Balanta de verificare

BALANTA DE VERIFICARE

Balanta de verificare sau balanta conturilor este un procedeu specific al metodei contabilitatii care asigura verificarea exactitatii inregistrarii operatiilor economice in conturi, legatura dintre conturile sintetice si bilant, legatura dintre conturile sintetice si conturile analitice, precum si centralizarea datelor contabilitatii curente.

Balanta de verificare se prezinta sub forma unei situatii tabelare, in care se inscriu datele valorice preluate din conturi.

In cadrul balantei de verificare se obtin anumite egalitati structurale si globale proprii dublei inregistrari si corespondentei conturilor. Aceste egalitati exprima un echilibru permanent intre aceste date, de unde provine si denumirea de balanta.

Balanta de verificare contine toate conturile folosite de o unitate patrimoniala, fiecare cont fiind inscris cu soldul initial, rulajele perioadei curente, totalul sumelor si soldul final de la sfarsitul lunii pentru care se incheie balanta respectiva

Functiile balantei

A.     Functia de verificare a exactitatii inregistrarii operatiilor economice in conturi - consta in controlul si identificarea erorilor de inregistrare in conturi, prin intermediul diferitelor egalitati valorice care trebuie sa existe in cadrul balantei de verificare, precum si prin intermediul unor corelatii valorice stabilite cu ajutorul ei.

B.     Functia de legatura dintre conturile sintetice si bilant - balanta de verificare concentreaza informatiile din toate conturile folosite in contabiliattea curenta a unitatii. Aceasta legatura se concretizeaza in faptul ca datele din bilantul anual reprezinta soldurile finale ale conturilor, preluate din balanta de verificare, prelucrate si grupate conform necesitatilor de intocmire a bilantului.

C.     Functia de legatura intre conturile sintetice si conturile analitice - consta in intocmirea unor balante de verificare ale conturilor analitice pentru fiecare cont sintetic care se desfasoara pe conturi analitice. Cu ajutorul acestor balante se controleaza concordanta care trebuie sa existe intre datele inregistrate in contul sintetic si conturile sale analitice.

D.    Functia de centralizare a existentelor, miscarilor si transformarilor elementelor patrimoniale - gruparea si centralizarea datelor inregistrate in conturi cu ajutorul balantei de verificare ofera conducerii unitatilor posibilitatea de a cunoaste totalul modificarilor intervenite in volumul si structura patrimoniului economic, rezultatele financiare obtinute in urma activitatilor desfasurate. Balanta de verificare asigura compararea datelor de la inceputul unei perioade de gestiune cu cele de la sfarsitul ei si cu alte perioade de gestiune expirate

E.     Functia de analiza a activitatii economice - are un rol deosebit de important in analiza situatiei economico-financiare pe perioade scurte de timp, si in intervalul dintre doua bilanturi, fiind astfel singurul instrument care furnizeaza informatiile necesare conducerii operative a unitatilor patrimoniale.

Clasificarea balantelor de verificare

Balantele de verificare se clasifica dupa mai multe criterii :

1.     Dupa natura contuirlor pe care le contine

-balante de verificare ale conturilor sintetice, se intocmesc pe baza datelor preluate

din conturile sintetice si cuprind toate conturile sintetice folosite in contabilitatea curenta a unei unitati patrimoniale, intr-o perioada de gestiune

-balante de verificare ale conturilor analitice se intocmesc inaintea elaborarii

balantei conturilor sintetice pe baza datelor preluate din conturile analitice. Balantele de verificare analitice se intocmesc pentru fiecare cont sintetic care afost desfasurat pe conturi analitice

2.     Dupa numarul de egalitati pe care le cuprind :

-Balanta de verificare cu o singura egalitate, se prezinta in doua variante fie ca o

balanta a sumelor, fie ca o balanta a soldurilor

Totalul sumelor debitoare = Totalul sumelor creditoare

Sau

Totalul soldurilor finale debitoare = Totalul soldurilor finale creditoare

-Balanta conturilor cu doua egalitati , denumita si balanta sumelor si soldurilor

rezulta din combinarea sumelor cu balanta soldurilor. Ea cuprinde patru coloane, doua pentru totalul sumelor debitoare si creditoare si doua coloane pentru soldurile finale, debitoare si creditoare. Egalitatile ei sunt :

Totalul sumelor debitoare = Totalul sumelor creditoare

si

Totalul soldurilor finale debitoare = Totalul soldurilor finale creditoare

-Balanta de verificare cu trei egalitati, se caracterizeaza prin separarea soldurilor

initiale de rulajele lunii curente. Ea se intocmeste in doua variante:

-balanta tabelara

-balanta de verificare sah

Egalitatile ei sunt:

Totalul sumelor debitoare = Totalul sumelor creditoare

si

Totalul rulajelor debitoare = Totalul rulajelor creditoare

si

Totalul soldurilor finale debitoare = Totalul soldurilor finale creditoare

Cu ajutorul acestei balante de verificare se poate stabili si urmatoarea corelatie :totalul rulajelor din balanta de verificare trebuie sa fie egal cu totalul rulajelor din evidenta cronologica(din Registrul Jurnal). Desi reda volumul valoric al activitatii desfasurate intr-o perioada de gestiune, nu reflecta natura operatiilor efectuate. Pentru inlaturarea acestui neajuns se foloseste balanta de verificare cu trei egalitati in forma sah. Aceasta permite si redarea corespondentei conturilor in care s-au inregistrat operatiile economice in functie de continutul lor economic

-balanta de verificare cu patru egalitati, este o combinare a balantei de sume si solduri cu balanta de rulaje lunare cu solduri initiale. De aceea ea mai poarta denumirea de balanta cu rulaje lunare cu sume precedente. Cu ajutorul ei se obtin urmatoarele egalitati

Totalul sumelor debitoare din balanta (perioada)

precedenta

Totalul rulajelor debitoare ale lunii curente

Totalul sumelor debitoare la data intocmirii balantei

Totalul soldurilor finale debitoare

Totalul sumelor creditoare din balanta (perioada)

precedenta

Totalul rulajelor creditoare ale lunii curente

Totalul sumelor creditoare la data intocmirii balantei

Totalul soldurilor finale creditoare

Balanta de verificare cu patru egalitati se intocmeste in doua variante, care iau nastere

din continutul diferit al primelor coloane, astfel :

a)in cazul lunii ianuarie, balanta de verificare cu patru egalitati cuprinde soldurile initiale debitoare si creditoare iar egalitatea se stabileste intre aceste totaluri ale soldurilor initiale debitoare si creditoare

b)la sfarsitul celorlalte luni ale anului primele doua coloane contin date privind totalul sumelor precedente debitoare si creditoare

Intocmirea balantei de verificare

Balantele de verificare se intocmesc lunar si ori de cate ori este necesar, in scopul verificarii exactitatii inregistrarii operatiilor economice in conturi si pentru intocmirea bilantului contabil

In vederea intocmirii balantei de verificare se efectueza urmatoarele lucrari :

Se trec toate operatiile din evidenta cronologica (Registrul-Jurnal) in evidenta sistematica(Registrul Cartea Mare), pana la data cand urmeaza a se intocmi balanta de verificare.

Se totalizeaza sumele din debitul si creditul conturilor deschise si se determina soldul lor

Se transpun datele din conturi in formularul de balanta de verificare

Se aduna coloanele balantei conturilor si se verifica egalitatile dintre coloanele perechi

Identificarea erorilor de inregistrare contabila cu ajutorul balantelor de verificare

Erorile de inregistrare contabila dupa posibilitatile de identificare se impart in doua

categorii:

A.     Erorile de inregistrare contabila care se pot identifica prin lipsa unor egalitati

valorice din cadrul balantelor de verificare tabelare ale conturilor sintetice. Din aceasta grupa de erori fac parte :

Erori de intocmire a balantelor de verificare se grupeaza in

a)erori ce se produc cu ocazia adunarii coloanelor balantei de verificare si care

se identifica prin repetarea calculelor

b)erori ce apar cu ocazia transcrierii sumelor, rulajelor si soldurilor conturilor din Registrul Cartea Mare in formularul de balanta. Aceste erori se identifica prin punctare adica prin confruntarea tuturor elementelor valorice transcrise in balanta de verificare cu cele din evidenta sistematica

Erori de stabilire a elementelor valorice ale conturilor se datoreaza unor

calcule gresite, efectuate cu ocazia stabilirii rulajelor, totalului sumelor si soldurilor conturilor. Identificarea si corectarea acestor erori se face prin repetarea calculelor din cadrul fiecarui cont in parte

Erori de inregistrare in evidenta sistematica se datoreaza transcrierii gresite

a unor sume din Registrul Jurnal in Cartea Mare. Identificarea lor se realizeaza prin punctarea intre cele doua registre

Erori de stabilire a sumelor in formulele contabile din evidenta cronologica

se datoreaza adunarii gresite a sumelor in cadrul formulelor contabile complexe in evidenta cronologica. Aceste erori se identifica prin refacerea calculelor formulelor contabile complexe si prin punctarea acestor inregistrari cu documentele care au stat la baza lor.

Identificarea si inlaturarea acestor erori se face in ordine inversa celei in care s-au

desfasurat lucrarile de intocmire a balantei de verificare.

B.     Erorile de inregistrare contabila care se pot identifica prin lipsa unor corelatii

valorice din cadrul balantei de verificare sah a conturilor sintetice si a balantelor de verificare ale conturilor analitice. Principalele categorii de erori sunt :

Omisiunile de inregistrarea contabila constau in faptul ca anumita operatii

economice au ramas neinregistrate in contabilitatea curenta. Astfel de erori se identifica prin: punctarea documentelor care stau la baza inregistrarilor, fie ca urmare a reclamatiilor primite de la corespondentii unitatii in legatura cu operatiile economice respective. datorita acestor erori apar anumite anomalii in conturi cum ar fi :

-solduri debitoare la conturi de pasiv sau solduri creditoare la conturi de activ

-drepturi de creanta neincasate sau datorii banesti neachitate in termenele stabilite

Erorile de compensatie se datoreaza transcrierii gresite a unor sume din

documente in Registrul Jurnal sau din acesta in Registrul Cartea Mare. Identificarea acestor erori este posibila datorita soldurilor nefiresti ce apar la unele conturi analitice, precum si in urma reclamatiilor primite de la terti

Erorile de imputatie se datoreaza transcrierii unor sume exacte ca marime

din evidenta cronologica in evidenta sistematica atat in debit cat si in credit, insa nu in conturile la care trebuiau sa fie trecute ci in alte conturi care nu corespund continutului economic al operatiei respective. Aceste erori se identifica ca in cazul precedent

Erorile de inregistrare in evidenta cronologica se produc datorita

urmatoarelor cauze : -stabilirea gresita a unor conturi corespondente

-inregistrarea unei operatii economice de doua ori

-inversarea formulei contabile

-intocmirea corecta a formulei contabile dar cu alta suma

Aceste erori pot fi identificate cu ajutorul balantei de verificare sah, care pe langa unele egalitati valorice, reda si corespondenta conturilor.