Managementul proiectului

Managementul proiectului

1. Conceptul de management

In literatura de specialitate exista mai multe definitii ale managementului: Vom enunta doar citeva dintre ele:

Directionare, conducere si control al eforturilor unui grup de indivizi in vederea realizarii unui scop comun., in conditiile unui minim de cheltuieli, de resurse, de eforturi[1];

Managementul poate fi definit ca ansamblul functiilor si tehnicilor de commbinare a mijloacelor pentru obtinerea unui rezultat masurabil, cantitativ si calitativ, printr-o organizare data[2];

Managementul are drept scop realizarea planului si obiectivelor de performanta a unei structuri organizatorice sau proiect prin modificarea si punerea tuturor resurselor umane, intelectuale si fizice, cat si a celor materiale in serviciul structurii specifice sau proiectului respectiv[3].

2. Caracteristici ale managementului de proiect

Managementul proiectului este un proces dinamic, condus in cadrul unui set definit de constrangeri, care organizeaza si utilizeaza resursele corespunzatoare intr-o maniera structurata si controlata pentru a atinge obiective clar definite.

Managementul proiectului consta in planificarea, organizarea si gestionarea (controlul) activitatilor si resurselor[4] ce urmareste atingerea unui anumit obiectiv, in conditiile existentei unor constrangeri[5] referitoare la timp, resurse si costuri.

Managementul proiectului are rolul de a dirija desfasurarea acestuia de o asemenea maniera incat sa mentina, in orice moment, echilibrul dintre exigentele (specificatiile), de regula contradictorii, legate de cei trei factori caracterisitici ai proiectului: calitate, buget si termen de realizare tinand cont de resurse, de beneficiarii proiectului sau de alte posibile implicatii. Asigurarea succesului proiectului inseamna realizarea unui produs / serviciu performant, in conditii de eficienta (costuri reduse), care sa fie oferit clientului in cat mai scurt timp (termen scurt de raspuns).

Managementul proiectelor se caracterizeaza prin trasaturi proprii, care asigura succesul proiectelor. Una dintre trasaturile principale este multilateralitatea deoarece implica, pe langa cunostinte economice si tehnice de specialitate, din domeniul specific fiecarui proiect, o gama larga de cunostinte si aptitudini organizatorice, astfel incat sa coordoneze in paralel organizarea optima a timpului in scopul terminarii proiectului la timpul prevazut, conducerea echipei conform celor mai avansate tehnici manageriale prin imbinarea utilizarii optime a capacitatii profesionale a fiecarui membru cu asigurarea unor relatii interumane de colaborare la nivelul echipei, precum si administrarea celorlalte resurse.

Pentru asigurarea succesului proiectelor, o conditie esentiala consta in concentrarea permanenta a managementului proiectelor asupra indeplinirii obiectivelor propuse, si, deci, a schimbarii intr-un mod organizat a situatiei existente in vederea realizarii situatiei dorite.

Inovatia este o trasatura de baza a managementului proiectelor, ea reprezentand modul de rezolvare a unor probleme noi, specifice fiecarui proiect in parte.

Activitatea de management de proiect se desfasoara pe toata durata ciclului de viata al proiectului, si priveste controlul acestuia in intregime.

Managementul proiectelor este deosebit de complex, deoarece reprezinta sinteza a cel putin cinci stiinte tehnico-economice:

stiinta de a pregati si lansa proiectul;

stiinta de a conduce procesul de invatare;

stiinta de a organiza dezvoltarea si implementarea proiectului;

stiinta de a asigura coerenta actiunilor;

stiinta de conducere a monitorizarii si evaluarii.

Managementul proiectelor este un sistem complex, in permanenta modificare, de activitati interconectate, care trebuie conduse cu ajutorul unui personal eterogen, cu diferite calificari, opinii si interese, actionand in cadrul unei echipe. In centrul acestui sistem trebuie sa se afle un proces de rezolvare a problemelor, axat pe o activitate constructiva in vederea gasirii unor solutii.

Managementul de proiect ar trebui sa fie:

Orientat pe obiective;

Orientat spre schimbare;

Multidisciplinar;

Inovativ (cautarea de idei noi si rezolvarea problemelor noi)

Orientat spre control (pentru a se asigura ca se termina in termenii stabiliti);

Orientat spre performanta;

Flexibil (usor de adaptat la schimbari).

Indiferent de tipul de proiect, independent de personalitatea si stilul managerului sau si de metoda specifica adoptata, managementul de proiect va respecta urmatoarele principii:

1. Unicitatea obiectivului: un proiect are un singur obiectiv principal (general). Acesta este motivul pentru care proiectul exista si este finantat. Atingerea obiectivului inseamna rezolvarea problemei care a fost identificata la inceputul ciclului de viata al proiectului.

2. Managerul de proiect (coordonatorul) - proiectul este condus de un singur manager ("team leader") care are, pe langa competenta necesara, intreaga autoritate si completa responsabilitate in ceea ce priveste conducerea proiectului. In functie de capacitatea sa manageriala, de talentul si stilul sau de lucru, managerul de proiect poate delega colaboratorilor din echipa sa ("project team") luarea unor decizii. Este important ca delegarea sa se faca prin notificari scrise, pentru ca fiecare sa-si asume responsabilitatea, potrivit rolului sau in proiect. Membrii echipei raspund pentru propriile decizii (fie ca sunt sau nu delegate de seful de proiect) in fata managerului de proiect.

3. Descompunerea structurala a proiectului: in functie de complexitatea proiectului, acesta se imparte in subunitati structurale (subproiecte, sarcini, grupuri de activitati, activitati) pentru a utiliza competenta fiecarui membru al echipei. Nici un manager de proiect nu ar putea conduce singur proiecte cu sute, mii sau chiar sute de mii de activitati care se desfasorara de cele mai multe ori simultan si in locatii diferite.

4. Abordarea pornind de la obiectiv catre resurse: alocarea resurselor necesare realizarii obiectivelor proiectului se face numai dupa ce sunt identificate toate activitatile necesare; resursele se calculeaza si se aloca numai pentru punerea in practica a acestor activitati. Niciodata nu se vor elabora proiecte al caror obiectiv este numai consumarea unor fonduri.

5. Evaluarea/Reevaluarea: este recomandabil ca, inca din faza de conceptie, dupa fiecare etapa sau stadiu al proiectului sa fie prevazuta o etapa de reevaluare care sa permita luarea deciziilor impuse de practica. Aceasta deoarece probabilitatea savarsirii unor erori este mai mare in faza de conceptie a proiectului, iar consecintele acestora se pot identifica relativ tarziu, abia in faza de implementare.

Costul remedierii lor este cu atat mai mare cu cat sunt identificate mai tarziu. Prin reevaluari si analize succesive se pot identifica eventualele erori inca din faza de "proiectare", cand costurile sunt minime.

6. Monitorizarea si evaluarea: proiectele sunt obligatoriu permanent monitorizate intern (de managementul proiectului) si pot fi monitorizate extern (de evaluatori din afara proiectului, de finantator etc)

Gradul de complexitate al unui proiect este dat de numarul sarcinilor presupuse a fi indeplinite, de numarul si intensitatea constrangerilor care apar pe parcursul desfasurarii sale.

Orice proiect depinde de trei factori:

1.     timp - necesarul de timp, asa cum este el reflectat de planificarea initiala a proiectului;

2.     bani - bugetul proiectului, bazat pe costul resurselor necesare;

3.     obiective - scopurile proiectului si activitatile cerute de punerea lui in practica.

Acesti termeni definesc "triunghiul proiectului". Modificarea oricaruia dintre ei determina schimbarea celorlalti doi. Relatiile dintre acesti trei termeni variaza de la un proiect la altul, ceea ce determina de fapt problemele pe care le avem de rezolvat si solutionarea lor.

Domenii cheie care trebuie luate in considerare atunci cand vorbim de managementul proiectului sunt managementul timpului, resurselor umane si al managementul altor resurse.

Managementul timpului presupune asigurarea faptului ca proiectul si realizeaza activitatile la termen, programarea utilizarii resurselor, replanificarea proiectului pe masura desfasurarii lui, previzionarea problemelor inainte ca ele sa apara.

Managementul resurselor umane presupune asigurarea faptului ca personalul este disponibil la momentul potrivit, ca isi cunosc rolurile si isi pot indeplini activitatile in mod corespunzator, administrarea asteptarilor oamenilor, rezolvarea conflictelor intre persoane, modifcarea rolului oamenilor pe masura desfasurarii proiectului, daca este cazul.

Managementul altor resurse se refera la alocarea resurselor corespunzatoare, la faptul ca resursele trebuie sa fie disponibile la momentul oportun, realocarea resurselor pe parcursul implementarii proiectului, limitarea activitatilor dupa resurse, obtinerea de impact maxim cu resursele disponibile.

Pentru ca un proiect sa devina un succes, managerul de proiect si comitetul decizional al proiectului, respectiv structura de conducere a proiectului trebuie sa aplice urmatoarele principii privind managementul proiectului:

realizarea unei metodologii privind managementul proiectului si utilizarea ei in continuare;

implementarea unei filozofii de proiect care sa conduca consortiul proiectului catre un management de proiect performant si comunicarea ei catre toti cei care au acest drept;

elaborarea unui plan de proiect corespunzator si realist;

minimizarea modificarilor scopului proiectului in timpul desfasurarii lui, prin adoptarea de obiective realiste;

recunoasterea faptului ca programarea si urmarirea proiectului sunt strans legate de bugetul proiectului, acestea fiind elemente inseparabile;

alegerea unui manager de proiect care sa aiba competente profesionale in domeniul proiectului, competente manageriale, cat si capacitatea de a lucra in echipa;

directionarea atentiei in mod predominant catre realizarea activitatilor si a rapoartelor de activitate programate in raport cu resursele alocate care trebuie sa fie adapatabile cerintelor;

adoptarea comunicarii efective, a cooperarii si a increderii reciproce in cadrul proiectului cu scopul de a atinge un management de proiect performant;

recunoasterea faptului ca succesul unui proiect se datoreaza contributiei intregului colectiv de proiect si managementului de proiect adoptat;

eliminarea activitatilor si intrunirilor care nu sunt eficiente;

directionarea atentiei catre identificarea si rezolvarea problemelor cat mai devreme cu putinta, rapid si cu un cost efectiv minim;

masurarea periodica a progresului realizat in cadrul proiectului;

realizarea unei perfectionari continue a intregului personal anagajat in proiect prin activitati periodice de pregatire bazate pe insusirea de noi calitati profesionale si manageriale in cadrul unor cursuri si aplicatii privind noutatile din domeniu.

Suprapunerea indatorilor unui manager de proiect cu cele ale sefului unei institutii nu numai ca nu este de dorit, ci chiar de evitat. Respectarea principiilor managementului, atat pentru institutie, cat si pentru proiect, nu poate fi asigurata in astfel de conditii si, mai devreme sau mai tarziu, vor aparea efectele negative.

Lipsa de cultura manageriala are efecte diverse asupra desfasurarii proiectelor:

dificultati de comunicare - in cazul confuziilor intre notiuni (program/proiect, monitorizare/evaluare/audit) si in cazul lipsei unei strategii foarte clare pentru comunicarea dintre membrii echipei;

dificultati de management al proiectului/institutiei - in cazul necunoasterii unor notiuni de baza ale managementului de proiect (monitorizare, ciclul de viata etc) sau confundarii conceptelor managementului de proiect cu cele ale managementului strategic (al institutiei);

conflicte manageriale (de subordonare, de interese, de buget, de resurse)  in cazul nerespectarii principiilor manageriale intr-o institutie in care se desfasoara si proiecte si mai ales in cazul in care se produc suprapuneri sau confuzii bugetare;

decizii eronate, cu consecinte grave in planul material al resurselor si bugetelor - in cazul calculelor incorecte a indicatorilor de eficienta a proiectelor sau atunci cand bugetele sunt sub-evaluate.

Exista multe similaritati intre managementul de proiect si managementul organizational, dar natura proiectelor determina anumite diferente de abordare. Acestea includ:

lipsa permanentei personalului (oamenii pot fi angajati pe baza temporara sau ca si consultanti);

lipsa permanentei rolurilor personalului (oamenii implicati in proiect pot juca diferite roluri in momente diferite, ierarhia nu este la fel de clar stabilita).

Aceste doua aspecte arata ca managementul personalului si capabilitatile personale sunt foarte importante. Adesea, managementul de proiect este vazut doar ca un subiect tehnic conectat cu tehnici de planificare; capabilitatea de a lucra cu personalul este la fel de important.

Exista un plan clar, un cadru de timp si un buget pentru proiect asa ca planificarea in interiorul acestor constrangeri este importanta; in managementul organizational constrangerile nu sunt definite atat de clar in mod frecvent;

Exista obiective generale clare si un calendar pentru atingerea lor. Succesul va fi cuantificat in functie de abilitatea de indeplinire a obiectivelor;

Actorii implicati joaca un rol mai important si mai direct; managerul de proiect trebuie sa ia in considerare dorintele specifice si interesele donatorilor, grupului tinta si a tututoror institutiilor care coopereaza in implementare, pe cand un manager dintr-o organizatie este in principal interesat in clientii sai directi.

Managementul financiar al proiectului

Managementul financiar al proiectului ca element component al managementului proiectului, tinand cont de relatiile din interiorul proiectului, serveste ca ghid pentru satisfacerea cat mai bine a obiectivelor de performanta, costuri si termene, de la prima faza / activitate a acestuia si pana la sfarsitul proiectului.

Managementul costului proiectului include procesele necesare pentru realizarea activitatilor proiectului, in vederea atingerii obiectivelor stabilite:

planificarea resurselor

estimarea costurilor

elaborarea bugetului

Managementul costului proiectului trebuie sa furnizeze informatii financiare asupra stadiului proiectului in orice moment (comanda, livrare, inregistrare) si pentru orice partener implicat.

In proiectele mici, planificarea resurselor, estimarea costurilor si bugetul sunt considerate ca un singur proces.

Estimarea costurilor se face pornind de la specificatiile proiectului. Sansele de a face greseli de estimare sunt cu atat mai mici cu cat este mai bine definit proiectul de la inceput. Probabilitatea erorilor nu poate fi insa redusa la zero si niciodata estimarile initiale de costuri ale unui proiect intreg nu sunt lipsite de erori si perfect corecte

Evaluarea financiara a proiectului are drept scop:

determinarea celei mai bune alternative dupa evaluarea tuturor variantelor potentiale privind configuratia proiectului si directia corespunzatoare de actiune;

intocmirea unui plan de finantare realist pentru acoperirea cheltuielilor pe timpul impementarii proiectului;

identificarea resurselor financiare disponibile, care sa acopere necesitatile in timpul desfasurarii activitatilor.

1.2.3.     Managerul de proiect

Managerul se defineste ca persoana care, in virtutea sarcinilor, responsabilitatilor si competentelor atribuite postului ocupat, exercita procese de management, adopta decizii si initiaza actiuni ce influenteaza comportamentul decizional si actional al altor persoane numite executanti sau parteneri, cu scopul cresterii eficientei structurii din care face parte[6].

Managerul de proiect trebuie sa dispuna de cunostintele tehnice, economice, financiare si de resurse umane necesare pentru a lua decizii legate de proiectul respectiv care sa conduca la succesul proiectului. Managerul trebuie sa inteleaga evolutia si functionarea mediului extern si problemele cu care se confrunta structurile organizatorice fiind un bun administrator de criza cu initiativa in conducerea procesului de schimbare continua adaptabila.

Managerul de proiect, pe langa capacitatile sale profesionale, trebuie sa fie familiarizat cu procedurile contractuale si de achizitii de bunuri si servicii ale organismului finantator si sa stabileasca relatii bune de colaborare cu reprezentantii organismului finantator.

Un proiect trebuie sa se bazeze pe o metoda riguroasa si instrumente adaptate acesteia, pentru a evita dispersarea eforturilor. De aceea rolul conducerii acestuia este deosebit de important in organizarea, conducerea, gestionarea si impulsionarea proiectului.

O parte importanta a activitatii managerului de proiect consta in inventarea factorilor de risc care pot afecta evolutia proiectului. Omiterea importantei mediului inconjurator sau a schimbarilor importante care pot interveni, a valorilor organizatiei, a schimbarilor de strategie, a prioritatilor la toate nivelele, ca si nedefinirea precisa a rolurilor participantilor in proiect pot avea o influenta la fel de negativa asupra desfasurarii proiectului ca si evaluarea eronata a duratei si costurilor diferitelor activitati, necunoasterea instrumentelor de baza sau alegerea unei metodologii nepotrivite pentru proiectul respectiv. In ceea ce priveste factorul uman, trebuie sa se tina seama si de motivatia, de competenta si de disponibilitatea personalului.

Identificarea sarcinilor principale ale proiectului si a resurselor necesare pentru realizarea acestuia au loc in contextul analizei situatiei existente si a solutiilor a caror obtinere este dorita.

Pe baza acestei analize, proiectul este defalcat in activitati interdependente, cu o durata proprie in cadrul duratei globale a proiectului, si care se succed intr-o ordine logica.

Pe baza activitatilor identificate ca fiind componente ale proiectului, trebuie apoi evaluate resursele necesare pentru desfasurarea acestora si riscurile care pot impiedica obtinerea solutiilor dorite.

Identificarea resurselor necesare pentru realizarea proiectului reprezinta o responsabilitate deosebita a structurarii proiectului. Trebuie urmarite atat resursele materiale, cat si cele umane, timpul necesar si alte resurse, fiind analizate fiecare in parte si in corelatie.

Identificarea termenelor de importanta critica are de asemenea un rol important, stiindu-se ca durata implementarii proiectului ii afecteaza costul, in functie de specificul proiectului. Nu intotdeauna o durata mai mare presupune costuri mai mari.

Un manager de proiect trebuie sa:

aiba abilitate de a utiliza tehnici si instrumente de management de proiect;

aiba calitati de lider de echipa;

aiba abilitatea de a se conforma procedurilor stabilite, chiar atunci cand proiectul este nou sau experimental;

fie capabil de a mentine controlul intr-o situatie de risc major, unde diferite aspecte neprevazute se pot intalni;

sa administreze o echipa de oameni care va fi parte a proiectului pe intreaga sa durata, sa aiba capacitatea de a lucra in echipa cu oamenii si motivarea lor, promovarea lucrului in echipa, rezolvarea conflictelor, incurajarea celor care merita;

identifice si coordoneze comunicarea cu actorii implicati;

administreze riscurile implicate in proiect si sa planifice proiectul in mod corespunzator;

rezolve problemele pe masura ce apar;

asigure un rezultat acceptabil al proiectului;

fie disponibil si adaptabil la schimbari;

fie capabil sa formuleze clar mesajele si sa le exprime in mod convingator;

aiba capacitatea de invatare din esecuri, capacitatea de asumare a riscurilor cu rezolvarea lor si responsabilitate.