Redactarea scrisorii de motivatii

Redactarea scrisorii de motivatii[1]

Scrisoarea de motivatii este un element decisiv in si pentru selectarea, in vederea sustinerii interviului, a oricarui candidat la ocuparea unui post. In mod practic, scrisoarea de motivatie "lanseaza pe orbita" CV-ul si ne asigura ca marea majoritate a elementelor necesare potentialei reusite la interviu vor fi atent studiate de cititor(i). De asemenea, scrisoarea de motivatii este cea care va putea releva, cu o maxima putere de nuantare, atat disponibilitatea, cat si, mai ales, capacitatea noastra de a fi performanti si competitivi si, in ultima instanta, de a ne dovedi realmente utili firmei pentru care dorim sa lucram.

Scrisoarea de motivatii trebuie sa constituie rezultanta reusitei demersului nostru pentru un marketing direct. Astfel, "clientul" (cititorul) va putea sesiza, facil, motivatiile de baza capabile sa sustina candidatura noastra in timp ce noi, in calitate de "prestatari", vom face "pasul" esential, respectiv trecerea de la A FI - "Iata cine sunt eu si ce am reusit sa fac pana acum" in CV) - , la A FACE - "Iata cum pot eu sa contribui la solutionarea problemelor cu care se confrunta firma dumneavoastra in scrisoarea de motivatie) - .

Si inca un amanunt esential: nimeni, in afara de fiecare dintre noi, nu ne va putea sustine mai bine candidatura[2]. Pentru ca, o data ce am reusit sa "asimilam" regulile simple ale redactarii scrisorii de motivatii (reguli pe care le vom reda in cele ce urmeaza), vom fi capabili sa ne prezentam asa cum suntem, convingator si pertinent .

1 Regulile redactarii scrisorii de motivatii

Regula 1 Prezentati-va cat mai elocvent (convingator)! Aici cuvantul-cheie este "impecabil"si implica respectarea urmatoarelor elemente fundamentale:

cumparati hartia de cea mai buna calitate, la fel ca si cea utilizata pentru CV-ul dumneavoastra

daca raspundeti unui anunt de scoatere a postului la concurs[3], scrisoarea de motivatii trebuie redactata manual, pentru ca, in mod sigur, ea va constitui, printre altele si obiectul unei analize grafologice[4] inclinarea si caracterul literelor, distantele dintre acestea, cursivitatea scrisului, "aplecarea" acestuia, "inaltimea" si/sau "adancimea" "coditelor" literelor b, d, f, p etc.);

in cazul in care raspundeti unei candidaturi solicitate "spontan"[5] sau unei discutii telefonice, scrisoarea de motivatii poate fi tehnoredactata (de asemenea, este obligatorie utilizarea unei imprimante laser!). In acest mod, veti face dovada imaginii profesionalismului dumneavoastra, pus la dispozitia unei firme profesioniste (elementele de flatare nu sunt deloc intamplatoare.). Aceasta, cu atat mai mult cu cat nu veti crea imaginea unui simplu "vanator de job-uri", ci a unei persoane care, prin angajarea sa, va putea aduce solutii firmei in care isi va desfasura activitatea;

este bine ca textul scrisorii de motivatii sa se incadreze in formatul unei pagini A4 creand, in acelasi timp, un aspect "business", deci respectand protocolul redactarii oricarei scrisori de afaceri;

nu expediati, niciodata, scrisori-tip, scrisori fotocopiate si/sau imprimate!

Regula 2: Personalizati continutul scrisorii dumneavoastra de motivatii! Sa nu omiteti un aspect esential: scrisoarea dumneavoastra de motivatii nu este adresata unei persoane juridice (firma X, Societatea Y etc.) ci unui cititor! In acest context, nu ezitati sa apelati la orice fel de mijloace pentru a identifica persoana care va va citi atat CV-ul, cat si scrisoarea de motivatii!. Si, de asemenea, evitati, intotdeauna, apelarea si /sau utilizarea exprimarilor impersonale (de tipul: ".se poate realiza."; ". trebuie sa fie facute."; etc.) si/sau conditionale (".s-ar putea realiza lucrul."; ".cred ca as putea face."; etc.);

Regula 3: Subliniati faptul ca stiti care sunt activitatile si obiectivele firmei pentru care candidati si ca, de asemenea, ii cunoasteti bine rezultatele de ansamblu! Procedand intr-o asemenea maniera ii veti putea demonstra cititorului, cu puterea faptelor, ca nu expediati o "scrisoare-tip" si nici una "standard". Spre exemplu, puteti apela la formulari de genul: "Interesandu-ma asupra firmelor care domina piata produselor X, am constatat ca Societatea Dumneavoastra Comerciala (este extrem de util sa nominalizati!) detine un segment important in zona."; "Activitatea societatii de consulting managerial pe care o conduceti este extrem de utila si interesanta si pentru mine, mai ales ca am luat cunostinta de rezultatele pe care le aveti inscrise in fisierele informatice ale Camerei de Comert si Industrie a Romaniei si a Muncipiului Bucuresti"; "M-am familiarizat cu activitatile firmei Dumneavoastra inca din anii studentiei, cu prilejul stagiilor practice pe care le-am desfasurat, in anii 2001 si 2002, in cadrul compartimentelor X, Y si Z." etc.;

Regula 4: Relevati faptul ca formarea si experienta dumneavoastra profesionale corespund nevoilor firmei pentru care candidati In acest context, un paragraf distinct al scrisorii de motivatie trebuie sa il informeze pe cititor ca "background"-ul de care dispuneti constituie o potentiala valoare pentru firma la care aplicati, in stransa corelatie cu o problema sau nevoie pe care tocmai ati abordat-o. Astfel, o simpla referire la trecutul dumneavoastra profesional si/sau la capacitatile de care dispuneti (relevate in continutul CV-ului) se va putea dovedi eficienta. Iata, in contextul celor mentionate, cateva exemple: "Luand in considerare pregatirea si experienta pe care le-am dobandit in acest domeniu, apreciez ca voi reusi sa contribui la obtinerea unor rezultate care sa justifice increderea pe care mi-ati acordat-o"; "CV-ul anexat prezentei scrisori ilustreaza atat totala disponibilitate, cat si capacitatea de a imi asuma responsabilitatile implicate de problematica activitatilor specifice firmei Dumneavoastra ; etc.;

Regula 5: Solicitati o intalnire! Altfel spus, solicitati, practic, interviul! In finalul scrisorii de motivatie, nu ezitati sa sugerati interlocutorului (cititorului) ca o intalnire cu domnia sa (chiar si prealabila interviului) va fi de natura sa clarifice multe (sau unele) dintre punctele comune pe care doriti sa le solutionati. In context, precizarea unei date se poate dovedi a fi extrem de oportuna (aceeasi modalitate de abordare poate fi utilizata si pentru a afla cand vor fi facute cunoscute rezultatele selectiei). Spre exemplu, se poate apela la formulari de genul: "Imi permiteti sa va contactez la inceputul saptamanii viitoare, pentru a putea stabili, de comun acord, data unei intrevederi?"; "Am reflectat asupra unor posibilitati de amplificare a efectelor strategiilor de marketing capabile sa contribuie la dezvoltarea noilor Dumneavoastra activitati. In acest context, sper (sau cu siguranta [6] ca veti fi de acord ca, in functie de timpul pe care il veti avea la dispozitie, sa ne intalnim in saptamana a doua a lunii., astfel incat sa putem discuta, pe larg, despre problema respectiva ; etc.

Regula 6: Apelati, mai ales atunci cand considerati oportun, in finalul scrisorii de motivatii, la un post-scriptum! Acesta constituie un ultim posibil .truc, a carui utilizare ne permitem sa v-o sugeram. Deci, apelati cu incredere maxima, la un P.S. deoarece, in general, asa cum experienta o demonstreaza, primul paragraf si P.S.-urile sunt cel mai atent (si de toata lumea) citite!. Asadar, nu ezitati sa mai retineti, cateva momente, atentia interlocutorului, printr-un P.S. care sa dea un exemplu cifric al unei (unor) realizari personale (spre exemplu: "In urma cu doua saptamani am incheiat negocierile pentru achizitionarea produsului X, valoarea contractului semnat cu firma Y fiind de 29,7 miliarde lei" In urma aplicarii celor trei masuri tehnico-organizatorice pe care le-am propus firmei Z, productivitatea muncii pe un salariat a inregistrat un spor mediu lunar de 86,9 mil. lei, reflectandu-se totodata intr-o majorare cu 27% a volumului valoric al desfacerilor catre terti"; etc. ). Practic, va recomandam ca, la finele oricarei scrisori, printr-un P.S., sa mai retineti, putin, atentia cititorului, relevand, "in treacat"[7] unul dintre cele mai importante aspecte pe care l-ati supus .analizei! In acest mod, veti reusi sa deveniti nu numai mai convingator, ci si un cat mai fidel exponent al trasaturilor unei persoane care acorda (nu intamplator!) maximum de atentie detaliilor cele mai semnificative .

2 Continutul unei scrisori de motivatii

In general, scrisoarea de motivatii nu trebuie sa repete informatiile incluse in continutul CV-ului, dar, cu siguranta, alaturi de acesta, este de o maxima importanta pentru recrutor[8]

Redactarea continutului scrisorii de motivatii poate fi facuta numai in conditiile respectarii regulilor prezentate in subcapitolul 1 si trebuie sa reflecte, intr-o maniera cat mai convingatoare, elementele fundamentale care l-au determinat pe candidat sa aplice pentru postul scos la concurs.

In general, este recomandabil ca orice scrisoare de motivatii sa fie structurata[9] prin continutul sau, in trei parti, dupa cum urmeaza

1. succinta "introducere" a autorului in contextul creat si/sau dat;

2. expunerea motivatiilor care stau la baza depunerii candidaturii;

3. prezentarea elementelor cunoscute despre firma pentru care aplica autorul[10]

Succinta introducere a autorului in contextul dat si/sau creat este util sa includa, alaturi de referirea la anuntul publicitar de scoatere a postului la concurs, demonstrarea interesului pentru viitorul potential loc de munca In context, subliniem faptul ca orice prezentare, referire la viitoarea activitate pe care doriti sa o desfasurati, motivatie etc. inscrise trebuie sa releve, imperativ, faptul ca postul dorit si domeniul de activitate in care se circumscrie acesta constituie "firul rosu"[11] care calauzeste eforturile "de-o viata" depuse de candidat pentru reusita carierei sale.   

In si prin expunerea motivatiilor care stau la baza depunerii candidaturii autorul scrisorii de motivatie nu trebuie sa recurga la nici un fel de exagerari! Astfel, spre exemplu, este total contraindicat sa apelati la unele formulari de genul: "Interesul meu pentru firma Dumneavoastra este enorm. Inca din frageda copilarie mi-am dorit sa pot lucra in firma Dumneavoastra, despre care parintii si prietenii aveau numai cuvinte de lauda ; "Am auzit - atentie la "capcanele" programarii neurolingvistice!. - ca firma Dumneavoastra este cea mai importanta in zona Europei Centrale si de Est, ofera salarii extrem de atractive (actualmente castig, net, echivalentul, in lei, a peste 385 USD/luna[12] si consider ca aportul meu va fi de natura sa ii confere o si mai puternica pozitie pe piata [13] ; etc.). Descrierea motivatiilor trebuie sa fie simpla, succinta si la obiect si sa releve, cat mai nuantat (dar si. "fin"), principalele trasaturi ale caracterului candidatului (spre exemplu: "Capacitatea de a lucra in echipa, alaturi de puternica mea ambitie de a reusi in toate actiunile intreprinse, constituie tot atatea motive care ma determina sa doresc cu ardoare ocuparea postului scos la concurs" Inalta capacitate si disponibilitate pentru efort, adaptabilitatea la conditiile impuse de un mediu ambiant din ce in ce mai concurential, alaturate dorintei mele de a reusi - dorinta creata, formata si dezvoltata in spiritul mentalitatii specifice invingatorului - , constituie doar cateva dintre motivatiile care ma determina sa cred ca ma voi putea integra cu succes in cadrul unei echipe tinere, dinamice si competitive"; etc.).

Prezentarea elementelor cunoscute despre firma pentru care aplica autorul "vine" sa incheie o scrisoare dinamica, ofensiva si relevanta pentru crearea unei imagini complexe si cat complete asupra personalitatii si motivatiilor acestuia. Este, asadar, obligatoriu ca redactantul scrisorii de motivatie sa se informeze asupra unor date de baza ale activitatii firmei pentru care aplica si sa releve, in contextul creat, posibilitatile si disponibilitatile personale, in scopul demonstrarii atat a unei inalte adaptabilitati, cat si a capacitatii sale de a se integra, rapid si eficient, in echipa viitorilor sai colegi.

In contradictie cu unii autori[14], ne permitem sa apreciem ca textul scrisorii de motivatie trebuie sa fie dinamic, incisiv si ofensiv, nelasand loc nici unei interpretari defavorabile la adresa redactantului[15]. Mai mult, cu cat mai mari vor fi "deschiderea" si sinceritatea autorului, cu atat mai favorabile vor putea fi concluziile referitoare la personalitatea acestuia. Reamintim, in acest context, pericolul inscrierii, in scrisoarea de motivatii a unor "parabole", "hiperbole" si alte asemenea "perle" gramaticale (ca, spre exemplu: "Sper sa fie vorba despre o oferta serioasa ; "Cunostintele mele in domeniul parapsihologiei si astronomiei, coroborate cu solida mea pregatire tehnico-economica de specialitate, imi vor putea permite sa-mi aduc aportul[16] din plin la reusita afacerilor de prestigiu ale firmei dvs.!."; etc. etc. etc.).

Pe baza elementelor incluse in consideratiile anterior expuse, vom expune, in continuare, aferente CV-urilor prezentate in subcapitolul 1, cateva dintre potentialele modalitati de redactare a continutului unei scrisori de motivatie. Subliniem si insistam asupra faptului ca nu putem emite pretentia de a oferi modele, "clisee" si/sau "tipare"-standard capabile sa "asigure succesul incontestabil al autorului textului". Dorim doar ca, in cele ce urmeaza, sa supunem reflectiei dumneavoastra cateva puncte de vedere relevate ca urmare a unor experiente traite si/sau dobandite.

SCRISOARE DE MOTIVATII - exemplul[17] nr.1: adresantul este cunoscut, iar textul constituie rezultanta unei intalniri (reuniuni) cu solicitatorul:

Daniela POPESCU

Str. Margeanului nr.78, Bl. A 53, Sc.1, Et.2, Ap. 13,

Sector 4, Bucuresti

In amabila atentie a Domnului Ion PAULESCU, Manager General

Stimate Domnule Manager General,

Urmare a intrevederii avute cu Dumneavoastra[18] in data de 19septembrie 2002, imi permit sa va prezint, in cele ce urmeaza, scrisoarea mea de motivatie, anexata curriculumului vitae solicitat.

In calitatea mea de absolventa a Facultatii "Management" din cadrul Academiei de Studii Economice din Bucuresti, caut un loc de munca capabil sa imi permita valorificarea aptitudiniloor si disponibilitatilor mele in domeniul managementului resurselor umane. Iata motivul pentru care sunt convinsa ca interesul meu major pentru domeniul mentionat, dublat de puternica dorinta de a reusi in cadrul unei echipe tinere si dinamice, constituie tot atatea premise ale unei viitoare colaborari benefice.

In timpul anilor de studentie am lucrat, sezonier, pe perioada vacantelor de vara, in mai multe firme de consulting si domeniul managementului resurselor umane, in mod deosebit cel al relatiilor interpersonale, ma fascineaza prin complexitate, diversitate si efecte economico-sociale implicate. Mai mult, dobandirea unei experiente in domeniu, prin intermediul unei burse ERASMUS de studii si stagiu practic in domeniul tehnicilor de comunicare, in intervalul februarie - iulie 2002, in cadrul Societatii AKARIS din Mulhouse, mi-a conferit o si mai puternica motivatie pentru a ma implica in problematica managementului resurselor umane. Pentru ca, asa cum am putut constata, este mult mai important, util si eficient sa inveti si prin experienta, decat din auzite.

Experientei firmei pe care o conduceti, dinamismului si competitivitatii acesteia, consider ca le putem adauga nu numai fidelitatea mea fata de echipa de apartenenta, entuziasmul si puternica dorinta de afirmare, ci si inalta adaptabilitate si capacitate de efort de care dispun, inclusiv cunostintele de specialitate dobandite ca urmare a stagiilor de perfectionare efectuate in unele universitati si intreprinderi din tari membre ale Uniunii Europene.

Cu speranta ca voi primi, cat mai curand, un raspuns din partea Dumneavoastra, precum si cu convingerea ca am reusit sa va retin atentia prin candidatura mea, va multumesc pentru interesul si timpul acordate si va rog sa agreati, Stimate Domnule Manager General, expresia intregii mele consideratii.

Daniela POPESCU,

Bucuresti, 16 octombrie 2002

SCRISOARE DE MOTIVATII[19] - exemplul nr.2: adresantul este necunoscut, iar textul constituie rezultanta unui anunt publicitar intr-un cotidian (revista) de mare tiraj:

Stimate Doamne, Stimati Domni,

Subsemnatul, Vlad-Andrei POPESCU, am luat cunostinta cu interes de anuntul publicat in ziarul "Romania Libera" din 15 aprilie 2003.

Animat de puternica dorinta de a reusi, precum si de ambitie, perseverenta si reale posibilitati de afirmare, propun atentiei Dumneavoastra candidatura mea pentru ocuparea postului de economist la S.C. "G.P.Exim" - S.A.

Beneficiind de o pregatire universitara adecvata, inclusiv de o diploma de absolvent in MBA al Institutului Romano-Canadian si de o experienta castigata in cadrul firmelor "Gerocossen" si "Miraj" (asa dupa cum rezulta si din CV-ul alaturat), sunt pregatit pentru a pune la dispozitia firmei pentru care candidez avantajele formarii mele teoretice si pe cele ale scurtei, dar semnificativei experiente de care dispun (indeosebi in domeniul financiar-contabil si in cel comercial).

Documentandu-ma asupra activitatilor derulate de firma Dumneavoastra, am constatat ca profilul si realizarile acesteia corespund pe deplin aspiratiilor mele. Iata de ce imi permit sa apreciez ca dorinta mea de afirmare, entuziasmul, adaptabilitatea, fidelitatea si pasiunea pentru reusita totala sunt numai cateva dintre trasaturile de caracter pe care voi fi onorat sa le pot pune la dispozitia unei echipe tinere si dianmice.

In acelasi context, subliniez faptul ca experienta acumulata de mine pe parcursul anilor de studii universitare poate constitui dovada suplimentara a unui suflu nou, nonconformist, care, adaugat principiilor de simplificare a actiunilor intreprinse si dorintei de finalizare eficienta pe care se bazeaza intreaga mea activitate, isi poate dovedi din plin utilitatea si aportul la cresterea rezultatelor firmei in cadrul careia doresc sa ma integrez rapid, oferind, si pe aceasta cale, maximum de satisfactii celor care   mi-au acordat increderea lor.

Cu convingerea ca atentia Dumneavoastra va fi retinuta de candidatura mea, va multumesc pentru timpul acordat si, fiind convins ca un interviu va fi de natura sa releve aspecte suplimentare aferente personalitatii, capacitatilor si disponibilitatilor mele, va rog sa primiti, stimate Doamne, stimati Domni, expresia sentimentelor mele cele mai distinse.

Vlad-Andrei POPESCU

Bucuresti, 15 mai 2003

SCRISOARE DE MOTIVATII - exemplul nr.3: adresantul este cunoscut, iar textul, redactat in limba franceza, este rezultanta unei intalniri cu coordonatorul institutional SOCRATES/ERASMUS, in vederea obtinerii unei burse in strainatate (in cazul in speta in Romania):

M-elle Le PENNEC Sophie,

44, Av. De Lafayette

93 230 NEUILLY SUR SEINE

Monsieur d'EYRAMES,

Suite la r union d'informations laquelle j' tais pr sente, je vous joins ma lettre de motivations ainsi que mon curriculum vitae et la plaquette d'informations relative la M.T.S. Finance.

Je suis tudiante en premi re ann e de Maitrise de Sciences et Techniques de Finance Orl ans et je recherche actuellement un stage-entreprise effectuer durant la p riode estivale. Les mati res tudi es en M.S.T. Finance correspondent parfaitement un stage en entreprise ou en banque, comme l'indique la plaquette d'informations, c'est pourquoi je suis toujours tr s int ress e par les stages que vous proposez en Roumanie, et cela pour plusieurs raisons: j'ai travaill plusieurs mois en entreprise en France et j'aimerais d couvrir les entreprises ou les banques roumaines. De plus, le fait d'acqu rir une premi re exp rience l' tranger est, je pense, plus b n fique que d'acquerir pr s de chez soi. Et enfin, la pr sence d' tudiants roumains au sein de l'Universit d'Orl ans veille la curiosit et le d sir de d couvrir leur pays et son d veloppement.

Parmi les quatres villes d'accueil que vous proposez afin d'y effectuer le stage, ma pr f rence s'accentuerait vers Bucarest et Galatzi, mais bien s r que ce n'est qu'une pr f rence qu'il faut peut- tre ignorer selon les possibilit s d'accueil de l'entreprise.

Dans l'attente d'une prochaine r ponse favorable et dans l'espoir que ma demande retiendra votre attention, je vous prie de croire, Monsieur d'EYRAMES, à l'expression de mes sentiments les plus distingu s.

Le PENNEC Sophie,

P.S.:

Cursus scolaire:

1999: BAC C Mention: passable (10,48)

1999/2000: 1- re ann e Sciences Economiques (12,51)

2000/01: 2- me ann e Sciences Economiques (11,69)

2001/02: 1- re ann e M.S.T. Finance

SCRISOARE DE MOTIVATII[20] - exemplul nr.4: adresantul este cunoscut, iar textul, redactat in limba franceza, este rezultanta unui anunt intr-un jurnal de mare tiraj ("Le FIGARO ECONOMIQUE"):

Bernard GOURAUD

26, rue de Dunquerque

75 010 PARIS

Monsieur CANDELOROT,

Suite votre annonce publi dans "Le Figaro Economique" du 26 octobre 2002, je viens de vous proposer ma candidature pour le poste "Responsable Marketing".

Je suis diplom de l'IFAG voir le CV ann x ) ainsi que diplom en MBA (2002) de l'Universit SM de Dallas - Etats Unies.

Grace a mon exp rience professionnelle dans quatre entreprises, j'ai acqueri un savoir-faire redoutable qui correspondent parfaitement vos atteints.

Vivement annim par un tr s fort d sir pour r ussir, je suis un esprit dynamique, enthousiaste et comprehensiv, capable accomplir beaucoup de taches.

De plus, le fait d'acqu rir une riche exp rience dans les domaines du marketing, de la communication inter-personnelle et de l'audit-entreprise constituent, je pense, des points extr mement b n fiques pour votre Compagnie.

J'aimerais voquer aussi mon savoir-faire et exp rience dans le domaine de la pr paration et de l'animation des divers r unions ainsi que mon grand int r t pour les s minaires internationnaux portant sur le th me du management des affaires.

Je suis persuad qu'en interview sera une excellente occasion pour r aliser une approche dans notre d marche pour la r ussite.

Dans l'attente d'une prochaine r ponse, et dans l'espoir que ma demande retiendra votre attention, je vous prie de croire, Monsieur d'EYRAMES, l'expression de mes sentiments les plus distingu s.

Bernard GOURAUD,

SCRISOARE DE MOTIVATII[21] - exemplul nr.5: adresantul este cunoscut, iar textul, redactat in limba engleza, este rezultanta unei intalniri cu acesta, in speranta gasirii    unui potential "job"[22]

London, February, 19^th 2003

Dear Ms Charnley

I enclosed my curriculum vitae for your attention. I am 22 years-old father of a boy. As you can see from my CV, I have two years' experience of bar and catering work in Peele University - Northants and have recently completed a word-processing course at a local training center.

I am highly motivated, ambitious, loyal and enjoy working to deadlines.

I have excellent references and would relish the chance to work as part or the team at White Brothers & Co.

I should be grateful if you would contact me if you have any vacancies in your company, or keep my information on file in case of future openings.

Thank you very much for your attention in this matter.

I look forward to hearing from you.

Yours Sincerely,

Robin FOSTER