Aplicatie microsoft excel pentru calculul abaterilor costului efectiv de la costul standard

APLICATIE Microsoft EXCEL PENTRU CALCULUL ABATERILOR COSTULUI EFECTIV DE LA COSTUL STANDARD

In perioada actuala aplicarea informaticii a patruns in toate domeniile de activitate astfel ca este de neconceput conducerea eficienta a activitatii economice fara ajutorul calculatorului electronic.

S.C. CERELAST S.A. foloseste pentru evidenta operativa si contabila un program de contabilitate financiara si contabilitate de gestiune interna realizat, de o firma de specialitate, in SGDB FOXPRO. Acest sistem, rezolva o serie de probleme cum ar fi:

Contabilitatea financiara

registrul jurnal al operatiunilor in luna si in an;

fise de cont pentru operatii diverse, sintetice si analitice;

balante de verificare lunare, anuale cu 3 sau 4 egalitati, sintetice si analitice;

inchiderea automata a conturilor de venituri si cheltuieli.

Contabilitatea analitica

evidenta contabila analitica;

fise de cont analitice lunare/anuale pentru furnizori, clienti, debitori, creditori etc.;

urmarirea incasarii/platii facturilor emise/primite, pe clienti si furnizori;

balante analitice pe orice cont cu defalcare in analitice.

Contabilitatea de gestiune interna

colectarea cheltuielilor productiei de baza pe purtatori de costuri, a cheltuielilor indirecte pe locuri;

repartizarea automata a conturilor de cheltuieli indirecte pe purtatori de costuri;

calculul costurilor de productie pe diversi purtatori de costuri (centre de profit, investitii, departamente, comenzi, sectii, puncte de lucru).

La nivelul fiecarui centru de cheltuieli (atelier) exista computere utilizate pentru evidenta operativa a consumurilor de materiale, manopera si cheltuieli generale de productie si pentru calculul abaterilor acestora de la costul standard.

Aceste operatiuni se intocmesc utilizand programul Microsoft Excel  pentru Windows, care are posibilitatea de a efectua urmatoarele functii:

tratare a datelor in forma tabelara - asa numita foaie electronica de calcul;

prezentarea grafica a informatiei;

tratarea datelor tabelei ca baze de date.

Registrul de lucru, constituit din foi electonice de calcul, se memoreaza intr-un fisier cu extensia xls.

Foaia electronica de calcul reprezinta o suprafata plana cu linii si coloane la intersectia carora se afla entitati cu rol de memorare, denumite celule. Coloanele sunt simbolizate cu litere majuscule si combinatii de litere de la A la IV iar randurile sunt numerotate cu cifre de la 1 la 16384.

Etapele procesarii datelor folosind tabelarul Excel sunt:

crearea si salvarea documentului ;

editarea documentului cu posibilitatea introducerii, modificarii, copierii, stergerii, mutarii datelor din celule;

formatarea foii de calcul in vederea punerii la punct al acesteia din punct de vedere al aspectului;

imprimarea documentului.

Intr-o celula se pot stoca diverse informatii, de exemplu: valori numerice, texte, formule, macroinstructiuni, desene etc.

In celulele foii de calcul aferenta evidentei operative a consumurilor de materiale si calculului abaterilor acestora de la costul standard pentru centrul de cheltuieli (Atelierul nr. 2) - prezentata in figura nr. 9 -  sunt introduse urmatoarele tipuri de informatii:

constante text, denumite etichete

Exemplu:         

antetul societatii

denumirea centrului de cheltuieli

titlul documentului

capul de tabel al documentului

denumirea materialelor

constante numerice, denumite valori, introduse sub forma ± partea intreaga, separatorul si partea zecimala;

Exemplu:

cantitatea (efectiv si standard)

pretul unitar (efectiv si standard)

variabile de tip formule numerice

Exemplu:         

valoare efectiva = cantitate efectiva x pret unitar efectiv

valoare standard = cantitate standard x pret unitar standard

abatere totala = valoare efectiva - valoare standard

abatere din consum = pret standard (cantitate efectiva - cantitate standard)

abatere din pret = cantitate efectiva (pret efectiv - pret standard)

variabile de tip functie

Exemplu:         

pentru valoarea totala a materialelor (efectiva si standard) si valoarea totala a abaterilor, respectiv din consum si din pret, am utilizat functia insumare automata.

Rezultatul obtinut in urma prelucrarii electonice a datelor din foaia electonica de calcul prezentata in figura 9, este redat in figura 10.

Fig. 9  Informatiile introduse de utilizator in foaia de calcul

CONCLUZII SI PROPUNERI

Metoda standard - cost face parte din categoria metodelor de calculatie previzionale si de urmarire operativa a procesului de productie permitand stabilirea costurilor de productie cu anticipatie si efectuarea controlului bugetar al costurilor prin determinarea abaterilor costurilor efective de la cele prestabilite, pe feluri de abateri si pe cauze, concomitent cu desfasurarea procesului de productie.

Dintre toate metodele de calculatie a costurilor bazate pe cheltuieli prestabilite, metoda standard - cost, pe centre de costuri, raspunde cel mai bine necesitatilor conducerii operative a laturii valorice a procesului de productie si cresterii eficientei economice din intreprindere. Astfel, ea ofera avantaje deosebite pe linia studierii si analizei operative a eficientei productiei in diferite centre de costuri, putand sa indeplineasca in acest fel o functie importanta pentru conducerea intreprinderii moderne, aceea de instrument de investifatie si de previziune si deci sa fie un mijloc pretios in adoptarea deciziilor.

Aplicarea acestei metode prezinta avantajul rationalizarii muncii de calculatie, deoarece costul standard unic determinat cu anticipatie este socotit cost real si deci nu mai trebuie calculat costul efectiv al productiei finite si al productiei in curs de executie la sfarsitul fiecarei perioade de gestiune, iar abaterile sunt considerate ca abateri de la normal si se trec direct pe seama rezultatelor financiare ale intreprinderii.

Un alt avantaj al metodei standard - cost este acela ca are la baza conceptul costurilor totale folosind clasificarea cheltuielilor de productie directe si indirecte si clasificarea cheltuielilor de productie in variabile si fixe, ceea ce permite analiza costurilor in raport de volumul productiei.

Cheltuielile variabile si cele fixe sunt permanent intr-o corelatie cu volumul productiei, cu gradul de utilizare a capacitatii de productie aferente fiecarui centru si cu pretul de vanzare al produselor la beneficiar. Aceasta corelatie se exprima cu ajutorul urmatorilor indicatori:

punctul de echilibru reprezinta nivelul productiei la care cheltuielile totale sunt egale cu incasarile obtinute din vanzarea produselor si se poate calcula dupa relatiile:

unde:                 Pe = punct de echilibru

Chf = cheltuieli fixe totale

Cpu = contributia bruta unitara

unde:                 Pv = pretul de vanzare unitar

Ctu = costul total unitar

factorul de acoperire sau coeficientul marjei pe costurile variabile semnifica cat la suta din volumul vanzarilor (cifra de afaceri) este necesar pentru acoperirea cheltuielilor fixe si obtinerea unui beneficiu, si se determina dupa relatia:

unde:                 Fa = factorul de acoperire

Chf = cheltuieli fixe

CAr = cifra de afaceri la nivelul pragului de rentabilitate

Cu ajutorul acestei metode se efectueaza un control bugetar operativ al modului in care se consuma resursele materiale si de munca vie prin urmarirea distincta, permanenta si completa a abaterilor pe parcursul activitatii si nu la sfarsitul perioadei de gestiune ca in metodele clasice, atat in evidenta operativa cat si in contabilitate, global si pe cauze, din momentul aparitiei lor si pana in momentul repartizarii asupra rezultatelor financiare.

Caracteristica de baza a metodei standard - cost consta in existenta unui cadru adecvat comparatiilor operative intre cheltuielile efective si cele prestabilite, luate ca baza de referinta. Aplicarea metodei conduce la sporirea valorii practice a informatiei contabile si la perfectionarea organizarii activitatii economice. Acestea au ca efect o mai buna fundamentare a bugetelor de costuri si stabilirea unor valori de referinta care sa exprime cat mai bine conditiile normale de activitate a intreprinderii.

Conducerea pe baza unor marimi prestabilite cum sunt costurile standard, corespunde principiului metodei de conducere pe baza de obiective si ii confera contabilitatii, in calitatea ei de furnizoare de informatii utile deciziilor si masurilor corective, o importanta deosebita.

Astfel, contabilitatea capata tot mai mult rolul de instrument  de gestiune, de conducere a intreprinderii, deoarece misiunea ei principala nu mai este aceea de a determina singura costul productiei, ci de a controla daca acesta, determinat in prealabil, a fost respectat de responsabilii centrelor de costuri.

Aplicarea metodei standard - cost nu vizeaza in primul rand estetica ci precizia calculelor de stabilire a costului produselor, cu toate ca nici nu le neglijeaza, ci vizeaza cresterea rolului costurilor de productie in asigurarea indeplinirii obiectivelor din buget, in dirijarea si buna functionare a intreprinderii, a fiecarui centru de costuri ca centru de responsabilitate. Scopul principal al acestei calculatii, este de a furniza intr-o procedura operativa, economicoasa, informatia necesara pentru a bugeta, evalua, coordona si controla activitatea intreprinderii.

Metoda standard - cost inlocuieste operatiunea de colectare si inregistrare a datelor efective pentru compararea lor la sfarsitul perioadei de gestiune cu asigurarea unui caracter analitic, investigator, operativ si previzional al informatiilor, care permite fructificarea lor in scopul cresterii eficientei activitatii viitoare.

In vederea atingerii scopului propus in valorificarea superioara a informatiilor furnizate de metoda standard - cost se impune o atentie deosebita la fixarea obiectivelor din buget.

Standardizarea costurilor de productie trebuie sa se bazeze pe standarde cantitative si valorice fundamentate stiintific, cu motivare tehnico-economica. Acest lucru este necesar deoarece abaterile cheltuielilor efective de la cele standard, determinate concomitent cu desfasurarea procesului de productie au o semnificatie mai mare decat abaterile calculate la sfarsitul perioadei de gestiune, care conduc in multe cazuri la decizii tardive sau decat datele efective luate izolat, care arata numai ce s-a realizat dar nu si cum s-a realizat. Abaterile impun cu necesitate determinarea operativa a cauzelor, intrucat acestea sunt elementele esentiale la adoptarea deciziilor si actiunilor viitoare pentru corectarea neregulilor in realizarea obiectivelor propuse, pentru imbunatatirea activitatii.

Pentru a creste rolul contabilitatii de gestiune, informatiile privitoare la abateri, trebuie sa fie prezentate organelor de conducere astfel incat acestea sa poata lua masurile corective.

In afara de existenta unui sistem cuprinzator de standarde fundamentate, pentru introducerea in practica a metodei standard - cost este necesara existenta unor tehnici puse la punct si operative de programare a productiei.

De asemenea pentru adoptarea acestei metode de calculatie trebuie sa functioneze organizarea documentatiei primare privind evidenta cheltuielilor de productie si calculatia costurilor dar si organizarea corespunzatoare a evidentei abaterilor de la standarde.

Pentru realizarea acestor premise se impune o serie de rationalizari ale structurii organizatorice si ale sistemului informational al intreprinderii.

BIBLIOGRAFIE

1. Oprea Calin - Contabilitate de gestiune, editia a II-a, Editura Tribuna Economica, 2001, Bucuresti

2. Oprea Calin, Mihai Ristea, Ilie Vaduva, Horia Neamtu - Bazele contabilitatii, Editura Didactica si Pedagogica, 1997, Bucuresti

3. Carstea Gheorghe, Calin O - Calculatia costurilot, 1980, Bucuresti

4. Leslie Chadwick - Contabilitate de gestiune, Editura Teora, 1998, Bucuresti

5. M. Epuran si colaboratorii - Contabilitate si control de gestiune, Editura Economica, 1999, Bucuresti

6. Niculae Feleaga, Ion Ionascu - Tratat de contabilitate financiara, vol I si II, Editura Economica, 1998, Bucuresti

7. Florescu Vasile si colaboratorii - Baze de date - Fundamente teoretice si practice, Editura Infomega, 2002, Bucuresti

8. Erwin Hutira, Emil Dinga - Teorie economica generala, Editura HYPERION XXI, 1994, Bucuresti

9. Constanta Iacob, Raluca Mihaela Dracea - Contabilitate analitica si de gestiune, Editura Tribuna Economica, 1998, Bucuresti

10. Ministerul Finantelor - Sistemul contabil al agentilor economici, Editura Economica, 1994, Bucuresti

11. Pavel Nastase, Dorin Zaharie - Sisteme expert de gestiune, Editura Romcart, 1993, Bucuresti

12. Pavel Nastase, Dorin Zaharie si colaboratorii - Sisteme expert, Editura Dual Tech, 1999, Bucuresti

13. Josh Nossiter - Microsoft Excel 97, Editura Teora, 1999, Bucuresti

14. Cornel Olariu - Costul si calculatia costurilor, Editura didactica si pedagogica, 1977, Bucuresti

15. Popa Gheorghe si colaboratorii - SGBD FOXPRO - Aplicatii informatice, Editura Cison, 1995, Bucuresti

16. Mihai Ristea - Contabilitatea rezultatului intreprinderii, Editura Tribuna Economica, 1997, Bucuresti

17. Mihai Ristea - Contabilitatea intre fiscal si gestionar, Editura Tribuna Economica, 1998, Bucuresti

18. Mihai Ristea, Ladislau Possler, Klaus Ebbeken - Calculatia si managementul costurilor, Editura Teora, 2000, Bucuresti

19. Iulian Vacarel si colaboratorii - Finante publice, Editia a II-a, Editura didactica si pedagogica, 2000, Bucuresti

20. Geoffrey Whitehead - Economia, Editura Sedona, 1997, Timisoara

21. Colectia 1998-2002 -                   Revista Finante, Credit si Contabilitate

Revista Gestiunea si contabilitatea firmei

Tribuna Economica