|
|
|
In ultimii ani, dosarele personale pe care le intocmesc firmele specializate in recrutarea de cadre s-au imbogatit cu un capitol special dedicat capacitatilor respectivei persoane de a lucra eficient in echipa. Acest nou reper de performanta a fost introdus in mod expres la cererea firmelor cliente care se confrunta cu necesitatea de a tranzita de la structura clasica a piramidei ierarhice catre "structura orizontala " multipolara. Aceasta presupune inlocuirea "lantului de comanda" cu interactiunea echipelor ce sunt create pentru a realiza anumite obiective clar definite .
Intr-o echipa buna este necesara asigurarea a 8 roluri
q
Presedintele - o
persoana care prezideaza echipa si ii coordoneaza eforturile
q
Formatorul
- lider in raport cu sarcina grupului; in absenta presedintelui ii
preia
locul
q
Producatorul - sursa
ideilor si propunerilor originale
q
Monitorul
- evaluatorul - este necesar in rolul de controlor de calitate
q
Investigatorul resurselor - este cel care poate face noi relatii, propune idei si
directii de dezvoltare pentru grup,
fiind totodata
responsabil de valorificarea
rezultatelor
q
Muncitorul -
cel care transforma ideile in sarcini monitorizabile
q
Coechipierul -
este sustinatorul altora, care stie sa-i asculte si sa-i incurajeze
q
Vataful - fara el
echipa nu-si poate niciodata respecta termenul de "predare" a
lucrarii
O
echipa care contine numai oameni super - dotati nu este cea mai buna echipa,
acest fenomen de insuficienta intr-o echipa de indivizi cu calitati individuale
stralucite fiind numit "sindromul Apolo"
Erori in procesul de formare a echipei
q
Lipsa de organizare - chiar daca membrii echipei sunt selectionati pentru
competentele profesionale dovedite, chiar daca ei se
ofera voluntar, nu inseamna ca echipa este realizata.
Liantul il reprezinta organizarea.
q
Tentatia dictaturii - echipa presupune democratie; liderii trebuie lasati sa
apara
in mod spontan.
q
Lipsa unei tinte clare - lipsa obiectivului determina imposibilitatea fixarii
unor
etape in care trebuie rezolvate anumite
sarcini
5 moduri pentru a deveni un bun membru de echipa:
q
Lasa orgoliul
de o parte
q
Comunica
q
Coopereaza cu liderul echipei
q
Fii relaxat
si deschis catre noi idei
q Fii entuziast si da putin mai mult
Clasificarea grupurilor
In functie de:
q
Tipul de relatii existente intre indivizi - primare - orientate spre un sistem
inchis de relatii interpersonale
- secundare - cu un sistem mai deschis
de relatii interpersonale
q
Tipul de normativitate:
- formale - care functioneaza in
conformitate cu reguli si norme
prevazute in regulamente, legi
- nonformale - centrate pe indeplinirea
imediata a unor obiective
- informale - se constituie spontan, pe
baza unor interese si
preocupari comune
q
Marime:
- mari - poporul, natiunea, masele populare, clasele sociale
- mici - prin intermediul lor se realizeaza scopurile initial stabilite ale
organizatiei
q
Modul de interactiune intre membri:
- interactive - componentii sunt direct interesati in forme si tipuri de
relatii
extrem de variate
- nominale - presupun existenta unor intermediari
q
Durata existentei:
- permanente
- temporare - sunt alcatuite din specialisti diferiti in functie de problema ce
trebuie rezolvata
q
Motivul primar al crearii grupului:
- de comanda - sunt responsabile de
indeplinirea unei sarcini
- de sarcina - alcatuite din indivizi
care, pentru a indeplini o sarcina, trebuie
sa interactioneze
- de prietenie - se formeaza in functie
de criterii sociale comune: varsta, etnie,
statut marital, sex
- de interese - se formeaza pe ideea ca
un interes sau o dorinta comuna pot
fi mai bine si usor indeplinite
printr-o actiune de grup
Orice agent economic presupune existenta (si functionarea ) a doua feluri de structuri, fiecare cu caracteristicile si obiectivele sale. Este vorba de structurile formale si de cele informale.
Caracteristici ale grupurilor:
Formale Informale
1.se
constituie pe baza de acte si norme 1.se
constituie spontan, pe baza unor
oficiale interese si preocupari comune, a
nemultumirilor
resimtite fata de sefi,
a vechimii in munca
2.au scop lucrativ 2.urmaresc
sprijinirea propriului interes,
promovarea unei idei
3.apartin structurii organizatorice 3.apartin
structurii neformale
4.regulamentul de functionare
este oficial si 4.se
conduc dupa regulamente
obligatoriu neobligatorii
5.se modifica odata cu restructurarea 5.raman
aceleasi si dupa modificarea
organizatorica structurilor oficiale
6.sunt
conduse de un sef ierarhic investit oficial 6.sunt
conduse de un leader ales
cu autoritate datorita competentei si autoritatii sale
Formarea si dezvoltarea grupurilor
Stadiile
dezvoltarii grupului
q
Formarea - fara a fi
inca grup, potentialii sai membrii discuta despre natura si
scopul grupului, configuratia, conducerea si durata existentei
acestuia
q
Conflictul
- in acest stadiu, intelegerile preliminare privind conducerea,
rolurile
si normele muncii, comportamentul sunt puse din nou in discutie
q
Normalizarea - acum
se stabilesc normele si practicile privind munca, luarea
deciziei si comportamentul membrilor
q
Functionarea -
stadiul in care grupul devine mai productiv decat in stadiile
anterioare
Literatura
de specialitate ofera numeroase metode si tehnici de cunoastere a grupurilor sociale:
q
Autobiografia -
consta in a cere membrilor unui grup sa-si aminteasca cele mai
importante momente din dezvoltarea si
evolutia grupului,
intamplarile, etc.
-ar trebui sa
cuprinda: - date referitoare la compozitia grupului
- particularitatile interactiunii si
comunicarii dintre
membrii
- scopurile membrilor si ale grupului
- fenomenele de grup care au avut loc sau sunt
anticipate
- conducerea, stilul liderilor formali sau informali
- structura grupului
- proprietati care ii acorda personalitate proprie, distincta
q
Profilul psihosocial - poate prezenta sub forma grafica diversele
caracteristici
ale grupului ca sistem, ca unitate
globala
-are numeroase avantaje
Coeziunea
grupurilor - reprezinta puterea de atractie
existenta intre membrii unui
grup sau abilitatea membrilor grupului
de a gandi si actiona
ca un tot.
Grupurile inalt coezive exercita o influenta mai mare asupra membrilor sai decat cele slab coezive.
Daca un grup cu o norma inalt performanta este coeziv, va avea o productivitate inalta datorita presiunii pe care o exercita grupul asupra individului. Daca un grup are o norma slab performanta, cu cat va creste coeziunea,cu atat productivitatea va fi mai scazuta.
Factorii care influenteaza coeziunea
1.Amenintarea si competitia
amenintarile externe fata de supravietuirea unui grup determina cresterea coeziunii interne
competitia corecta cu un alt grup poate promova coeziunea ( in aceste cazuri, grupurile simt nevoia de a-si imbogati comunicarea si coordonarea)
2.Succesul
un grup devine mai atractiv pentru membrii sai cand a avut succes (indepartarea amenintarii sau castigarea unui premiu)
coeziunea scade dupa esec
3.Diversitatea membrilor
- grupurile mai diverse au o perioada mai grea in care
isi dezvolta coeziunea decat
grupurile omogene
- s-au facut studii care au aratat ca coeziunea este
dependenta mai mult de
indeplinirea cu succes a sarcinilor
decat compozitia rasiala
4.Marimea
- grupurile mari au dificultati sporite in a deveni si a
ramane unite ( se pierde mult
timp pentru a se pune de acord asupra obiectivelor)
5.Duritatea initierii
- grupurile in care este dificil sa intri sunt mai
atractive decat cele in care este usor
de intrat
(ex.: cluburile
exclusiviste de yachting sau golf au liste de asteptare pentru
inscriere care se intind pe cativa ani
in viitor)
Gandirea de grup
- este o disfunctie a grupurilor inalt coezive (in mod deosebit a grupurilor de decizie)
- simptome: - iluzia vulnerabilitatii
- aparitia unor rationamente ale membrilor
fara semnale de avertizare asupra
pericolelor
- incredere totala in moralitatea grupului,
ignorand semnele de intrebare cu
privire la etica sau morala membilor
- cei care se opun gandirii de grup sunt
vazuti ca fiind slabi ca tarie de caracter
sau stupizi
- apare o presiune directa - loiali sunt cei
care nu pun la indoiala directia in
care merge grupul
- iluzia unanimitatii (tacerea = consimtamant)
- bariere autoimpuse in calea unor informatii adverse grupului
Individul vrea sa stie unde este plasat in procesul muncii, care este importanta activitatii lui in intreprindere (in raport cu ceilalti indivizi). Simte nevoia de comunicare interpersonala. Acest lucru are caracter psihologic si social.
In
orice sistem condus, exista doua tipuri de canale de comunicatie:
- canalul formal - care urmeaza
structura oficiala de organizare a
intreprinderii (a firmei)
- canalul informal - care nu tine seama
de structurile oficiale, avand
alti poli de comunicatie
Comunicarea in cadrul grupului are ca obiective
q
Informarea
la timp si corecta a membrilor
q
Formarea de
opinii in legatura cu diferite evenimente, discutarea acestora si
transmiterea catre cei interesati
q
Vehicularea directa, imediata si nealterata a
ideilor, propunerilor si nemultumirilor
intre membri
q
Luarea deciziilor si transmiterea acestora
q Evaluarea performantelor obtinte
Relatia manager - subordonat trebuie sa nu se bazeze pe comenzi si supunere, ci pe dialog, care poate uneori insemna schimbarea reciproca a pozitiilor (relatie de solicitare si raspuns)
Tipologia comunicatiilor - in functie de:
q
Canalul de comunicare:
- formale - precizate riguros prin
intermediul unor acte normative
- informale - stabilite spontan intre
posturi si compartimente
q
Directie:
- verticale descendente - intre manageri
si subordonati
- se concretizeaza in transmiterea de
decizii si instructiuni,
regulamente, sarcini ori in solicitarea
de informatii cu privire
la domeniile conduse
- verticale ascendente - intre
subordonati si manageri
- prin intermediul lor managerii "intra
in posesia" reactiei, a
modului de receptare de catre
subordonati a mesajelor
transmise de "sus in jos"
- orizontale - intre posturi sau
compartimente amplasate pe acelasi nivel ierarhic, intre
care exista relatii organizatorice de
cooperare
-vizeaza conlucrarea, consultarea pentru elaborarea unor situatii
informationale complexe ori pentru
indeplinirea unor obiective comune
- oblice - intre posturi si
compartimente situate pe niveluri ierarhice diferite, fara ca
intre acestea sa existe relatii de
autoritate de tip ierarhic
q
Continut:
- operatorii - utilizate pentru reusita
tehnica a sarcinilor
- iau forma explicatiilor,
instructiunilor necesare pentru exercitarea
sarcinilor si realizarea obiectivelor
individuale
- optionale - nu vizeaza cu prioritate
realizarea obiectivelor individuale circumscrise
posturilor
. - au un rol deosebit in crearea si
mentinerea unui climat organizational si
motivational propice realizarii
obiectivelor firmei
- generale - referitoare la piata
firmei, la strategia si politica sa, la punctele sale forte
sau slabe
- motivationale - vehiculate intre manageri si executanti inlegatura cu
functiunea de
personal
q
Mod de transmitere:
- verbale - cele mai frecvente
- pun in valoare capacitatea
managerilor de a se exprima si de a asculta
- imbraca forma unor comunicatii
individuale sau colective
- non-verbale - detin aproximativ 70%
din mesajele ce se transmit si se primesc intr-o
conversatie
- permit perceperea si reprezentarea realitatii atat vizual cat si auditiv,
olfactiv
Retele de comunicare
Reprezinta ansamblul canalelor de comunicare dispuse intr-o anumita configuratie. Oricat de complexe ar fi, se pot descompune in cateva scheme:
q
In cerc
- fiecare participant are sanse egale
de a comunica cu ceilalti
- participantii sunt marcati de un grad
de satisfactie mai mare intrucat nici
un membru nu se situeaza pe pozitia
de lider
- practicata de managerii cu un stil
democrat de conducere
- se adapteaza cel mai usor noilor
sarcini ale grupului
q
In Y
- practicata in conducerea centralizata
- specifica activitatilor operative
q
In X
- apare un lider, ceilalti membrii au
unele restrictii in comunicare
- specific grupurilor neformale
- practicata de managerii cu stil de
conducere "laissez-fair"
q In lant
- apare un lider
- specific grupurilor neformale
Conditiile comunicarii eficiente
1.
Mesajul - problemele de comunicat vor fi tratate distinct sub aspectul
continutului (CE),
interactiunilor implicate (CU CINE), modalitatilor de
transmitere (CUM),
finalitatilor (DE CE)
2. Transmiterea - se va face pe canale adecvate continuturilor
si caracteristicilor
receptorului
3. Receptia - emitatorul trebuie sa verifice procesul in fiecare stadiu al comunicarii :
emisie → receptie → intelegere → acceptare
Bariere in comunicare
Neconcordanta dintre semnificatia intentionata si cea perceputa poate fi cauzata de factori diversi legati de oricare componentele comunicarii sau de interactiunea lor
Efectele de statut -
uneori statutul prea inalt al emitatorului in raport cu receptorul
pot
cauza rastalmaciri ale
mesajului de catre acesta din urma
Probleme semantice - in
organizatii, specialistii au tendinta de a folosi un jargon
profesional, crezand ca si ceilalti il pot intelege;
persoanele cu
un nivel de scolarizare
scazut au greutati in a intelege
persoanele cu un statut mai ridicat
Distorsiuni perceptive - pot
surveni in cazul in care receptorul are o imagine de sine
nerealista si este lipsit de deschidere in comunicare
Diferente culturale - se
refera la atribuirea unor semnificatii diferite, mai ales
semnalelor nonverbale, de catre
persoanele apartinand unor medii
culturale cu valori, obiceiuiri,
simboluri diferite
Alegerea gresita a canalelor sau
momentelor - fiecarui tip de mesaj ii corespunde
canalul cel mai adecvat (nu vom trimite
o nota de serviciu prin
registratura unui colaborator pe
care il putem aborda direct);
- momentele cele mai nefavorabile
pentru a transmite lucruri
importante sau a cere situatii presante sunt sfarsitul zilei si
al
saptamanii de lucru (o dispozitie importanta,
comunicata vineri la
ora 14,30 are putine sanse de a fi integral receptionata)
Lungimea excesiva a canalelor -
datorita complicarii retelei organizationale,
comunicarea este mai lenta si mai susceptibila la
distorsiune (prin codificari / recodificari succesive
mesajul pierde o parte din informatia utila si se
incarca informatie redundanta parazita)
Factorii fizici perturbatori - pot fi : iluminatul necorespunzator, zgomote
parazite,
temperaturi excesiv de ridicate /
coborate, ticuri,
evenimente care survin in momente cheie
ale comunicarii (ex.:cafele, un
telefon etc.)
Absenta feedback-ului - desi comunicarea unidirectionala este
mai rapida decat cea
bidirectionala, in timp,
emitatorul ajunge "sa vorbeasca in
pustiu", neputand verifica daca
mesajul a fost receptionat
Principii de baza ale comunicarii eficiente
1. Gasiti-va timp
- comunicarea buna ia timp
-graba duce adesea la selectarea gresita a modului de comunicare
2. Fiti intelegator cu celalalt
- incercati sa-l acceptati pe celalalt ca pe o individualitate care are dreptul
sa aiba
sentimente si perceptii
care pot fi diferite de ale dvs.
- empatia aratata celorlalti va spori puterea dvs. de acceptare
3. Nu amestecati persoana cu problema
- accentul trebuie pus pe ceea ce a facut persoana, nu pe cine este ea,
incercand sa fiti
mai degraba descriptivi decat evaluativi
4. Spuneti ce simtiti
- asigurati-va ca vorbele, gandurile, sentimentele si actiunile dvs. dovedesc
congruenta, ca
toate contin acelasi mesaj
- unii manageri constata ca le este teribil de greu sa laude o munca excelenta
sau doar sa
exprime sustinere pentru rezultatele bune de rutina
5. Ascultati activ
- comunicarea eficienta cere o buna ascultare
- o ascultare buna nu mareste doar acuratetea receptionarii mesajului, dar
dovedeste
acceptarea vorbitorului, incurajandu-l sa reflecteze mai bine la ce are de spus
Persuasiune si manipulare
Persuasiunea reprezinta modificarea actiunii unui individ intr-un
context in care
acesta isi pastreaza sau crede ca isi
pastreaza o anume libertate
Daca vreti sa va influentati oamenii, trebuie sa aflati cum ei incearca sa ii influenteze pe ceilalti. Pentru aceasta trebuie sa le ascultati cu atentie cuvintele si frazele pe care le folosesc.
Stiluri identificate:
Povestitorii
-
cuvinte: explica; evident; logic; fapte; date
- expresii: "Lasa-ma sa-ti spun."; "Faptele arata."
- pentru a-i influenta folositi cifre si date statistice care sa sustina
propunerea dvs.
Autoritarii
- cuvinte: autoritate; cerinta; rasplata; necesitate
- expresii: "Am sa fac acest lucru daca si tu vei face."; :Asteptam sa
obtinem."
- pentru a-i influenta vorbiti-le despre recompense si stimulente
Iscoditorii
-
expresii: "Greseala este ca."; "Nu am mai facut asa pana acum"
- argumentati-va propunerea,indicand firmele care folosesc ideea dvs. cu
succes.
Explicati-le ca ideea respectiva nu este radicala sau riscanta
Binevoitorii
-
expresii: "Inteleg ce vrei sa spui. Spune-mi mai multe despre."
- pentru a-i castiga de partea dvs. incepeti cu o mica discutie in care sa le
spuneti ce simtiti
in legatura cu proiectul respectiv, dupa care le puteti solicita ajutorul.
Vanzatorii
-
cuvinte: nevoi; beneficii; scopuri
- expresii: "Intotdeauna le spun oamenilor cat de folositoare le pot fi ideile
mele"
- pe "vanzatori" ii puteti influenta afland care le sunt obiectivele si legand
una din nevoile
dvs. de una dintre ale lor
Visatorii
-
cuvinte:viziune; mandrie; loialitate; standarde
- expresii: "Va trebui sa urcam acest munte"
- pentru a castiga in fata visatorilor, folositi cat mai multe metafore.
Descrieti-le cum ideea
dvs. le va face viitorul fericit.
Tehnici de manipulare
Tehnica "piciorului in usa"
-
isi propune "sa sparga gheata" cu o cerere initial mica, dificil de refuzat;
dupa ce a produs
angajarea, implicarea, se poate formula, cu sanse crescute de a fi acceptata o
cerere mai
mare
(ex.:lipirea unui colant pe masina --- apoi amplasarea unui panou inestetic in
propria
gradina)
Tehnica "usii in fata"
-
principiul consta in a cere cuiva un serviciu foarte mare, care nu poate fi
acceptat, inainte
de a-i solicita un al doilea serviciu al carui cost este mai mic
- este o tehnica folosita cu succes in procesul de negociere
- se bazeaza pe trei factori:
- contrast perceptiv - a doua cerere
pare cu mult mai mica dupa prima mare,
decat prezentata singura
- auto-prezentarea - dupa ce refuza o
data, persoanele se gandesc la imaginea
pe care o au ceilalti despre ele
- se accepta refuzul unei cereri mari,
dar nu si a uneia
modeste (vezi imaginea publica)
- concesiile reciproce - oamenii sunt
tentati sa raspunda unei concesii cu o alta
- prima cerere, total exagerata, nu are
alta utilitate decat
de a provoca un refuz, pregatind terenul
pentru a doua
Tehnica "jocului de rol"
- demonstreaza faptul ca schimbarea atitudinilor
este declansata de concesia pe care o facem altora
- incercarea de a reduce disonanta cognitiva, de a schimba o atitudine atunci
cand este disonanta cu alta, adica este un revers ce decurge din ea, creeaza
tensiuni care motiveaza reducerea disonantei: schimbarea atitudinilor
Tipuri de conflicte
Conflictele organizationale sunt determinate de o varietate de cauze:
Dispute
asupra obiectivelor
-
intalnite uneori intre departamentul de marketing si cel de productie
Dispute
asupra faptelor
-
apar frecvent in situatii ce privesc aspectele tehnice
Dispute
asupra procedurilor
- se concentreaza asupra asteptarilor cuiva legate de comportamentul partenerului
- sunt alimentate de chestiunile de etica,onestitate si respectarea ierarhiei si statutului social si organizational
Stiluri de management al conflictelor
- nici un stil nu este superior in sine
q Stilul ocolitor
-
este stilul bazat pe ocolirea conflictelor si este caracterizat prin:
- capacitate redusa de a-si impune interesele
- cooperare redusa cu oponentul
- evitarea poate oferi o oarecare reducere a stresului creat de rigorile
conflictului
- in realitate, nu schimba situatia
deoarece are o eficienta limitata
q Stilul indatoritor
-
este stilul bazat pe cooperarea cu cealalta parte in scopul indeplinirii
dorintelor acesteia si nesustinerea interesului propriu
- poate fi considerat un semn de slabiciune
- este o reactie eficace cand gresiti, cand chestiunea este mai importanta
pentru cealalta parte sau cand doriti sa construiti o relatie de bunavointa
q Stilul competitiv
-
este stilul care tinde sa maximizeze impunerea interesului propriu si sa
minimizeze raspunsul cooperant
- este promitator in cazurile in care :
- dispuneti de multa putere
- sunteti sigur de realitatea faptelor
- situatia este realmente de tipul
castig/pierdere
- nu o sa mai aveti de a face cu oponentul
in viitor
q
Stilul
concesiv
-
este stilul care combina doze intermediare de impunere a interesului propriu si
de cooperare
- este un compromis intre competitia pura si curtenia pura
- se pune pret pe determinarea regulilor de schimb reciproc
-
este o reactie inteleapta la conflictele rezultate din insuficienta resurselor
si o buna pozitie de retragere cand alte
strategii esueaza
q Stilul colaborativ
-
este stilul care maximizeaza atat impunerea interesului propriu cat si
cooperarea, in speranta obtinerii unui
acord integrativ, care sa satisfaca interesele ambelor parti
- accentul se pune pe o solutie de tip castig/castig, in care nu se pleaca de
la prezumtia ca cineva trebuie sa piarda ceva
- poate lua timp si exercitiu pentru a fi eficace
Impunere
competitiecolaborare
(tentativa de
impunere a
punctului de
vedere compromis
propriu)
ocolireacomodare
Neimpunere
Necooperare (tentativa de Cooperare
satisfacere a
nevoilor
celorlalti)
