|
|
|
Metodele de conducere a contabilitatii analitice a bunurilor
Contabilitatea analitica a bunurilor se poate tine
pe baza uneia dintre urmatoarele metode: operativ-contabila,
cantitativ-valorica, global-valorica.
Metoda operativ-contabila se poate aplica pentru
contabilitatea analitica a materiilor prime, materialelor consumabile,
materialelor de natura obiectelor de inventar, semifabricatelor, produselor
finite, produselor reziduale, marfurilor si ambalajelor.
Metoda cantitativ-valorica se poate folosi pentru
contabilitatea analitica a materiilor prime, materialelor consumabile,
materialelor de natura obiectelor de inventar, semifabricatelor, produselor
finite, produselor reziduale, marfurilor, animalelor si ambalajelor.
Metoda global-valorica se poate utiliza pentru
contabilitatea analitica a marfurilor si ambalajelor din
unitatile de desfacere cu amanuntul, rechizitelor de birou,
imprimatelor, materialelor folosite la ambalare, materialelor de natura
obiectelor de inventar, echipamentelor de protectie in
folosinta, precum si a altor categorii de bunuri.
Metoda
operativ-contabila consta in tinerea, in cadrul fiecarei
gestiuni, a evidentei cantitative a bunurilor, pe feluri, cu ajutorul
fiselor de magazie. In contabilitate, aceasta metoda consta
in tinerea evidentei valorice pe conturi de materiale,
desfasurate valoric pe gestiuni, iar in cadrul gestiunilor, pe grupe
sau subgrupe de materiale, dupa caz.
Controlul exactitatii inregistrarilor din
evidenta gestiunilor si din contabilitate se asigura prin
evaluarea stocurilor cantitative, transcrise din fisele de magazie in
registrul stocurilor.
In metoda operativ-contabila se pot folosi
urmatoarele formulare comune pe economie:
- Fisa de magazie (cod 14-3-8 si 14-3-8/a,
dupa caz);
- Fisa de cont pentru operatiuni diverse (cod
14-6-22);
- Registrul stocurilor (cod 14-3-11 si 14-3-11/a).
Fisele de magazie servesc pentru evidenta
cantitativa, pe feluri de stocuri, la locul de depozitare, iar in contabilitate,
pentru controlul operatiunilor inregistrate de gestionar sau persoana
desemnata, pentru preluarea in registrul stocurilor a
cantitatilor aflate in stoc, precum si pentru calculul valorii
bunurilor existente in stoc la sfarsitul lunii (perioadei), in scopul
confruntarii cu datele din contabilitatea sintetica.
La gestiune, fisele de magazie se tin in ordinea
in care sunt inscrise materialele in registrul stocurilor. In aceste fise
cantitatile se inregistreaza zilnic de gestionar sau persoana desemnata,
pe baza documentelor de intrare (factura, aviz de insotire a
marfii, nota de receptie si constatare de diferente
etc.) si a documentelor de iesire (bon de consum, fisa
limita de consum, aviz de insotire a marfii, factura, bon
de transfer etc.), pozitie cu pozitie. De asemenea, in fisele de
magazie se inscriu plusurile de la inventar pe coloana 'Intrari'
si minusurile de la inventar pe coloana 'Iesiri'.
Erorile constatate in evidenta gestiunilor se
corecteaza in prezenta persoanei care raspunde de
inregistrarile efectuate in fisele de magazie, iar abaterile de la
regulile de intocmire si utilizare a documentelor se aduc la
cunostinta conducatorului compartimentului financiar-contabil
sau a persoanei desemnate sa conduca contabilitatea, dupa caz,
pentru stabilirea masurilor care se impun.
Semnatura persoanei desemnate pentru evidenta
stocurilor in fisele de magazie constituie dovada verificarii
inregistrarilor efectuate si preluarii documentelor de intrare
si de iesire a materialelor.
In contabilitate, documentele privind miscarea
stocurilor se grupeaza pe gestiuni, surse de aprovizionare (de la
furnizori, din prelucrare la terti, consum intern etc.) si, in cadrul
acestora, pe conturi de materiale si gestiuni, iar in cadrul gestiunilor,
pe grupe sau subgrupe de materiale, dupa caz.
Intrarile sau iesirile de bunuri de natura
stocurilor se inregistreaza in contabilitatea sintetica si
analitica, fie direct pe baza acestor documente, fie cu ajutorul unor
situatii intocmite zilnic sau la alte perioade stabilite de unitate prin
centralizarea datelor din documentele privind miscarea stocurilor.
Verificarea inregistrarilor efectuate in conturile de
stocuri si fisele de magazie se face cu ajutorul Registrului
stocurilor (cod 14-3-11 si 14-3-11/a). In acest scop, in Registrul
stocurilor, la sfarsitul fiecarei luni (perioade), se inscriu pe
feluri de stocuri, grupate pe magazii (depozite), conturi, grupe, eventual
subgrupe, stocurile cantitative din fisele de magazie, se calculeaza
valoarea cantitatilor aflate in stoc pe baza preturilor de
inregistrare si se totalizeaza valoarea acestora pe pagini ale
Registrului stocurilor, pe subgrupe de materiale, grupe de stocuri, conturi
si magazii (depozite).
In cazul in care se constata ca exista frecvente
diferente intre soldurile conturilor de stocuri din Registrul stocurilor
si cele din contabilitate, provenind din inregistrarea operatiunilor,
evaluarea cantitatilor de stocuri din documentele de intrare si
de iesire, prelucrarea acestora etc., diferentele respective pot fi
localizate printr-o noua centralizare a intrarilor si
iesirilor valorice de materiale, pe grupe sau feluri de materiale, iar
totalurile obtinute se confrunta cu datele din Registrul stocurilor.
Pentru produse finite si produse reziduale, metoda
operativ-contabila se aplica in acelasi mod ca si pentru
stocuri de materii prime si materiale consumabile. In acest caz,
evidenta cantitativa pe feluri de produse se tine la magazie
(depozit) cu ajutorul fiselor de magazie, iar evidenta valorica
se tine in contabilitate cu ajutorul contului sintetic de produse,
desfasurat in analitic pe gestiuni, in care inregistrarile se
fac pe baza datelor obtinute prin centralizarea zilnica a
documentelor de miscare a produselor respective.
Verificarea inregistrarilor la sfarsitul lunii
(perioadei) se face, de asemenea, cu ajutorul registrului stocurilor in care se
stabilesc soldurile pe feluri de produse si pe total cont, prin
transcrierea cantitatilor in stoc din fisele de magazie si
evaluarea acestora pe baza preturilor de inregistrare.
Metoda cantitativ-valorica pentru materii prime,
materiale consumabile, materiale de natura obiectelor de inventar in depozit,
semifabricate, produse finite, produse reziduale, marfuri, animale si
ambalaje consta in tinerea evidentei cantitative pe feluri de
stocuri in cadrul fiecarei gestiuni, iar in contabilitate a celei
cantitativ-valorice. Conturile sintetice care reflecta stocurile de valori
materiale se desfasoara in analitic pe gestiuni. Verificarea
exactitatii inregistrarilor din evidenta de la locurile de
depozitare si din contabilitate se efectueaza prin punctajul periodic
dintre cantitatile operate in fisele de magazie si cele din
fisele de cont analitic din contabilitate.
In metoda cantitativ-valorica se pot folosi
urmatoarele formulare:
- Fisa de magazie (cod 14-3-8 si 14-3-8/a,
dupa caz);
- Fisa de cont pentru operatiuni diverse (cod
14-6-22 si 14-6-22/a);
- Balanta analitica a stocurilor (cod 14-6-30/c).
Evidenta cantitativa a materialelor se tine
la gestiune cu ajutorul fiselor de magazie, care se tin in ordinea
fiselor de cont analitic din contabilitate. In fisele de magazie,
inregistrarile se fac zilnic, de catre gestionar sau de catre
persoana desemnata, pe baza documentelor de intrare si de iesire
a materialelor. Dupa inregistrare, documentele respective se predau la
contabilitate pe baza de borderou. In contabilitate, documentele se
inregistreaza in fisele de cont analitic pentru valori materiale
si se stabilesc stocurile si soldurile, dupa ce in prealabil s-a
verificat modul de emitere si completare a documentelor privind
miscarea materialelor. De asemenea, pe baza acelorasi documente, se
intocmesc situatiile centralizatoare privind intrarile si
iesirile de materiale, pentru inregistrare in contabilitatea
sintetica.
Controlul inregistrarilor din conturile sintetice
si cele analitice ale stocurilor se asigura cu ajutorul balantei
de verificare analitice, intocmita separat pentru fiecare cont de stoc.
In vederea intocmirii balantei de verificare este
necesar sa se efectueze controlul asupra concordantei stocurilor
scriptice din fisele de magazie cu cele din fisele de cont analitic
pentru valori materiale.
In cazul institutiilor publice cu mai multe gestiuni
distincte, precum si in cazul institutiilor care au
subunitati cu una sau mai multe gestiuni, dar care nu au
compartimente proprii de contabilitate, contabilitatea analitica a
stocurilor se poate asigura, in cadrul compartimentului financiar-contabil al
institutiei al carei conducator are calitatea de ordonator de
credite, cu ajutorul Fisei de evidenta a materialelor si a
materialelor de natura obiectelor de inventar pe locuri de folosinta
(cod 14-3-9).
Metoda
cantitativ-valorica pentru evidenta analitica a produselor
finite si produselor reziduale se aplica in acelasi mod ca
si pentru celelalte stocuri, cu urmatoarele
particularitati:
- atat intrarile, cat si iesirile valorice pot fi
inregistrate in fisele de cont analitic pentru stocuri numai lunar, prin
inmultirea cantitatilor totale de produse finite si produse
reziduale cu preturile unitare respective, fara a mai fi
necesara evaluarea cantitatilor de produse in documente;
- pentru controlul inregistrarilor din contabilitatea
sintetica si cea analitica a produselor finite, in locul
balantei de verificare se poate folosi Registrul stocurilor.
Metoda global-valorica se aplica pentru
evidenta marfurilor si ambalajelor aflate in unitatile
de desfacere cu amanuntul (magazine, restaurante, bufete etc.),
folosindu-se formularul comun 'Fisa de cont pentru operatiuni
diverse' (cod 14-6-22) si raportul de gestiune, dupa caz.
Potrivit acestei metode, contabilitatea analitica a
marfurilor si ambalajelor se tine global-valoric, atat la gestiune,
cat si in contabilitate, iar verificarea concordantei
inregistrarilor din evidenta gestiunii si din contabilitate se
efectueaza numai valoric, la perioade stabilite de unitate.
Raportul de gestiune se completeaza pe baza
documentelor de intrare si de iesire a marfurilor si
ambalajelor si de depunere a numerarului din vanzare, iar in fisele
valorice (tinute pe gestiuni in cadrul conturilor de marfuri si
ambalaje din contabilitate) inregistrarile se fac pe baza acelorasi
documente.
Soldurile valorice ale marfurilor si ambalajelor
aflate in gestiune se verifica pe baza raportului de gestiune predat la
contabilitate sau cu ocazia inventarierii, dupa caz.
Metoda global-valorica se foloseste, de asemenea,
pentru evidenta rechizitelor de birou, imprimatelor, materialelor
destinate ambalarii, precum si la alte categorii de bunuri. In acest
caz, evidenta cantitativa se poate tine pe feluri de rechizite,
imprimate, materiale pentru ambalare etc., la locurile de gestionare, cu
ajutorul fiselor de magazie (cod 14-3-8 si 14-3-8/a), care se
completeaza de gestionar sau de catre persoana desemnata.
Evidenta valorica a miscarilor se
tine in contabilitate, pe gestiuni, in cadrul contului de materiale
consumabile, cu ajutorul fiselor de cont pentru operatiuni diverse
(cod 14-6-22 si 14-6-22/a). Inregistrarile in fisele de magazie
se fac pe baza documentelor de intrare si de iesire a materialelor
consumabile respective si se preiau de catre contabilitatea stocurilor,
in prealabil facandu-se verificarea inregistrarilor din fisele
de magazie. Prin centralizarea datelor din documentele respective se
asigura inregistrarea acestora atat in fisele valorice pe gestiuni,
cat si in conturile sintetice de stocuri.
Pentru materialele de natura obiectelor de inventar in
folosinta se tine numai evidenta cantitativa cu
ajutorul formularului Fisa de evidenta a materialelor de natura
obiectelor de inventar in folosinta (cod 14-3-9).
In contabilitate, evidenta valorica se tine
cu ajutorul Fisei de cont pentru operatiuni diverse (cod 14-6-22
si 14-6-22/a), pe sectii (locuri de munca, unitati
etc.), in care inregistrarile se fac valoric in functie de
intrari si iesiri (scoateri din uz).
In situatia returnarii obiectului de inventar
uzat, operatiunea inregistrata in Fisa de evidenta a
materialelor de natura obiectelor de inventar in folosinta (cod
14-3-9) nu presupune inregistrarea unei intrari in evidenta magaziei
(depozitului). Datele din procesele-verbale pentru scoaterea din functiune
a mijloacelor fixe/de declasare a unor bunuri materiale (obiecte de inventar)
se confrunta cu datele privind restituirile de obiecte de inventar uzate,
consemnate in Fisa de evidenta a materialelor de natura
obiectelor de inventar in folosinta (cod 14-3-9).
Controlul exactitatii inregistrarilor se
efectueaza la perioadele stabilite de unitate si cu ocazia
inventarierilor, evaluandu-se stocurile existente pe baza listelor de
inventariere (cod 14-3-12, 14-3-12/a si 14-3-12/b) si confruntandu-se
soldul astfel obtinut cu soldul conturilor respective din contabilitate.
Contabilitatea analitica a SDV-urilor speciale si
AMC-urilor se tine la gestiunea de SDV-uri si AMC-uri, cantitativ, pe
persoanele sau comenzile pentru care sunt destinate, cu ajutorul Fisei de
magazie (cod 14-3-8 si 14-3-8/a), iar in contabilitate, global-valoric, la
nivel de produs.
Contabilitatea stocurilor se tine cantitativ si
valoric sau numai valoric prin folosirea inventarului permanent ori a
inventarului intermitent.
Entitatile care utilizeaza metoda
inventarului intermitent efectueaza inventarierea faptica a
stocurilor in cursul perioadei, anual, trimestrial sau lunar, dupa caz,
dar nu mai tarziu de finele perioadei de raportare pentru care are de
determinat obligatii fiscale.
Metoda inventarului intermitent consta in faptul
ca intrarile de stocuri nu se inregistreaza prin conturile de
stocuri, respectiv conturile din clasa 3, ci prin conturile de cheltuieli,
respectiv conturile din clasa 6.
Stabilirea iesirilor de stocuri in cursul perioadei are
la baza inventarierea faptica a stocurilor la sfarsitul
perioadei. Iesirile de stocuri se determina ca diferenta
intre valoarea stocurilor initiale, la care se adauga valoarea
intrarilor, si valoarea stocurilor la sfarsitul perioadei stabilite
pe baza inventarului, respectandu-se relatia E = Si + I - Sf,
unde: E - iesiri; I - intrari;
Si - stoc initial; Sf - stoc final.
La inceputul exercitiului, respectiv al perioadei,
dupa caz, se anuleaza stocul existent ca o iesire de stoc prin
inregistrarea acestuia in clase de cheltuieli privind materiile prime,
materialele etc.
articol contabil 6xx = 3xx.
La sfarsitul perioadei stocurile determinate in baza
inventarierii efectuate, respectiv cele care nu au fost consumate in procesul
de productie sau vandute, dupa caz, se inregistreaza ca o
intrare de stoc
articol contabil 3xx = 6xx.
Inventarierea stocurilor la sfarsitul perioadei se face
in conformitate cu normele metodologice emise de Ministerul Economiei si
Finantelor privind organizarea si efectuarea inventarierii
elementelor de activ si pasiv.
In conditiile in care comisiile de inventariere nu
constata existenta de stocuri faptice, vor mentiona acest fapt
in procesul-verbal al comisiei de inventariere.
La locul de depozitare sau de utilizare in procesul de
productie a stocurilor se tine o evidenta tehnica
operativa a stocurilor pe baza de fisa de magazie sau alte
documente stabilite de unitate, in conformitate cu procedurile proprii
elaborate de conducerea acesteia.
Iesirile de stocuri aferente unei perioade,
inregistrate in contabilitatea financiara, vor fi corelate cu cheltuielile
evidentiate in contabilitatea de gestiune, pe comenzi, produse etc.,
dupa caz, in functie de consumurile tehnologice normate.
Inventarul intermitent nu se utilizeaza in
comertul cu amanuntul in situatia in care se aplica metoda
global-valorica.
Perioada la care se efectueaza inventarierea
faptica a stocurilor se alege astfel incat sa poata fi stabilite
corect obligatiile legale (contabile, fiscale etc).
Text extras din Ordinul MEF nr. 3512 / 2008 - privind documentele financiar -
contabile.
