REPROIECTAREA MANAGERIALA A S.C. MECANICA S.A.

1. Documentarea preliminara

1.1. Caracteristici tipologice ale firmei investigate

Aceasta faza are drept continut evidentierea principalelor elemente de diferentiere si localizare a firmei intr-un anumit context local, national si international, precum: denumire, act normativ de infiintare, obiect de activitate, particularitati ale proceselor de aprovizionare, productie si vanzare, particularitati ale relatiilor cu organisme financiar-bancare s.a.m.d.

Societatea comerciala MECANICA este o societate pe actiuni, infiintata in anul 1999, in baza legii 15/1990 cu privire la transformarea intreprinderilor de stat in societati comerciale si regii autonome; capitalul social este de 4.591.000 lei (459.000 actiuni a cate 10 lei actiunea ).Sediul se afla in orasul K, situat intr-un judet din sudul Romaniei. Este cea mai importanta intreprindere din aceasta zona, cu capital majoritar de stat. Actionariatul are urmatoarea structura:

AVAS                         - 76%

SIF                              - 18%

PAS              - 6%

Obiectul de activitate: producerea si comercializarea de echipamente complexe destinate unor intreprinderi din industrie, constructii, transporturi si agricultura.

Principalii furnizori sunt intreprinderi siderurgice (pentru tabla), intreprinderi constructoare de masini (pentru unele componente electrice si electronice ), intreprinderi chimice (pentru vopseluri si lacuri).

Clientii firmei sunt intreprinderi cu capital de stat ( 15%), companii nationale si intreprinderi cu capital privat ( 85%).

Concurenta este data de firme cu profil de fabricatie similar, situate in Transilvania (2), Moldova (1), Dobrogea (1) si Muntenia (1). Firma are cont deschis la Banca Comerciala Romana.

1.2. Situatia economico-financiara a firmei

In aceasta a II-a faza a etapei de documentare preliminara este prezentata, in dinamica, situatia economico-financiara a firmei investigate, tinandu-se cont de urmatoarele aspecte:

Intervalul de timp la care se refera indicatorii si indicii prezentati trebuie sa fie suficient de mare pentru a facilita conturarea unor concluzii pertinente. In opinia noastra aceasta "se intinde" pe 3-5 ani , adica intervalul de timp pentru care se "construieste" strategia firmei. (Se stie foarte bine ca rezultatele diagnosticarii sunt valorificate in proiectii strategice realiste , alaturi de studiile de marketing, studiile ecologice ori strategia nationala ).

Evidentierea situatiei economico-financiare se realizeaza cu ajutorul unui sistem de indicatori si indici. Indicatorii se regasesc in urmatoarele doua grupe principale: indicatori de volum (cantitativi), precum: capitalul social, capacitatea de productie, activele totale, activele fixe si circulante, veniturile, cheltuielile, profitul brut si net, cifra de afaceri, productia marfa fabricata, numar salariati, fond de salarii, stocuri, datorii, creante, costuri de productie etc. ; indicatori de eficienta (calitativi), respectiv: productivitatea muncii, salariul mediu, ratele rentabilitatii, viteza de rotatie a activelor circulante, cheltuieli la 1000 lei cifra de afaceri, solvabilitatea, lichiditatea generala si partiala s.a.

Pentru evidentierea in dinamica a situatiei economico-financiare a firmei, a performantelor acesteia recomandam folosirea indicilor (raporturi intre doua marimi ale aceluiasi indicator), determinati in urmatoarele ipostaze:

(realizat t-3 sau t-2 sau t-1/realizat t-2 sau t-1) x 100

(realizat t-3 sau t-2 sau t-1/previzionat t-3 sau t-2 sau t-1) x 100

(previzionat t-3 sau t-2 sau t-1/previzionat t-2 sau t-1) x 100

Exprimarea indicatorilor de volum (obiective sau rezultate) se poate realiza in preturi curente sau preturi comparabile. Pentru eliminarea influentelor inflationiste exprimarea in dolari sau euro este cea mai indicata.

Principala sursa informationala utilizata pentru determinarea (evidentierea) nivelului rezultatelor si obiectivelor, la nivel de an, semestru ori trimestru este bilantul contabil. Acestuia i se adauga bugetul de venituri si cheltuieli si, dupa caz, bugetele intocmite si lansate la nivel de centre de gestiune.

Este recomandabila apelarea si a altor surse informationale, precum raportarile statistice, documente cu caracter intern etc. care permit identificarea nivelului previzionat si realizat al unor indicatori economici, financiari, sociali, de natura tehnica si tehnologica, de calitate si competitivitate s.a.m.d.

Data fiind importanta deosebita a performantelor economice in aprecierea potentialului de viabilitate al firmei dar si in economia diagnosticarii, prezentam, in continuare , cele mai semnificative ipostaze ale acestora si mecanismele de fundamentare.

Performantele economice - consecinta a "prestarii" unui management performant - vizeaza atingerea unor niveluri cat mai ridicate, fata de obiective, concurenta si situatia din anii precedenti, ale unor rezultate masurabile prin indicatori de volum (cantitativi) si de eficienta (calitativi).

Prezentam, in continuare, continutul acestora, cu precizarea ca ne-am referit la cele mai semnificative aspecte, pe care managerii trebuie sa le stapaneasca intrucat opereaza cotidian cu ele.

Principalii indicatori ce reflecta obiectivele si rezultatele obtinute

Indicatori de volum

de eforturi

capacitatea de productie respectiv productia maxima ce poate fi obtinuta in anumite conditii tehnice, tehnologice, organizatorice, umane etc.

patrimoniul reflecta valoarea economica a firmei, capacitatea acesteia de a face fata necesitatilor financiare la un moment dat

costurile exprima totalitatea cheltuielilor ocazionate de obtinerea productiei - cheltuieli directe (materii prime si materiale directe, salarii directe) si indirecte (cheltuieli cu intretinerea si functionarea utilajelor, cheltuieli de administrare a sectiilor si a intreprinderii etc.)

numarul de salariati, respectiv necesarul sau existentul de personal (muncitori direct si indirect productivi, tehnic, economic, alte specialitati si administrativ)

fondul de salarii reprezinta cheltuielile cu manopera directa si indirecta (pentru muncitori direct productivi, indirect productivi si personalul TESA)

stocurile sunt active circulante regasite in materii prime si materiale, productie in curs de executie, produse finite, datorii

de efecte

productia fizica, exprimata in unitati naturale sau natural-conventionale

productia marfa fabricata, indicator de calcul determinat ca produs intre productia fizica si preturile de vanzare

veniturile (in principal cifra de afaceri), ce cuprind:

venituri din exploatare

venituri exceptionale

venituri financiare

profitul brut, obtinut ca diferenta intre cifra de afaceri si costurile de productie

valoarea adaugata (alcatuita atat din eforturi - cheltuieli cu personalul, impozite, taxe, cheltuieli financiare, amortizare - cat si din efecte - profitul)

indicatori calitativi (de eficienta)

Se determina ca raport intre doi indicatori cantitativi, (unul de eforturi pe unul de efecte sau invers).

productivitatea muncii

Cea mai uzuala forma a eficientei este productivitatea muncii, definita ca rodnicie a muncii omenesti in procesele de producere a bunurilor.

Principalele forme pe care le imbraca productivitatea muncii se delimiteaza dupa mai multe criterii, intre care mai importante sunt:

a)     esalonul organizatoric

productivitatea muncii la nivel de componente structurale si procesuale ale unei organizatii (ex. productivitatea activitatii de vanzari sau productivitatea compartimentului "sectia mecanica I")

productivitatea muncii la nivel de organizatie socio-economica (firma)

productivitatea muncii la nivel de subramura (ramura)

productivitatea muncii la nivel de economie nationala

b)     mod de exprimare

productivitatea fizica (reala) a muncii, determinata in unitati fizice sau natural-conventionale

productivitatea valorica a muncii, exprimata in unitati valorice

c)      mod de calcul al indicatorilor de productivitate

productivitatea medie a muncii

productivitatea marginala a muncii

d)     natura rezultatelor activitatilor economice

productivitatea bruta a muncii

productivitatea neta a muncii

e)     sfera de cuprindere

productivitatea individuala a muncii

productivitatea sociala a muncii (productivitatea muncii sociale)

Fiecare din aceste modalitati de exprimare comporta mecanisme de determinare, de calcul diferite, functie de complexitatea numaratorului (indicatorii de rezultate) si numitorului expresiei (indicatorii de eforturi referitori la factorul uman).

salariul mediu

Exprima castigul mediu al unei persoane, determinat ca raport intre fondul de salarii si numarul de salariati. Poate fi exprimat in lei/salariat la nivel de luna si an.

ratele rentabilitatii

Rata rentabilitatii costurilor (a fondurilor consumate) se determina ca raport procentual intre profitul brut si costurile de productie.

Rc = Pb / Cp * 100

Exprima eficienta consumului de resurse - materiale, umane, financiare, informationale - angajate in derularea proceselor de munca.

Rata rentabilitatii activelor (a fondurilor avansate) se exprima ca raport procentual intre profitul brut si activele fixe si circulante.

Ra = Pb / (Af + Ac) * 100

Reflecta performanta economica a firmei si, implicit interesele investitorilor, persoane fizice sau juridice.

Rata rentabilitatii comerciale (a veniturilor), evidentiata de raportul procentual intre profitul brut si cifra de afaceri se determina cu formula:

Rv = Pb / Ca * 100

Exprima eficienta comercializarii productiei fabricate si tine cont de influentele multiple ale mediului ambiant, national si international (piata, in principal).

Rata rentabilitatii economice se determina ca raport procentual intre profitul brut si capitalul permanent.

Re = Pb / Kp * 100

Exprima performanta economica a firmei, independent de modul de finantare si de sistemul fiscal. Are o importanta deosebita pentru investitor (stat, societati comerciale etc.).

Rata rentabilitatii financiare include, la numaratorul expresiei, profitul net, iar la numitor, capitalul propriu.

Rf = Pn / Kpr * 100

Are semnificatia evidentierii capacitatii economice a firmei, respectiv gradul in care capitalul propriu aduce profit.

Semnificatia simbolurilor utilizate:

Pb   = profit brut

Ca   = cifra de afaceri

Pn   = profit net

Kpr = capital propriu

Kp   = capital permanent

Cp  = costuri de productie

Af   = active fixe

Ac   = active circulante

viteza de rotatie a activelor circulante, exprima eficienta cu care sunt utilizate activele circulante. Se determina in doua moduri

coeficient (nr. rotatii) = (Cifra de afaceri) / (Stocuri)

durata in zile a unei rotatii = (360 zile) / (nr. rotatii)

eficienta activelor fixe, exprimata prin:

productia fabricata la 1000 lei active fixe

cifra de afaceri la 1000 lei active fixe

profitul brut la 1000 lei active fixe

Capacitatea de plata (solvabilitatea) este un element al lichiditatii, respectiv al capacitatii de transformare al partii materiale a capitalului in bani. Indicatorii utilizati pentru aceasta sunt:

a)     lichiditatea patrimoniala, determinata ca raport intre elementele de activ (disponibilitati banesti + materiale in stoc + produse finite + marfuri + titluri de plasament + creante + alte active) si elementele de pasiv (credite pe termen scurt + rate de rambursat la creditele pe termen mediu si lung + creditori + obligatii).

Raportul trebuie sa fie supraunitar, situatie ce reflecta o anumita doza de siguranta pentru acordarea de noi credite.

b)     solvabilitatea patrimoniala, determinata ca raport procentual intre capitalul propriu si capitalul propriu + credite bancare.

Se considera o situatie normala nivelul de peste 50% al acesteia.

c)      rata autonomiei financiare, determinata cu formula capital propriu / capital strain * 100

Nivelul mai ridicat al acesteia atesta o amplificare a gradului de independenta financiara a firmei.

d)     capacitatea de plata (solvabilitatea imediata) se determina, in valori absolute, ca diferenta intre disponibilitatile banesti, lichide si potentiale, si obligatiile curente ale firmei. Abordata relativ aceasta trebuie sa fie >100%

e)     trezoreria exprima, de asemenea, starea de solvabilitate, determinandu-se ca raport intre disponibilitatile banesti si datoriile exigibile pe termen scurt (in acest caz poarta denumirea de trezorerie la vedere, cu un nivel considerat normal de 0,2-0,3).

Indicatorii prezentati mai sus nu sunt exhaustivi, lor adaugandu-li-se altii cu capacitate similara de reflectare a capacitatii de plata.

perioada de rambursare a datoriilor exprima intervalul de timp necesar pentru stingerea datoriilor.

Se determina ca raport intre datorii si cifra de afaceri si se considera normala o perioada < 30 zile.

perioada de recuperare a creantelor se determina ca raport intre creante si cifra de afaceri. Normala este o perioada mai mica de 30 de zile

In ceea ce priveste S.C. MECANICA S.A., dinamica situatiei economico-financiare inregistrata in perioada T (t-2 t) este evidentiata prin intermediul unor indicatori economici, dupa cum urmeaza (tabel nr. 1 ).

Facem precizarea ca, alaturi de indicatori economici (de volum si de eficienta) se va "opera" si cu indici, acestia din urma fiind in masura sa evidentieze in dinamica evolutia sau involutia rezultatelor obtinute si a obiectivelor asumate

Situatia principalilor indicatori economico-financiari la S.C. MECANICA S.A.

Tabel nr. 1

1.3. Sistemul de management - particularitati constructive si functionale

Aceasta ultima faza implica evidentierea caracteristicilor manageriale, respectiv parametrii constructivi si functionali ai sistemului de management si ai componentelor sale majore: metodologica, decizionala, informationala, organizatorica. Astfel de informatii pot fi grupate in:

informatii referitoare la subsistemul metodologic

metode si tehnici de management folosite de managerii de nivel superior, mediu si inferior

sisteme de management (ansamblu de metode si tehnici) utilizate la nivel de firma

metodologii utilizate in analiza si perfectionarea managementului si a componentelor sale

maniera de operationalizare a instrumentarului managerial

principalele situatii in care se folosesc sistemele, metodele si tehnicile de management

informatii cu privire la subsistemul decizional

caracterizarea decidentilor (individuali

sau de grup)

lista deciziilor adoptate

incadrarea tipologica a acestora

incadrarea deciziilor pe functii ale managementului si

functiuni ale firmei (eventual, activitati)

parametrii calitativi ai deciziilor adoptate

modalitatea de fundamentare si adoptare (act sau proces decizional)

metode si tehnici decizionale folosite

informatii privind subsistemul informational

principalele informatii vehiculate

incadrarea tipologica a acestora

situatiile informationale (documentele) folosite

fluxurile si circuitele informationale principale in care acestea sunt antrenate

procedurile informationale principale

maniera de tratare (manuala, automatizata)

gradul de informatizare a proceselor de munca (de executie si de management)

gradul de dotare cu calculatoare al firmei

alte aspecte

informatii referitoare la componenta organizatorica

componentele procesuale (functiuni, activitati, atributii, sarcini) si caracteristicile acestora

sistemul de obiective pentru anul (t +1) si in continuare

componentele structurale (posturi, functii, compartimente, ponderi ierarhice, niveluri ierarhice, relatii organizatorice) si particularitatile acestora

documentele organizatorice (ROF, organigrama, fise de post)

tipul de structura organizatorica existent

incadrarea cu personal a structurii organizatorice

alte aspecte

Prezentarea acestor date si informatii referitoare la parametri constructivi si functionali ai componentelor manageriale (metodologica, decizionala, informationala si organizatorica) permite conturarea principalelor performante manageriale.

Precizam ca analiza viabilitatii manageriale trebuie sa urmareasca masura in care aceste performante sunt atinse in conditiile actuale de concepere si functionare ale subsistemelor managementului, precum si a managementului de ansamblu al firmei.

In categoria lor se inscriu:

frecventa schimbarilor manageriale, de ansamblu sau la nivel de componenta manageriala, abordata ca necesitate si oportunitate

competenta managerilor, evidentiata de cunostintele, calitatile si oportunitatile manageriale pe care le poseda (diferentiat, functie de pozitia ierarhica pe care se afla

decizii de calitate, adoptate in timp real

actiuni corespunzatoare initiate pentru aplicarea lor

informatii de calitate, transmise operativ  beneficiarilor, manageri si executanti

instrumentar managerial adecvat situatiilor manageriale si economice specifice firmei

apelarea frecventa la metodologii de proiectare/reproiectare si intretinere a functionarii managementului si componentelor sale

abordarea echilibrata a proceselor de management, din punct de vedere decizional

abordarea echilibrata a componentelor procesuale si structurale, din punct de vedere decizional

corespondenta dintre tipurile de decizii si pozitia ierarhica a decidentilor

maniera de satisfacere a nevoilor informationale ale managerilor

gradul de apropiere a managementului de executie (dat de numarul de niveluri ierarhice)

corespondenta posturi-titulari de posturi

maniera de structurare a autoritatii pe niveluri ierarhice

corespondenta dintre obiective si componentele procesuale ale firmei

calitatea documentelor organizatorice

1.3.1 Sistemul metodologic

Alcatuit din instrumentarul managerial si elementele metodologice de concepere, functionare si perfectionare a celorlalte componente manageriale - subsistemele decizional, informational si organizatoric - subsistemul metodologic evidentiaza, la S.C. MECANICA S.A., urmatoarele aspecte mai importante:

a)     In primul rand, in exercitarea proceselor de

management se utilizeaza unele sisteme, metode si tehnici de management, dupa cum urmeaza:

sisteme de management: managementul prin

obiective, regasit sub forma unor liste de obiective; managementul prin bugete, concretizat doar la elaborarea, realizarea si urmarirea bugetului de venituri si cheltuieli; managementul participativ, exercitat la nivelul celor doua organisme participative de management - Adunarea Generala a Actionarilor si Consiliul de Administratie.

metode si tehnici de management:

diagnosticarea, regasita sub forma unei analize periodice, "comandate" de manageri de nivel superior sau sub forma raportului de gestiune al Consiliului de Administratie, ce insoteste bilantul contabil; sedinta, metoda larg raspandita, nu numai la nivelul celor doua organisme participative de management, ci si la alte esaloane organizatorice tabloul de bord, regasit sub forma unor situatii informationale de sinteza ce sunt valorificate de manageri de nivel superior si mediu; delegarea, utilizata pentru rezolvarea unor probleme de catre subordonati.

b)     In al doilea rand, elementele metodologice utilizate pentru proiectarea si functionarea managementului sau ale unor componente ale acestuia, precum si pentru aplicarea unor metode sau tehnici de management sunt departe de a respecta cerintele de baza ale stiintei managementului.

O asemenea afirmatie se bazeaza pe faptul ca astfel de demersuri nu urmeaza un "traseu metodologic" riguros, ceea ce influenteaza nefavorabil eficienta si eficacitatea managementului

1.3.2 Sistemul decizional

Informatiile furnizate de registrele de procese verbale ale Adunarii generale a Actionarilor si Consiliului de Administratie, precum si lista deciziilor puse la dispozitie de managerii de nivel superior au permis evidentierea celor mai importante aspecte referitoare la conceperea si functionarea sistemului decizional.

a.      Lista deciziilor adoptate de catre managementul de nivel

superior este prezentata in tabelul nr. 2

Lista deciziilor adoptate de managementul de nivel superior la

S.C. MECANICA S.A.

Tabel nr. 2

b.      Incadrarea tipologica a deciziilor adoptate de catremanagementul de nivel superior scoate in evidenta situatia urmatoare

Incadrarea tipologica a deciziilor la S.C. Mecanica S.A.

Tabel nr 3

Semnificatia simbolurilor utilizate:

C₁ - natura variabilelor implicate

C₂ - orizontul de timp si influenta asupra firmei

C₃ - numarul de criterii decizionale

C₄ - periodicitatea adoptarii

C₅ - amploarea competentelor decidentilor

Dupa alte criterii de clasificare, deciziile prezentate in tabelul  nr. 2 sunt:

amploarea decidentului

- de grup: deciziile 1÷ 18 (cele adoptate de AGA si CA)

- individuale: deciziile 19÷ 33 (cele adoptate de directorul general, directorul tehnic si directorul economic)

esalonul organizatoric la care se adopta: superior

Incadrarea deciziilor pe functii ale managementului

Tabel nr 4

Semnificatia simbolurilor folosite:

P_V - previziune

O - organizare

C_O  - coordonare

A - antrenare

C-E - control evaluare

P-M - procesul de management

Incadrarea deciziilor pe functiuni ale firmei

Tabel nr. 5

Semnificatia simbolurilor folosite:

C-D - cercetare dezvoltare

P - productie

C - comerciala

P_S  - personal

F-C - financiar contabila

SC - societatea comerciala in ansamblul sau

Parametrii calitativi ai deciziilor

Tabelul 6

Semnificatia simbolurilor este:

C₁ - fundamentarea stiintifica

C₂ - "imputernicirea" deciziei

C₃ - integrarea in ansamblul deciziilor

C₄ - oportunitatea deciziei

C₅ - formularea corespunzatoare a deciziei

1.3.3 Subsistemul informational

Ne vom referi, succint, la principalele aspecte ce dau contur "dosarului" sistemului informational, adica la informatii, fluxuri si circuite informationale, mijloace de tratare a informatiilor si documentele specifice utilizate.

Cu titlu de exemplu, prezentam activitatile de lansare in fabricatie si cele financiar-contabile (partial).

Lansarea in fabricatie

Biroul "Desfacere" emite "Dispozitia de lansare" (fisa de planificare) (1) in 2 exemplare (nu se foloseste formular tip): 1 exemplar ramane la Desfacere, iar altul merge la Productie (PLUP).

La "Productie" datele se introduc pe calculator (comanda, desen, materiale etc.). Tot aici se mai primeste documentatia tehnica (fisele tehnologice). Cand produsul are mai mult de 5 fise tehnologice, se mai primesc subansamblele, utilajele, constructiile metalice etc. de la tehnolog se primeste (pe langa fisele tehnologice) consumul specific de manopera centralizat. Pentru restul sectoarelor se primesc bonuri pentru fiecare operatie in parte. Toate dispozitiile de lansare se copiaza pe discheta, care merge la Oficiul de calcul.

La Oficiul de calcul se emit (lanseaza) bonuri de lucru si de materiale. Aici sunt semnalate doar bonurile de materiale.

Bonurile astfel emise se introduc la "Productie" unde sunt verificate si stampilate.

Circula intr-un singur exemplar si se transmit componentelor structurale implicate.

Pentru comenzile care trec pe la mai multe sectii (ateliere) se intocmesc borderouri (2) care se lanseaza pe sectii. Odata cu borderourile se lanseaza fisa tehnologica, desenele de executie. Totodata, la Productie exista un registru unde se scad borderourile.

La sfarsitul lunii, bonurile de manopera vin la Oficiul de calcul unde exista un program pentru postcalcul (SIRCA); datele se introduc pe sectii (ateliere).

Bonurile de materiale merg la magazie (se dau codurile materialelor), la contabilitatea sectiei si se introduc la oficiul de calcul. Se face centralizarea pe comenzi pe luna respectiva.

Centralizatoarele de materiale si manopera merg la "Contabilitate" pentru determinarea si repartizarea lor.

Fisa limita se intocmeste la "Productie" pe calculator

3 exemplare

pe gestiuni

- gestionar

- sef sectie

- contabilitate

Tot la "Productie" se primesc si notele de rebut si notele de remediere (intocmite de CTC pe baza constatarilor unei comisii speciale de analiza si clasificare a neconformitatilor). Pe baza acestor note se emit (de catre oficiul de calcul) bonurile de lucru si de materiale. La "Productie" exista o evidenta pe calculator a rebuturilor.

Pentru reparatiile planificate si accidentale, fisele de constatare si fisele tehnologice se intocmesc de tehnologul atelierului mecano-energetic, se transmit apoi la oficul de calcul pentru lansarea bonurilor.

La oficiul de calcul exista un program pentru evidenta stocurilor de materiale, reactualizate permanent pe baza NIR-urilor si a bonurilor de consum. Pe NIR, codul materialului se da in functie de pret.

Cu titlu de exemplu, prezentam in continuare cateva aspecte mai importante ale sistemului informational specific activitatilor financiar-contabile.

Lista documentelor elaborate de compartimentele

financiar-contabilitate

Tabelul nr. 7

Lista documentelor care se indosariaza in compartimentele financiar-contabilitate

Tabel nr. 8

In vederea realizarii obiectivelor pe care si le propune acest studiu, se impune reprezentareasub forma unor diagrame orizontale a circuitelor informationale majore. S-a realizat reprezentarea grafica a urmatoarelor documente: state de plata, dispozitie de lucru, nota de predare, bon de consum in figurile

NOTA: PLUP - programarea, lansarea si urmarirea productiei

RU - resurse umane (personal, invatamant, retribuire)