URBANISM SI AMENAJAREA TERITORIULUI

SERVICIUL ADMINISTRATIV

Figura nr.3. Organigrama aparatului propriu de specialitate din cadrul Consiliului local al comunei Costesti

Procedurile si reglementarile de evaluare a performantelor functionarilor publici sunt stabilite in Legea nr. 188/1999, privind statutul functionarilor publici[2] si Hotararea Guvernului nr.1209, privind organizarea si dezvoltarea carierei functionarilor publici, reprezentate grafic in diagrama prevazuta in fig. nr.1.

Primarul pe baza propunerii consiliului local, efectueaza evaluarea pentru secretarul comunei, iar dupa ce a fost semnat de evaluator si functionarul public se inaiteaza prefectului care are calitatea de contrasemnatar. Secretarul are dreptul de a face contestatie daca este nemultumit de evaluare, contestatia se va depune direct la instanta de contencios administrativ.

Studiu de caz

Domnul: PANA ION

DATE PERSONALE:

Data nasterii:                              10 iunie 1968

Data angajarii:                            1 octombrie1997

Stare civila:                                  casatorit

Domiciliu:  Costesti

DETALII PRIVIND ANGAJAREA:

Functia ocupata:                        Secretar al comunei Costesti

STUDII UNIVERSITARE:

Facultatea de Drept

Cursuri postuniversitare de Drept administrativ

LIMBI STRAINE:

Engleza - scris, vorbit bine

PREZENTARE:

Din momentul numirii in acest post au avut loc schimbari constante.

Atat perioada de tranzitie, cat si procesul de aderare la UE determina ample mutatii in sistemul administrativ din Romania. Legislatia este tot mai voluminoasa si inregistreaza permanente schimbari implicand modificari ale structurilor din cadrul organizatoric al institutiei.. Prin natura atributiilor cu care a fost desemnat activitatea desfasurata in contextul schimbarilor legislative permanente l-au implicat pe domnul secretar .

Activitatea pe care o desfasoara consta in coordonarea urmatoarele posturi:

REFERENT(urbanism- asistent social)      

REFERENT(agent agricol)               

REFERENT(asistent social)

REFERENT(resurse umane)

. Activitatea desfasurata este ampla si necesita o temeinica cunoastere a legislatiei.

Pentru o coordonare eficienta a personalului cu care colaboreaza ii sunt necesare aptitudini de inalt nivel de comunicare si de management. Domnul secretar are capacitate manageriala, este un bun moderator de intalniri, capabil sa expuna puncte de vedere concise, sa le rezume si sa ajunga la concluzii pertinente.

Totodata pregateste cu multa exigenta:

materialele care vor intra spre adoptare si dezbatere in plenul Consiliului local;

autorizatiile care poarta viza de legalitate a secretarului nu au generat motive pentru a face obiectul unor actiuni la instantele de judecata.

Domnul secretar are o relatie amiabila si politicoasa cu toti colegii, neavand tendinte de impunere cu orice pret a punctului sau de vedere sau de nesocotire a sugestiilor celor cu care se consulta si colaboreaza. Este o persoana exigenta, un bun profesionist, lucru pe care il impune si in activitatea colaboratorilor.

Obiectivele specifice ale activitatii domnului secretar, au fost urmatoarele:

pregatirea lucrarilor supuse dezbaterii delegatiei permanente si a consiliului local, asigurand intocmirea in mod corespunzator a tuturor documentelor;

asigurarea legalitatii actelor administrative de autoritate adoptate / emise de catre consiliul local sau primarul comunei;

publicitatea hotararilor cu caracter normativ ale consiliului local si a dispozitiilor primarului, asigurarea transparentei decizionale in cadrul autoritatii administratiei publice locale;

asigurarea rezolvarii corespondentei in termenul si in conditiile stabilite de lege;

coordonarea bunei functionari a compartimentelor si activitatilor cu caracter functional din cadrul autoritatii administratiei publice locale si asigurarea unei legaturi operative dintre primar si conducerea tuturor compartimentelor din aparatul propriu si unitatile subordonate.

Pe baza acestor informatii, vom realiza:

completarea unui raport de evaluare din partea primarului;

completarea raportului de evaluare si notarea criteriilor de performanta.

Raportul de evaluare

Obiective, performante si eficienta structurilor conduse.

pregatirea lucrarilor supuse dezbaterii delegatiei permanente si a consiliului local, asigurand intocmirea in mod corespunzator a tuturor documentelor; NOTA 3;

asigurarea legalitatii actelor administrative de autoritate adoptate / emise de catre consiliul local sau primarul comunei; NOTA 4

publicitatea hotararilor cu caracter normativ ale consiliului local si a dispozitiilor primarului, asigurarea transparentei decizionale in cadrul autoritatii administratiei publice locale; NOTA3

asigurarea rezolvarii corespondentei in termenul si in conditiile stabilite de lege;NOTA 4

coordonarea bunei functionari a compartimentelor si activitatilor cu caracter functional din cadrul autoritatii administratiei publice locale si asigurarea unei legaturi operative dintre primar si conducerea tuturor compartimentelor din aparatul propriu si unitatile subordonate.NOTA 4

Criterii de performanta

Orientare pe obiective                    Nota 3

Responsabilitate                               Nota 4

Adaptabilitate                                    Nota 4

Analiza si sinteza                               Nota 4

Aptitudini de redactare                   Nota 5

Aptitudini de exprimare verbala   Nota 4

Gandire strategica                            Nota 4

Conducere                                          Nota 3

Managementul volumului de activitate                        Nota 3

Probitate si etica                               Nota 4

Nota pentru criteriile de performanta: 3,80

Media generala (3,60 + 3,80):2 = 3,70 "FOARTE BINE"

2. Procedura de evaluare a performantelor individuale ale functionarilor publici debutanti

Prevederile legale care reglementeaza perioada de stagiu a functionarilor publici sunt cuprinse in Legea 188/1999 si in Anexa nr. 2 a H.G nr. 1209/2003, care cuprinde proceduri si reglementari detaliate pentru evaluarea perioadei de stagiu. Perioada de stagiu este de 6 luni pentru functionarii numiti in functii corespunzatoare clasei a III-a, de 8 luni pentru functionarii publici numiti in functii corespunzatoare clasei a II-a si de 12 luni pentru functionarii publici incadrati pe functii corespunzatoare clasei I.

Reglementarile si procedura de evaluare a functionarilor publici debutanti, reprezentata grafic in fig. nr. 4, implica in afara de functionarul debutant, inca doi participanti principali.

Acestia sunt indrumatorul si evaluatorul. Rolul si functia fiecaruia sunt descrise in continuare. O a treia persoana, superiorul ierarhic direct al evaluatorului sau conducatorul autoritatii sau institutiei publice, dupa caz, verifica raportul de evaluare si poate schimba calificativul de evaluare si/sau recomandarile, in cazul in care exista motive obiective care justifica acest lucru.

Functionarul public debutant are aceleasi indatoriri ca toti ceilalti functionari publici. Acesta trebuie sa se prezinte cu punctualitate la locul de desfasurare a activitatii pe durata necesara derularii acesteia si sa isi indeplineasca sarcinile de serviciu cu profesionalism, impartialitate si in conformitate cu legea.

Functionarul public debutant are urmatoarele indatoriri :

sa isi perfectioneze pregatirea profesionala teoretica si sa isi insuseasca deprinderile practice necesare exercitarii unei functii publice;

sa il consulte pe indrumator pentru realizarea lucrarilor repartizate de conducatorul compartimentului;

sa participe la manifestari stiintifice si profesionale, in vederea desavarsirii pregatirii profesionale;

sa participe la formele de pregatire organizate pentru functionarii publici debutanti.

In plus, acesta trebuie sa completeze un raport de stagiu, intr-o forma prestabilita, anexa nr. 3, pe care il va inainta evaluatorului. Raportul de stagiu intocmit de functionarul public debutant acopera urmatoarele aspecte principale:

Atributiile de serviciu (ce reies din fisa postului si care trebuie stabilite potrivit nivelului postului).

Alte atributii stabilite de superiorul ierarhic sau alte persoane cu functii de conducere.

Cursuri de specializare sau alte forme de perfectionare urmate pe parcursul perioadei de stagiu.

Activitati din afara institutiei in care s-a implicat.

Alte activitati relevante, cum ar fi articolele sau lucrarile publicate, comunicari stiintifice etc.

Descrierea activitatii desfasurate pe parcursul perioadei de stagiu.

Dificultati intampinate pe parcursul perioadei de stagiu.

Indrumatorul este persoana numita de conducatorul autoritatii sau institutiei publice, la propunerea conducatorului compartimentului in care functionarul public debutant isi desfasoara activitatea, ca mentor de zi cu zi al functionarului public debutant. Acesta trebuie sa fie functionar public definitiv si sa aiba experienta necesara indrumarii si sprijinirii debutantului in ceea ce priveste indeplinirea sarcinilor ce ii revin pe parcursul perioadei de stagiu.

Indrumatorul nu poate fi afin sau ruda (pana la gradul al patrulea) cu functionarul public debutant.

Indrumatorul intocmeste un referat asupra performantelor individuale ale functionarului debutant cu 5 zile inainte de incheierea perioadei de stagiu. Referatul va fi structurat conform unui model prestabilit, anexa nr. 5, si va fi inaintat conducatorului compartimentului in care functionarul public debutant si-a desfasurat activitatea pe parcursul perioadei de stagiu.

Referatul va include informatii privind:

descrierea activitatii desfasurate de functionarul public debutant;

aptitudinile pe care le-a dovedit functionarul public debutant in modul de indeplinire a indatoririlor de serviciu;

conduita functionarului public debutant in timpul serviciului;

concluzii privind nivelul de performanta a functionarului debutant pe parcursul perioadei de stagiu si recomandari. Recomandarile vor fi ca functionarul debutant sa fie numit intr-o functie publica definitiva sau eliberat din functie, in cazul in care acesta nu a reusit sa atinga standardele solicitate.

Modelul de referat al indrumatorului prevazut in Anexa nr. 2 a H.G. nr. 1209/2003 contine numai trei rubrici: activitatea, aptitudinile si conduita. Evaluatorul, insa, trebuie sa isi structureze comentariile pentru a acoperi principalele puncte ale criteriilor de evaluare cuprinse in raportul de evaluare a perioadei de stagiu, care va fi completat de evaluator.

Rolul indrumatorului are o importanta deosebita pentru functionarul public debutant.

Acesta ofera indrumari si sprijin zi de zi si va avea o influenta majora asupra rezultatului pozitiv sau negativ al evaluarii perioadei de stagiu; nu in ultimul rand, el se va asigura ca debutantul se familiarizeaza cu activitatea pe care trebuie sa o desfasoare treptat si ca are un volum de munca ce corespunde experientei si capacitatilor sale in formare. Astfel, H.G nr. 1209/2003 contine prevederi specifice pentru inlocuirea indrumatorului in cazurile in care acesta isi modifica, suspenda sau inceteaza raportul de serviciu sau, dintr-un motiv sau altul, nu mai poate activa ca indrumator; in aceste cazuri, el va fi inlocuit cu o persoana corespunzatoare si va avea ca indatorire intocmirea referatului pentru perioada de stagiu parcursa de functionarul public pana in acel moment. O actiune similara are loc atunci cand indrumatorul este sanctionat disciplinar, indrumatorul inlocuitor este numit de catre conducatorul autoritatii sau institutiei publice, la propunerea conducatorului compartimentului in care isi desfasoara activitatea functionarul public debutant. Noul indrumator trebuie sa fie, la randul lui, functionar public definitiv si sa nu fie inrudit cu functionarul debutant.

Cealalta persoana implicata in procesul de evaluare a debutantului pentru perioada de stagiu este evaluatorul. Evaluatorul este, de regula, conducatorul compartimentului in care functionarul public debutant isi desfasoara activitatea, si in mod exceptional, in cazul autoritatilor sau institutiilor publice a caror structura nu este detaliata pe compartimente sau in cadrul carora nu exista un functionar public de conducere care sa coordoneze compartimentul, evaluatorul este functionarul public cu cea mai inalta functie publica de conducere, desemnat de conducatorul autoritatii sau institutiei publice. Evaluatorul nu poate fi, simultan, si indrumator al aceluiasi functionar public debutant.

Evaluatorul are urmatoarele indatoriri

primeste si analizeaza referatul intocmit de indrumator;

primeste si analizeaza raportul completat de functionarul public debutant;

completeaza raportul de evaluare;

stabileste calificativul de evaluare;

face propuneri cu privire la numirea intr-o functie publica definitiva sau eliberarea din functia publica;

aduce la cunostinta functionarului public debutant raportul perioadei de stagiu si propunerile facute, nu mai tarziu de 3 zile lucratoare de la completarea raportului.

Raportul va fi redactat intr-un format prestabilit, anexa nr. 6, asa cum este prezentat in Anexa nr.2 a H.G. nr.1209/2003 si va acoperi o serie de aspecte specifice ale activitatii. Fiecare element va primi note de la 1 (cel mai scazut nivel) pana la 5 (nivelul cel mai ridicat). Se va calcula apoi media aritmetica a tuturor punctajelor acordate. Aceasta medie finala va fi echivalenta cu un calificativ final de evaluare. O medie intre 1,00 si 3,00 corespunde calificativului 'nesatisfacator'. O medie generala care se incadreaza intre 3,01 si 5,00 corespunde calificativului 'satisfacator'.

Criteriile potrivit carora se va evalua activitatea desfasurata pe durata perioadei de stagiu sunt:

Cunoasterea reglementarilor specifice domeniului de activitate;

Cunoasterea principiilor care guverneaza administratia publica si a raporturilor administrative din cadrul autoritatii sau institutiei publice;

Capacitatea generala de a indeplini atributiile de serviciu. Aceasta ar trebui interpretata in sensul indeplinirii tuturor atributiilor si sarcinilor in care a fost implicat functionarul public debutant pe parcursul perioadei de stagiu;

Adaptabilitate si flexibilitate in indeplinirea atributiilor de serviciu. De exemplu, daca functionarul debutant a fost capabil sa treaca usor de la un tip de activitate la altul sau daca a fost capabil sa faca fata diferitelor tipuri de activitati sau sa isi adapteze ritmul de lucru pentru a respecta termenele limita si prioritatile;

Rationamentul, respectiv aptitudinea de a distinge corect intre diverse optiuni in indeplinirea atributiilor de serviciu;

Capacitatea de comunicare, respectiv usurinta de a transmite idei atat in scris, cat si verbal. Exprimarea fluenta in scris: capacitatea de a redacta texte in mod clar si concis;

Capacitatea de a lucra in echipa, respectiv capacitatea de a se integra intr-o echipa, de a contribui prin participare efectiva, de a sprijini activitatea echipei in realizarea obiectivelor acesteia;

Conduita in timpul serviciului. Aceasta trebuie evaluata conform Codului de Conduita a functionarilor publici, prevazut in Legea nr.7/2004[3];

Alte aspecte relevante carierei de functionar public. Acest criteriu trebuie folosit pentru a semnala orice aptitudini sau capacitati deosebite pe care functionarul public debutant le-a demonstrat pe parcursul perioadei de stagiu, de exemplu aptitudini de lucru cu cifrele, de lucru cu publicul, de folosire a tehnologiei informatice, de planificare si administrare a timpului si asa mai departe.

Ca si rapoartele de evaluare a functionarilor publici in general, raportul de evaluare a perioadei de stagiu trebuie sa aiba o baza obiectiva. Evaluatorul trebuie sa fi urmarit indeaproape evolutia debutantului pe parcursul perioadei de stagiu. O recomandare utila ar fi ca evaluatorul sa noteze periodic evolutia activitatii si calitatea acesteia. Evaluatorul are posibilitatea ca, inainte de finalizarea raportului de evaluare a perioadei de stagiu, sa aiba o discutie cu functionarul public debutant, in vederea analizarii activitatii desfasurate de acesta pe parcursul perioadei de stagiu. Aceleasi recomandari sunt valabile si pentru indrumator.

Raportul de evaluare a perioadei de stagiu, care este adus la cunostinta functionarului public debutant in termen de 3 zile lucratoare de la completare, va contine o medie generala a notelor acordate pentru fiecare criteriu de evaluare si o propunere consemnata de evaluator in vederea:

numirii functionarului public debutant intr-o functie publica definitiva, in cazul in care punctajul general este intre 3,01 si 5,00 iar calificativul acordat este 'satisfacator', sau

eliberarii din functie a functionarului public debutant, in cazul in care punctajul general este intre 1,00 si 3,00, iar calificativul acordat este 'nesatisfacator'.

Potrivit art. 12 din Anexa II a H.G. nr.1209/2003, raportul de evaluare a perioadei de stagiu trebuie inaintat functionarului public ierarhic superior evaluatorului sau, dupa caz, conducatorului autoritatii sau institutiei publice.

- Functionarul public debutant nemultumit de rezultatul evaluarii poate contesta, in termen de 3 zile lucratoare de la data luarii la cunostinta, calificativul de evaluare, la superiorul ierarhic al evaluatorului sau, dupa caz, la conducatorul autoritatii sau institutiei publice. Superiorul ierarhic al evaluatorului sau conducatorul autoritatii sau institutiei publice va analiza:

- Raportul de stagiu intocmit de functionarul debutant;

- Referatul intocmit de indrumator;

- Raportul de evaluare a perioadei de stagiu completat de evaluator.

In urma analizei, daca ajunge la concluzia ca raportul nu corespunde realitatii, functionarul public superior ierarhic sau conducator al autoritatii sau institutiei publice poate modifica notele, calificativul acordat si recomandarea privind numirea functionarului debutant intr-o functie publica definitiva sau eliberarea din functie a acestuia.

Functionarului public debutant i se va aduce la cunostinta raportul de evaluare a perioadei de stagiu modificat in termen de 3 zile lucratoare de la data depunerii contestatiei.

Functionarul public debutant nemultumit de rezultatul contestatiei are dreptul de a se adresa instantei de contencios administrativ, in conditiile legii.

Studiu de caz

Domnisoara BUDESCU ELENA

DATE PERSONALE:

Data nasterii: 10 IULIE 1982

Data angajarii:10 ianuarie 2006

Stare civila:Necasatorita

Domiciliul:Comuna Costesti

DATE PRIVIND ANGAJAREA:

Functia detinuta: Functionar public debutant

Referent Primaria Costesti

EXPERIENTA ANTERIOARA:

Alte functii Nu a avut

STUDII:

Preuniversitare   Liceul teoretic "Mihail Kogalniceanu"

LIMBI STRAINE: Engleza - scris, vorbit

PREZENTARE

Domnisoara BUDESCU ELENA se apropie de finalul celor sase luni de activitate.

Dupa o perioada dificila de acomodare cu ritmul activitatii zilnice, care a disparut in aproximativ 3 saptamani, a devenit foarte constiincioasa si responsabila dedicandu-se activitatii, dar nu este multumita si sustine ca ar dori sa faca ceva mai interesant, poate sa desfasoare o activitate dinamica.

Lucreaza in cadrul serviciului de resurse umane, activitati de personal. Raspunde de evidenta personalului si de pastrarea in ordine a dosarelor profesionale. Verifica documentele originale depuse de functionarii publici la dosarul profesional, face copii si apoi inapoiaza documentul original. Tine evidenta tuturor schimbarilor salariale si inregistreaza toate tipurile de concedii (concediile medicale, de odihna, de studii etc.). De asemenea, inregistreaza toate modificarile raporturilor de serviciu sau incetarea acestora. Redacteaza adrese standard folosind un program de procesare a textului, atunci cand este nevoie, si elaboreaza raspunsuri la solicitarile simple din partea personalului, acestea fiind insa verificate inainte de a fi emise.

Utilizeaza fotocopiatorul si faxul pentru compartimentul in care isi desfasoara activitatea. Preia si apelurile telefonice, dar aceasta implica mai mult redirectionarea solicitantilor catre persoana competenta.

Domnisoara Budescu lucreaza foarte eficient. Desi primeste multe lucrari de solutionat, ea isi organizeaza timpul in asa fel incat sa le rezolve pe toate. In general rezolva sarcinile in ziua in care sosesc si foarte rar ii ramane ceva de facut de pe o zi pe alta. Este destul de flexibila si are o mare disponibilitate de a lucra. Organizeaza dosarele altor angajati atunci cand este nevoie si acopera activitatile de rutina legate de copierea si distribuirea materialelor.

Considerata in ansamblu, activitatea desfasurata de domnisoara Marin este corespunzatoare.

Atributiile functionarului public debutant sunt, in principal, de rutina, dar este foarte important ca acestea sa fie indeplinite corect. Poate face acest lucru doar intr-o maniera agreabila. Are o relatie foarte buna cu colegii. Este o tanara amabila si disponibila sa ofere ajutor ori de cate ori este nevoie. De asemenea, are o relatie foarte buna cu personalul superior din cadrul autoritatii, cu care intra in contact. Are foarte bune aptitudini de comunicare prin telefon. Ofera si obtine informatii in mod corect si placut.

Activitatea scrisa pe care o desfasoara este in cea mai mare parte de rutina, dar redacteaza intr-o maniera corecta. Foarte important, redacteaza documentele fara intarziere.

Foloseste programul Microsoft Word ca instrument de procesare a textului in cadrul compartimentului. Nu a folosit computerul inainte de a se alatura echipei, dar acum este un bun utilizator. De asemenea, poate folosi programele de internet. A urmat un curs de birotica, la Casa de Cultura Vaslui. De asemenea, a beneficiat de instruire la locul de munca din partea superiorilor, care a inclus si perfectionarea in unele aspecte legislative relevante atributiilor sale. A demonstrat un interes ridicat in activitatea legata de personal si ar dori ca, in final, sa aiba un rol mai important.

Pe tot parcursul anului, a avut un singur indrumator, pe superiorul sau din cadrul biroului de personal care, in ultimii ani, s-a ocupat de mai multi functionari publici debutanti.

Permanent si-a consultat indrumatorul in realizarea lucrarilor repartizate.

Tinand cont de aceste informatii si de faptul ca a epuizat perioada de stagiu este necesar sa redactam:

- referatul indrumatorului;

- raportul debutantului;

- raportul de evaluare a perioadei de stagiu, acordarea calificativului general si propuneri necesare.

Referatul indrumatorului

Activitati desfasurate: Asigurarea gestionarii dosarelor profesionale ale functionarilor publici, potrivit legii. Asigurarea pastrarii in conditii de maxima securitate a dosarelor profesionale. Asigurarea accesului la dosarele profesionale in conditiile legii. Inregistrarea oricaror modificari survenite in raporturile de serviciu ale functionarilor publici. Inregistrarea pe baza originalelor a oricaror modificari privind datele personale ale functionarilor publici. Inregistrarea modificarilor de natura salariala pe baza datelor prevazute in actele administrative emise. Eliberarea de adeverinte standard. Utilizarea fotocopiatorului sau faxului potrivit solicitarilor. Actionarea ca punct initial de referinta pentru solicitarile telefonice. Oferirea de consultanta in probleme de personal cu grad de dificultate scazut.

Abilitati dovedite Domnisoara Budescu desfasoara o activitate eficienta, de o buna calitate. Intelege legislatia specifica gestionarii dosarelor profesionale si importanta aplicarii corecte a acesteia. A citit lucrari de specialitate si a beneficiat de instruire la locul de munca.

Intotdeauna lucrarile distribuite sunt finalizate in termen. Este organizata si capabila sa treaca de la o sarcina la alta in functie de necesitati. Activitatea este in principal de rutina cu putina initiativa, dar domnisoara Budescu este o tanara inteligenta si placuta si face fata foarte bine tuturor situatiilor, fiind capabila sa redacteze si procese verbale si adrese standard. Ofera compartimentului de personal servicii de copiere si trimitere prin fax a documentelor. Face acest lucru foarte bine si cu mare placere. Are relatii foarte bune cu colegii si s-a integrat in echipa de personal fara nici un fel de dificultati. Printre altele, domnisoara Budescu preia si apelurile telefonice - raspunde de linia generala a biroului. Are o maniera placuta si amabila. De asemenea, si-a indeplinit toate obligatiile specifice unui functionar public debutant, participand chiar si la conferinte si seminarii in domeniu.

Conduita: Domnisoara Budescu a avut dificultati in adaptarea la rutina serviciului in primele saptamani de activitate. Intarzia frecvent si isi lua pauze. Acest fenomen a incetat dupa trei luni. Problema a fost eliminata, iar acum conduita sa este pe deplin satisfacatoare.

Concluzii: Performanta buna in general.

Recomandare: Numirea in functia publica definitiva de referent asistent.

Raportul debutantului D-ra Budescu Elena

Sarcinile de serviciu

Asigurarea gestionarii dosarelor profesionale ale functionarilor publici, potrivit legii.

Asigurarea accesului la dosarele profesionale doar a persoanelor abilitate.

Inregistrarea oricaror modificari survenite in raporturile de serviciu ale functionarilor publici.

Inregistrarea, pe baza originalelor, a oricaror modificari privind datele personale ale functionarilor publici.

Inregistrarea modificarilor de natura salariala pe baza datelor survenite de la biroul salarizare.

Eliberarea de adeverinte standard.

Utilizarea fotocopiatorului sau faxului potrivit solicitarilor.

Preluarea apelurilor telefonice.

Oferirea de consultanta in probleme de personal functionarilor publici din cadrul Consiliului Judetean.

Alte sarcini: Nu exista.

Cursuri de specializare: Specializare la locul de munca si lectura supravegheata.

Activitati desfasurate in afara institutiei: Participarea la seminarii si conferinte.

Alte activitati: Nu exista

Descrierea activitatii desfasurate in timpul perioadei de stagiu. A se vedea sarcinile de serviciu. Evidenta zilnica si administrarea dosarelor. Servicii de birotica, fax, copiator, distributie documente. Preluare apeluri telefonice.

Dificultati intampinate in timpul perioadei de stagiu. Nu exista. La inceputul activitatii am avut probleme cu transportul, dar s-au rezolvat.

Raportul de evaluare a perioadei de stagiu

Cunoasterea reglementarilor specifice Nota 3

Cunostinte de administratie publica                              Nota 2

Capacitatea de a indeplini sarcinile alocate                 Nota 3

Adaptabilitate                                    Nota 3

Discernamant (nu s-a testat ca atare) Nota 2

Comunicare (testare limitata) Nota 2

Abilitate de lucru in echipa            Nota 3

Conduita profesionala in timpul orelor de serviciu    Nota 3

Nota finala a perioadei de stagiu (21/8)                        2,63 (BINE)

Propuneri: Nu exista. Domnisoara Budescu ar trebui sa isi continue activitatea pe care o desfasoara in prezent.

Recomandare: Numirea in functia publica definitiva de referent asistent.

CONCLUZII SI SUGESTII

1. Concluzii

Functia publica reprezinta unul dintre cele mai importante elemente ale statului si orice stat democratic depinde, printre altele, de existenta si concretizarea unei functii publice democratice, stabile, profesionale si neutra din punct de vedere politic. Astfel, functia publica reprezinta una dintre cele mai importante legaturi, care exista intre cetatenii unui stat democratic si institutiile publice, din respectiva tara. Este bine cunoscut faptul ca daca aceasta legatura este slaba, atunci este afectat intregul sistem democratic al societatii.

De aici se desprinde ideea ca functia publica reprezinta, sau ar trebui sa reprezinte, un fel de barometru al societatii civile in institutiile statului. Cetatenii aspira ca functionarii publici sa urmareasca realizarea interesului public, dand dovada de corectitudine si de o buna capacitate manageriala atunci cand este vorba de bunul public.

In privinta stabilitatii functiei publice, chiar daca exista un consens asupra necesitatii de a asigurara respectarea acestui principiu in vederea costruirii unei cariere durabile in functia publica, sub limita delimitarii mai clare a palierului de la care prerogativele de putere publica se confunda cu acelea ale unui madat politic, constatam ca prin initiativele legislative din acest moment se incalca acest principiu. Exemplul cel mai concludent este cel al sefilor serviciilor deconcentrate, incadrati in prezent in categoria functionarilor publici de conducere si care prin masurile ce se vor lua vor fi transformati in manageri contractuali, pentru a putea fi mai usor schimbati odata cu schimbarile survenite la nivel politic, incalcandu-se totodata si principiul neutralitatii politice.

Instabilitatea institutionala si legislativa, precum si lipsa unei viziuni articulate asupra reformei functiei publice, duc la perpetuarea unei stari de provizorat care ar putea avea repercursiuni negative asupra obiectivului de profesionalizare a functiei publice.

Asigurarea unui serviciu public stabil, profesionist, eficient si impartial, in interesul cetateanului, este determinat de modul cum este asigurat managementul functiei si a functionarului public. Practica managementului functiei si functionarului public este cu totul diferita de stiinta acestuia. Practica evidentiaza tocmai anomaliile sau dilemele acestuia, plecand de la selectie, recrutare si formare si ajungand la evaluare si promovare, fara a fi neglijate aspectele motivatiei.

Daca se incearca o analiza comparativa a managementului functiei si functionarului public, intre teorie si practica, se pot identifica unele dileme la urmatoarele elemente:

criteriile de selectie a functionarului, teoretic, sunt bazate pe competenta, cunostinte, deprinderi, aptitudini, iar practic pe relatii interpersonale (familie, prieteni, cunostinte);

testarea cunostintelor, teoretic, se realizeaza pe baza bibliografiei si tematicii anuntate, cu subiecte secrete, iar in practica, in mod superficial sau formal, cu subiecte transmise candidatului preferat;

interviul, teoretic este bazat pe intrebari fundamentate capabil sa permita diferentierea candidatilor iar in practica formal, cu intrebari capcana pentru concurenti nedoriti;

evaluarea functionarului, teoretic, se face pe baza unor scheme de evaluare corect completate, iar in practica potrivit unor scheme subiective, eronat completate si carora nu li se acorda importanta cuvenita atat din partea evaluatorului cat si din partea functionarului evaluat,

comunicarea la nivelul institutiei, teoretic formala sau informala, pe baza unui limbaj cunoscut si consacrat iar in practica fortata, falsa, nefundamentata pe informatii corecte;

motivarea pozitiva sau negativa, unitara si echilibrata, teoretic, iar in practica este discriminatorie;

efectele politicii de personal la nivelul institutiei, teoretic trebuie sa fie benefice, pozitive, iar in practica sunt negative;

cultura organizationala, teoretic trebuie sa fie bine definita, functionarii fiind o "mare familie" cu interese comune, iar in practica este controversata, prin crearea de grupuri tip "bisericute" intre functionari, izolarea unora de altii;

climatul organizational, teoretic, trebuie sa fie placut, antrenant, agreabil, iar in practica este tensionat, demoralizant, dezagreabil.

Analiza poate continua si pe alte elemente ale managementului, realitatea demonstreaza ca aceste anomalii se manifesta in sfera sectorului public (institutii si autoritati publice), dar nu inseamna ca acestea reprezinta o regula sau o practica.

Privita in ansamblu, legislatia care reglementeaza procedura de evaluare a performantelor individuale ale functionarilor publici a clarificat modul de acordare a calificativelor de apreciere a activitatii desfasurate oferind totodata posibilitatea functionarului evaluat sa "negocieze" fiecare punct in apreciere si argumentand obiectiv fiecare nota pe care o contesta.

2. Propuneri

In practica este necesar sa se puna un accent mult mai mare pe acea partea a procesului de evaluarea a performantelor profesionale ale functionarilor publici "interviul de evaluare", care in Metodologia de evaluare, aprobata prin Hotararea Guvernului nr.1209/2003, este tratat mai putin. Interviul de evaluare se programeaza dupa completarea raportului de evaluare, de catre evaluator. Este recomandabil ca functionarul public evaluat sa fie instiintat, de preferat in scris - fiind vorba de un eveniment oficial - sa aiba la dispozitie trei pana la cinci zile de la primirea instiintarii, sa fie precizata data, ora si locul interviului.

Interviul de evaluare este o discutie care are rolul obtinerii unui acord reciproc, trebuie organizat din timp, sa i se aloce cel putin o ora pentru desfasurarea lui, sa se desfasoare intr-un loc retras si mediu confortabil.

In desfasurarea interviului de evaluare, de luat in considerare ar fi unele recomandari atat pentru evaluatori cat si pentru evaluati. Pentru realizarea unui interviu de evaluare cu succes, evaluatorul ar trebui:

- sa fie pregatit pentru discutie. Sa se gandeasca la persoana evaluata. Sa se gandeasca inapoi la ultimul an. Ce a mers bine? Ce ar fi putut fi facut altfel? Ce planuri are pentru viitor la care poate participa persoana evaluata? De ce fel de instruire are nevoie aceasta? Care sunt problemele care s-ar putea ridica? Le poate rezolva? Daca nu, care ar fi abordarea pe care ar dori sa o utilizeze?

sa asigure mediul adecvat interviului. Camera trebuie sa incurajeze o conversatie privata

relaxata, fara intreruperi;

sa aloce timpul necesar interviului. Este important ca functionarul sa simta ca timpul alocat ii este dedicat si ca acel timp este preocuparea principala a evaluatorului;

sa evite intreruperile in timpul derularii interviului, telefonul sa fie redirectionat;

sa asculte activ. Toata atentia sa fie indreptata catre discutie, comunicarea non-verbala sa fie monitorizata. Sa furnizeze informatii, sa clarifice mesajul si sa ofere feedback pentru a fi sigur ca a fost bine inteles;

sa fie concis. Daca se folosesc generalizari atunci cand se comenteaza negativ performantele functionarului public evaluat, se poate obtine o reactie defensiva sau chiar agresiva din partea lui;

sa utilizeze laudele. Acestea sa fie folosite intr-o maniera specifica si corecta. Laudele cresc posibilitatea ca in viitor performantele pozitive sa se repete;

sa fie deschis. Sa nu emita judecati si sa nu impuna solutii. Sa ceara functionarului public sa furnizeze idei si sugestii, incercand sa obtina un acord sincer asupra deciziilor, fiind deschis fata de contributiile acestuia;

sa lucreze impreuna cu functionarul public evaluat la stabilirea obiectivelor. Sa se asigure ca evaluatul contribuie activ in timpul interviului, sa i se ofere acestuia posibilitatea de a-si asuma responsabilitatea performantelor personale, sa convina de comun acord in ce priveste nivelul performantelor inregistrate in ultima perioada, obiectivele si standardele stabilite pentru anul urmator, precum si nevoile de dezvoltare in vedere atingerii acestora. Sa se faca un sumar al actiunilor convenite si sa se stabileasca datele pentru urmatoarele intalniri.

In ce priveste functionarul public evaluat, acesta trebuie sa utilizeze interviul in folosul lui, ca pe o oportunitate pentru a clarifica fisa postului si obiectivele acestuia; a discuta ce a mers bine si ce poate fi imbunatatit; a clarifica orice neintelegere; pentru a indeparta orice bariere din cale performantelor.

Functionarul public evaluat trebuie sa incerce sa-si exprime punctul de vedere intr-o maniera pozitiva si deschisa, sa nu se limiteze doar la a ridica probleme, ci sa ofere si solutii, sa asculte ceea ce supervizorul are de spus, punand intrebari de clarificare si nu lipsit de importanta, sa accepte revizuirile. Revizuirile sunt cele mai eficace atunci cand sunt folosite pentru a privi in viitor.

Desigur, in modul de acordare a calificativului pe care evaluatorul il realizeaza intervin uneori o serie de factori subiectivi care, din nefericire, impiedica o apreciere corecta si obiectiva a performantelor personalului din subordine.

De foarte multe ori, deficientele in activitate, lipsa de interes si dinamismul sunt justificate de functionarul evaluat prin lipsa de motivatie.

Este bine stiut ca motivatia se refera la determinarea mijloacelor prin care membrii organizatiei, fiecare cu propriile necesitati si cu propria personalitate, pot fi stimulate sa contribuie pozitiv si eficient la indeplinirea obiectivelor stabilite. Motivatia este deci faptul care impulsioneaza si declanseaza actiunea. Deci nu numai ca stimuleaza, dinamizeaza organismul, dar il directioneaza spre un anumit mod de satisfacere, spre anumite lucruri capabile de a o satisface.

In principiu, pentru a desfasura o activitate eficienta, administratia publica are nevoie de o reforma in adevaratul inteles al cuvantului prin desfiintarea unor structuri cu competente care se suprapun, cu functionari angajati pe criteriul competentei, cu structuri organizatorice eficiente si flexibile.

Procedura de evaluare este necesar sa fie bazata in primul rand pe masurarea coeficientilor de eficienta dinamica a activitatii, receptivitate la schimbare, lucru in echipa, permanenta preocupare pentru studiu.

Aplicarea unui sistem de evaluare a performantelor presupune o modificare a starii de spirit, o schimbare a culturii manageriale, punerea in valoare a resurselor umane.

Imbunatatirea procedurilor de recrutare, evaluare, control si promovare in functia publica, mecanismele de motivare a functionarilor publici precum si pregatire profesionala si formarea continua in cariera de functionar public, ar putea fi realizata prin:

Recrutare:

crearea unor mecanisme specializate de recrutare, gestionate eventual de Centrele Regionale de Formare Continua in Administratia Publica Locala sau sub forma unui serviciu externalizat;

recrutarea trebuie sa intre in atributiile directorului/responsabilului de resurse umane, care sa pastreze o legatura permanenta cu aceste centre de resursa, astfel incat Centrul Regional / respectivul serviciu sa furnizeze constant informatii institutiilor publice care organizeaza concursuri despre oferta de personal calificat existenta la un moment dat pe o anumita specializare;

identificarea de catre conducatorul institutiei a specializarilor deficitare si crearea unor facilitati (salariale) pentru atragerea si pastrarea in sistem a unor persoane calificate in aceste specializari;

instituirea unui sistem de testare nationala cu criterii minimale pentru aceia care vor sa devina functionari publici, cu cerinte diferite in functie de categoria de functionar public pentru care se organizeaza concursul (ex: pentru functionarii publici de conducere, ar trebui ca aceste teste sa surprinda profilul psihologic, abilitatile manageriale ale persoanei etc.)

crearea si aplicarea unor criterii uniforme pentru organizarea concursurilor la nivel local / regional;

organizarea de concursuri unitare pentru functii similare la nivel de regiune;

testarea persoanelor mandatate de Agentiei Nationale a Functionarilor Publici pentru a reprezenta Agentia in cadrul comisiilor de concurs, pentru a se evita replicarea mediocritatii in sistem (ex: un evaluator care nu cunoaste el insusi o limba straina, automat nu poate testa candidatul in acest domeniu);

realizarea unei analize institutionale complexe la nivelul fiecarei autoritati si institutii publice, cu adaptarea organigramei la necesarul de personal, alocarea de atributii clare pe posturi etc.;

simplificarea procedurilor de recrutare, in sensul diminuarii perioadei de desfasurare a concursurilor, de la lansarea lui, pana la derularea propriu-zisa;

reconsiderarea prevederilor referitoare la conditiile de vechime in ocuparea unei functii publice, mai ales in conditiile in care este necesara innoirea personalului si atragerea tinerilor in administratia publica centrala si locala;

adaptarea legislatiei, dar si respectarea acesteia, in ceea ce priveste asigurarea concordantei intre postul ocupat si cerintele acestuia in materie de specializare profesionala.

Evaluare:

crearea premiselor legale care sa permita externalizarea serviciilor de evaluare catre companii specializate, cu avizul Agentiei Nationale a Functionarilor Publici;

extinderea proiectului-pilot de evaluare a posturilor, in care reprezentanti ai Agentiei Nationale a Functionarilor Publici instruiesc compartimentele de resurse umane in realizarea acestui tip de evaluare, urmand ca procedura sa fie aplicata periodic;

sistemul de indicatori folosit pentru masurarea activitatilor sa fie caracterizat prin simplitate, trebuie redus numarul indicatorilor si orientarea acestora spre masurarea rezultatelor obtinute si nu asupra etapelor de obtinere a acestora.

Control:

monitorizarea mai eficienta a aplicarii prevederilor Legii nr. 7/2004 privind Codul de conduita a functionarilor publici;

intarirea rolului activ al comisiilor de disciplina in procesul de combatere / sanctionare a cazurilor de abatere de la normele care reglementeaza in prezent exercitarea prerogativelor in functia publica;

organizarea unor comisii de disciplina la nivel judetean sau regional pentru a se evita riscul unor legaturi interpersonale care ar afecta procedura, in cazul comunitatilor mici.

Promovare / eficientizarea activitatii institutiilor publice:

reevaluarea sistemului de promovare in functia publica astfel incat criteriul de baza sa fie competenta, si nu vechimea in functie;

crearea unor mecanisme de promovare pe cale naturala, concomitent cu absolvirea de studii superioare de lunga durata, post-universitare etc.(in prezent nu se poate opera o transformare de post, ci se trece la o categorie superioara numai in limita vacantarii unor posturi);

instituirea unor indicatori de performanta pe institutie.

Motivare:

incompatibilitatile functiei publice, nedublate de o motivare salariala proportionala, fac ca aceasta functie publica sa fie neatractiva, in special pentru tineri;

in limita fondurilor alocate, conducatorul institutiei trebuie sa aiba mai multa flexibilitate in stabilirea de prioritati - incluzand aici un sistem de motivare distinct pentru acele specializari deficitare (in administratie, o specializare deficitara este aceea a informaticienilor)

crearea unui sistem mai permisiv de premiere/acordare a sporurilor salariale la nivelul administratiei publice locale, adaptat la capacitatea institutiilor/autoritatilor publice locale de a atrage si gestiona fonduri, concomitent cu transparentizarea mecanismelor si criteriilor de acordare a acestor prime.

Pregatire profesionala si formare continua:

realizarea unei evaluari preliminare a nevoilor de pregatire profesionala a functionarilor publici, in vederea armonizarii ofertei de cursuri (a Institutului National de Administratie, a Centrelor Regionale etc.) cu cererea de pregatire existenta la un moment dat la nivelul administratiei publice centrale si locale;

alocarea de fonduri formarii profesionale intr-o astfel de masura incat sa acopere necesarul planificat;

reducerea costurilor de pregatire prin instituirea unui sistem cu ore de pregatire / functionar, si nu zile pregatire;

instituirea unui sistem obiectiv si unitar de selectie a functionarilor publici care urmeaza sa beneficieze de cursuri de pregatire profesionala, bazat pe rezultatele evaluarilor preliminare a nevoilor de pregatire din cadrul institutiei;

liberalizarea serviciilor de training si incurajarea acestei piete;

abordarea diferentiata a notiunii de pregatire a functionarilor publici:

- pregatire initiala - conditii pentru intrarea in sistem (inscrierea la concursuri);

- pregatire continua - perfectionarea pe parcursul carierei, obligatorie.

In acordarea unei autonomii mai mari administratiei publice locale in materia organizarii si gestiunii functiei publice la nivelul administratiei publice locale pentru a se produce descentralizarea atributiilor in privinta managementului functiei publice catre administratia publica locala, ar trebui:

sa se creeze prevederi-cadru, flexibile, care sa respecte o regula generala, dar sa permita adaptarea la cerintele specifice ale institutiilor;

sa se intareasca rolul departamentului de resurse umane in cadrul institutiilor publice, concomitent cu definirea clara a atributiilor coordonatorului acestui departament;