|
|
|
Prezentarea - relatii publice
Atunci cand o organizatie solicita departamentului sau de relatii publice sau unei firme specializate sa intocmeasca un plan de campanie, ea doreste, de obicei, sa urmareasca indeaproape fiecare dintre principalele etape ale acestuia. Am vazut, astfel, in capitolul 2, ca problema ce trebuie rezolvata, dupa ce a fost reformulata de specialistii firmei de relatii publice, trebuie sa fie acceptata si de client.
Inca de la inceput, in pregatirea unui plan, clientul trebuie sa aprobe obiectivele si publicurile-tinta, deoarece acestea constituie reperele de baza ale campaniei. De asemenea, este esential ca planul, in ansamblul lui, sa fie acceptat inainte de producerea mesajelor si a diverselor instrumente de comunicare ce vor fi utilizate in campanie.
Aceasta etapa consta deci in a-i intalni pe reprezentantii organizatiei si a le prezenta spre aprobare ansamblul campaniei. Din momentul in care aceasta a fost aprobata, nu trebuie sa ezitam sa implicam organizatia in selectarea firmelor partenere, daca se va dovedi necesar sa lucram cu parteneri externi.
Trebuie, in acelasi timp, sa obtinem acordul organizatiei inainte de a incepe sa tiparim pliantele publicitare, inainte de a investi bani in reclame sau de a organiza evenimente promotionale, deoarece, la sfarsit, este aproape imposibil sa se mai schimbe ceva. Altfel, organizatia are de ales intre a refuza un produs care nu ii place sau a accepta produsul, chiar daca nu este incantata de el. in ambele cazuri, vor ramane resentimente.
In cazul in care organizatia a lansat o licitatie intre diferite firme* Termenul folosit de firmele romanesti de publicitate si relatii publice este preluat din limba engleza: pitch (n.tr.). selectia se va face in urma intalnirii cu fiecare dintre acestea. Fiecare firma va fi solicitata sa prezinte modul in care intelege sa indeplineasca mandatul ce i se va incredinta.
In cele doua cazuri, respectiv selectarea firmei si aprobarea planului, prezentarea trebuie sa fie organizata pe baza a doua principii: rigoare si seductie.
Trebuie sa retinem ca, in aceasta etapa, organizatia inca nu a luat cunostinta de planul pe care 1-ati pregatit. Dosarul complet al acestuia este, de altfel, remis organizatiei cu cateva ore inainte de momentul prezentarii sau chiar in timpul acesteia.
Prezentarea se desfasoara deci verbal, intr-o maniera concisa. Se pune problema de a rezuma, intr-o jumatate de ora sau in 60 de minute, rezultatele unei cercetari care a necesitat, uneori, saptamani intregi de lucru. Dupa prezentare, urmeaza intrebarile pe care reprezentantii organizatiei le adreseaza firmei de relatii publice. Aceste intrebari se refera la elementele prezentate si la modul de lucru propus pentru realizarea mandatului incredintat.
> Rigoarea
Avem nevoie de rigoare, deoarece nu este suficient sa prezentam doar rezultatele cercetarilor noastre, ci trebuie sa explicam si motivele deciziilor luate, in aceasta etapa, va va fi de folos sa enuntati inclusiv elementele pe care le-ati respins, pentru a arata organizatiei ca singurul drum de urmat este cel asupra caruia v-ati oprit, in acest mod, daca o firma concurenta a ales o cale pe care ati respins-o, veti putea semana indoiala asupra justetii deciziei concurentei.
> Seductia
Deoarece intreaga interactiune are loc cu rapiditate si pentru ca este vorba de un contact interpersonal, perceptia si impresiile lasate interlocutorilor sunt deosebit de importante. Va trebui sa ne preocupam de tinuta si dictie, sa ne stapanim nervozitatea, sa stim sa zambim la momentul potrivit si sa castigam, astfel, increderea celor din fata noastra. Desigur, reprezentantii organizatiei vor studia planurile de campanie depuse de fiecare firma in parte, insa prima impresie poate inclina balanta in favoarea unei parti anume.
> Un ritual
Prezentarea constituie, dintr-un anumit punct de vedere, un ritual. Marile firme de relatii publice nu ezita ca, in ajunul prezentarii, sa organizeze o repetitie. Cine va vorbi primul, ce va spune, cine ii va urma? Se va vorbi din picioare sau de pe scaun? Vor fi utilizate grafice si ilustratii, sau prezentari power point.
Celor care asista pentru prima oara la un astfel de ritual el li se va parea misterios, deoarece la capatul acelei ore cat a tinut prezentarea se va fi decis rezultatul final al investitiilor financiare si de timp pe care firma de relatii publice si le-a asumat; iar aceasta decizie va fi luata fara a se putea cunoaste adevaratele motive ale reprezentantilor organizatiei.
Dupa prezentarea si acceptarea planului de campanie, va putea incepe realizarea propriu-zisa a campaniei. Iesim, astfel, din zona discursului, pentru a intra in cea a faptelor. A ramas de executat partea cea mai dificila, deoarece, atata vreme cat evenimentul ce trebuie organizat nu a avut loc, pliantul proiectat nu a fost tiparit, iar mesajul publicitar - redactat, raman o multime de posibilitati ca propunerile continute de plan sa fie prost transpuse in practica, ducand la esecul campaniei.
