Functia de coordonare

In functie de modul de transmitere

Comunicare scrisa

- este utilizata in organizatie pentru diverse solicitari prin documente scrise adresate unei persoane

Avantaje:

ofera un timp mai mare de gandire si argumentare;

asigura o diversitate sporita a ideilor, concizie si claritate;

se realizeaza fara perturbari din partea  celorlalti participanti la comunicare;

nu necesita prezenta si disponibilitatea simultana a participantilor;

constituie un ascendent al emitatorului asupra receptorului;

permite utilizarea mijloacelor audio-vizuale.

Dezavantaje:

depersonalizarea comunicarii;

consum ridicat de timp;

costuri ridicate directe si indirecte;

Comunicare verbala

- este cea frecventa forma de comunicare -70% din cazuri,

Avantaje:

- stabileste relatii directe personalizate intre manageri si executanti;

- permite flexibilizarea exprimarii, oferind posibilitatea adaptarii mesajului la gradul de perceptie

Dezavantaje:

- necesita prezenta simultana a interlocutorilor multiplicand timpul consumat;

- transmitrea succesiva in trepte duce la pierderi de substanta informationala

Comunicare nonverbala

- este instrumentul care folosit eficient permite facilitarea emiterii si descifrarii mesajelor

FACTORII EXOGENI

FACTORII ENDOGENI

mediul ambiant;

modificarea tehnicilor si tehnologiilor;

cresterea gradului de educatie al oamenilor.

parametrii structurii organizatorice;

modul de proiectare si functionare al subsistemului informational;

stilul de management;

tipul de cultura organizationala.

CATEGORII DE OBSTACOLE IN COMUNICARE

Factori generali

diferentele de personalitate;

diferente de perceptie;

diferente de statut;

diferente de cultura;

zgomotul;

Factori specifici

A) obstacole generate de manageri:

insuficienta documentare;

tendinta de a supradimensiona explicatiile introductive;

stereotipii in modalitatile de transmitere si prezentare a informatiilor;

utilizarea unui limbaj neadecvat persoanei care recepteaza mesajul;

utilizarea unui ton ridicat si marcat de iritabilitate;

deficientele in capacitatea de ascultare.

B) obstacole generate de subordonati:

rezerva de a-si exprima opiniile din teama de a nu avea neplaceri din partea sefilor,

convingerea ca problemele subordonatilor nu-l intereseaza pe manager;

lipsa obisnuintei de comunicare;

tendinta de a considera ca o propunere de perfectionare inseamna semnalarea unei defectiuni tolerate de conducere;

concordanta dintre cerintele comunicarii si posibilitatea de satisfacere in conditii de calitate si la timp

frecventa modificarilor creeaza nemultumiri in randul subordonatilor ceea ce duce la reducerea comunicarii.

Regula cantitatii

- in ceea ce spun vorbitorii trebuie sa ofere informatia necesara, nimic mai mult

Regula calitatii

- ceea ce spun vorbitorii, trebuie sa respecte realitatea

Regula relatiei

- mesajul vehiculat de vorbitor trebuie sa fie adecvat scopului comunicarii

Regula stilului

- vorbitorii trebuie sa fie clari, coerenti, comprehensivi si concisi

Regula receptivitatii

- emitentii trebuie sa-si adapteze mesajele la caracteristicile receptorilor si la cunostintele presupuse de acestia.

1.Emitentul trebuie sa-si clarifice ideile inainte sa le comunice

2.Pentru planificarea comunicatiilor este necesara comunicarea celor din jur

3.Cei ce doresc sa initieze comunicarea trebuie sa examineze adevaratul scop al comunicarii si pentru a nu se pierde in detalii

4.Emitentul trebuie sa tina cont de ansamblul elementelor fizice si psihice ale contextului

5.Emitentul trebuie sa fie atent in timpul comunicarii la nuante si la intelesul de baza al mesajului 

6.Emitentul trebuie sa-si dezvolte capacitatea de empatie

7.Emitentul trebuie sa urmareasca primirea feed-backului in vederea asigurarii ca mesajul a fost inteles corect

8.Emitentul si receptorul trebuie sa comunice la fel de bine in perspectiva ca si in prezent

9. Emitentul trebuie sa fie buni acultatori pentru a se face bine intelesi

Sedinte decizionale

- se organizeaza in scopul adoptarii unor decizii de ordin tactic si strategic unicat, in general decizii marcate de risc si incertitudine.

Sedinte de informare

- au ca scop transmiterea sau colectarea de informatii

Sedinte de exploatare

- sunt destinate cercetarii si se bazeaza pe stimularea si exploatarea potentialului de creativitate al personalului

Sedinte de armonizare

- au ca scop sincronizarea deciziilor si actiunilor membrilor organizatiei 

Sedinte eterogene

- combina obiectivele si mijloacele de actiune specifice tipurilor anterioare;

- reprezinta tipul cel mai frecvent practicat datorita lipsei de timp a participantilor, fie din cea a ignorarii utilizarii sedintei ca pe o metoda cu spercific si cerintele proprii.

Nr. crt.

Faza sedintei

Reguli

1

Deschiderea sedintei

deschiderea sedintei la ora comunicata in prealabil participantilor;

formularea clara a obiectivelor sedintei;

prezentarea ideilor la modul pozitiv;

folosirea unui limbaj atractiv, pentru a impune ideile emise participantilor;

limitarea expunerii introductive la 1- 2 minute;

stabilirea de comun acord cu participantii a duratei sedintei si a duratei maxime pentru luarile de cuvant ale participantilor.

2

Derularea sedintei

sublinierea contributiilor in idei noi, solutii eficiente, etc.;

stimularea participarii active si cat mai substantiale a celor prezenti la indeplinirea scopurilor urmarite;

calmarea spiritelor infierbantate si a peroratiilor inutile;

imprimarea unui ritm care sa asigure incadrarea duratei sedintei in perioada stabilita, concomitent cu realizarea scopurilor urmarite;

3

Inchiderea sedintei

limitarea duratei sedintei la 1-1,5 ore asa cum recomanda specialistii;

interventia conducatorului sedintei trebuie sa fie concisa si concomitent sa se refere la principalele decizii, acorduri, puncte de vedere exprimate; se va opri la expunerea, pozitiei managerului fata de acestea.

elementele importante trebuie sa fie transmise in

scris participantilor, cel mai tarziu in ziua urmatoare

reuniunii.