Reflectarea in contabilitate a decontarilor cu salariatii, asigurarile si protectia sociala

REFLECTAREA IN CONTABILITATE A DECONTARILOR CU SALARIATII, ASIGURARILE SI PROTECTIA SOCIALA

1. Purtatori primari de informatii privind drepturile de personal si retinerile din salarii

Documentele utilizate in contabilitatea decontarilor cu personalul

Statul de salarii

Serveste ca:

document pentru calculul drepturilor banesti cuvenite salariatilor, precum si al contributiei privind protectia sociala si al altor datorii;

document justificativ de anregistrare an contabilitate.

Se intocmeste in doua exemplare, lunar, pe sectii, pe ateliere, servicii, de compartimentul care are aceasta contributie, pe baza documentelor de evidenta a muncii si a timpului lucrat efectiv, a documentelor de centralizare a salariilor individuale pentru muncitorii salariati in acord, pe baza fiselor de evidenta a salariului, a evidentei si a documentelor privind retinerile legale, a listelor de avans chenzinal, concediilor de odihna, certificatelor medicale si se semneaza pentru confirmarea exactitatii calculelor de catre persoana care determina salariul cuvenit si intocmeste statul de salarii.

Pentru centralizarea la nivelul unitatii a salariilor si a elementelor componente ale acestora, inclusiv a retinerilor, se utilizeaza aceleasi formulare de state de salarii.

Platile facute in cursul lunii, cum sunt: avansul chenzinal, lichidarile, indemnizatiile de concediu se includ in statele de salarii, pentru a cuprinde astfel intreaga suma a salariilor calculate si toate retinerile legale din perioada de decontare respectiva. Unitatile pot sa-si stabileasca, daca necesitatile o cer o alta macheta a formularului, dar care sa contina informatiile necesare unui eventual control.

Statul de plata circula:

la persoanele autorizate sa exercite controlul financiar preventiv si sa aprobe plata (exemplarul 1);

la casieria unitatii pentru efectuarea platii sumelor cuvenite (1 exemplar);

la compartimentul financiar contabil;

la compartimentele care a intocmit statele de salarii.

Se arhiveaza la compartimentul financiar contabil si la compartimentul care a intocmit statele de salarii.

Statul de salarii este prezentat in ANEXA

Lista de avans chenzinal

Serveste ca:

document pentru calculul drepturilor banesti cuvenite salariatilor ca avansuri chenzinale;

document pentru retinerea prin statele de salarii a vansurilor chenzinale platite;

document justificativ de inregistrare in contabilitate.

Lista de avans chenzinal se intocmeste lunar, de compartimentul care are aceasta atributie, pe baza documentelor de evidenta a muncii, a timpului lucrat efectiv, a certificatelor medicale prezentate si se semneaza pentru confirmarea exactitatii calculelor de persoana care a calculat avansurile chenzinale si a intocmit lista.

Circula la:

persoanele autorizate sa exercite controlul financiar preventiv si sa aprobe plata;

la casieria unitatii pentru efectuarea platii avansurilor cuvenite;

la compartimentu financiar contabil pentru inregistrarea in contabilitate;

la compartimentul care a intocmit lista de avans pentru a servi la intocmirea statelor de salarii la sfarsitul lunii.

Se arhiveaza la compartimentul financiar contabil si la compartimentul care a intocmit lista de avans.

Lista de avans chenzinal este prezentata in ANEXA 2.

Lista de indemnizatii pentru concediul de odihna

Serveste ca document pentru stabilirea drepturilor privind indemnizatiile cuvenite salariatilor pe timpul efectuarii concediului de odihna si document justificativ de inregistrarea in contabilitate.

Se intocmeste in doua exemplare , pe masura plecarii personalului ]n concediu de odihna, de compartimentul care are acesta atributie, pe baza datelor din fisa de evidenta a salariilor, si se semneaza pentru confirmarea realitatii datelor si exactitatii calculelor de persoana care a calculat indemnizatiile si a intocmit lista.

Circula la:

persoanele autorizate sa exercite controlul financiar preventiv si sa aprobe plata;

casieria unitatii pentru efectuarea platii;

compart imentul financiar contabil pentru inregistrarea in contabilitate;

la compartimentul care a intocmit lista de avans pentru a servi la intocmirea statelor de salarii la sfarsitul lunii.

Se arhiveaza la compartimentul financiar contabil si la compartimentul care aintocmit lista.

Desfasuratorul indemnizatiilor platite in contul asigurarilor sociale de stat

Serveste ca document de centralizare a zilelor lucratoare de concediu medical, a cazurilor pentru proteze, decese, si schimbarea locului de munca, precum si a indemnizatiilor platite in contul asigurarilor sociale de stat.

Se intocmeste intr-un exemplar de compartimentul financiar contabil, la sfarsitul fiecarei luni, pe baza certificatelor medicale si a statelor de salarii.

Nu circula, fiind document de inregistrare.

Se arhiveaza la compartimentul financiar contabil, anexat la dispozitia de plata privind asigurarile sociale.

2 Contabilitatea datoriilor si creantelor privind personalul

Desfasurarea oricarei activitati economico-sociale este de neconceput fara interventia muncii. Folosirea fortei de munca de catre unitati genereaza relatii de decontare cu salariatii proprii, bugetul statului, bugetul asigurarilor sociale si cu unele fonduri special constituite la dispozitia organismelor publice.

Totalitatea drepturilor cuvenite salariatilor pentru munca depusa sau in virtutea calitatii de angajat reprezinta fondul de salarii al unita proprii, bugetul statului, bugetul asigurarilor sociale si cu unele fonduri special constituite la dispozitia organismelor publice.

Totalitatea drepturilor cuvenite salariatilor pentru munca depusa sau in virtutea calitatii de angajat reprezinta fondul de salarii unitatii. El se constituie intr-o cheltuiala de exploatare pentru unitate si, in acelasi timp, intr-o obligatie fata de salariati. De asemenea, fondul de salarii reprezinta baza de calcul a contributiei unitatii la diverse organisme publice sau sociale.

Structura si organizarea conturilor de personal si asigurari sociale

2.1 Contabilitatea renumeratiilor privind personalul

Evidenta obligatiilor unitatii fata de personal, reprezentate de salariile cuvenite acestuia in bani sau in natura, se asigura cu ajutorul contului de pasiv 421 "Personal-salarii datorate".

In creditul contului se inregistreaza salariile si alte drepturi cuvenite personalului (cu exceptia stimulentelor din profit si a indemnizatiilor pentru incapacitate temporara de munca) iar in debitul contului se inregistreaza retinerile din salarii reprezentand avansuri, sume opzabile salariatilor datorate tertilor, contributia pentru asigurari sociale, contributia pentru ajutorul de somaj, impozitul pe salarii precum si alte retineri datorate unitatii si sumele nete achitate salariatilor.

Soldul contului reprezinta drepturile salariale datorate.

Functiunea completa a contului se prezinta astfel:

Debit 421 "Personal-salarii datorate Credit

SFC Valoarea datoriilor catre salariati

In cadrul SC "IASITEX" SA se fac urmatoarele inregistrari privind decontarile cu personalul unitatii:

Registrul - jurnal

2.2. Contabilitatea ajutoarelor materiale

Evidenta obigatiilor catre salariatii aflati temporar in incapacitate temporara de munca, a ajutoarelor materiale pentru ingrijirea copilului, a ajutoarelor pentru deces si a altor ajutoare datorate se asigura prin contul de pasiv 423 "Personal-ajutoare materiale".

In creditul contului se inregistreaza ajutoarele materiale suportate din contributia unitatii pentru asigurarile sociale, precum si alte ajutoare acordate iar in debitul contului se inregistreaza ajutoare materiale achitate, retinerile reprezentand avansuri acordate, sume datorate unitatii sau tertilor, contributiapentru asigurari de sanatate si pentru ajutorul de somaj si impozitul datorat,ajutoare materiale neridicate.

Soldul contului reprezinta ajutoare materiale datorate.

Functiunea completa a contului se prezinta astfel:

Debit 423 "Personal-ajutoare materiale" Credit

SFC Valoarea ajutoarelor materiale datorate

SC. "IASITEX" SA a inregistrat in luna mai a anului current urmatoarele operatii privind contul 423 "Personal-ajutoare materiale":

Registrul - jurnal

2. Contabilitatea participarii la profit a personalului

Evidenta stimulentelor acordate personalului din profitul realizat se asigura cu ajutorul contului de pasiv 424 "Participarea personalului la profit".

In creditul contului se inregistreaza sumele repartizate personalului din profitul realizat iar in debitul contului se inregistreaza impozitul retinut, sumele achitate personalului, sumele neridicate personalului.

Soldul contului reprezinta stimulentele din profit datorate.

Functiunea completa a contului se prezinta astfel:

Debit  424 "Participarea personalului la profit"   Credit

SFC Stimulente datorate salariatilor

Registrul - jurnal

2.4. Contabilitatea avansurilor acordate personalului

Evidenta avansurilor acordate personalului se realizeaza cu ajutorul contului de activ 425 "Avansuri acordate personalului".

In debitul contului se inregistreaza avansurile platite personalului conform contractului de munca iar in creditul acestui cont se inregistreaza sumele retinute pe statele de salarii sau de ajutoare materiale reprezentand avansuri acordate.

Soldul contului reprezinta avansurile platite.

Debit 425 "Avansuri acordate personalului Credit

SFD Avansuri acordate si nedecontate

Operatiunile privind avansurile acordate personalului inregistrate in cadrul unitatii SC "IASITEX" SA in luna mai sunt urmatoarele:

Registrul - jurnal

2.5. Contabiliatea drepturilor de personal neridicate

Evidenta drepturilor de personal neridicate in termenul legal se realizeaza cu ajutorul contului de pasiv 426 "Drepturi de personal neridicate".

In creditul contului se inregistreaza sumele datorate personalului, neridicate in termen, reprezentand salarii, sporuri, adaosuri, alocatii de stat pentru copii, stimulente din profit, ajutoare de boala si alte drepturi iar in debitul contului se inregistreaza sumele achitate personalului, drepturile de personal neridicate, prescrise, datorate bugetului statuluipotrivit legii, sau inregistrate ca venituri exceptionale aferente perioadei.

Soldul contului reprezinta drepturi de personal neridicate.

Functiunea contului se prezinta astfel:

Debit 426 "Drepturi de personal neridicate"Credit

SFC Drepturi de personal neridicate

In luna mai societatea inregistreaza urmatoarele operatiuni cu privire la contul 426 "Drepturi de personal neridicate":

Registrul - jurnal

2.6. Contabilitatea retinerilor din salarii datorate tertilor

Evidenta retinerilor si propririlor din renumeratii datorate tertilor se asigura cu ajutorul contului de pasiv 427 "Retineri din salarii datorate tertilor".

In creditul contului se inregistreaza sumele retinute de la salariati, datorate tertilor, reprezentand chirii, cumparari cu plata in rate si alte obligatii fata de terti iar in debitul contului se inregistreaza sumele achitate tertilor, reprezentand retineri sau propriri din salarii.

Soldul contului reprezinta sumele retinute de la salariati , datorate tertilor.

Functiunea completa a contului se prezinta astfel:

Debit 427 "Retineri din salarii datorate tertilor" Credit

SFC Sumele retinute de la salariati, datorate tertilor

Inregistrarile din luna mai referitoare la retinerile datorate tertilor din cadrul SC "IASITEX" SA, sunt urmatoarele:

Registrul - jurnal

2.7. Contabilitatea altor datorii si creante in legatura cu personalul

Evidenta decontarilor cu salariatii la inchiderea exercitiului, pentru a permite inregistrarea cheltuielilor si veniturilor aferente exercitiului expirat, precum si a altor creante si datorii in raporturile cu personalul, se asigura prin contul bifunctional 428 "Alte datorii si creante in legatura cu personalul".

In creditul contului se inregistreaza sumele datorate salariatilor, pentru care nu s-au intocmit statele de plata, sumele datorate personalului sub forma de ajutoare, sumele incasate de la salariati.

In debitul contului se inregistreaza sumele achitate personalului, sumele datorate de personal, reprezentand chirii si alte consumuri, precum si eventualele sume datorate privind debite, renumeratii, avansuri nejustificate, sporuri sau adaosuri necuvenite, ajutoare de boala necuvenite.

Soldul creditor al contului reprezinta sumele datorate de unitate salariatilor, iar soldul debitor, sumele datorate de salariati.

Contul   428 "Alte datorii si creante in legatura cu personalul" se descompune in doua conturi sintetice de grad II:

- 4281 "Alte datorii in legatura cu personalul" cont de pasiv;

- 4282 " Alte creante in legatura cu personalul" cont de active.

Functiunea completa a conturilor se prezinta astfel:

Debit 4281 "Alte datorii in legatura cu personalul"Credit

SFC Sumele datorate salariatilor de catre unitate

Debit 4282 " Alte creante in legatura cu personalul" Credit

SFD Sumele datorate de salariati unitatii

In cursul lunii mai unitatea inregistreaza urmatorele operatiuni privind contul 428 "Alte datorii si crteante in legatura cu personalul":

Registrul - jurnal

Reflectarea in contabilitate a datoriilor privind asigurarile sociale

Evidenta decontarilor privind contributia angajatorului si a personalului la asigurarile sociale de sanatate se asigura cu ajutorul contului de pasiv 431 "Asigurari sociale".

In creditul contului se inregistreaza: contributia angajatorului la sigurarile sociale de sanatate, contributia personalului la asigurarile sociale, contributia personalului la asigurarile sociale de sanatate, contributia angajatorului la asigurarile sociale.

In debitul contului se inregistreaza sumele virate asigurarilor sociale si asigurarilor sociale si asigurarilor sociale de sanatate, sumele datorate personalului, ce se suporta din asigurarile sociale, datorii anulate.

Soldul contului reprezinta sumele datorate asigurarilor sociale si asigurarilor sociale de sanatate.

Contul 431 "Asigurari sociale" se descompune in urmatoarele conturi sintetice:

- 4311 "Contributia unitatii la asigurarile sociale"

- 4312 "Contributia personalului la pensie suplimentara"

- 4313 "Contributia angajatorului pentru asigurarile sociale de sanatate"

- 4314 "Contributia angajatilor pentru asigurarile sociale de sanatate"

Functiunea completa a contului 431 se prezinta astfel:

Debit 431 "Asigurari sociale"Credit

SFC Sumele datorate asigurarilor sociale

si asigurarilor sociale de sanatate

In cadrul societatii "IASITEX" SA, calcularea contributiilor angajatorului si angajatilor la asigurarile sociale si asigurarile sociale de sanatate se face astfel:

Contributia individuala de asigurari sociale

Pentru asigurati:

Se aplica 9,5% la salariul individual brut realizat intr-o luna.

9,5% * (salar brut - suma CB - suma preaviz)

Nu se aplica asupra sumelor reprezentand prestatii de asigurari sociale care se suporta din fondul de asigurari sociale sau din fondurile angajatorului si nici asupra drepturilor platite pentru perioada de preaviz.

Pentru angajator:

24,5% TVN + 28,5% TVD + 34,5% TVS

unde

TVN = total venit obtinut in conditii normale de munca pentru persoanele care lucreaza in conditii normale de munca:

Salar realizat la timpul lucrat (acord, regie sau alta forma de salarizare)

Suma cuvenita pentru concediul de odihna, prima de vacanta, premii de fidelitate, premii sau pensie;

Sporuri acordate la timpul lucrat;

Indicatori pentru realizari fizice, calitate;

Venit cuvenit pentru ore suplimentare efectuate in conditii normale de munca.

TVD = total venit obtinut in conditii deosebite de munca pentru persoanele care lucreaza in conditii deosebite de munca:

Salar realizat la timpul lucrat (acord, regie sau alta forma de salarizare)

Suma cuvenita pentru concediul de odihna, prima de vacanta, premii de fidelitate, premii sau pensie;

Sporuri acordate la timpul lucrat;

Indicatori pentru realizari fizice, calitate;

Venit cuvenit pentru ore suplimentare efectuate in conditii deosebite de munca.

TVS = total venit obtinut in conditii speciale de munca.

Unitatea are un numar de 1.960 salariati din are lucreaza:

- in conditii normale de munca 872 persoane

- in conditii speciale de munca 1.088 persoane

- in conditii deosebite de munca 0 persoane

Contributia pentru asigurarile sociale de sanatate

Pentru angajati:

6,5% * venit brut realizat

Venitul brut realizat este venitul brut diminuat cu sumele cuvenite pentru concediul de boala (inclusive pentru programul redus acordat de medic din cauza de boala, suma platita din fondul C.A.S.).

Suma cuvenita pentru ingrijirea copilului pana la doi ani este inclusa in venitul brut.

Pentru angajator:

7% * fond de salarii

Operatiunile aferente asigurarilor sociale inregistrate in cadrul societatii sunt urmatoarele:

Registrul - jurnal

4. Reflectarea in contabilitate a ajutorului de somaj

Evidenta decontarilor privind ajutorul de somaj, datorat de angajator, precum si de personal, potrivit legii se asigura cu ajutorul contului de pasiv 437 "Ajutor de somaj".

In creditul contului se inregistreaza sumele datorate reprezentand contributia unitatii si a personalului pentru constituirea fondului de somaj iar in debitul contului se inregistreaza sumele virate reprezentand contributia unitatii si a personalului pentru constituirea fondului de somaj.

Soldul contului reprezinta ajutorul de somaj datorat.

Contul 437 "Ajutor de somaj" se descompune in doua conturi sintetice de grad II:

- 4371 "Contributia unitatii la fondul de somaj"

- 4372 "Contributia personalului la fondul de somaj"

Functiunea completa a contului se prezinta astfel:

Debit437 "Ajutor de somaj" Credit

SFC Ajutorul de somaj datorat

Contributia la bugetul asigurarilor pentru somaj

Pentru angajator: 3,5% * fondul de salarii

Pentru angajati:

Se calculeaza 1% * salar brut lunar, indiferent de numarul de ore lucrate in luna. In cazul concediilor medicale si de maternitate se datoreaza contributia de 1% calculata asupra salariului de baza brut lunar. Pentru concediul pentru ingrijire copil in varsta de pana la 2 ani contributia pentru somaj nu se opreste.

Inregistrarile societatii privind ajutorul de somaj aferente lunii mai:

Registrul - jurnal

5. Alte datorii si creante sociale

Evidenta datoriilor de achitat sau creantelor de incasat in contul asigurarilor sociale aferente exercitiului in curs, precum si plata acestora se asigura prin contul bifunctional 438 "Alte datorii si creante sociale".

In creditul contului se inregistreaza: sumele reprezentand ajutoare materiale achitate in plus personalului iar in debitul contului se inregistreaza sumele datorate personalului sub forma de ajutoare materiale, sumele virate asigurarilor sociale reflectate ca alte datorii.

Soldul creditor al contului reprezinta sumele datorate bugetului asigurarilor sociale, iar soldul debitor sumele ce urmeaza a se incasa de la bugetul asigurarilor sociale.

Contul 438 "Alte datorii si creante sociale" se descompune pe doua conturi sintetice:

4381 "Alte datorii sociale" cont de pasiv;

4382 "Alte creante sociale" cont de activ.

Debit 4381 "Alte datorii sociale" Credit

SFC sumele datorate la asigurarile sociale

Debit 4382 "Alte creante sociale" Credit

SFD Creantele fata de bugetul asigurarilor sociale

Diagrama fluxurilor contabile privind decontarile cu personalul, asigurarile si protectia sociala