|
|
|
Manual de utilizare al modulului Gestiune
In acest ecran se realizeaza configurarea aplicatiei de gestiune (Sistem - Configurare). Parametrii de functionare stabiliti aici influenteaza decisiv modul de operare, raportare si functionare. De aceea trebuie ca administratorul de sistem (persoana ce are dreptul sa modifice aici) sa inteleaga foarte bine semnificatia setarilor, solicitand asistenta tehnica ori de cate ori este nevoie.
Descrierea paginilor este urmatoarea:
1. Date aplicatie - ofera cateva informatii despre aplicatia de gestiune (acces doar pentru vizualizare);
2. Date firma - ofera cateva informatii despre client obtinute din fisierul de licentiere (acces doar pentru vizualizare);
3. Retea - parametrii ce aici sunt stabiliti implicit la anumite valori, schimbarea acestora fiind permisa doar cu acordul furnizorului de asistenta tehinca, cu o singura exceptie: butonul Golire stoc rezervat. La efectuarea documentelor de gestiune de iesire se face o rezervare 'on line' a cantitatii introduse de utilizator. Daca in timpul editarii documentului se iese anormal din ecran, produsele raman rezervate si trebuie sterse deoarece afecteaza rapoartele de stoc. Administratorul de sistem trebuie sa se asigure ca nu se efectueaza documente de gestiune de iesire.
4. Numerotare
Numerotare - aici se stabileste numarul atribuit (automat) pentru urmatorul document de gestiune sau urmatorul cod intern de produs;
Intervale rotunjire PV - intervalele in care se incadreaza preturile de vanzare in vederea rotunjirii automate la efectuarea unui document de receptie marfa (NIR) conform schemei Rotunjire PV;
Rotunjire PV - schema de rotunjire automata a pretului de vanzare.
TVA - valorile corespunzatoare cotelor de TVA;
5. Configurare
Pct de lucru - punctul de lucru curent (magazin) - se declara in Nomenclatoare - Magazin magazie;
Magazia implicita - magazia implicita in care se face intrarea de marfa - se declara in Nomenclatoare - Magazin magazie;
Statie - Statia curenta de lucru - se declara in Nomenclatoare - Magazin magazie;
Banca implicita - banca care apare pe factura sau aviz de insotire marfa - se declara in Nomenclatoare - Banci;
Casa implicita - casieria care apare la incasarea cash la emiterea facturilor - se declara in Nomenclatoare - Casierii;
Caracteristica 1 Caracteristica 5: denumirea atributelor (ex: Grupa, Subgrupa, Raion etc);
Gestiune stoc - la pret de vanzare pentru gestiuni la pret cu amanuntul, la pret de achizitie pentru gestiuni en-gros.
Calcul stoc - modul de scadere de stoc;
Cod produs - atribuire automata sau manuala in nomenclatorul de produse a codului intern de produs.
Afisare PV - modul de afisare al pretului de vanzare (cu/fara TVA) in nomeclatorul de produse, fereastra de cautare produse etc;
Cautare produs - modul implicit de cautare al produsului in documentele de gestiune.
Cu export NIR in format DBF - neutilizat;
Cautare senzitiva pentru produs - modul implicit de cautare in nomenclatorul de produse sau fereastra de cautare produs. Cautarea senzitiva presupune ca pe masura ce se tasteaza denumirea, codul intern sau codul de bare sa se efectueze o cautare rapida si pozitionare pe produsul care respecta cerinta de regasire. Altfel cautarea se face dupa ce s-a tastat si s-a dat ENTER;
6. Proprietati campuri:
Nomenclator produse - daca sunt obligatorii campurile de cod produs, cod de bare si daca este sau nu permisa schimbarea pretului de vanzare din nomenclatorul de produse.
Generare cod bare - tipul si schema dupa care se poate genera automat un cod de bare pe baza codului intern (vezi Nomenclatoare - Produse).
Numar zecimale pentru cantitate - numar de zecimale utilizat la documentele de getiune la editare sau raportare (atentie la produsele cantaribile, vrac etc);
Nr. max. caract. la den. scurta produs - numarul maxim de caractere utilizate la denumirea de produs la tiparirea la POS (30 caractere) sau casa de marcat (12 pentru Optima CR 500).
7. Rapoarte
Aviz de insotire a marfii - posibilitatea limitata de pozitionare a campurilor pe hartie fata de marginile din dreapta, stanga sau sus;
Vizualizare linii de pozitionare - pe raport apar niste marcaje ajutatoare pentru incadrarea pe hartie a raportului.
8. Localizare date - caile unde se afla bazele date la care sunt legate aplicatiile din suita Copilot.
9. Initializare date - initializarea partiala sau totala a aplicatiei de gestiune - este utilizata in special dupa perioada de training a utilizatorilor.
1. Editare
nomenclator produse
Pentru editarea nomenclatorului de produse se intra in Nomenclatoare - Produse (desen 1.1.).
1. Denumire - denumirea de produs (max 50 caractere), este unica, obligatorie, apare in rapoarte si documente de gestiune etc.;
2. Den. scurt - denumirea scurta apare doar la POS sau casa de marcat (pe display si rola). Numarul de caractere difera de la dipozitiv la dipozitiv, de aceea se stabileste in Sistem - Configurare - Nr. Max caract. la den. scurt produs;
3. Cod produs - cod intern magazinului, este unic, obligatoriu, poate fi tastat manual sau generat automat si incrementat la salvare. Se stabileste in Sistem - Configurare - Configurare - Cod produs. Pentru generare automata se stabileste in Sistem - Configurare - Numerotare - Cod produs ce cod va a fi utilizat. Atribuirea automata a codului se face la salvarea produsului. Se recomanda pentru produsele cantaribile sa fie utilizate coduri introduse de mana din intervalul 1-999 deoarece sunt mai usor de utilizat de operatorii de la galantar. De asemenea trebuie cunoscute codurile acceptate de cantar, din cate cifre pot fi formate (3 sau 4), codul minim si maxim etc;
4. Cod bare - cod de bare, este obligatoriu si unic;
5. Auto - utilizat pentru generarea automata a codurilor de bare pe baza codului intern. Se foloseste pentru etichetarea produselor fara cod de bare in cadrul magazinului. Se stabileste un format de etichetare prin specificarea prefixuluil codului de bare si tipul in Sistem - Configurare - Proprietati campuri - Generare cod bare;
Exemplu: In Sistem - Configurare - Proprietati campuri - Generare cod bare se stabileste prefix 78 si tip cod de bare EAN 13. Codul intern este 33426 si se apasa butonul Auto, rezulta cod de bare generat 7800000334265;
6. Cod metro - pentru aparitia in factura catre Metro;
7. Cantaribil - se bifeaza daca produsul este cantaribil;
8. Departament - neutilizat;
9. Atribut1, Atribut2, Atribut3, Atribut4, Atribut5 - caracteristici (ex.: Atribut1 pentru raioane, Atribut2 pentru grupe, Atribut3 pentru subgrupe) asociate produselor si sunt deosebit de utile filtrarii in majoritatea rapoartelor (ex.: de stoc, fisa produs, de vanzari etc.). Dand dublu-clik pe combo box se poate edita un mic nomenclator de caracteristici;
10.Discount maxim - cota de discount in scopul nepermiterii unor discounturi sub cel maximal, se intretine din Nomenclatoare - Discount-uri - Cota discount la produse;
11.PV cu TVA/PV fara TVA - pret de vanzare cu TVA fara acciza/pret de vanzare fara TVA fara acciza. Se poate stabili care pret sa fie afisat in nomenclatorul de produse. Se configureaza in Sistem - Configurare - Configurare - Afisare PV;
12.PV redus cu TVA - pret cu TVA alternativ utilizat doar daca este diferit de 0 la POS pentru vanzarile catre clienti ce poseda card de discount;
13.Puncte - puncte asociate unui produs;
14.Acciza - reprezinta acciza (ex.: benzina, motorina etc) atasata produsului exprimata valoric pe unitatea de masura (lei/litru) ;
Exemplu: daca litrul de benzina costa 15000 lei la pompa iar acciza este de 3000 lei in nomenclatorul de produse se va opera astfel:
se introduce la PV cu TVA (pct 11) valoarea 12000 lei;
se introduce la Acciza (pct 14) valoarea 3000 lei.
15.Multiplu vanzare - utilizat la POS, la vanzarea pachetelor formate din 2 sau mai multe produse de acelasi tip. La scanare codului de bare apartinand produsului este vanduta automat cantitatea corespunzatoare
16.UM - unitate masura, dand dublu-clik pe combo box se poate edita un mic nomenclator de unitati de masura;
17.TVA - TVA-ul corespunzator unei anumite cote. Cotele de TVA se editeaza in Sistem - Configurare - Numerotare - TVA;
desen 1.1.
18.Inactiv - produsul nu mai este trimis la POS;
19.G. net, G. brut - greutatea neta pe unitatea de masura, utilizata la calculul greutatii documentelor de gestiune;
20.Obs. - informatii asociate produsului;
21.Furnizor - ultimul furnizor al produsului (un produs poate avea mai multi furnizori;
22.PA-TVA - ultimul pret de achizitie fara TVA;
23.NIR/DL - numarul ultimului NIR/DL prin care s-a facut achizitia;
24.Data - data ultimei achizitii (prin NIR/DL);
25.Doc f. - numarul ultimei facturi/avizului de insotire de pe care s-a facut intarea de marfa;
26.Data f. - data emiterii ultimei facturi/aviz de insotire de pe care s-a facut intrarea de marfa;
27.Ad. com - ultimul adaos comercial valoric;
28.Ad. com% - ultimul adaos comercial procentual.
1. Adaugare: se apasa butonul Adaugare, se introduc informatiile despre produs si se apasa butonul Salvare;
2. Modificare: se selecteaza produsul din lista, se apasa butonul Modificare, se modifica informatiile si se apasa butonul Salvare;
3. Stergere: se selecteaza produsul din lista, se apasa butonul Stergere - daca produsul a fost utilizat in documente de gestiune atunci nu mai poate fi sters;
4. Tiparire ecran - tiparire nomenclatorului la ecran;
5. Tiparire imprimanta - tiparire nomenclatorului la imprimanta;
6. Export Word - export nomenclator in format *.rtf;
7. Export Excel - export nomenclator in format *.xls;
Se poate renunta la un produs care tocmai este adaugat sau la modificarile efectuate apasand butonul Renuntare, inainte de a apasa butonul Salvare.
Se poate efectua cautarea unui produs dupa denumire, cod intern sau cod de bare (desen 1.2.) prin tastarea in casuta text corespunzatoare:
Daca este pusa bifa de Cautare senzitiva se obtine o pozitionare directa si rapida pe produsul cautat;
Daca nu este pusa bifa de Cautare senzitiva se obtine o pozitionare pe produsul cautat dupa ce se apasa tasta ENTER.
Se poate stabili modul implicit de cautare in Sistem - Configurare - Cautare senzitiva pentru produs.
Se pot efectua filtrari de produse dupa denumire, cod intern, cod de bare, cele 5 caracteristici si cantaribil prin punerea bifei Filtru si tastarea in casutele text corespunzatoare, apoi se apasa butonul de filtrare. Eliminarea filtrului se obtine debifand Filtru.
desen 1.2.
Editare nomenclator parteneri
(clienti si furnizori)
Pentru editarea nomenclatorului de parteneri se intra in Nomenclatoare - Parteneri (desen 2.1.).
1. Denumire - Nume partener (max 50 caractere), este unic si obligatoriu;
2. Cod - cod partener, este unic si obligatoriu;
|
|
desen 2.1.
1. Strada - adresa;
2. Oras - oras, dand dublu-clik pe combo box se poate edita un mic nomenclator de orase;
3. Judet/sect - judet/sector, dand dublu-clik pe combo box se poate edita un mic nomenclator de judete;
4. Zona - zona geografica, dand dublu-clik pe combo box se poate edita un mic nomenclator de zone geografice;
5. Tara - tara, dand dublu-clik pe combo box se poate edita un mic nomenclator de tari;
6. Telefon - telefon;
7. Contact - persoana de contact;
8. Tip. Pct - neutilizat;
9. Reg. Com. - numar inregistrare la Registrul Comertului;
10.C.F. - cod fiscal;
11.Banca - banca;
12.Cont - cont banca;
13.Producator - neutilizat;
14.Discount produc - neutilizat;
15.Lim credit - neutilizat;
16.Zile credit - neutilizat;
17.Agent - agent de urmarire a facturilor emise catre un client;
18.Timp comanda - neutilizat;
19.Obs. informatii asociate parteneruluil;
20.Lista puncte de livrare - neutilizat.
1. Adaugare: se apasa butonul Adaugare, se introduc informatiile despre partener si se apasa butonul Salvare;
2. Modificare: se selecteaza partenerul din lista, se apasa butonul Modificare, se modifica informatiile si se apasa butonul Salvare;
3. Stergere: se selecteaza partenerul din lista, se apasa butonul Stergere - daca partnerul a fost utilizat in documente de gestiune atunci nu mai poate fi sters;
4. Tiparire ecran - tiparire nomenclatorului la ecran;
5. Tiparire imprimanta - tiparire nomenclatorului la imprimanta;
Se poate renunta la un partenerul care tocmai este adaugat sau la modificarile efectuate apasand butonul Renuntare, inainte de a apasa butonul Salvare.
Se poate efectua cautarea unui partener dupa denumire sau cod intern (desen 2.2.) prin tastarea in casuta text corespunzatoare. Se obtine o pozitionare pe partenerul cautat dupa ce se apasa tasta ENTER.
Se pot efectua filtrari de parteneri dupa denumire si cod prin tastarea in casutele text corespunzatoare, apoi se apasa butonul de filtrare. Eliminarea filtrului se obtine stergand continutul casutelor de cautare/filtrare si apasand butonul Filtru.
desen 2.2.
Pentru editarea documentelor de gestiune NIR se intra in meniul Aprovizionare - NIR (desen 3.1.).
1. Cod - cod furnizor, utilizat conform 4.6.;
2. Denumire - nume furnizor, utilizat conform 4.6.;
3. C.F. - cod fiscal, utilizat conform 4.6.;
4. Delegat - delegatul de la firma funizoare de marfa;
5. Data f/a - data facturii/avizului de insotire marfa dupa care se face intrarea de marfa;
6. Nr. fact - numarul facturii de la furnizor;
7. Nr. aviz - numarul avizului de insotire marfa de la furnizor;
|
|
desen 3.1.
1. Numar - numar de NIR - este atribuit si incrementat automat la salvare. In Sistem - Configurare - Numerotare - NIR se stabileste ce valoare curenta va a fi utilizata;
2. Data - data intrarii de marfa, este pusa implicit data curenta insa poate fi modificata;
3. Receptie - numele gestionarului care face receptia;
4. Data scad - data scadenta plata factura, neutilizata momentan;
5. Disc. val. - discount valoric la nivel de total factura/aviz insotire marfa, se tasteaza intotdeana dupa introducerea tuturor pozitilor din documentul de la furnizor. Este calculat automat discount-ul procentual la nivel de factura/aviz insotire marfa si este aplicat automat asupra tuturor pozitiilor
6. Disc. proc - discount procentual la nivel de factura/aviz insotire marfa, se tasteaza la inceputul sau sfarsitul introducerii NIR-ului si este aplicat automat asupra tuturor pozitiilor. Este calculat automat si discount-ul valoric.
7. Diferente - raport (proces verbal) de diferente intre cantitatea scrisa pe factura/avizul de insotire marfa si cantitatea receptionata de la furnizor;
8. Etichete - tipareste la imprimanta etichetele de raft pentru produsele din NIR, conform specificatiilor din aplicatia 'Analiza vanzari';
Cautarea NIR-urilor se face conform 4.4. In desen 3.2. sunt prezentate valoarea facturii de la funizor (pentru verificare) si butoanele de deplasare necesare vizualizarii documentelor (disponibile la dupa cautare 4.4.).
|
|
desen 3.2.
Preturile de
vanzare si informatiile referitoare la ultima achizitie din nomenclatorul de
produse vor fi actualizate automat.
4. Operatii posibile in ecranele
de editare documente de gestiune
Implicit la intrarea in ecran si dupa salvarea documentului de gestiune sunteti in starea Document nou, se utilizeaza aceasta optiune daca sunteti in alta stare si se doreste un nou document;
Se foloseste aceasta optiune atunci cand se doreste modificarea documentului. Se va preceda aceasta operatie de regasirea documentului de gestiune conform procedurii de la punctul 4.4.
Restrictii - aceasta optiune este disponibila pentru:
• NIR - pot fi modificate cateva informatii, Se poate trece o alta cantitate >= decat cea din campul Cant vandut, daca s-au efectuat vanzari de produs acesta nu mai poate fi schimbat;
• Inventar - poate fi modificata orice informatie.
Pentru retinerea modificarilor se va opera salvarea conform 4.5.
Se foloseste aceasta optiune atunci cand se doreste anularea documentului. Se va preceda aceasta operatie de regasirea documentui de gestiune conform procedurii de la punctul 4.4.
Restrictii:
• nu pot fi anulate documentele de intrare marfa daca s-au efectuat vanzari de pe ele (conform FIFO);
• nu poate fi anulat documentul NIR de modificare pret vanzare;
Se recomanda in cazul anularii facturilor sa verificati ca aveti toate cele 3 exemplare.
Aceasta optiune este foarte des utilizata deoarece permite regasirea documentelor de gestiune salvate dupa diferite criterii, vizualizarea lor, tiparirea, modificarea (acolo unde este permisa), etc.
Se poate restrange domeniul de cautare utilizand urmatoarele filtre:
• partener (regasit conform 5.1.);
• perioada emitere documente de gestiune;
• interval numere documente de gestiune;
• numar factura/aviz insotire marfa - doar pentru documente NIR si DL receptie.
Dupa ce au fost stabilite filtrarile se apasa butonul Cauta. Se poate ordona lista dupa campurile prezente. Dand dublu-click pe Selector-ul din lista va fi ales doar documentul specificat, apasand pe butonul OK sunt alese toate documentele, Iesire nici un document.
|
|
Desen 4.4.1.
Aceasta optiune este utilizata pentru salvarea documentului atunci cand este cazul (unul nou sau unul pentru care s-au efectuat modificari) urmata de afisarea intotdeauna la ecran a raportului corespunzator. Dand CTRL+P se poate selecta o imprimanta pentru tiparire.
Aceasta optiune este utilizata pentru salvarea documentului atunci cand este cazul (unul nou sau unul pentru care s-au efectuat modificari) urmata de tiparirea intotdeauna la imprimanta implicita a raportului corespunzator.
Selectia unui partener (client sau furnizor) se face dupa denumire, cod sau cod fiscal. Se poate tasta (fara ghilimele) in casuta text corespunzatoare criteriului de cautare:
• '*' - afiseza lista tuturor partenerilor;
• ex: 'ga' - afiseaza lista partenerilor a caror denumire incepe cu 'ga' (respecta macheta de filtrare 'ga*');
• orice combinatie valida in care pot fi utiliate caracterele speciale '*' si '?';
Daca gasirea este exacta sunt afisate informatiile despre partener, altfel apare un ecran de cautare (desen 4.6.1) in care:
• poate fi gasita informatia dorita asemanator prezentarii 2.3.;
• este ales un partener - dublu-click in lista pe pozitia corespunzatoare sau butonul OK si se revine in fereastra parinte;
• este adaugat un partener - butonul Adaugare (doar pentru documente NIR sau Factura) si este afisat ecranul Parteneri prezentat in capitolul 2, cu mentiunea ca de data acesta doar se adauga partenerul;
• se iese fara a alege un partener - buton Iesire.
|
|
desen 4.6.1
Selectia unui produs se face dupa denumire, cod sau cod de bare. Dand un click pe butonul Cod produs sau Cod de bare din zona detaliilor documentului de gestiune se opteaza pentru modul de cautare. Implicit este stabilit in Sistem - Configurare - Configurare - Cautare produs. Se poate tasta (fara ghilimele) in casutele text corespunzatoare criteriului de cautare:
• '*' - afiseza lista tuturor produselor;
• ex: 'apa' - afiseaza lista produselor a caror denumire/cod/cod de bare incepe cu 'apa' (respecta macheta de filtrare 'apa*');
• orice combinatie valida in care pot fi utiliate caracterele speciale '*' si '?';
Daca gasirea este exacta sunt afisate informatiile despre produs, altfel apare un ecran de cautare (desen 4.7.1) in care:
• poate fi gasita informatia dorita asemanator prezentarii 1.3.;
• este ales un produs - dublu-click in lista pe selectorul corespunzator sau butonul OK si se revine in fereastra parinte;
• este adaugat un produs - butonul Adaugare (doar pentru documente NIR) si este afisat ecranul Produse prezentat in capitolul 1, cu mentiunea ca de data acesta doar se adauga produsul;
• se iese fara a alege un produsul - buton Iesire.
desen 4.7.1
Pentru deschiderea magazinului se vor efectua urmatorii pasi:
1. Se editeaza nomenclatorul de produse integral sau partial (capitol 1);
2. Se editeaza nomenclatorul de parteneri integral sau partial (capitol 2);
3. Se intra in Aprovizionare - Nir unde sunt editate documentele de intrare marfa in gestiune. Pentru acesta trebuie sa se cunoasca:
• pretul de achizitie;
• cantitatea;
• pretul de vanzare sau adaosul comercial.
4. Produselor fara cod de bare li se va aplica codul intern sau codul de bare;
5. Se vor lista toate etichetele de raft
6. Dupa introducerea NIR-urilor se va efectua transmisia catre POS sau casa de marcat utilizand aplicatia 'Transmisii date'.
7. Vor fi verificate (prin scanare) cu mare atentie toate produsele ce urmeaza a fi vandute. Se va verifica in special denumirea si pretul de vanzare. Produsele necunoscute vor fi verificate in nomenclatorul de produse d.p.d.v. al codului de bare sau cod intern.
8. Se va lista stocul pe cateva raioane, grupe sau subgrupe (la produsele cele mai vandabile) pentru a verifica daca cantitatile faptice (de pe teren) sunt aceleasi cu cele scriptice (din calculator), se va verifica daca etichetele de raft au fost puse corect in dreptul produselor, daca pretul de vanzare este corect.
Atentie:
Unele produse sunt trecute pe factura de la furnizor cu o unitate de masura mai mare decat cea de vanzare. De exemplu se receptioneaza servetele la bax, sapunuri la cutie, bauturi nealcoolice la bax etc. Acesta inseamna ca documentul de intrare (NIR) se va face introducand cantitatile la unitatea de vanzare.
Exemplu:
Se receptioneaza 5 cartuse de tigari a cate 10 pachete fiecare. Acest lucru implica introducerea cantitatii de 5x10=50 pachete pe NIR si nu 5 cartuse deoarece unitatea de vanzare este pachetul.
Observatie:
Punctele de mai sus nu trebuie parcurse neaparat in ordine, insa nu trebuie sa fie omis nici unul. De exemplu se face intrarea pentru 100 produse de la cativa furnizori (1, 2 si 3), se transmit la POS-uri, se verifica, se reia acest ciclu de cate ori este nevoie, apoi se parcurg alte puncte.
Efectuarea inventarului total sau partial presupune oprirea stricta a vanzarilor in magazin pe perioada acestei proceduri. De asemenea, introducerea, modificarea si anularea tuturor documentelor de gestiune este strict interzisa pe perioada inventarierii. Iata etapele necesare:
1. Se efectueaza descarcarea vanzarilor de la POS-uri;
2. Se efectueaza descarcarea de gestiune;
3. Se face un back-up al bazelor de date R2Data.mdb, AnaData.mdb si KoncData.mdb;
4. Se merge in Sistem - Configurare - Initializare date unde va fi completata data si ora de inceput a inventarului precum si data si ora probabila de sfarsit a inventarului. Aceaste informatii pot fi modificate in functie de prelungirea sau scurtarea duratei de inventariere.
5. Se intra in ecranul Nomenclator produse si se tipareste lista tuturor produsele in scopul obtinerii listelor de inventariere grupate dupa prima caracteristica (raion). Se recomanda tiparirea doar a produselor intrate in gestiune.
6. Se completeaza in listele de inventariere cantitatea numarata pe teren si depozit.
7. Se intra in ecranul de inventar (Stoc-Inventar);
8. Se introduc pe rand produsele si cantitatea numarata in magazin si depozit din listele de inventariere. Se recomanda a fi utilizata posibilitatea de filtrare dupa prima caracteristica (raion) din ecranul de cautare produse urmand sa fie completata doar cantitatea.
Atentie - Se vor introduce obligatoriu toate produsele intrate in gestiune;
Atentie - Pentru produsele la care nu mai exista stoc se introduce (obligatoriu) la cantitate 0;
Atentie - Produsele se vor introduce o singura data. Daca vor fi introduse de mai multe ori stocul rezultat dupa efectuarea punctului 12 va fi cel din ultimul document de inventar.
Atentie - O lista cu produsele introduse in inventar de doua sau mai multe ori se obtine din nomenclatorul de produse;
Atentie - O lista cu produsele intrate in gestiune dar neinventariate se obtine din nomenclatorul de produse.
Atentie - Produsele care nu au cel putin o intrare in gestiune nu pot fi introduse in documentele de inventar deoarece pentru ele nu pot fi emise reglari de stoc rezultate dupa Calcul diferente (nu este cunocut pretul de achizitie etc).
1. Se salveaza fiecare document de inventar;
2. Se recomanda efectuarea mai multor documente de inventar (dupa raioane ar fi detergenti, dulciuri, conserve etc);
3. Se verifica daca exista produse intrate in gestiune dar neinventariate. La raportul cu aceste produse (din nomenclatorul de produse) trebuie sa obtineti lista vida.
4. Se verifica daca exista produse introduse de doua sau mai multe ori in listele de inventar. La raportul cu aceste produse (din nomenclatorul de produse) trebuie sa obtineti lista vida.
5. Daca la punctele 10 si 11 listele cu produse nu sunt vide se vor rezolva problemele (duplicari sau neintroduceri de produse) pana la satisfacerea punctelor 10 si 11.
6. Se regaseste fiecare document de inventar, se alege la Tip inventar optiunea Partial 1:1 si magazia in care se face inventarul;
7. Se apasa butonul Calcul diferente si se obtin rapoartele de diferente cantitative in + sau - fata de stocul inregistrat in calculator.
Atentie - efectuati tiparirea la imprimanta a diferentelor acum deoarece dupa Rezolvare nu o sa mai obtineti diferente de inventar;
1. Se face un back-up al bazelor de date R2Data.mdb, AnaData.mdb si KoncData.mdb. Scopul acestei actiuni este acela de a permite ca dupa efectuarea punctului 13 sa va puteti lega la aceste baze de date si sa fie listate diferentele de inventar;
2. Se apasa butonul Rezolvare pentru generarea documentelor RS aprovizionare si RS desfacere astfel incat stocul din calculator sa devina egal cu cel inventariat.
Atentie - Dupa acest pas la listarea rapoartelor de diferente de inventar nu o sa mai obtineti diferente deoarece stocul din listele de inventariere este egal cu cel inregistrat in calculator.
1. Pasii 7, 8, 9, 10 si 11 se efectueaza pentru fiecare document de inventar (detergenti, dulciuri, conserve etc).
2. Se va considera ca procedura de inventariere e terminata atunci cand valoarea stocului din raportul de stoc este egala cu valoarea din raportul de gestiune.
Lista intrebarilor si a problemelor:
1. Poate fi sters un produs sau partener?
2. Poate fi sters un atribut (raion, grupa, subgrupa etc)?
3. Cum este modificat pretul de vanzare?
4. Pot fi preluate preluate diferite informatii din suita Copilot?
5. Salvarea documentului de gestiune decurge fara probleme insa la sfarsit apare un mesaj de eroare si nu apare la ecran sau imprimanta. Ulterior, la cautare, se constata ca documentul este salvat corect.
6. In raportul Stoc la vanzare sau la alegerea in produsului (utilizand fereastra de cautare) pentru documentele de gestiune de iesiere se constata o cantitate mai mica ca cea din raportul Stoc fizic sau Fisa produs.
7. La tiparirea la imprimanta sau vizualizare ecran apare la toate rapoartele o eroare.
8. La salvarea facturii sau a avizului de insotire marfa (DL emis) se iese brusc din aplicatie.
9. Dimensiunea aplicatiilor a crescut cu peste 100%. Este normal acest lucru?
1. Poate fi sters un produs sau partener?
R: Da, doar daca nu a fost utilizat in documente de gestiune sau la o noua initializare la nivel de stocuri si documente de gestiune. Nu este permisa stergerea daca a intrat cel putin odata in istoria magazinului.
1. Poate fi sters un atribut (raion, grupa, subgrupa etc)?
R: Da, doar daca nu este atribuit cel putin unui produs.l Sa presupunem ca ai grupa 'carne' atribuita la cateva produse si vrei sa o stergi. Se face o filtrare pe grupa 'carne' (din stanga jos) a.i. in lista sa ai doar produse cu acest atribut. Dai modificare pe fiecare produs si ii stergi grupa 'carne' sau ii stabilesti alta, dupa care poti sterge grupa neutilizata din lista cu atribute.
1. Cum este modificat pretul de vanzare?
R: Pretul de vanzare este poate fi modificat prin 3 metode:
• La efectuarea unei intrari de marfa (NIR sau DL receptie);
• In nomenclatorul de produse;
• Efectuind NIR de modificare pret vanzare.
1. Pot fi preluate preluate diferite informatii din suita Copilot?
R: Da, majoritatea rapoartelor permit exportul in format *.rtf, *.xls (mai rar *.dbf).
1. Salvarea documentului de gestiune decurge fara probleme insa la sfarsit apare un mesaj de eroare si nu apare la ecran sau imprimanta. Ulterior, la cautare, se constata ca documentul este salvat corect.
R: Nu este declarata in sistemul de operare Windows imprimanta curenta de lucru.
1. In raportul Stoc la vanzare sau la alegerea in produsului (utilizand fereastra de cautare) pentru documentele de gestiune de iesiere se constata o cantitate mai mica ca cea din raportul Stoc fizic sau Fisa produs.
R: S-a produs o iesire anormala dintr-un document de gestiune de iesire si au ramas rezervate produsele. Se sterge rezervarea de stoc cu optiunea Sistem - Configurare - Retea - Golire stoc rezervat.
1. La tiparirea la imprimanta sau vizualizare ecran apare la toate rapoartele o eroare.
R: Nu au fost efectuate toate setarile in Sistem - Configurare - Configurare (ex: Pct de lucru, Magazia implicita, Statie).
1. La salvarea facturii sau a avizului de insotire marfa (DL emis) se iese brusc din aplicatie.
R: Nu a fost stabilita banca implicita care trebuie sa apara pe document (vezi Sistem - Configurare - Configurare - Banca implicita).
1. Dimensiunea aplicatiilor a crescut cu peste 100%. Este normal acest lucru?
R: E normal deoarece sunt utilizate intens niste tabele temporare. Exista comenzile din access 'ToolsDatabase UtilitiesCompact Database' si 'ToolsDatabase UtilitiesCompact Database' care compacteaza si repara baza de date (trebuie sa se intre in aplicatie cu tasta 'shift' apasata) . Aceste comenzi sunt diponibile direct in 'programscopilotrepar aplicatie zzz' pentru cele 3 aplicatii ale suitei Copilot. E bine ca la sfarsitul fiecarei zile sa fie data acesta intretinere.
