENTARIERII PATRIMONIULUI

2.1. Notiunea, necesitatea, rolul si felurile inventarierii

2.2. Organizarea si efectuarea inventarierii

2.3. Lista de inventariere

2.1. Notiunea, necesitatea, rolul si felurile inventarierii

Contabilitatea, ca principal instrument al conducerii, trebuie sa asigure informatii reale asupra activitatii unitatii patrimoniale, in vederea adoptarii de decizii fundamentate din punct de vedere stiintific. Pentru realizarea acestui obiectiv, o conditie fundamentala o reprezinta concordanta deplina care trebuie sa existe intre datele inregistrate in conturi si realitatea faptica existenta in unitate.

Mijlocul principal prin care se constata situatia reala a patrimoniului si compararea datelor obtinute pe aceasta cale cu datele contabilitatii, il reprezinta inventarierea.

Inventarierea este un procedeu al metodei contabilitatii, comun si altor stiinte economice, care reprezinta ansamblul operatiunilor prin care se constata existenta cantitativa si valorica sau numai valorica, dupa caz, a elementelor de activ si de pasiv aflate in patrimoniul unitatii la data la care aceasta se efectueaza.

Toate aceste operatii se efectueaza cu scopul evaluarii elementelor inventariate si punerii de acord a datelor contabilitatii cu realitatea faptica constatata.

Necesitatea inventarierii patrimoniului unitatilor se explica prin importanta deosebita pe care o prezinta pentru activitatea practica a acestora.

In primul rand, ea constituie baza de pornire pentru deschiderea si organizarea evidentei operative si contabile la unitatile patrimoniale nou infiintate.

La inceputul activitatii, inventarierea are ca obiect principal stabilirea si evaluarea elementelor patrimoniale care constituie aporturile in natura si/sau in bani ale asociatilor/actionarilor sau intreprinzatorului particular, in functie de forma de organizare a unitatii economice.

In al doilea rand, in decursul exercitiului, ea este determinata de faptul ca intre datele contabilitatii si realitatea de pe teren pot sa apara anumite diferente, in plus sau in minus, chiar si in conditiile unei bune organizari a evidentei operative si contabile, datorita mai multor cauze dintre care mentionam:

modificari intervenite la elementele patrimoniale ale unitatii, fie ca urmare a unor cauze naturale (cum sunt: uscarea, evaporarea, scaderea in greutate etc.), fie datorita unor cauze subiective (ca de exemplu: masurari inexacte; sustrageri de mijloace economice);

neintocmirea sau intocmirea defectuoasa a unor documente;

neinregistrarea sau inregistrarea gresita in conturi a anumitor operatii;

- neglijenta si neatentia gestionarilor care gestioneaza bunurile si valorile economice.

Rolul inventarierii se manifesta pe mai multe directii si anume:

- inventarierea este un mijloc de realizare a concordantei datelor contabilitatii si a celorlalte forme de evidenta economica cu realitatea obiectiva pe care o reprezinta;

- constituie un mijloc de control si verificare asupra integritatii mijloacelor economice, a bunei gospodariri a patrimoniului pentru intarirea gestiunii economice. Cu aceasta ocazie se stabilesc raspunderile si masurile de recuperare a pagubelor produse asupra patrimoniului;

- inventarierea contribuie la mobilizarea resurselor interne prin aceea ca permite identificarea valorilor materiale fara miscare, neutilizabile sau degradate, a produselor si marfurilor greu vandabile etc., si valorificarea acestora.

- constatarea deprecierilor provizorii (reversibile) bunurilor si valorilor economice, cu ocazia inventarierii, sta la baza constituirii si inregistrarii provizioanelor pentru deprecieri;

- prin inventariere se determina marimea unor indicatori economici cuprinsi in contabilitate. Pe aceasta baza are loc determinarea productiei neterminate care influenteaza calculul exact al costurilor si rezultatelor finale.

- inventarierea este o lucrare premergatoare, obligatorie, intocmirii bilantului contabil anual, contribuind la realizarea imaginii fidele a patrimoniului reprezentata prin bilant;

- inventarierea contribuie la respectarea disciplinei financiare si la desfasurarea normala a decontarilor, prin descoperirea creantelor neincasate, respectiv, a datoriilor neplatite la timp;

- pe baza inventarierii se pot obtine o serie de concluzii pentru imbunatatirea organizarii contabilitatii curente, a evidentei operative a stocurilor, a controlului gestionar etc.

Obiectul inventarierii il constituie intregul patrimoniu, adica toate elementele de activ si pasiv de care dispune unitatea patrimoniala, in momentul efectuarii inventarierii.

In teoria si practica de contabilitate, inventarierea se clasifica dupa mai multe criterii:

1.     Din punct de vedere al perioadei cand se efectueaza, inventarierea este:

anuala;

periodica.

Inventarierea anuala a elementelor patrimoniale se face, de regula, cu ocazia incheierii exercitiului financiar, avandu-se in vedere si specificul activitatii unitatii economice.

Inventarierea periodica se face la alte intervale de timp mai mici, sau mai mari, decat anul calendaristic. De exemplu, casa si alte valori gestionate in casieria unitatii se inventariaza cel putin odata pe luna, de catre contabilul sef sau alta persoana desemnata in acest scop, marfurile si ambalajele la unitatile comerciale cu amanuntul se inventariaza de doua ori pe an, vagoanele de cale ferata o data la cinci ani.

2.     Din punct de vedere sferei de cuprindere, inventarierea poate fi:

generala;

partiala.

Inventarierea generala cuprinde intregul patrimoniu, adica toate elementele patrimoniale ale unitatii, precum si toate bunurile detinute, cu orice titlu, apartinand altor persoane juridice sau fizice.

Potrivit prevederilor Legii contabilitatii nr. 82/1991, republicata si Ordinului Ministrului Finantelor nr. 2388/XII.1995, pentru aprobarea Normelor privind organizarea si efectuarea inventarierii, inventarierea generala se efectueaza: la inceputul activitatii, cel putin o data pe an obligatoriu, cu ocazia inchiderii exercitiului financiar, pe parcursul functionarii sale, in cazul fuzionarii, divizarii sau incetarii activitatii, precum si in alte situatii prevazute de lege.

Inventarierea partiala cuprinde numai anumite elemente patrimoniale sau numai anumite gestiuni si are, de regula, caracter ocazional. Ea se efectueaza in urmatoarele situatii:

a) in cazul modificarii preturilor;

b) la cererea organelor de control, cu prilejul efectuarii controlului sau a altor organe prevazute de lege;

c) ori de cate ori sunt indicii ca exista lipsuri sau plusuri in gestiune care nu pot fi stabilite cert decat prin inventariere;

d) ori de cate ori intervine o predare - primire de gestiune;

e) cu prilejul reorganizarii gestiunilor;

f) ca urmare a calamitatilor naturale sau a unor cazuri de forta majora.

Conform reglementarilor art. 8 al. (2) din Legea contabilitatii, Ministerul Finantelor poate aproba, pentru institutiile publice, exceptii de la regula inventarierii obligatorii anuale, la solicitarea justificata a unitatii patrimoniale, cu avizul directiilor generale ale finantelor publice si controlului financiar de stat judetene, respectiv a municipiului Bucuresti.

In cazul in care in situatiile mentionate anterior sunt inventariate toate elementele patrimoniale dintr-o gestiune, aceasta poate tine loc de inventariere anuala, cu aprobarea administratorului, a ordonatorului de credite sau a persoanei care are obligatia gestionarii patrimoniului. In registrul inventar se va cuprinde valoarea stocurilor faptice inventariate si inscrise in listele de inventariere (cod 14-3-12, 14-3-12/a si 14-3-12/b), actualizate cu intrarile si iesirile de bunuri din perioada cuprinsa intre data inventarierii si data de 31 decembrie.

 3. Dupa natura elementelor supuse inventarierii se disting:

Inventarierea mijloacelor materiale si banesti, adica: imobilizari corporale, elemente patrimoniale de natura stocurilor (materii prime, materiale consumabile, marfuri), titluri de valoare, disponibilitati, etc. Verificarea acestora se face prin constatare faptica si cantitativa, iar in cazul disponibilitatilor in conturi la banci se face pe baza de documente (extrasul de cont).

Inventarierea productiei neterminate se efectueaza, fie prin constatare faptica la sfarsitul perioadei, fie prin metoda contabila.

Inventarierea creantelor (clienti, debitori interni si externi), respectiv a datoriilor (furnizori, etc.) se face pe baza de documente si punctaje cu persoanele juridice sau fizice partenere. Acestea se concretizeaza in situatii in care se inscriu facturile sau alte documente de decontare cu referire la: numarul si data lor, valoarea care urmeaza sa se incaseze sau sa se plateasca, dupa caz, precum si termenele de decontare.

4. Dupa rolul pe care il are inventarierea in activitatea practica a unitatii patrimoniale:

Inventarierea de control a gestiunii, ce reprezinta, de fapt, o forma a controlului gestionar asupra modului de gospodarire a bunurilor materiale si valorilor banesti.

Inventarierea de predare - primire a gestiunii, constituie o operatiune obligatorie in cazul infiintarii unei gestiuni sau schimbarii unui gestionar.

Inventarierea ca operatiune premergatoare intocmirii bilantului contabil anual al unitatii patrimoniale, care are ca scop verificarea concordantei dintre realitatea faptica si datele inregistrate in contabilitate.

In desfasurarea inventarierii trebuie sa se respecte anumite conditii cu caracter de principii, care conduc la cresterea eficientei inventarierii, printre care mentionam:

- Stabilirea cu anticipatie a elementelor supuse inventarierii, a limitelor de extindere a acesteia asupra patrimoniului. Ele se stabilesc, in functie de specificul activitatii, in cadrul unui plan al inventarierii, de catre conducatorul compartimentului financiar contabil, aprobat de conducerea unitatii si au la baza obiectivele urmarite prin inventarierea patrimoniului;

- Comisiile de inventariere trebuie sa aiba o componenta care sa asigure buna desfasurare a operatiunilor de inventariere. In acest sens, se are in vedere aspectul pregatirii profesionale (economice si tehnice) a membrilor ei cu respectarea, in acelasi timp, a principiului incompatibilitatii inventarierii de catre gestionar (el nu face parte din comisie, dar participa efectiv la realizarea ei);

- Inventarierea trebuie sa se efectueze intr-un timp cat mai scurt in asa fel incat sa nu impiedice desfasurarea normala a activitatii economice, de productie, de comercializare, etc;

- Inventarierea sa se execute corect, iar in cazul mijloacelor materiale si banesti verificarea sa se faca prin constatare directa a acestor elemente. Inventarierea valorilor materiale se face la locul de depozitare si pastrare;

- Pentru evitarea incercarilor de acoperire a eventualelor lipsuri din gestiune sau de sustragere a plusurilor, trebuie sa se respecte caracterul inopinat al acestei operatiuni pastrandu-se secretul asupra datei ei. 

2.2. Organizarea si efectuarea inventarierii

Organizarea si efectuarea inventarierii patrimoniului, de catre regiile autonome, societatile comerciale, institutiile publice, unitatile cooperatiste, asociatiile si celelalte persoane juridice, precum si persoanele fizice care au calitatea de comerciant, este standardizata la nivel national si este reglementata prin acte normative.

In temeiul prevederilor Legii nr. 82/1991, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare, unitatile au obligatia sa efectueze inventarierea generala a elementelor de activ si de pasiv detinute la inceputul activitatii, cel putin o data pe an pe parcursul functionarii lor, in cazul fuziunii sau incetarii activitatii, precum si in urmatoarele situatii:

a) la cererea organelor de control, cu prilejul efectuarii controlului, sau a altor organe prevazute de lege;

b) ori de cate ori sunt indicii ca exista lipsuri sau plusuri in gestiune, care nu pot fi stabilite cert decat prin inventariere;

c) ori de cate ori intervine o predare-primire de gestiune;

d) cu prilejul reorganizarii gestiunilor;

e) ca urmare a calamitatilor naturale sau a unor cazuri de forta majora;

f) in alte cazuri prevazute de lege. In cazul in care, in situatiile enumerate mai sus, sunt inventariate toate elementele de activ dintr-o gestiune, aceasta poate tine loc de inventariere anuala, cu aprobarea administratorului, a ordonatorului de credite sau a persoanei care are obligatia gestionarii elementeloractiv si de pasiv, cu respectarea prevederilor pct. 5 alin. 3.

Raspunderea pentru buna organizare a lucrarilor de inventariere revine administratorului (conducatorului unitatii), ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligatia gestionarii patrimoniului.

Din punct de vedere metodologic, etapele inventarierii sunt aceleasi, indiferent de obiectul activitatii unitatii si de natura elementelor patrimoniale care se inventariaza.

Avand in vedere ordinea si succesiunea de realizare, precum si natura lucrarilor ce se efectueaza, inventarierea patrimoniului presupune urmatoarele etape:

pregatirea inventarierii;

inventarierea propriu-zisa;

evaluarea si stabilirea rezultatelor inventarierii;

inregistrarea in contabilitate a rezultatelor definitive ale inventarierii.

Pregatirea inventarierii se refera la masuri cu caracter organizatoric si contabil care sa asigure desfasurarea in bune conditiuni a celorlalte etape care se succed.

Mai intai, se constituie comisia de inventariere prin decizie scrisa, semnata de conducatorul unitatii patrimoniale si de conducatorul compartimentului financiar-contabil. Se efectueaza instructajul membrilor acesteia (asupra modului de organizare si desfasurare a inventarierii, tehnicii de lucru sau procedeelor folosite, a modului de completare a listelor de inventariere). Comisia este formata din cel putin doua persoane, cu pregatire corespunzatoare economica si tehnica, care sa asigure efectuarea corecta si la timp a inventarierii patrimoniului, inclusiv evaluarea elementelor patrimoniale. Acolo unde este cazul, comisiile sunt coordonate de o comisie centrala. La lucrarile de inventariere trebuie sa participe intreaga comisie de inventariere. Membrii comisiilor de inventariere nu pot fi inlocuiti decat in cazuri bine justificate si numai prin decizie scrisa, emisa de persoanele care i-au numit.

Nu pot face parte din comisiile de inventariere: gestionarii depozitelor si magazinelor; seful compartimentului supus inventarierii; contabilii care tin evidenta gestiunilor respective, cu exceptia unitatilor mici.

Tot sub aspect organizatoric, se iau masuri pentru crearea conditiilor corespunzatoare de lucru comisiei (comisiilor) de inventariere prin:

- stabilirea elementelor patrimoniale care se inventariaza si ordinea in care se efectueaza inventarierea acestora;

- asigurarea personalului necesar pentru manipularea valorilor materiale care se inventariaza, respectiv pentru sortare, asezare, cantarire, masurare, numarare etc.;

- tinerea la zi a evidentei tehnico-operative la gestiuni si a celei contabile si efectuarea confruntarii datelor din aceste evidente;

- sortarea, gruparea obiectelor, codificarea acestora,intocmirea etichetelor de raft, separarea bunurilor deteriorate de cele in stare buna;

participarea intregii comisii de inventariere la lucrarile de inventariere

- asigurarea aparatelor si instrumentelor adecvate si in numar suficient pentru masurare, cantarire etc., a mijloacelor necesare identificarii (cataloage, mostre, etc.), precum si a formularelor si rechizitelor necesare;

- dotarea comisiilor de inventariere cu mijloace tehnice de calcul si de sigilare a spatiilor inventariate; asigurarea protectiei membrilor comisiei de inventariere in conformitate cu normele de protectie a muncii;

- dotarea gestiunilor (magazine, depozite etc.) cu doua randuri de incuietori diferite.

Din punct de vedere contabil se iau masuri de inregistrare la zi in evidenta tehnico-operativa (fisele de magazie) organizata la gestiuni, precum si in contabilitatea sintetica si analitica, a tuturor documentelor pana la data la care se face inventarierea, stabilindu-se soldurile in fisele sintetice si analitice ale conturilor respective.

Inventarierea propriu-zisa se realizeaza la locurile de pastrare sau depozitare.

Inainte de inceperea operatiunii de inventariere, comisia de inventariere ia o declaratie scrisa de la gestionar din care sa rezulte daca:

- gestioneaza valori materiale si in alte locuri de depozitare;

- are bunuri in gestiune apartinand tertilor, primite cu sau fara documente;

- are plusuri sau lipsuri in gestiune despre a caror cantitate sau valoare are cunostinta;

- are valori materiale nereceptionate sau care trebuie livrate, pentru care s-au intocmit documentele aferente;

- a primit sau eliberat valori materiale fara documente legale;

- detine numerar sau alte hartii de valoare rezultate din vanzarea bunurilor aflate in gestiunea sa;

- are documente de primire-eliberare care nu au fost operate in evidenta gestiunii sau care nu au fost predate la contabilitate.

De asemenea, gestionarul va mentiona, in declaratia scrisa, numarul si data ultimului document de intrare si de iesire a bunurilor in/din gestiune.

Declaratia trebuie sa contina data cand se intocmeste si semnatura gestionarului, acelei gestiuni care urmeaza sa fie inventariata, precum si semnaturile membrilor comisiei de inventariere, care atesta ca a fost data in prezenta acestora.

Daca bunurile supuse inventarierii, gestionate de catre o singura persoana, sunt depozitate in locuri diferite sau cand gestiunea are mai multe cai de acces, membrii comisiei care efectueaza inventarierea trebuie sa sigileze toate aceste locuri si caile lor de acces, cu exceptia locului in care a inceput inventarierea, care se sigileaza numai in cazul cand inventarierea nu se termina intr-o singura zi. La reluarea lucrarilor se verifica daca sigiliul este intact; in caz contrar, acest fapt se va consemna intr-un proces-verbal de constatare, care se semneaza de catre comisia de inventariere si de catre gestionar, luandu-se masurile corespunzatoare.

Stabilirea stocurilor faptice se face prin numarare, cantarire, masurare sau cubare, potrivit particularitatilor bunurilor. Fac exceptie de la aceasta regula, bunurile aflate in ambalaje originale intacte, care se desfac prin sondaj. Daca se inventariaza materiale sau marfuri voluminoase, a caror cantarire sau masurare este nerationala sau ar provoca pierderi, stocurile faptice ale acestora se stabilesc pe baza anumitor calcule tehnice (exemplu ciment, otel beton, produse de cariera si balastiera, materiale si produse agricole, etc.).

Bunurile cu grad mare de perisabilitate se inventariaza cu prioritate, fara a se stanjeni desfacerea imediata a acestora.

Pentru desfasurarea corespunzatoare a inventarierii este indicat, daca este posibil, sa se sisteze operatiunile de predare-primire a bunurilor supuse inventarierii. Pentru a nu se stanjeni procesul normal de primire sau livrare a bunurilor, operatiunile respective se pot efectua numai in prezenta comisiei de inventariere, care va mentiona pe documentele respective 'primit sau eliberat in timpul inventarierii'.

Bunurile degradate, greu vandabile, inutilizabile etc., se trec in liste separate. De asemenea, bunurile apartinand altor unitati (inchiriate, primite in regim de leasing, in custodie, in consignatie, pentru prelucrare) se inscriu in liste separate, iar o copie a acestor liste, se trimite in termen legal unitatilor patrimoniale carora le apartin bunurile respective, pentru confruntare.

Toate bunurile inventariate se inscriu in liste de inventariere (varianta simplificata, cod 14-1-2/b), care trebuie sa se intocmeasca pe locuri de depozitare, pe gestionari si pe categorii de bunuri cu caracteristicile respective. Continutul informational al acestui document se prezinta in continuare:

Unitatea.               Pag

Gestiunea

Lista de inventariere

Data----- ----- -------

Modul de efectuare al inventarierii, precum si datele tehnice care au stat la baza calculelor se mentioneaza in listele de inventariere.

Stabilirea lipsurilor si plusurilor de valori materiale constatate cu ocazia inventarierii se efectueaza in cadrul listei de inventariere centralizatoare (cod 14-3-12), prin preluarea din listele de inventariere, varianta simplificata, numai a pozitiilor cu diferente.

Documentele intocmite de comisia de inventariere raman in cadrul gestiunii inventariate, in fisete, casete, dulapuri, etc. incuiate si sigilate.

Listele de inventariere se semneaza, pe fiecare fila, de catre membrii comisiei de inventariere si de catre gestionar.

Pe ultima fila a listei de inventariere, gestionarul trebuie sa mentioneze daca toate valorile materiale si banesti din gestiune au fost inventariate si consemnate in listele de inventariere in prezenta sa. De asemenea, acesta mentioneaza daca are obiectii cu privire la modul de efectuare a inventarierii.

Trebuie mentionat faptul ca, in cazul elementelor patrimoniale pentru care au fost constituite provizioane pentru deprecieri (imobilizari corporale, elemente de natura stocurilor, titluri de plasament), in listele de inventariere centralizatoare se va inscrie valoarea contabila neta a acestora, care se compara cu valoarea lor actuala stabilita cu ocazia inventarierii.

Inventarierea elementelor patrimoniale ce nu reprezinta valori materiale se efectueaza prin prezentarea lor in situatii analitice distincte al caror total sa justifice soldul conturilor sintetice respective in care acestea sunt cuprinse si care se preiau in centralizatorul listelor de inventariere.

Pentru desfasurarea corespunzatoare a inventarierii este indicat, daca este posibil, sa se sisteze operatiunile de intrare-iesire a bunurilor supuse inventarierii, luandu-se din timp masurile corespunzatoare pentru a nu se stanjeni procesul normal de livrare sau de primire a bunurilor. Daca operatiunile de aprovizionare-livrare a bunurilor nu pot fi suspendate, se prevede crearea unei zone tampon in care sa se depoziteze bunurile primite in timpul inventarierii sau sa se permita expedieri la clienti, iar operatiunile respective se vor efectua numai in prezenta comisiei de inventariere, care va mentiona pe documentele respective 'primit in timpul inventarierii' sau 'eliberat in timpul inventarierii',dupa caz,in scopul evitarii inventarierii duble sau a omisiunilor.

Pe toata durata inventarierii, programul si perioada inventarierii vor fi afisate la loc vizibil.

Evaluarea si stabilirea rezultatelor inventarierii.

Evaluarea stocurilor faptice in listele de inventariere centralizatoare se face cu utilizand aceleasi preturi folosite la inregistrarea bunurilor in contabilitate.

Pentru stabilirea valorii de inventar (denumita valoare actuala), in vederea determinarii deprecierilor provizorii, pentru constituirea provizioanelor, evaluarea elementelor patrimoniale se face conform prevederilor din Legea contabilitatii (art. 9), astfel:

- bunurile de natura imobilizarilor, se evalueaza la valoarea ramasa neamortizata, cu exceptia celor constatate ca fiind depreciate, care se vor evalua la valoarea lor actuala (in functie de pretul pietei, starea lor fizica, precum si de utilitatea lor in cadrul unitatii);

-inventarierea imobilizarilor necorporale se efectueaza prin constatarea existentei si apartenentei acestora la unitatile detinatoare , iar in cazul brevetelor, licentelor, al know-how si al marcilor de fabrica este necesara dovedirea acestora pe baza titlurilor de proprietate.

-cladirile se inventariaza prin identificarea lor pe baza titlurilor de proprietate si a dosarului tehnic al acestora. Constructiile si echipamentele speciale cum sunt: retelele de energie electrica, termica, gaze, apa, canal, telecomunicatii, caile ferate si altele similare se inventariaza potrivit regulilor stabilite de detinatorii acestora.

-imobilizarile corporale care in perioada inventarierii se afla in afara unitatii (vapoare, locomotive, vagoane, avioane, autovehicule etc.), plecate in cursa de lunga durata, masinile de forta si utilajele energetice, masinile, utilajele si instalatiile de lucru,aparatele si instalatiile de masurare, control si reglare si mijloacele de transport date pentru reparatii in afara unitatii se inventariaza inaintea iesirii lor temporare din unitate sau prin confirmare scrisa de la unitatea unde acestea se gasesc.

-in listele de inventariere a imobilizarilor corporale si necorporale aflate in curs de executie se mentioneaza pentru fiecare obiect in parte, pe baza constatarii la fata locului: denumirea obiectului, descrierea amanuntita a stadiului in care se afla acesta, pe baza valorii din documentatia existenta (devize), precum si in functie de volumul lucrarilor realizate la data inventarierii. Materialele si utilajele primite de la beneficiari pentru montaj si neincorporate in lucrari se inventariaza separat.

-materiile prime, materialele, prefabricatele, piesele de schimb, semifabricatele etc., aflate la locurile de munca si nesupuse prelucrarii, nu se considera productie in curs de executie. Acestea se inventariaza separat si se repun in conturile din care provin, diminuandu-se cheltuielile, iar dupa terminarea inventarierii acestora se vor evidentia in conturile initiale de cheltuieli.

- stocurile si celelalte bunuri se evalueaza la valoarea actuala sau de utilitate a fiecarui element, denumita si valoare de inventar;

- bunurile depreciate, se evalueaza la valoarea de utilitate a fiecarui element, in functie de utilitatea bunului in unitate si de pretul pietei;

-creantele si datoriile se evalueaza la valoarea nominala

- creantele si datoriile incerte se evalueaza, de asemenea, la valoarea lor de utilitate, stabilita in functie de valoarea lor probabila de incasat, respectiv de plata: creantele si datoriile existente in valuta precum si disponibilitatile in devize se evalueaza la cursul de schimb la pietei valutare, comunicat de BNR in ultima zi a exercitiului.

-investitiile puse in functiune total sau partial, carora nu li s-au intocmit formele de inregistrare ca imobilizari corporale, se inscriu in liste de inventariere separate. De asemenea, lucrarile de investitii care nu se mai executa, fiind sistate sau abandonate, se inscriu in liste de inventariere separate, aratandu-se cauzele sistarii sau abandonarii, aprobarea de sistare sau abandonare si masurile ce se propun in legatura cu aceste lucrari.

- titlurile imobilizate se evalueaza la valoarea de utilitate, iar titlurile de plasament, la cursul mediu al ultimei luni din an sau la valoarea probabila de negociere, dupa caz.

-bunurile din domeniul public al statului si al unitatilor administrativ-teritoriale, date in administrare institutiilor publice si regiilor autonome potrivit legii, se inventariaza si se evidentiaza in mod distinct in cadrul acestor unitati.

-bunurile aflate asupra angajatilor la data inventarierii (echipament, cazarmament, scule, unelte etc.) se inventariaza si se trec in liste separate, specificandu-se persoanele care raspund de pastrarea lor. In cadrul evidentierii acestora pe formatii si locuri de munca, bunurile vor fi centralizate si comparate cu datele din evidenta tehnico-operativa,precum si cu cele din evidenta contabila.

-bunurile apartinand altor unitati (inchiriate, in leasing, in custodie, cu vanzare in consignatie, spre prelucrare etc.) se inventariaza si se inscriu in liste separate. Listele de inventariere pentru aceste bunuri vor contine informatii cu privire la numarul si data actului de predare-primire si ale documentului de livrare, precum si alte informatii utile.

- Listele de inventariere cuprinzand bunurile apartinand tertilor se trimit si persoanei fizice sau juridice, romane ori straine, dupa caz, careia ii apartin bunurile respective, in termen de cel mult 15 zile de la terminarea inventarierii, urmand ca proprietarul bunurilor sa comunice eventualele nepotriviri in termen de 5 zile de la primirea listelor de inventariere. Neconfirmarea in acest termen presupune recunoasterea exactitatii datelor inscrise in listele de inventariere.

In caz de nepotriviri, unitatea detinatoare este obligata sa clarifice situatia diferentelor respective si sa comunice constatarile sale persoanei fizice sau juridice careia ii apartin bunurile respective, in termen de 5 zile de la primirea sesizarii.

Stabilirea rezultatelor inventarierii se realizeaza prin confruntarea datelor consemnate in listele de inventariere cu cele din evidenta contabila sau evidenta operativa.

Pentru ca cifrele sa fie comparabile si diferentele reale, este necesar ca datele inventarierii sa fie stabilite la aceeasi data calendaristica. Determinarea rezultatelor inventarierii, respectiv a diferentelor, in plus sau in minus, se face direct pe listele de inventariere.

Datele din listele de inventariere servesc la intocmirea registrului inventar (cod 14-1-2).

Rezultatele inventarierii se consemneaza in documentul numit proces verbal de inventariere. Procesul-verbal privind rezultatele inventarierii trebuie sa contina, in principal, urmatoarele elemente: data intocmirii; numele si prenumele membrilor comisiei de inventariere; numarul si data deciziei de numire a comisiei de inventariere; gestiunea inventariata; data inceperii si terminarii operatiunii de inventariere; rezultatele inventarierii; concluziile si propunerile comisiei cu privire la cauzele plusurilor si ale lipsurilor constatate si la persoanele vinovate, precum si propuneri de masuri in legatura cu acestea; volumul stocurilor depreciate, fara miscare, cu miscare lenta, greu vandabile, fara desfacere asigurata si propuneri de masuri in vederea reintegrarii lor in circuitul economic; propuneri de scoatere din uz a obiectelor de inventar si declasare sau casare a unor stocuri; constatari privind pastrarea, depozitarea, conservarea, asigurarea integritatii bunurilor din gestiune, precum si alte aspecte legate de activitatea gestiunii inventariate.

Pentru a stabili caracterul diferentelor, comisia de inventariere analizeaza cauzele care au produs plusurile si minusurile, solicita explicatii in scris de la gestionar si formuleaza, potrivit dispozitiilor legale, propuneri de regularizare a acestora si inregistrare a diferentelor de inventar.

2.3. LISTA DE INVENTARIERE

1. Serveste ca:

document pentru inventarierea bunurilor aflate in gestiunile unitatii;

document pentru stabilirea lipsurilor si plusurilor de bunuri (imobilizari, stocuri materiale) si a altor valori (elemente de trezorerie etc.);

document justificativ de inregistrare in evidenta magaziilor (depozitelor) si in contabilitate a plusurilor si minusurilor constatate;

document pentru intocmirea registrului-inventar;

document pentru stabilirea provizioanelor pentru deprecieri;

document centralizator al operatiunilor de inventariere.

2. Se intocmeste intr-un exemplar, la locurile de depozitare, anual sau in situatiile prevazute de dispozitiile legale, de comisia de inventariere, pe gestiuni, conturi de valori materiale, eventual grupe sau subgrupe, separat pentru bunurile unitatii si separat pentru cele apartinand altor unitati, aflate asupra personalului unitatii la data inventarierii, primite pentru prelucrare etc., si se semneaza de catre membrii comisiei de inventariere si de catre gestionar.

In cazul bunurilor primite in custodie si/sau consignatie, pentru prelucrare etc., se intocmeste in doua exemplare, iar copia se inainteaza unitatii in a carei evidenta se afla bunurile respective.

In cazul unei gestiuni colective, cu mai multe schimburi, listele de inventariere se semneaza de catre toti gestionarii, iar in cazul predarii-primirii gestiunii, acestea trebuie semnate atat de persoana (persoanele) care preda (predau) gestiunea, cat si de gestionarul (gestionarii) care primeste (primesc) gestiunea.

In listele de inventariere a bunurilor aflate in ambalaje originale intacte, a lichidelor a caror cantitate efectiva nu se poate stabili prin transvazare si masurare sau a materialelor de masa, in vrac etc., a caror inventariere prin cantarire sau masurare ar necesita cheltuieli importante ori ar conduce la degradarea bunurilor respective, se vor atasa notele de calcul privind inventarierea, precum si datele tehnice care au stat la baza calculelor.

Materiile prime, materialele, prefabricatele, piesele de schimb, semifabricatele etc., aflate in sectiile de productie si nesupuse prelucrarii, se inscriu separat in listele de inventariere.

Materialele, obiectele de inventar, produsele finite si ambalajele se inscriu in listele de inventariere pe feluri, indicandu-se codul, unitatea de masura, unii indici calitativi (tarie alcoolica, grad de umiditate la cereale etc.). Listele de inventariere intocmite pentru bunurile apartinand altor unitati trebuie sa contina, pe langa elementele comune (felul materialului sau produsul finit, cantitatea, valoarea etc.), numarul si data actului de predare-primire.

Pentru stocurile fara miscare, de calitate necorespunzatoare, depreciate, fara desfacere asigurata, se intocmesc liste de inventariere separate, la care se anexeaza procesele-verbale in care se arata cauzele nefolosirii, caracterul si gradul deteriorarii sau deprecierii, daca este cazul, cauzele care au determinat starea bunurilor respective, precum si persoanele vinovate, dupa caz.

Constatarile facute se solutioneaza de conducerea unitatii in conformitate cu dispozitiile legale.

3. Circula:

la comisia de inventariere, pentru stabilirea minusurilor, plusurilor si a deprecierilor constatate la inventar, precum si pentru consemnarea in procesul-verbal a rezultatelor inventarierii;

la gestionar, prin semnarea fiecarei file, mentionand pe ultima fila a listei de inventariere ca toate cantitatile au fost stabilite in prezenta sa, ca bunurile respective se afla in pastrarea si raspunderea sa;

la compartimentul financiar-contabil, pentru calcularea diferentelor valorice si semnarea listei de inventariere privind exactitatea soldului scriptic, precum si pentru verificarea calculelor efectuate;

la conducatorul compartimentului financiar-contabil si la compartimentul juridic, impreuna cu procesele-verbale cuprinzand cauzele degradarii sau deteriorarii bunurilor, inclusiv persoanele vinovate, precum si cu procesul-verbal al rezultatelor inventarierii pentru avizarea propunerilor facute de comisia de inventariere;

la conducatorul unitatii, impreuna cu procesul-verbal al rezultatelor inventarierii, pentru a decide asupra solutionarii propunerilor facute;

la unitatea careia ii apartin valorile materiale primite in custodie, pentru prelucrare etc., in scopul comunicarii eventualelor nepotriviri (exemplarul 2).

4. Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil.

5. Continutul minimal obligatoriu de informatii al formularului este urmatorul:

denumirea formularului;

data (ziua, luna, anul) intocmirii formularului;

denumirea unitatii;

gestiunea; locul de depozitare;

numarul curent;

denumirea bunurilor inventariate;

codul sau numarul de inventar;

unitatea de masura;

cantitati: stocuri faptice, stocuri scriptice, diferente in plus, diferente in minus;

pretul unitar;

valoarea contabila: valoarea, diferente in plus, diferente in minus;

valoarea de inventar;

deprecierea: valoarea, motivul;

comisia de inventariere: numele si prenumele, semnatura;

contabilitate: numele si prenumele, semnatura.

Inregistrarea rezultatelor definitive ale inventarierii se face in scopul punerii de acord a datelor contabilitatii cu realitatea faptica constatata.

Potrivit art. 48 din Ordinul Ministrului Finantelor nr. 2388/1995, rezultatele inventarierii trebuie inregistrate, atat in evidenta tehnic-operativa, cat si in contabilitate, in termen de cel mult 5 zile de la data terminarii operatiunilor de inventariere.

De regula, valorificarea inventarierii se face prin inregistrarea plusurilor si imputarea minusurilor.

Daca lipsurile nu se datoreaza vinovatiei unei persoane acestea se trec pe cheltuielile unitatii patrimoniale.

Pentru elementele de activ la care s-au constatat deprecieri, pe baza listelor de inventariere intocmite distinct, comisia de inventariere face propuneri privind constituirea provizioanelor pentru depreciere sau de inregistrare a unor amortizari suplimentare (pentru deprecierile ireversibile ale imobilizarilor), acolo unde este cazul, aratand totodata cauzele care au determinat aceste deprecieri.

Pentru toate plusurile, lipsurile si deprecierile constatate la bunuri, precum si pentru pagubele determinate de expirarea termenelor de prescriptie a creantelor sau din alte cauze, comisia de inventariere trebuie sa primeasca explicatii scrise de la persoanele care au raspunderea gestionarii, respective a urmaririi decontarii creantelor.

Se admit compensari cantitative ale lipsurilor cu plusurile numai cand exista riscul de confuzie, cand se refera la aceleasi bunuri, aceeasi perioada de gestiune si la acelasi gestionar, fara insa a diminua valoric patrimoniul unitatii. Listele cu sorturile de produse, marfuri, ambalaje si alte valori materiale care intrunesc conditiile de compensare datorita riscului de confuzie se aproba anual de catre administratori, respectiv de catre ordonatorii de credite, si servesc pentru uz intern in cadrul unitatilor respective. Compensarea se face pentru cantitati egale intre plusurile si lipsurile constatate.

In cazul in care cantitatile sorturilor supuse compensarii, la care s-au constatat plusuri, sunt mai mari decat cantitatile sorturilor admise la compensare, la care s-au constatat lipsuri, se va proceda la stabilirea egalitatii cantitative prin eliminarea din calcul a diferentei in plus.

Listele cu valorile materiale care intrunesc conditiile de compensare datorita riscului de confuzie se aproba anual de catre administratorii, respectiv de catre ordonatorii de credite.

Lipsurile peste normele stabilite si pierderile cauzate de proasta gestiune se pot imputa celor vinovati la valoarea de inlocuire reprezentata de costul de achizitie, care cuprinde pretul de cumparare practicat pe piata, la care se adauga taxele nerecuperabile, inclusiv TVA, cheltuielile de transport si alte cheltuieli accesorii necesare pentru punerea in stare de utilitate a bunului respectiv.

Inregistrarea in contabilitate a valorii bunurilor imputate, ceea ce inseamna, in primul rand, crearea creantei fata de persoana vinovata, este urmatoarea:

Daca valoarea bunurilor se imputa tertilor (persoane din afara unitatii), in locul contului 428, 'Alte datorii si creante in legatura cu personalul'se utilizeaza contul 461 'Debitori diversi'.

Concomitent cu operatia mentionata anterior, se descarca gestiunea cu elementele patrimoniale de natura stocurilor.

a) Cele provenite din aprovizionari, se inregistreaza dupa cum urmeaza:

- materia prima constatata lipsa:                                               

materiale consumabile (materiale auxiliare, combustibil, piese de schimb, etc):

obiecte de inventar in depozit constatate lipsa:

marfuri constatate lipsa:

b) Elementele de natura stocurilor obtinute din productie proprie (semifabricate, produse finite):

Lipsurile de active circulante materiale care nu se datoreaza vinovatiei unei persoane si se incadreaza in limitele normelor de perisabilitate se inregistreaza numai in conturile de cheltuieli corespunzatoare (vezi inregistrarile anterioare de la pct. a si b):

Plusurile de bunuri se inregistreaza, in mod diferit, ca intrari in patrimoniu, in functie de natura acestora, astfel:

a) bunuri de natura activelor imobilizate:

Conturi gr. 20, 2l, 23 = 131 'Subventii pentru investitii'

De exemplu, mijloace fixe constatate plus la inventariere:

b) materiale, obiecte de inventar, ambalaje, marfuri, constatate plus la inventariere:

De exemplu, materia prima constatata plus la inventariere:

Bunurile constatate plus la inventariere se mai pot inregistra si prin stornarea operatiei de iesire a acestora din patrimoniu (cu suma inscrisa in rosu).

c) semifabricate sau produse finite constatate plus la inventariere:

Dupa ce s-au efectuat inregistrarile privind plusurile si minusurile constatate la inventariere, valoarea totala a stocurilor din listele de inventariere trebuie sa corespunda cu soldurile conturilor de elemente de natura stocurilor si cu stocurile cantitative ale elementelor respective din evidenta operativa de la depozite (fisele de magazie).

CAPITOLUL III. STUDIU DE CAZ PRIVIND CONTABILITATEA INVENTARIERII LA SC "PROCOM DUAL"SRL

Datorita existentei unor indicii privind diferente intre stocurile scriptice si cele faptice, la SC "PROCOM DUAL" SRL s-a efectuat inventarierea, inregistrandu-se urmatoarele diferente, conform listei de inventariere din data de 5 aprilie 2007:

1) La depozitul de materiale s-a constatat un minus in gestiune in valoare de 500 lei, ce se imputa gestionarului la valoarea de 700 lei:

602 =302 500;

461 = %833

771        700

4427          133;

5311= 461 833.

2)Se constata o lipsa de marfuri in valoare de 150 lei,fara a se identifica insa cauza. Pentru 70% (105 lei) minusul se inregistreaza ca pierdere normala iar 30% (45 lei) se imputa gestionarului la valoarea de 70 lei:

% = 371150

473                70

378                80;

607 = 473 70;

4282= % 83

758          70

4427       13.

3)Se constata la stocul de marfuri existent un plus de 10 role la valoarea de 1200lei/ buc, cu adaos comercial 30%:

371 = 60712000;

371 =3783600.

4)a)Se inregistreaza un plus la LDPE (tipul B) in valoare de 300 lei, iar la HDPE (tipul B) un minus de 500 lei:

371 =371 200 (500-300)

"marfuri"marfuri

HDPE" LDPE"

b)Diferenta nagativa de 200 lei se imputa gestionarului la valoarea de 300 lei, TVA =19%, ce se retine pe statul de plata:

607 = 371 200;

461 = % 357

771            300

4427             57;

4281= 461357.

c)Se descarca gestiunea pentru minusul de 200 lei, din care adaos 50 lei:

% = 371250

607                    200

378                        50.

5)Se constata un minus neimputabil la materii prime in valoare de 300 lei:

671 = 301 300

635 = 4427 57.

6)Se inregistreaza un aparat de masura in plus la inventar in valoare de 1500 lei:

2132 = 131 1500.

7)Se inregistreaza lipsa unui aparat de masura, in valoare de 1000 lei, amortizat 30%, ce se imputa gestionarului, retinandu-i-se lunar, pe stat, suma de 150 lei:

% = 2132 1000

2814                        300

658                   700;

461 = % 1190

771 1000

4427190;

4281 = 461 150.

8)Constatam un minus la stocurile de produse in valoare de 900 lei, ce se imputa gestionarului la suma de 1100 lei, TVA =19%, ce se retine pe statul de salarii lunar, in valoare de 200 lei:

607 = 371 900;

461 = % 1309

771          1100

4427       209;

4281=461200.

9)Se inregistreaza un plus la stocul de saci PP in valoare de 2000 lei, adaos comercial de 30%:

371 = 607 2000;

371 = 378600.

10)Se constata un balot de LDPE (tipul A )in plus in valoare de 200 lei, adaos comercial 30%:

371 = 607 200;

371 = 378 60.

Cu ocazia cererii organelor de control, societatea "PROCOM DUAL" a efectuat la sfarsitul lunii aprilie o alta inventariere, cu urmatoarele diferente, conform listei de inventariere din data de 30 aprilie:

1)Se constata o creanta incerta de 300 lei (TVA inclus) cu o probabilitate de incasare 100%. Ulterior,creanta nu se mai recupereaza:

4118 =411 300;

6814 = 491 300;

671 = 4118 300.

2)Se constata lipsa unei instalatii de control, in valoare de de 500 lei, amortizat 20%, care se imputa gestionarului, retinandu-i-se lunar pe statul de plata suma de 100 lei:

% = 2132500

2814 100

658 400;

461 =% 595

771 500

4427 95;

4281 = 461 100.

3)Se inregistreaza un plus de 5 saci de polipropilena, in valoare de 20 lei fiecare:

301 = 601 100.

4)Constatam un plus la piesele de schimb in valoare de 400 lei:

3024 = 6024 400.

5)Se inregistreaza un plus la stocul de saci HDPE(tipul A) in valoare de 300 lei, adaos comercial 30%:

371 = 607 300;

371 = 378 90.

6)Se inregistreaza un plus la stocul de saci HDPE (tipul C) in valoare de 500 lei, adaos comercial 30%:

371 = 607500;

371 = 378150.

7)Se constata un plus la ambalaje in valoare de 80 lei:

381 = 608 80.

8) Se constata un minus la stocul de PP in valoare de 100 lei, ce se imputa gestionarului la valoarea de 150 lei,TVA 19%, retinandu-i-se pe statul de plata:

607 = 371100;

461 =%178

771100

442778;

4281= 461178.

9)Se constata un minus al stocului de polietilena in valoare de 150 lei, ce se imputa gestionarului la valoarea de 200 lei, TVA 19%:

601 = 301150;

461 = % 238

771 200

4427 38;

5311 = 461 238.

10)Se inregistreaza o lipsa la stocul de LDPE (tipul A), in valoare de 300 lei, fara a se identifica insa cauza. Pentru 50%, minusul se inregistreaza ca pierdere normala iar cealalta jumatate se imputa gestionarului, retinandu-i-se pe statul de plata suma de 150 lei:

% = 371300

473                         150

378                         150;

607 = 473 150;

4282 = %178

758 150

4427 28.

CONCLUZII SI PROPUNERI

Putem incheia aceasta lucrare enumerand concluziile si pezentand cateva propuneri:

Inventarierea este acel procedeu al contabilitatii prin care se determina marimea unor indicatori economici cuprinsi in contabilitate. Pe aceasta baza are lc determinarea productiei neterminate care influenteaza calculul exact al costurilor si rezultatelor finale.

Inventarierea contribuie la respectarea disciplinei financiare si la desfasurarea normala a decontarilor, prin descoperirea creanTelor neincasate,respectiv a datoriilor neplatite la timp.

Aceasta operatiune este lucrarea obligatorie, premergatoare intocmirii bilantului anual.

Pe baza ei se pot obtine o serie de concluzii pentru imbunatatirea organizarii curente, a evidentei operative a stocurilor, a controlului gestionar etc.

Societatea comerciala "PROCOM DUAL" este o intreprindere de productie si de comercializare, care de-a lungul anilor a inregistrat profituri anuale semnificative, acestea fiind reinvestite permanent pentru largirea tipului de productie, a spatiului pe care firma isi desfasoara activitatea si bineinteles ridicarea numarului de angajati.

Desi se pare ca activitatile intreprinderii sunt profitabile si venitul este destul de ridicat, ceea ce este si adevarat, eu cred ca s-ar mai putea extinde.

Vanzarea produselor societatii se face en-gros, clientii firmei (doar persoanele juridice) venind la singurul sediu al firmei, cel de pe Cpt. Papadopol, nr. 14 Constanta, negociind direct cu reprezentantul de vanzari, sau chiar cu administratorul unitatii. De aceea sunt de parere ca venitul ar creste daca firma ar mai avea sedii si in alte localitati ale tarii,sau macar in judetele apropiate, unde reprezentantii acelor firme din afara judetului Constanta ar putea verifica daca produsele oferite de societatea "PROCOM DUAL" corespund din punct de vedere calitativ, daca sunt utile,sau daca,dimpotriva, nu sunt ceea ce doresc, nemaifiind necesara deplasarea in orasul Constanta.

BIBLIOGRAFIE

Legea contabilitatii nr. 82/1991 cu modificarile ulterioare;

Legea societatilor comerciale nr. 31/1990 cu modificarile ulterioare;

Bojion O. : "Contabilitatea intreprinderii", Editura Eficient, Bucuresti, 1996;

Morosan I. : "Contabilitatea practica", Editura Evcont Consulting, Suceava, 2002;

Ristea M. : "Contabilitatea societatilor comerciale" vol II, Editura Ceccar, Bucuresti, 1996.