|
|
|
Probleme care apar in timpul auditului sistemelor calitatii
Problemele care apar in timpul auditului pot fi intentionate sau neintentionate. Intentionate sunt cele care apar datorita auditatului, care se opune desfasurarii normale a auditului. Problemele neintentionate apar tocmai pentru ca cel auditat vrea sa fie cat mai ospitalier si util in desfasurarea auditului.
1. Probleme posibile in faza de pregatire a auditului
La prima vedere, un audit intern se desfasoara si se controleaza mai usor decat un audit extern. Dar nu este asa. Motivul il reprezinta faptul ca o echipa din afara intreprinderii este mai bine primita decat o echipa intreaga. Aceasta deoarece statutul auditurilor interne nu este dintre cele mai importante in structura managementului.
Managerii din zonele auditate nu vor asculta pe auditorii interni, considerand ca Ie sunt superiori. Ei nu inteleg ca auditorii interni sunt o autoritate delegata, superioara managerilor de zona. De asemenea, cei auditati au impresia ca problemele lor zilnice au prioritate fata de audit.
Este un mod de gandire care nu trebuie sa afecteze obiectivele si scopurile auditului, asa cum au fost stabilite in planul de audit.
Cu cat intreprinderea are rezultate mai bune in domeniul asigurarii calitatii, cu atat auditurile interne vor fi tratate cu mai multa seriozitate, atat la nivelul conducerii de varf, cat si al zonelor auditate.
Problemele specifice, care ar putea sa apara in faza de planificare a auditului, sunt prezentate in continuare.
a) Programarea auditului
Dupa cum se stie, stabilirea datei pentru audit se face de comun acord cu auditatul. Dar, auditorul sef poate primi de la conducatorul sectiei auditate o cerere de amanare, pe motiv ca sectia are foarte mult de lucru la data respective (de exemplu, se lanseaza un produs nou in perioada in care s-a prevazut auditul).
In acest caz auditorul sef trebuie sa analizeze situatia si sa-si dea seama daca auditatul chiar are un motiv intemeiat pentru amanarea auditului. Pentru aceasta el poate propune ca scopul auditului sa fie verificarea modului de lansare a unui nou produs. Raspunsul la aceasta propunere indica adevaratui scop al amanarii.
Un alt raspuns al auditorului sef la cererea de amanare ar putea fi acela ca unul dintre obiectivele auditului este sa verifice eficienta sistemului, iar daca 'problema' ridicata de auditat face parte din activitatile normale, atunci nu este nici un motiv de amanare a auditului.
Auditorul sef trebuie sa analizeze toti factorii. In orice caz programarea auditurilor interne trebuie riguros controlata. Cel auditat impreuna cu auditorul sef trebuie sa stabileasca de comun acord datele pentru efectuarea auditurilor.
b) Persoana care lipseste
Un alt motiv de amanare a auditului este acela ca la data auditului unele persoane lipsesc din intreprindere. Trebuie reamintit auditatului ca unul din obiectivele auditului este de a verifica cum functioneaza sistemul calitatii in astfel de situatii cand cineva cu anumite responsabilitati lipseste.
2. Probleme posibile in desfasurarea auditului
Atunci cand echipa de audit incepe auditul, pot aparea o serie de probleme intentionate sau nu.
Daca auditatui percepe auditul ca o 'batalie' in care trebuie sa 'marchezi puncte in poarta auditorului', atunci el va incerca prin orice mijioace sa-l distraga pe auditor de la programul prevazut. Cea mai obisnuita problema a auditului va fi pierderea de timp, fie deliberat, fie pentru ca auditatul este prea zeios.
a) Pierderea de timp la sedinta de deschidere
Presupunand ca auditul a fost corect planificat, atunci vor fi sanse mici sa se piarda timpul in sedinte intamplatoare, sau ca persoanele importante pentru desfasurarea auditului sa lipseasca.
Daca planificarea sedintei de deschidere a fost corect facuta si agenda de lucru a fost intocmita suficient de detaliat pentru fiecare element, atunci nu se va pierde timpul.
Auditatul poate pregati o prezentare foarte lunga si detaliata a activitatilor si subiectului auditului. Auditorul sef trebuie sa asigure controlul sedintei, astfel incat sa se dea numai informatiile cerute de echipa de audit si acestea cu cat mai putine detalii. Un auditat care vrea sa obstructioneze auditul poate adopta aceasta prezentare lunga, dar cu fermitate si politete auditorul sefil poate aduce pe auditat la subiectui in cauza.
0 alta tactica care poate fi adoptata de auditat o reprezinta abordarea 'anticamera subiectului '(a nu intra in subiect). Aceasta se mcearca, uneori, in timpul auditului de selectare a fumizorilor, undo, aparent, fiecare informatie ceruta este data auditorului in sedinta initiala, fara sa se paraseasca sala in care are loc sedinta.
0 asemenea abordare poate avea succes la un auditor neexperimentat, atunci cand are de-a face cu un manager care 'cunoaste foarte bine' sistemul calitatii. Intreprinderea are, adesea, o prezentare impresionanta a activitatilor sale, cu inregistrari video, desene, dischete etc. Desigur, multe din aceste informatii pot fi bune pentru scopul auditului, dar nu trebuie sa inlocuiasca niciodata faza 'aratati-mi', cand lucrurile bine descrise trebuie demonstrate.
Aceasta tactica se poate aplica si intr-o sectie mica sau departament, unde explicatiile si toate informatiile cerute sunt date de managerul sectiei in biroul lui. Auditorul are responsabilitatea de a se asigura ca teoria se aplica in practica si de aceea trebuie sa verifice ce se intampla in realitate.
b) 'VorbaretuI'
Aceasta este abordarea prezentarilor lungi care nu spun nimic, facute pentru a distrage atentia de la lucruri care pot fi dezavantajoase pentru auditat. In asemenea situatii, auditorul trebuie sa formuleze intrebarile intr-un mod strict, la care se poate raspunde cu 'da' sau 'nu', sau daca tot primeste raspunsuri lungi trebuie sa adreseze intrebarile altei persoane mai putin vorbarete. Daca o asemenea persoana nu exista sau nu e disponibila, atunci auditorul va prelungi timpul de audit, astfel incat auditatui sa-si dea seama ca este implicat pentru mai mult timp, decat se astepta, in audit.
c) Managerul "foarte ocupat"
Aceasta se poate mtampla atunci cand managerul sectorului auditat nu este informat de catre conducere ca auditul are loc in sectorul respectiv. In acest caz managerul poate pretinde ca are alte activitati, neputandu-se implica in desfasurarea auditului. 0 asemenea problema este, de obicei, simplu de evitat prin afisarea anuntului cu data auditului la intrarea sectiei. Echipa de audit trebuie sa indice managerului sectiei auditate ora la care ajunge in sectie. Sau se poate spune: 'Daca nu va putem vedea acum pentru ca sunteti ocupati, putem discuta dupa orele de program'.
d) Abateri de la programul auditului
Aceasta poate fi o problema neintentionata sau poate fi deliberata, pentru a incetini si pentru a dezorganiza auditul.
Asemenea abateri sunt, de obicei, intarzierea la intalnirea stabilita sau abordarea 'sunt prea ocupat acum', sau chiar un telefon neasteptat pentru care persoana paraseste sedinta sau vorbeste la telefon.
Auditorul trebuie sa detecteze intentiile deliberate de intrerupere a auditului si sa Ie ia in considerare. Poate sa cheme pe reprezentantul auditatului, daca el nu este de fata, pentru a tine locul persoanei care lipseste. Daca se repeta intreruperile, auditorul sef ia legatura cu conducerea pentru clariflcarile necesare.
Numai in cazurile severe se atentioneaza clientui auditului. De regula, aceste intreruperi se rezolva prin prelungirea perioadei de audit sau prin reprogramarea lui.
Acolo unde este posibil, daca aceasta tactica de intarziere se foloseste, auditorii trebuie sa-si continue auditul in sectie, pana cand managerul sectiei se elibereaza de problema ivita. Gandul ca auditorul vorbeste cu altii si vede parti le negative ale 'imperiului', il va aduce pe managerul sectiei inapoi mai repede decat se astepta auditorul.
e) Distragerea atentiei auditorului
Bine intentionat sau nu auditatui poate oferi explicatii/demonstratii privind unele elemente sau procese, care sunt nerelevante pentru audit, dar care potrivit opiniei auditatului, l-ar interesa pe auditor. Depinde de auditor sa nu se lase atras intr-un domeniu care il intereseaza, dar care il face sa piarda timpul necesar auditului. Numai printr-o disciplina riguroasa, auditorul poate evita o asemenea cursa.
f) Obstructionarea auditului
. Influentarea auditorului prin anumite exemple
In timpul auditului, auditatui poate incerca deliberat sa-1 ghideze pe auditor catre o operatic specifica, un anumit operator sau un document caracteristic. Auditorul trebuie sa fie atent la acest lucru si sa spuna: 'Bine ales acest exemplu, acum e randul men sa-l aleg pe acesta'. Un auditat de buna credinta va ruga pe auditor sa selectioneze activitatile pe care doreste sa Ie examineze.
. Variatiile in sistem
Adesea, cand se descopera o diferenta intre procedura si practica, auditorului i se poate spune ca este un caz special. De fapt, daca auditorul descopera mai multe neconcordante, isi pune problema daca procedura a fost implementata corespunzator in zona auditata. De obicei, pentru ca procedurile sunt corect documentate, cel auditat incearca sa scuze o serie de diferente care apar in desfasurarea activitatilor , prin circumstante 'speciale'.
