|
|
|
Sistemul de relatii pentru aprovizionarea materiala
Desfasurarea in bune conditii a activitatii de aprovizionare in concordanta cu cerintele de consum ale unitatii economice, cu necesitatea realizarii contractelor incheiate cu clientii, cu furnizorii de materiale, impune organizarea unui sistem complex de relatii atat in interiorul fiecarei intreprinderi, cat si in afara acesteia. Pe plan intern, relatiile se organizeaza intre compartimentul de aprovizionare materiala si celelalte compartimente sau subunitati din cadrul structurii organizatorice a unitatilor de productie.
In acest context general, conducerea aprovizionarii materiale, de exemplu, are misiunea importanta de a tine permanent active raporturile cu sectorul tehnic care emite specificatiile materiale, cu sectorul de productie care transforma resursele materiale in produse sau le incorporeaza in lucrari, cu compartimentul financiar care achita facturile pentru materialele aprovizionate, cu compartimentul desfacere care vinde produsele
Compartimentul tehnic (intocmeste specificatiilemateriale)
Compartimentul financiar (achita facturile pentru cumpararea materialelor)
Compartimentul desfacere (vinde produsele)
Sectorul productie (transforma materialele inproduse sau leincorporeaza in lucrari)
Compartimentul aprovizionare(planifica,programeaza,transporta, depoziteaza,elibereaza pentru consum resursele materiale)
Principalele relatii interne ale compartimentului de aprovizionare materiala se stabilesc cu:
- compartimentele de planificare-dezvoltare si de conducere (programare) operativa a fabricatiei, care furnizeaza date si informatii privind volumul si structura productiei prevazute pentru executie, esalonarea fabricatiei acesteia - elemente care servesc la elaborarea planului si a programelor de aprovizionare materiala si tehnica.
Conlucrarea dintre compartimentele amintite se desfasoara continuu pentru a se asigura corelarea permanenta a planului si a programelor de aprovizionare cu cele de productie (avand in vedere ca pe parcursul anului pot interveni schimbari cerute de cumparatorii produselor, de piata in general, pentru care trebuie asigurata adaptarea);
- compartimentul de desfacere (vanzare) a produselor, care pune la dispozitie date si informatii pentru fundamentarea necesarului de ambalaje si materiale de ambalat;
- compartimentele financiar si de contabilitate, pentru evidentierea intrarilor de materiale, acoperirea financiara a resurselor contractate sau achizitionate (deci, achitarea facturilor pentru resursele materiale primite si acceptate), asigurarea controlului existentei si miscarii stocurilor, stabilirea volumului de mijloace circulante aferent materiilor prime si materialelor, implicit a vitezei de rotatie, evidentierea si inregistrarea cheltuielilor de transport-depozitare a materiilor prime, inventarierea resurselor fizice din depozite s.a.;
- compartimentul de transport, pentru asigurarea si mentinerea in stare de functionare normala a mijloacelor de transport proprii sau inchiriate destinate aducerii materialelor de la furnizori, a celor pentru transport intern, aprovizionarea cu combustibili si lubrifianti necesari functionarii acestora, a pieselor de schimb pentru intretinere si reparare;
- compartimentul tehnic care pune la dispozitie listele cu normele de consum de resurse materiale specifice produselor, lucrarilor, prestatiilor prevazute pentru executie, specificatiile materiale;
- depozitele de materiale, pentru asigurarea primirii si receptiei loturilor de materiale sosite de la furnizori, depozitarii si pastrarii rationale a acestora, evidentei si securitatii , urmaririi dinamicii stocurilor efective, a nivelurilor de comanda, eliberarii pentru consum a materialelor s.a.;
- cu sectiile si atelierele de productie, cu subunitatile auxiliare si de servire, pentru informarea directa asupra necesitatilor de materiale auxiliare, corelarea operativa a programelor de aprovizionare cu cele de fabricatie, controlul utilizarii resurselor materiale, promovarea folosirii de noi resurse ca substituenti eficienti etc.;
- compartimentul (atelierul) de conceptie-proiectare sau de creatie, de cercetaredezvoltare caruia ii pune la dispozitie informatii privind materiale, componente, echipamente tehnice noi, aparute pe piata in amonte, care pot fi avute in vedere pentru modernizarea produselor din fabricatia curenta sau la cele noi prevazute pentru asimilare;
- compartimentul de control tehnic de calitate pentru efectuarea receptiei calitative si atestarea acesteia la partizile de materiale sosite de la furnizori.
In afara, unitatea economica stabileste relatii, in primul rand, cu furnizorii de materiale de pe piata interna si internationala (unitati producatoare si firme specializate in cumpararea-vanzarea de resurse materiale) pentru achizitionarea de resurse materiale, stabilirea conditiilor de furnizare (de pret, de ambalare etc.), incheierea de conventii si contracte de livrare, derularea livrarilor, acoperirea contravalorii resurselor cumparate, reconcilierea conditiilor de furnizare s.a. Alte relatii se organizeaza cu:
- unitatile de transport pentru stabilirea conditiilor de aducere a resurselor de la furnizori (daca aceasta actiune intra, conform contractului, in atributia cumparatorului), pentru inchirierea de mijloace de transport etc.;
- unitati specializate in importul de materiale pentru achizitionarea si aducerea de resurse de la furnizorii externi;
- unitati si institutii de cercetare specializate pentru elaborarea de studii de prognoza privind: conjunctura mondiala a furnizarilor de resurse materiale; evolutia pietei de materii prime, a preturilor; scadenta potentialului de resurse clasice; mutatiile in structura consumului, in structura ofertei de resurse materiale etc. Relatii asemanatoare se stabilesc cu unitati de cercetare specializate in elaborarea de studii de perfectionare a aprovizionarii pe laturile specifice: elaborare strategii de cumparare, dimensionare stocuri pe criterii economice etc.;
- centre de calcul specializate (daca nu au unitati proprii de acest gen) pentru prelucrarea electronica a datelor de fundamentare a planurilor si programelor de aprovizionare, de calcul a stocurilor optime, de evidenta a dinamicii stocurilor efective etc.;
- unitati bancare pentru efectuarea operatiunilor de plata a cumpararilor de resurse materiale, acordarea de credite bancare in scopul achizitionarii si stocarii resurselor materiale, reglementarea raporturilor financiare cu furnizorii s.a.;
- agenti de aprovizionare independenti angajati temporar, reprezentanti sau reprezentante comerciale, in scopul depistarii si informarii asupra potentialilor furnizori care ofera conditii avantajoase la livrare, inlesnirii incheierii de contracte comerciale privind achizitionarea de materiale si produse de pe segmentele de piata din zona lor de actiune sau/si pentru urmarirea derularii livrarilor de la furnizorii din tara sau externi; informarii asupra tendintelor care se manifesta pe piata de furnizare, mutatiilor in evolutia preturilor, in structura ofertei, in conditiile de livrare etc.
- burse de marfuri pentru informare privind resursele materiale si produsele oferite pentru vanzare, tendinte in evolutia potentialului si structurii acestora, a preturilor, conditiilor de livrare etc.;
- institutii de conjunctura mondiala pentru informare privind evolutia pietei de resurse materiale si produse, tendinte in evolutia preturilor, a politicilor in furnizare pe segmente ale pietei mondiale si pe ansamblul ei;
- unitati specializate in comercializarea de materiale si produse (piese, componente tehnice) reutilizabile in scopul achizitionarii unor resurse de acest gen care prezinta interes pentru folosire ca atare sau prin reconditionare, fiind mai economice decat cele noi pentru anumite destinatii de consum.
Toate aceste relatii sunt orientate in sensul: asigurarii integrale, la termenele, locul si momentele prevazute, cu cost minim, a bazei materiale, in volumul si structura strict corelate cu cea a consumului productiv si neproductiv; folosirii cu maxima eficienta a resurselor aprovizionate; incadrarii in consumurile specifice din documentatiile tehnico-economice si stocurile prestabilite; valorificarii complete si eficiente a materiilor prime s.a.
